Процесс подготовки мероприятия состоит из десятков задач, звонков, поездок и встреч. Чтобы всё успевать, необходимо контролировать время и правильно его распределять, уметь выделять приоритетные задачи и не отвлекаться на менее важные дела. В этом поможет не только знание основных приемов тайм-менеджмента, но и специальные программы, созданные для эффективного контроля и планирования времени. .|

Предлагаем на выбор 10 удобных программ, с помощью которых вы сможете лучше организовать и проконтролировать выполнение ежедневных задач.

1. TIME Planner

Focus booster – простой удобный таймер со звуковым сигналом, который можно использовать при выполнении какой-либо конкретной задачи. Окно программы будет все время напоминать об оставшемся времени, а после сигнала о его завершении вы сможете сделать небольшой перерыв.

7. Toggl

10. Daily agenda

Daily agenda — приложение для iOS-устройств, которое доступно в App Store по цене 1,99$. Программа призвана собрать в одном списке встречи, события и мероприятия с разных календарей и других подобных программ. По задумке разработчиков, такая синхронизация поможет не отвлекаться на пересмотр заметок и не волноваться из-за возможности случайно пропустить важное событие в круговороте ежедневных дел.

Тайм-менеджмент является весьма сложной задачей для многих современных и активных людей, однако умение управлять своим временем, как правило, является секретом успешности. Быстрота течения времени и развитие технологий делают грамотное распределение времени серьёзной проблемой. Множество различных курсов и семинаров могут научить вас как использовать своё время эффективнее, грамотно составлять план своей деятельности, ставить цели и достигать своих целей в рамках предусмотренного времени.

Совершенно не обязательно проходить какие-либо курсы, чтобы научиться управлять своим временем. Мы предлагаем простой и доступный способ, который поможет структурировать ваш график и освободит вам немного свободного времени.

Органайзеры прошлого

Пожалуй, самым простым и известным средством самоорганизации является нос, на котором надо всё зарубать. Разумеется, речь идёт не об органе обоняния, а о нехитром приспособлении для запоминания. Носом называлась деревянная дощечка, на которой следовало делать засечки-пометки, чтобы напомнить себе о каком-то важном деле. К сожалению, не всегда удаётся вспомнить, о каком именно деле пользователь оставил себе заметку.

С развитием персональной техники возникали потребности, которые уже не могли удовлетворить обыкновенные бумажные ежедневники и плановики. Давайте посмотрим, какие гаджеты и программы для планирования времени существовали, скажем, лет двадцать назад.
На рынке электронных устройств появились вполне функциональные персональные органайзеры, помещающися в руке (правда, достаточно большой). Монохромного LCD-дисплея, небольшой клавиатуры и 512 килобайт памяти было достаточно для основных функций цифрового органайзера.

BillQuick Online
BillQuick Online - пример органайзера, который подходит как для одного человека, так и для больших компаний. Он также соответствует для персонала и менеджеров проекта, так как существует изобилие вариантов настройки вашего органайзера. В процессе учёта времени вашей деятельности, приложение фиксирует данные таким образом, что вы можете использовать встроенные инструменты бизнес-аналитики, которые сообщают свои варианты решения для повышения эффективности.
В дополнение, помимо online-сервиса, BillQuick имеет локальные версии. Вы можете установить программу на свой рабочий компьютер и пользоваться органайзером без подключения к Интернету, или же установить приложение на свой рабочий сервер для удалённых пользователей, что, опять же, позволяет работать с BillQuick на ваших компьютерах, даже когда нет соединения с Интернетом.
Tenrox Timesheet
Tenrox Timesheet - «web-based» органайзер, который позволяет вам наблюдать за состоянием вашего проекта, следить за часами выполнения и отправлять информацию о платёжных ведомостях практически отовсюду. Всё, что вам нужно - интернет-соединение.
Tenrox поможет проследить, выполняет ли компания все необходимые требования и поставленные задачи. Так же вы можете запрограммировать ваше приложение для поддержки ваших личных внутренних требований о сверхурочных, болезнях и требованиях проекта.
Replicon
Replicon является «web-based» органайзером, который позволяет управлять временем большим и малым организациям. Так как Replicon содержит ваши данные online, вам не нужно беспокоиться о каких-либо обновлениях платформы и хранить файлы восстановления данных.
Рабочие могут использовать Replicon для отправки информации своим коллегам, а для руководства существуют различные модули, которые помогут узнать такие вещи, как стоимость проекта, счёт клиента, начисления заработной платы и производительность труда. Аккаунт поддерживает многоуровневый доступ, соблюдается иерархия резрешений.
MinuteHound
- «web-based» тайм-менеджер, который предоставляет возможность видеть все операции в текущем времени. Вы можете увидеть, кто работает, а кто - нет, как много часов было потрачено, и многие другие вещи. Этот органайзер очень гибок в настройках.
Если ваша организация является достаточно большой, то вы будете платить не за лицензию, а за количество работников и предприятий, которыми вы управляете.
С помощью данного менеджмента вы будете следить за рабочим процессом в режиме «прямой трансляции», сможете управлять нагрузками и заданиями. Для всего этого у вас есть все необходимые инструменты.

Что ж, все эти органайзеры крайне удобны, но они всё же более предназначены для больших компаний. Естественно, их можно запрограммировать под личное пользование, но мы рассмотрим парочку «персональных» органайзеров.

The LeaderTask electronic organizer
- способ управления временем для современных и активных людей.
Программа позволяет вам спланировать ваш рабочий день, управлять вашими проектами, хранить необходимые документы, анализировать задачи любой сложности, представив их перед собой визуально.
LeaderTask является одновременно планировщиком, менеджером файлов и паролей, телефонной и адресной книгой и календарём. Программа даёт возможность видеть задания в течение месяца, недели или дня, но вы всегда можете вернуться к заметкам, сделанным ранее, и внести какие-либо изменения, установить напоминание, или же связать с другими событиями вашего календаря.
Этот органайзер очень лёгок в освоении и использовании. Сервис также предлагает вам руководства по применению, offline- и online-помощь.

Все вышеупомянутые приложения являются платными вариантами вашего тайм-менеджмента. Но ведь не обязательно платить, чтобы получить желаемое? В умелых руках даже простой календарь на телефоне или компьютере становится достаточно гибким и мощным органайзером. Оцените свои потребности и приглядитесь внимательней к стандартным средствам подобного приложения на вашем любимом устройстве: возможно, этот календарь умеет всё, что вам от него нужно.

Также на просторах интернета возможно найти вполне удобные и бесплатные программы для вашего тайм-менеджмента.
Один из вариантов бесплатного и удобного тайм-менеджера является online-версия miniplan.ru.

Миниплан
- один из лучших бесплатных органайзеров, который является усечённой версией более серьёзного и платного проекта «Мегаплан». С одной стороны, это обычный органайзер, в котором Вы сможете добавить дела и заметки, но с другой стороны - это весьма мощный инструмент по самоорганизации. Благодаря возможностям оповещения по email, телефону и джабберу, Вы точно не пропустите ни одного дела, а местная рабочая панель «тасквотч» позволит Вам хранить множество заметок, добавлять дела прямо на часы и даже рисовать (может быть весьма полезно для акцентирования внимания на какой-либо информации).
Миниплан крайне прост в использовании, и научиться пользоваться им можно за одну минуту, благодаря обучающему ролику на главной странице, а регистрация занимает не более десяти секунд, что позволяет быстро и непринуждённо приступить к работе. В целом мы остались очень доволен этим сервисом, т.к. он действительно помог использовать время эффективнее и познакомил нас с онлайн-органайзерами в целом. Если у вас полно дел и вам не нужно хранить очень много заметок, то этот сервис станет для вас идеальным помощником.

Впечатляет функционал программы-органайзера от Microsoft, входящей в состав пакета Microsoft Office - Microsoft OneNote. Текстовые заметки легко сортируются по каталогам, а древовидная структра позволит содержать ваши записи в порядке. В заметки быстро и удобно могут быть добавлены аудиозаписи и видеоклипы, если они имеют отношение к записи. Поддерживается и рукописный ввод, если вы пользуетесь OneNote на планшете. Программой поддерживается синхронизация информации между устройствами под управлением Windows, в том числе и Windows Mobile. В Windows 8 стала доступно metro-приложение, позволяющее обращаться к вашим заметкам online.

Среди гигантов online-органайзеров смело выделяются Evernote и недавно запущенный Google Keep.

Evernote
- мультиплатформенный облачный сервис хранения различных текстовых заметок, документов, изображений, медиафайлов. Ваши данные хранятся на сервере проекта запросто могут быть синхронизированы между всеми устройствами. К текстовым заметкам могут быть приложены файлы (для бесплатного аккаунта - объёмом до 25 мегабайт, чего вполне достаточно), а сами заметки можно упорядочить по каталогам. Все приложенные к записям изображения распознаются на сервере Evernote, и результаты включаются в индекс для поиска. В Evernote реализована возможность добавления аудиозаметок или сохранение вашего метонахождения. И, конечно же, ваши данные всегда будут в сохранности - их можно с лёгкостью зашифровать.
Google Keep
Online-органайзер от Google (https://drive.google.com/keep/) кажется достаточно бесхитростным в использовании. Сервис позволяет создавать «на лету» неупорядоченные заметки в любом месте, в котором есть доступ в Интернет. Полная интеграция с другими сервисами Google обеспечена. Google Keep доступен из браузера или приложения на Android.

А как этим пользоваться?

Итак, всё многообразие существующих средств или техник не избавляет вас от необходимости держать в голове основные планы и задачи. Существуют различные методики, возможно, у вас существует уже своя, которая позволяет вам оставаться самоорганизованным. Если ещё нет, мы можем предложить вам несколько рекомендаций, как правильно использовать органайзеры.

Если вы - человек, далёкий от современных информационных технологий, у вас прекрасная память и у вас нет гаджета умнее вас, вполне возможно, что вам и не стоит задумываться о сторонних приспособлениях. Возможно, ручка и бумага - ваши лучшие помощники в организации себя. С другой стороны, если вы являетесь счастливым обладателем удобного для выхода в Интернет девайса, и вы хотите выжать больше пользы для себя (и из себя), то вы способны воспользоваться любым online-сервисом, если вы недостаточно собраны.

Ставьте себе напоминание, если ваша кратковременная память периодически вас подводит. Это поможет не опоздать на важную встречу (или свидание). Главное удобство такого устройства в том, что оно всегда находится под рукой. Но будьте осторожны: если вас легко отвлечь, вы можете легко оказаться не в вашем любимом органайзере, а где-нибудь вконтакте. Если у вашего органайзера есть функция вынесения виджета программы на видное место рабочего стола, сделайте это. Если это online-сервис, то сделайте страничку этого сервиса главной. (Если после этого вашим любимым браузером станет другой браузер - что ж, придётся сделать эту страничку главной и там.)

Постарайтесь приобрести привычку записывать свои интересные мысли и планы и проводить ревизию своих заметок каждую неделю. После некоторые из них вы можете отправить в архив или же развить дальше. Освободите свою память для более важных дел. И не забывайте бэкапиться!

И всё-таки, все современные сервисы и гаджеты будут полезны лишь в том случае, когда вы действительно хотите использовать своё время по максимуму и успевать больше. Вряд ли список дел на неделю будет полезным, если он останется мертвыми килобайтами в памяти вашего органайзера.

В том случае, если вы всё ещё не нашли подходящей методики управления собственным временем, советуем вам обратить внимание на такие технлогии тайм-менеджмента, как

Когда вы только начинаете работать, то у вас все ясно и понятно, задач не так много, вы представляете как с ними работать. Но со временем появляется мысль «у меня столько задач!!! что с ними делать? за что взяться?», либо просто приходит осознание, что задач накопилось очень много. В этом случае вам поможет тайм-менеджмент.

Как правило, у многих он ассоциируется с жесткими привязками ко времени и четким заранее составленным планом. Но все знают, что разработчиков нельзя загонять в рамки. Тем не менее каждый разработчик должен уметь правильно и эффективно организовать/спланировать своё рабочее время. Давайте подумаем как можно подойти к этому процессу.

Тайм-менеджмент по сути это совокупность действий по тренировке осознанного контроля над временем, посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и эффективность.

Как правильно подойти к этому процессу? Мне нравится подход в гибких методологиях разработки. Чем же они так нравятся разработчикам? Думаю, что тем, что их можно подстраивать под себя. Главная идея, из которой я предлагаю исходить - это набор правил, при этом каждый может выбирать из них те, что подходят именно ему, может дополнять, исходя из своих потребностей.

В этой статье я попробую сформулировать те правила, к которым пришла для себя за время своей работы, глядя на то, что было бы полезно мне и членам моей команды.

Для начала рассмотрим основную идею тайм-менеджмента. То есть возьмем то, что не напугает разработчика.

Принцип, который необходимо положить в основу - составление списка задач. Посмотрите на свои задачи и проставьте у каждой приоритет и сколько вы думаете затрать на нее времени (да, оценивать правильно временные затраты тоже нужно уметь, но это отдельная тема). Если у вас слишком много задач, то подумайте, по какому критерию вы можете сократить рассматриваемый список задач. Например, вы можете отобрать только задачи в ближайшую версию исправления, только задачи в текущий спринт (если вы работаете по Scrum) и так далее. И именно с этим списком и стоит работать.

Итак, все дела списка разделите на 4 группы:
Срочные и важные;
Важные, но не срочные;
Срочные, но неважные;
Не срочные и неважные.

Теперь у каждой задачи проставим время, которое мы потратим на ее решение. И, помня, что у нас всего 8 рабочих часов в день, составим список задач на сегодня. Это правило 1 . В отличие от позиции тайм-менеджмента, что список стоит составлять накануне вечером, я считаю, что нужно составлять этот список, как только вы придете на работу. То есть в начале рабочего дня. На мой взгляд, в этот момент вы более четко понимаете состояние дел. Накануне вечером можно сделать пометки, что бы вы хотели сделать завтра.
Так вы будете видеть перед собой ЦЕЛЬ.

Правило 2
Очень важно, что все задачи вы должны планировать исходя из того, чтобы сделать их ровно в рабочий день. Никак не больше. Не планируйте работать сверхурочно без крайней необходимости. Это приведет только к усталости. Лучше потратить свободное время на саморазвитие и чтение профессиональной литературы.

Правило 3
Не забудьте учесть, что у вас чистых рабочих меньше, чем 8 часов. Нужно учесть время на перерывы, отдых физический. Разработчик не должен все время сидеть за компьютером. Запланируйте, что хотя бы по 15 минут каждые два часа вы будете выгонять себя, вставать и просто пройдетесь и проветритесь. При этом эффективность работы только вырастет. Это поможет, не теряя темпа, успеть сделать то, что не смог бы сделать без отдыха.
НО, не нужно злоупотреблять. На перерыв можно потратить максимум полчаса, иначе мозг слишком расслабляется и теряется рабочий настрой.

Правило 4
В этом списке должны быть не только важные и долгие задачи, но и лёгкие, быстрые, чтобы на них можно было переключить внимание, расслабиться. Для разработчика это крайне важно. Задачи можно выполнять в любом порядке, но тем не менее рекомендуется начинать с важных. И обязательно начать с тех, которые меньше всего хочется делать.

Правило 4*
Установите лимит времени на решение задачи. Если вы безрезультатно (именно безрезультатно!) сидите над задачей больше 2 часов, то пришла пора переключиться на другую задачу. У вас в списке есть такие задачи в разряде простых. Мы их специально для этого и включили.

Если вы пообещаете себе, что посвятите сегодня той или иной задаче не более часа или двух, начать работу с ней станет намного легче. Также имеет смысл устроить мозговой штурм, привлечь коллег.

Правило 5
Составьте список минимум и список максимум. Список минимум должен быть выполнен обязательно. К тому же при его выполнении вы почувствуете удовлетворенность собой. Список максимум нужен, если останется время. Если вы не успели свою программу минимум, то вы неправильно оцениваете свои силы, нужно подходить к этому более тщательно.

Если вы научились выполнять список минимум и у вас уже который день подряд остается время на список максимум, то пора увеличивать список минимум. И да, опять же - снова смотреть почему вы неправильно оценили время на задачи.

Правило 6
Зафиксируйте где-то список: на бумаге или в электронной версии. Но так, чтобы он был у вас перед глазами. Это поможет видеть сколько уже сделано и сколько еще осталось. Также вы получите эмоциональное удовлетворение при вычеркивании очередной задачи из списка, а это даст дополнительную мотивацию. Поэтому очень важно именно вычеркивать задачи, а не удалять.

Правило 7
Запланируйте время на форс-мажоры. Как гласит закон Мёрфи “если что-то может случиться, то это обязательно случится”. Как правило, разработчики чувствуют такие моменты.

Теперь рассмотрим работу с тяжелыми задачами. Теми, которые почему-то кажутся нам неподъемными. Как восход на Эверест. Они пугают нас либо тем, что мы не знаем как к такой задаче подступиться, либо нам не хочется общаться с ее автором/заказчиком. Следующие несколько правил именно о таких задачах.

Правило 8
Если у вас появилась неподъемная задача, за которую вы не хотите приниматься или не знаете как оценить, то она должна встать первой в вашем списке. Это потенциальная черная дыра и может оказаться неразрешимой для вас (потребуется помощь другого, привлеките его) или слишком затратной по времени, что грозит тем, что вы ее просто не успеете сделать. Начните с нее, возвращайтесь к ней в течение дня, пока она не станет для вас понятной, попробуйте разбить ее на более мелкие.
Также может помочь просто рассказать кому-то из коллег о задаче, отобразить ее на доске или даже просто рассказать вслух о проблеме.
Как только хочется отложить задачу на завтра, то это знак, чтобы заняться ей прямо сейчас.

Небольшой лайфхак: старайтесь выполнить задачи так, чтобы если у вас и осталась эта неподъемная задача, то только она одна. Иначе у вас не будет удовлетворения и будет зависание на одной этой задаче и ряд невыполненных других.

Правило 9
Если вам нужна концентрация, используйте турбо-режим. Он действительно работает. Для этого на определенное время отключите все средства связи (skype, icq и др.), поставьте табличку, чтобы вас не отвлекали, оденьте наушники и не реагируйте ни на что. В эти 25 минут вы занимаетесь только решением одной конкретной задачи. Не отвлекайтесь ни на что. Главное не злоупотреблять этим, особенно в крупных компаниях. “Помидорка” должна требоваться вам максимум 2-3 раза в день.

В работе каждого разработчика важна мотивация. Это, конечно, отдельная тема, но способствует выполнению составленного списка. Поэтому ей посвящены следующие несколько правил.

Правило 10
Мотивируйте себя. Мотивация это тоже часть работы над собой. Увидев что-то мотивирующее, не забывайте про это через пять минут, сохраните и возвращайтесь к этому за дополнительной дозой мотивации. Пусть это будет фото Стива Джобса, или ваш ребенок, ради которого вы хотите стать лучше, или даже песня, которая помогает вам работать.

Правило 11
Музыка также может мотивировать. И поможет сконцентрироваться. Подберите для себя такие плейлисты. Тем не менее, не стоит постоянно сидеть в наушниках. Уделяйте время и коллегам. Также есть мнение, что помогают сконцентироваться звуки шумов: звук поезда или перелета.

Правило 12
Ставьте себе цели. Да, они должны быть какие-то в стиле “сегодня я сделаю список минимум” или “сегодня сделаю эту задачу обязательно”. Важно к чему-то стремиться. Всегда к чему-то стремиться. Подумайте, к чему приведет в перспективе решение вашей задачи, как отразиться на работе программы, что даст пользователю. Представьте общую картину, как будет работать продукт, если вы сделаете задачу и если нет.

Правила 13 и 14
То, что вы и так наверняка знали: обязательно высыпайтесь перед работой и не переедайте в обед. Это приводит к лени, что плохо сказывается на работе.

В заключение я хочу привести два наиболее действенных способа мотивации, на мой взгляд.

Первый иллюстрируется фразой Артемия Лебедева «Как поддерживать мотивацию? Да никак - оставайтесь в жопе».

Второй заключается в том, чтобы ничего не делать. В буквальном смысле НИЧЕГО. Потому что, когда мы начинаем лениться, мы читаем статьи в интернете, смотрим видео на youtube, переписываемся с кем-то и т.д. Поэтому, по своей сути наша лень - это бесполезные действия.

Как же это работает? Вы решаете (а лучше - записываете на бумаге), во сколько вы это дело начнете и сколько времени будете им заниматься. Допустим, вы начнете заниматься задачей. Пусть это будет, к примеру, 11:00. В 11:00 вы начинаете бороться с ленью, а именно - ничего не делать. То есть вы перестаете вообще что-либо делать. Просто сидите или стойте. Лежать не надо, это приведет организм в состояние сна. Вскоре вы почувствуете, что можете приняться за задачу.

Если же во время работы вы снова почувствуете приступ лени - опять прекращаете что-либо делать. И вскоре снова вернетесь в работоспособное состояние.

Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.

  1. Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
  2. Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
  3. Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
  4. Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
  5. Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
  6. Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
  7. Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

  1. Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
  2. Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
  3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
  4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

  • Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
  • Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
  • Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
  • Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

  • Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
  • Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
  • Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
  • Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
  • Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

Google Keep

Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.

По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.

Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!

Начнем, друзья!

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

  1. Каждый день с утра составлять список дел.
  2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

  • строгий учёт времени;
  • оптимизация временных ресурсов;
  • планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
  • организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Пример

Если вам нужно закончить проект по работе, поговорить об этом с начальством, после работы зайти в мастерскую по ремонту телефонов и наконец, забрать малыша из детского сада, то разумное планирование времени – ваша насущная необходимость.

Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами.

Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха ещё не приносила вреда никому. А для спонтанности и творческого подхода (если таковые имеются) в любой работе всегда найдётся место.

3. Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть. Ниже я описал основные принципы и правила.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

  1. Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  2. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  3. Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» - непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.

Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)

«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» - это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето

20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий - лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача - выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные - это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Мой секрет тайм-менеджмента - находиться в секторе « Важные - Не срочные» .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, - важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование - это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните

Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.

Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью - в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность - уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того - планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса

Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.

Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.

В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

4. Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.

Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского, Евгения Попова и Брайана Трейси.

Евгений Попов – автор курса «Хозяин времени», создатель видеоуроков по данной теме, практик успешного бизнеса в Интернете. Имеет личный сетевой ресурс, на котором все желающие могут приобрести интеллектуальные продукты автора.

Если вы хотите быстро овладеть основами практического тайм-менеджмента, обязательно изучите курс Евгения Попова « ».

Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси - ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

5. Заключение

Подведём итоги, друзья! Сам я лично стараюсь использовать следующие элементы тайм-менеджмента:

  • планирование дня;
  • расстановка приоритетов (АБВГД);
  • работа со списком задач.

На практике убедился, что планирование времени упрощает жизнь и помогает больше успевать.

Главное, чтобы это вошло у вас в привычку. А привычка формируется 20-30 дней. Вам нужно будет продержаться совсем немного, чтобы вы привыкли делать правильные вещи, а затем система привычек и управления временем будет работать на вас.