Интерфейс программы. Редактирование формул и система отслеживания ошибок

Приложение Excel входит в стандартный пакет Microsoft Office 2010 и служит для работы пользователя ПК с электронными таблицами.

Попробую ответить на вопрос о том, как работать в Excel. С помощью этой программы мы в первую очередь создаем книгу Excel, состоящую из нескольких листов. Ее можно создать двумя способами.

На рабочем столе ПК правой кнопкой мыши в контекстном меню выбираем: "создать Лист Microsoft Excel" или "открыть программу с помощью ярлыка и создать новую книгу".

Программа Excel позволяет производить анализ данных, таблицы и сводные отчеты, делать различные математические вычисления в документе при помощи ввода формул, строить профессионально диаграммы и графики, позволяющие анализировать данные таблиц.

Не так уж легко кратко в небольшой статье рассказать о том, как работать в Excel, каковы области применения программы, для чего нужны формулы. Но начнем по порядку.

Перед вами открыта книга, которая содержит пустые ячейки. Перед началом работы с ними внимательно изучите в зависимости от версии. Версия 2010 имеет вверху ленту вкладок. Первая из них - "Главная". Далее расположены вкладки для выполнения задач пользователя: "Вставка", "Разметка страницы", "Формулы", "Данные", "Рецензирование", "Вид "и "Надстройки". Необходимо тщательно ознакомиться с инструментами, располагающимися в данных вкладках.

Обратите внимание на кнопку Office. Она предназначена для вызова команд и находится в окне программы, слева вверху.

Допустим, мы создаем финансовый документ, где можно видеть движение денежных средств, данные о доходах, вычисление прибыли и убытков. Здесь есть возможность производить полный анализ финансовой деятельности. Как работать в Excel для создания такого документа?

Во-первых, вводим цифровые данные в ячейки, которые объединяем в таблицу. Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной. Для этого выделяем ее щелчком мыши и вводим нужную информацию.

После заполнения всего поля оформляем таблицу путем выделения всей рабочей области. В вызванном правой кнопкой мыши, выбираем строку "Формат ячейки". Здесь выбираем инструмент "Границы" и применяем его.

В этом меню доступны и другие команды для редактирования таблиц. Как работать в Excel, вас научит справочник. Ознакомьтесь с ними самостоятельно. Приобретите и внимательно изучите самоучитель, в котором подробно излагаются принципы того, как работать в Экселе-2010. Выбирайте справочник с заданиями, так как теория без практики малоэффективна. Выполняя задания, вы сможете закрепить полученные теоретические знания и быстрее освоить принципы работы в Excel.

Работа с формулами Excel

После оформления таблиц для произведения вычислений в автоматическом режиме (а программа Excel, собственно, и предназначена для этого), необходимо ввести нужные цифры и знаки в строку формул и в саму ячейку. Работа с формулами в Excel - одно из достоинств электронных таблиц. Здесь можно производить любые действия: сложение, вычитание, умножение, деление, извлечение квадратных корней, вычисление функций и логарифмов; можно находить сумму чисел и среднее арифметическое.

Формуле предшествует знак равенства, который ставится в строке формул, а затем в круглых скобках записываются аргументы функции, которые отделяются друг от друга точкой с запятой.

Для более углубленного изучения принципов работы в этой программе нужно пройти специальные курсы. А для начала необходимо только желание изучить правила, позволяющие узнать о том, как работать в Excel.

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки - нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+"-"(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+"="

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» - «Строку» (CTRL+SHIFT+"=")(строка всегда вставляется сверху).

Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Которые позволяют оптимизировать работу в MS Excel. А сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе. О них расскажет Николай Павлов - автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения - тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта , нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert - What If Analysis - Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот подробный обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Как работать в Excel 2010?

Интерфейс редактора «Microsoft® Office Excel® 2010» позволяет пользователям максимально просто осуществлять работу с документами и дает возможность быстро и качественно получить наилучшие результаты. В этом видеоуроке мы начнем знакомство с редактором «Microsoft® Office Excel® 2010» и подробно рассмотрим интерфейс редактора.

Главным элементом интерфейса программы «Microsoft® Excel® 2010» является панель вкладок, представляющая собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения. На ленте размещены тематические наборы команд, собранные во вкладках и в группах. На каждой из вкладок располагаются команды, сгруппированные по задачам, ориентированным для выполнения смежных команд.

По умолчанию в окне отображена лента, содержащая семь вкладок. При запуске программы первой всегда активна вкладка «Главная». Но по мере форматирования документа и при переходе к новым объектам работы автоматически активируются дополнительные вкладки, необходимые для решения новых задач. В группах располагаются более конкретизированные наборы команд, сформированные по принципу наибольшей близости по типу выполняемой задачи. Например, в группе «Шрифт» находится набор инструментов, применяемых для работы с текстом.

Переключаясь по вкладкам, вы сможете быстро выбрать необходимый вам инструмент. Для того чтобы переключится на другую вкладку щелкните кнопкой мыши по ее названию.

Также вы можете перемещаться по вкладкам, наведя курсор мыши на название любой вкладки на ленте и прокручивая колесико мыши.

Над панелью вкладок располагается панель быстрого доступа, содержащая в себе наиболее часто используемые в программе команды. По умолчанию на панели активна кнопка сохранения документа, а также отмены и повтора действий. Правее располагается пиктограмма, кликнув по которой левой кнопкой мыши, вы сможете раскрыть список дополнительных задач. Здесь вы сможете выбрать дополнительные кнопки, которые должны отображаться на панели быстрого доступа.

Ниже ленты вкладок располагаются строка «Имя» и «Строка Формул». В строке «Имя» будет отображаться имя активного элемента, а в «Строку Формул» вводятся разнообразные формулы для выполнения операций вычисления.

Основную часть окна программы занимает рабочая область среды «Microsoft® Excel® 2010». Эта область поделена на строки и столбцы. Строки нумеруются, и их значение указывается в левой части окна рабочей области. Столбцы в «Microsoft® Excel®» обозначаются латинскими буквами.

Также, в нижней части окна располагается панель навигации между листами рабочей книги. Кликая по пиктограммам, расположенным слева, вы сможете переключаться между листами. Используя раздельные листы, вы сможете составлять независимые друг от друга документы.

В правом нижнем углу окна программы располагаются команды, служащие для наиболее удобного просмотра документа. Здесь вы сможете выбрать как режим просмотра рабочей книги, кликнув по одной из трех представленных пиктограмм, так и изменить масштабирование документа, поменяв положение ползунка масштаб.

Таким образом, окно редактора «Microsoft® Excel® 2010» содержит весь набор инструментов, с помощью которых вы сможете обеспечить себе максимально удобную и продуктивную работу с документами. В дальнейших уроках мы рассмотрим данные элементы управления программы более подробно.