Виртуальная АТС: что это такое? Как работает виртуальная АТС? Atc телефония.

Обычно для координации работы сотрудников и общения с клиентами, компаниями используется привычное коммуникационное средство - телефон. Однако имея многочисленный штат работников и необходимость ежедневно совершать/принимать большое количество вызовов, одного аппарата на весь офис явно недостаточно. В таком случае возникает нужда внедрения более серьезного и современного коммуникационного оборудования.

Обеспечить поддержание бесперебойной связи, можно установив автоматическую телефонную станцию и разведя телефонные линии по рабочим местам. Однако данный метод имеет свои недостатки - существенный рост расходов на связь, определенные организационные трудности, технически ограниченный ресурс. Более простым, практичным и экономным выходом из ситуации является обращение к провайдеру VOIP-телефонии и организация в офисе облачной АТС . Для того чтобы оценить преимущества такого коммуникационного решения, следует знать, как работает виртуальная АТС и какие возможности дает ее использование.

Что такое облачная АТС?

Если говорить о функциях АТС в целом, то станция представляет собой телефонную систему компании, посредством которой внутренние номера организации соединены с внешними телефонными линиями и мобильными сетям. В случае с аналоговой АТС, «железо» фактически находится у клиента и представляет собой сложную систему устройств.

Виртуальная АТС не является каким-либо аппаратом или девайсом. Это услуга, предоставляемая операторами IP-телефонии и заменяющая физическую офисную телефонную станцию. В данном случае, используется техническое оснащение и программное обеспечение провайдера, а клиент получает в пользование программную IP-АТС, соединение с которой происходит при помощи интернета. Использование IP-АТС возможно через VoIP-телефоны или программные приложения IP-телефонии. Данное решение позволяет быстро и без существенных денежных затрат провести телефонизацию офиса и предоставить каждому сотруднику персональный рабочий телефон.

Как работает облачная АТС?

Что касается принципа функционирования облачной АТС, то фундаментом IP-телефонии является технология VoIP - именно она определяет порядок передачи звуковых данных в Интернете. Непосредственно передача информации происходит с использованием межсетевых или интернет протоколов. В коммерческих целях обычно применяются сигнальный протокол SIP. Хранение всех данных осуществляется на серверах провайдера, предоставляющего услугу. При этом функционал АТС может быть настроен потребителем под нужды конкретного бизнеса.

Сервер, обеспечивающий работу виртуальной АТС, занимается алгоритмическим распределением входящих вызовов на персональные компьютеры, смартфоны, ноутбуки и т.д. Количество средств связи для распределения практически неограниченно. Первоначально, абсолютно все звонки подаются на единый номер компании, который зарегистрирован на сервере. При поступлении вызова, сложный системный алгоритм, по которому работает виртуальная АТС, направляет звонок по нужному адресу.

Иными словами, механизм работы виртуальной АТС заключается в следующем: все входящие (одномоментно или в разное время) звонки поступают на виртуальное «облако», после чего происходит мгновенная переадресация вызов сервером, согласно заданному администратором сценарию, на SIP-телефон адресата или группу сотрудников. Помимо соединения вызова с физическим номером, может быть настроена следующая логика обработки входящих вызовов:

• Воспроизведение приветствия, звуковой файл или активация голосового меню;
• Переадресация в зависимости от времени или дня недели;
• Выполнение действия вслучае занятости всех каналов или отсутствия ответа;
• Принятие сообщения на голосовую почту и его отправка на e-mail.

Преимущества использования виртуальной АТС

Ввиду особенностей услуги, для подключения телефонии отсутствует необходимость прокладывания проводов, приобретения дорогостоящего оборудования и его дальнейшего обслуживания. Достаточно иметь устойчивое и, желательно, высокоскоростное подключение к сети. Таким образом, при минимальных единоразовых затратах, компания получает все возможности офисной АТС, а регулярные затраты на коммуникативное звено сводятся к минимуму.

Помимо высокого качества телефонной связи и многоканальности номера, для эффективной работы современным офисам необходимы и дополнительные функции, которые также включены могут быть подключены в рамках облачной АТС. Сюда входит:

• Возможность интеграции с сайтом;
• Ведение детализированной отчетности;
• Запись телефонных разговоров;
• Видеозвонки, голосовая почта и конференцсвязь;
• Электронный факс;

Как показывает практика, использование виртуальной АТС может ощутимо упростить бизнес-процессы и оптимизировать расходы, а также дает безграничные возможности в плане расширения числа сотрудников. Не менее важно, что благодаря отсутствию физической привязки, офис может менять свое месторасположение, а сотрудники отправляться в командировки, но это никак не отразится на работе виртуальной АТС и бесперебойности связи.

Подключайте номер нужного региона и начинайте принимать звонки от потенциальных клиентов без открытия офиса.

Оптимизация приема входящих звонков

Гибкие настройки АТС позволяют использовать удаленный персонал или региональный колл-центр для обработки звонков из столичных регионов

RENDER.RU - крупнейший информационный ресурс в России по компьютерной графике.

Виртуальные номера 495 помогли организовать виртуальное представительство компании в Москве. Гибкие настройки голосового меню организуют перенаправление 100% звонков на номера необходимых специалистов, повышая качество обслуживания клиентов компании.

Объединение мобильных и офисных сотрудников в единую сеть с единым номером компании

Даже при звонке с мобильного телефона сотрудника у клиента определяется номер компании. А ваши сотрудники всегда доступны клиентам.

Много номеров - единый колл-центр

АТС «Телфин.Офис» звонки на разные номера компании, покажет сотрудникам на какой именно номер и с какого региона пришел звонок.

«Империком» – официальный дилер популярных производителей геодезического, лазерного и измерительного оборудования.

Благодаря АТС Телфин.Офис, компания «Империком» днем и ночью доступна для клиентов и готова проконсультировать покупателя по телефону. После 18:00 срабатывает переадресация на мобильные продавцов, а в выходные - на начальника отдела продаж. В случае форс-мажора, например отключения электричества, клиенты могут по-прежнему дозвониться до нас без проблем.

Единая корпоративная телефонная сеть

Виртуальная АТС «Телфин.Офис» объединяет офисных, мобильных, удаленных сотрудников в единую сеть с короткими номерами сотрудников.

Повышение качества работы с клиентами

Широкий выбор инструментов контроля от записи звонков до модулей «Мониторинг» и «Оценка звонков»

«Милавица Мос» - известная в России сеть фирменных магазинов женского белья.

Единая корпоративная телефонная сеть с бесплатным общением между сотрудникам магазинов и офиса обеспечивает экономию средств на связь. Корпоративный телефонный номер для связи со всеми сотрудниками компании, в том числе с удаленными, упрощает и убыстряет работу. Благодаря записи разговоров Контроль соблюдения стандартов обслуживания клиентов при общении по телефону упрощается.

Интеграции с CRM

Звонки прямо из CRM, всплывающая на экране монитора карточка с информацией о клиенте при входящем звонке, создание нового контакта автоматически, историю звонков прямо в карточке клиентов и много других полезных возможностей.

Записи разговоров

История взаимодействия с клиентами. Контроль работы сотрудников, обучение новичков на лучших примерах и разбор совершенных звонков.

Компания DARTA - команда профессионалов в области интернет-рекламы и разработки сайтов.

DARTA объединила виртуальную АТС и CRM, что позволило четко и оперативно вести отчетность по клиентам. Теперь вся необходимая информация по клиентам хранится в одном месте. Аналитика по клиентам помогает контролировать уровень продаж.

Подключение домашних и мобильных телефонов в сеть

Интернет-телефония соединяет все офисы и отдельных сотрудников в единую телефонную сеть. Перевод и переадресация вызовов равномерно распределяет нагрузку персонала.

Сокращение числа неотвеченных звонков

Виртуальная АТС «Телфин.Офис» моментально соединяет позвонившего с одним из свободных диспетчеров. Если заняты все сотрудники, система удерживает заказчика на линии, информируя об акциях и специальных предложениях компании.

«Фаэтон» - круглосуточная служба такси, предлагающая также аренду грузовых автомобилей, минивэнов, иномарок с водителем.

Виртуальные телефонные номера помогли организовать удаленные рабочие места. Клиенты звонят на обычные местные телефоны, но обработать звонки может оператор, находящийся в любом из офисов компании - иногда даже работающий из дома.

IP-телефония сделала услуги междугородней и международной связи доступными в любых количествах. В основе технологии лежит передача архивированных пакетов данных посредством сети Интернет, минуя контакт с операторами связи «чужих» регионов и стран.

Главный плюс виртуальной (или «облачной») АТС - она действительно ВИРТУАЛЬНАЯ. Станция не занимает место, её не понадобится покупать за большие деньги, нужна лишь бесплатная программа под названием «виртуальный телефон» на рабочем месте каждого из сотрудников. «Облачная» телефонная станция - это сервис, а не аппарат.

Кроме того телефония-онлайн предлагает клиентам широкий спектр дополнительных услуг и возможностей. Одна из самых востребованных на сегодня – виртуальная АТС для офиса и не только. Эта программа заменяет целую телефонную станцию, нескольких сотрудников, занимавшихся ранее сортировкой и перенаправлением звонков. Самое приятное, что для её работы не требуется дополнительного оборудования – гарнитура (наушники и микрофон) подключается непосредственно к рабочему ПК сотрудников. Туда же скачивается и программа. Некоторые предпочитают использовать трубки, которые присоединяются к компьютеру через usb-разъем, либо подключенные к роутеру телефонные аппараты.

Что такое виртуальный телефон?

Так называется программа-коммуникатор (софтфон), которая позволяет обмениваться голосовыми, видео и текстовыми сообщениями. Софтфон совместим с любым клиентским оборудованием и может быть установлен на ПК, нетбук, ноутбук, планшет, КПК или смартфон.

Общеизвестный пример софтфона - Skype. Это популярная программа, позволяющая не только обмениваться данными друг с другом, но и создавать голосовые и видео-конференции. Для виртуальных АТС Skype неприменим: это полностью закрытый протокол, который стойко сопротивляется любым вмешательствам извне. Гибко адаптировать его под потребности бизнеса нет никакой возможности.

Зато с такой задачей успешно справляются софтфоны, написанные на основе базовых протоколов IP-телефонии: Н.323 и SIP. Виртуальный телефон на основе первого стандарта поддерживает большинство необходимых функций, а именно:

• удержание входящих вызовов;
• перехват и переадресация звонков;
• конференц-связь;
• вторая линия;
• голосовая почта.

Однако эти коммуникаторы не всегда выгодны. Причина кроется в особенностях протокола Н.323: он сложен для реализации, неохотно взаимодействует со многими приложениями ПК и обеспечивает невысокую скорость соединения.

Альтернативой ему выступает протокол СИП, который лишен подобных недостатков. Поэтому большинство виртуальных АТС построены именно на его основе.

Как работает виртуальная АТС?

Давайте разберёмся, как работает виртуальная АТС. Всё начинается со звонка на ваш основной корпоративный телефон. Клиента или партнёра приветствует автоответчик и предлагает выбрать нужный дополнительный номер, зависящий от цели звонка.

Если номер нужного отдела или сотрудника занят, звонящему предлагается подождать соединения под звуки приятной успокаивающей музыки, либо оставить сообщение с помощью голосовой почты. Когда речь идёт о крупной организации, подключается услуга фиксированной переадресации, благодаря которой на звонок ответит первый свободный сотрудник либо первый из списка по релевантности.

Преимущества виртуальной АТС

У виртуальной АТС есть ряд преимуществ перед традиционной телефонией:

• технология позволяет сотрудникам общаться между собой (чаще всего бесплатно).
• с её помощью можно объединить в сеть филиалы компании, находящиеся в разных городах и даже странах, проводить совместные тренинги, совещания, видеоконференции;
• она «умеет» принимать сообщения и файлы,
• автоматически повторяет набранный номер, если линия была занята, до тех пор, пока сотрудник не установит связь с клиентом;
• даёт возможность контролировать объёмы и эффективность общения сотрудников, прослушивать запись переговоров, менять настройки станции и оплачивать услуги онлайн;
• звонки по IP-телефонии в разы выгодней услуг аналоговой связи (особенно междугородние и международные вызовы).

Резюме

Виртуальная телефония объединяет в себе достоинства аналоговой связи и возможности Интернет-коммуникаций. Качество сигнала - на высоком уровне, а цены на общение – на низком. IP-телефония – отличное решение как для офиса, так и для частного лица, ведь доступные тарифы и удобные опции востребованы всегда и всеми.

Виртуальная АТС - это не просто средство связи. Она обеспечивает компании важное конкурентное преимущество. «Облачная» телефонная станция увеличивает процент обработанных внешних звонков, помогает контролировать использование рабочего времени, дает возможность оптимизировать бизнес-процессы, снизить издержки на связь и на штат и повысить лояльность клиентов.

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.

Классические телефонные станции, которыми всегда пользовались в офисах компаний - АТС - уходят в прошлое . По данным агентства iKS-Consulting, в минувшем году их доля снизилась на 7%, в то время как рынок IP-телефонии, то есть виртуальных АТС, растет на 17-25% ежегодно. Почему так происходит, как работает виртуальная АТС и что это такое? Отвечаем популярно.

Для чего нужна виртуальная АТС и как она работает?

Виртуальная АТС, она же облачная АТС, она же IP-телефония, она же ВАТС - это телефония через интернет, позволяющая эффективно работать со звонками: перенаправлять на нужных сотрудников, записывать разговоры, вести статистику. ВАТС обладают множеством функций:

• Использование многоканальных номеров;
• Уведомления о звонках в нерабочее время с целью дальнейшего перезвона;
• Распределение звонков (например, если возникла очередь, то приоритетно звонки отдаются наименее загруженному менеджеру);
• Запись и аналитика звонков;
• Голосовая почта;
• Call Tracking;
• Интеграция с популярными CRM, ERP и другими программами.

Кроме того некоторые ВАТС позволяют проводить конференции внутри компании, принимать факс, устанавливать виджет для звонка на сайте и т.д.

Для работы с виртуальной АТС каждому сотруднику необходим компьютер со специальной программой, доступ к интернету, наушники с микрофоном. И всё. Обработка звонков происходит удаленно, «в облаке», в отличие от традиционных АТС, для которых нужно закупать дорогостоящее оборудование и прокладывать каналы связи. Благодаря этому IP-телефонию могут использовать компании, сотрудники которых находятся в разных городах и даже странах - все данные будут стекаться в единое «облако». При этом для всех звонков доступна детальная статистика - кто звонил, когда, с какого номера и так далее.

Сравнение аналоговых (традиционных) и виртуальных АТС

Принцип, как работает виртуальная АТС, таков: клиент звонит на ваш номер, его звонок попадает в виртуальную АТС, обрабатывается по заданному сценарию и перенаправляется на номер нужного отдела/сотрудника. Наглядно этот процесс изобразил сервис Ringostat .

Стоимость виртуальной АТС

Услуги IP-телефонии предоставляют как специализированные компании, так и крупные операторы связи. По данным новостного IT-ресурса Astera, в 2016 году лидерами рынка являлись «Манго Офис», МТС, UIS, МТТ, «Телфин» и «Зебра Телеком». Но ситуация быстро меняется. Например, совсем недавно появились такие крупные игроки, как Яндекс.Телефония и Мегафон, которые могут изменить соотношение сил на рынке.

Ценовая политика у игроков отрасли сильно отличается. Например, у «Манго Офис» стоимость услуг начинается от 490 рублей в месяц, а у Мегафона базовый тариф, при условии подключения записи звонков, будет стоить от 2000 рублей в месяц. При этом вышеупомянутая Яндекс.Телефония предоставляет базовые услуги бесплатно при условии, что пользователей будет не более пяти, а монетизация происходит за счет оплаты дополнительных пакетов опций. А сервис - Zadarma - вообще предоставляет все услуги бесплатно, но берет плату за аренду номера, на который звонит клиент, и хранение записей звонков.

Сводим вместе ВАТС и CRM

ВАТС даст гораздо больше эффекта, если будет работать в связке с CRM. Все крупные (и не очень) CRM-системы имеют API, при помощи которого их можно подключить к сторонним сервисам и приложениям, в том числе и к IP-телефонии. Что это дает?

Звонки напрямую из CRM в один клик

Когда менеджер должен позвонить клиенту, он просто нажимает на номер его телефона в любом месте системы (в карточке клиента, в таблице, в разделе звонков) - и дозвон пошёл. Да, казалось бы,скопировать номер в программу для звонков или найти соответствующего абонента в смартфоне тоже не долго, но если нужно сделать это 50 или 150 раз за день, то в сумме наберется пара часов,. потраченных впустую.

Сбор и сортировка записей звонков

CRM хранит записи всех звонков, чтобы найти нужный разговор с клиентом, достаточно просто зайти в его карточку. Это очень удобно, если нужно вернуться назад и переслушать конкретный диалог с покупателем. А кроме того позволяет руководителю оценить работу менеджера, послушав его разговоры с клиентами.

- На данный момент наши менеджеры ведут переговоры с 7 тысячами клиентов. Если мне через полгода нужно будет получить запись разговора с конкретным покупателем из этих 7 тысяч, то не нужно будет копировать его номер, идти в АТС, искать его там, проверять, сохранилась запись или нет. Я просто нахожу нужную карточку, открываю и смотрю - всего в пару касаний.

Детальная аналитика звонков

Не во всех CRM-системах есть аналитика по звонкам, однако если есть, то открываются огромные возможности для анализа работы и контроля работы сотрудников. Например, в SalesapCRM можно выбрать период, клиента, менеджера, который с ним работал - и сразу увидеть, сколько минут длились переговоры, какова общая сумма сделок и количество успешных звонков каждого продавца. Можно поставить цели менеджерам - открывать 10 новых заявок в день, выполняя холодные звонки. И потом всё это можно отслеживать в реальном времени на наглядных отчетах и диаграммах. Это позволяет быстро вычислить лентяев и замотивировать сотрудников на выполнение плана.

Евгений Тесленко, исполнительный директор компании SalesapCRM:
- Буквально в четырех колонках я вижу динамику работы за месяц, как звонят менеджеры, насколько у них идёт активность, кто из них молодец, а кто филонит. Параллельно могу сразу посмотреть количество их сделок и место в рейтинге отдела продаж.

Так что если вы уже выбрали поставщика IP-телефонии, то рекомендуем определиться и с CRM. Попробуйте - тем более, что вы можете !

Наличие большого количества сотрудников требует использования современного коммуникационного оборудования. Для того чтобы все сотрудники компании могли связаться друг с другом и с клиентами, необходимо установить в офисе автоматическую телефонную станцию и развести по рабочим местам телефонные линии. Но можно поступить проще, заказав виртуальную АТС у одного из провайдеров IP-телефонии. Виртуальная АТС – что это такое и как она работает? Об этом расскажет наш подробный обзор.

В данной статье мы ответим на следующие вопросы:

• Как осуществляется работа виртуальной АТС;
• Что нужно для телефонизации офиса;
• На кого рассчитаны виртуальные АТС;
• Где можно подключить виртуальную АТС.

После этого вы сможете организовать в своем офисе полноценную телефонию и обеспечить связью своих сотрудников.

Виртуальная АТС не является каким-либо аппаратом или устройством. Это услуга, предоставляемая операторами IP-телефонии. Она позволяет быстро и без особых затрат выполнить телефонизацию офиса и предоставить каждому сотруднику персональный рабочий телефон. Преимущества виртуальной АТС:

• Не нужно прокладывать лишние провода – зачем нужны телефонные линии, если к каждому рабочему месту уже подведен интернет;
• Не нужно покупать и обслуживать офисную АТС – это отличный способ сэкономить деньги компании;
• Быстрое подключение – вы сможете воспользоваться услугами связи сразу же после подключения виртуальной АТС;
• Минимальные затраты на оборудование – достаточно приобрести простые VOIP-телефоны или установить на рабочие компьютеры программные телефоны;
• Возможность быстрого переезда офиса вместе с подключенными телефонными номерами – для подключения к АТС достаточно провести в новый офис интернет.

Виртуальная АТС успешно заменяет обычную учрежденческую телефонную станцию и не требует обслуживания – этим занимается провайдер, предоставляющий услугу.

Функционал у современных SIP АТС достаточно большой. Здесь представлены функции переадресации, перевод звонков, удержание и ожидание вызова, запись телефонных разговоров, автоответчики, многоканальные вызовы, совместная работа с интернет-магазинами, система автоматического приветствия и многое другое. То есть, виртуальная станция полностью реализует возможности стандартной офисной АТС.

Как работает виртуальная АТС

Виртуальная АТС работает на стороне провайдера и не требует установки специального оборудования в офисе – достаточно установить и настроить VOIP-телефоны. Станция обеспечивает связь между сотрудниками по внутренним номерам. При этом абоненты могут устраивать конференции, переводить звонки друг другу, перенаправлять вызовы на автоответчики и секретаря.

Заказывая SIP АТС у того или иного провайдера, клиенты могут запросить любое количество внешних номеров для дозвона со стационарных или мобильных телефонов. Также имеется возможность заказать номер с префиксом 8-800 для организации собственного call-центра для своих клиентов. Звонки с внешних номеров могут отправляться секретарю или на автоответчик, с помощью которого выбирается дозвон до внутренних сотрудников компании.

Помимо внутренних звонков, сотрудники компании смогут совершать звонки по всему миру, причем с выгодой для компании – тарифы на связь через IP-телефонию очень низкие. Не менее важным преимуществом является то, что сотрудники смогут отправляться в командировки вместе со своим номером, ведь для подключения к офисной АТС своей компании нужен лишь доступ в интернет. При желании, можно подключиться даже со своего мобильного телефона, установив на него программный IP-телефон.

Кому пригодится SIP АТС

Виртуальные АТС рассчитаны на использование корпоративными клиентами. Покупка обычной телефонной станции может обойтись в круглую сумму, а подключить виртуальную АТС можно и бесплатно, воспользовавшись услугами того или иного провайдера. К тому же, ее не нужно обслуживать, что способствует снижению расходов.

SIP-АТС востребована как в маленьких офисах, так и в больших. Если в компании работают 10 человек, то это уже повод заказать услугу. Если компания большая, то без услуг виртуальной АТС просто не обойтись. Этот вид телефонной станции будет особенно актуален для офисов, имеющих несколько отделений в разных городах – внутренние звонки будут совершенно бесплатными, так как связь осуществляется через интернет.

Если в вашей компании уже имеются IP-телефоны, и вы хотите объединить их в единую сеть и обеспечить удобный прием внешних вызовов, смело заказывайте услуги виртуальной АТС. Сюда же можно подключить номер с префиксом 8-800, что пригодится при организации бесплатной горячей линии для клиентов.

Обзор популярных сервисов

Услуги виртуальных АТС предлагаются множеством провайдеров. Одним из них является компания Zadarma – ее клиенты смогут воспользоваться услугой «Облачная АТС». Она предоставляется практически бесплатно, достаточно хотя бы раз в три месяца пополнять свой счет. Внутренние звонки не тарифицируются, оплачиваются только вызовы на внешние телефоны по России и по всему миру. Виртуальная АТС от Задарма располагает стандартным функционалом обычных учрежденческих АТС. Также доступна покупка внешних номеров.

Подключить SIP АТС можно и у сотовых операторов. Например, данная услуга предоставляется оператором МегаФон. Абонентская плата составляет от 1000 руб./мес, количество рабочих мест – от 7 до 30. Имеется возможность подключения дополнительных рабочих мест, всем внутренним абонентам доступны все стандартные функции офисной телефонной станции.

Виртуальная АТС от Ростелекома предложит корпоративным клиентам широчайшие возможности по телефонизации рабочих мест. Услуга позволяет подключать внешние телефонные номера и пользоваться всеми функциями стандартной офисной АТС. Управление виртуальной станцией и абонентами осуществляется через специальный web-интерфейс. Также реализованы возможности по организации call-центров, работающих с использованием IP-телефонии. Абонентская плата – от 499 руб./мес.

Самым выгодным предложением является услуга виртуальной АТС от оператора Zadarma. Но если вам потребуется расширенный функционал, вы можете воспользоваться предложениями от Ростелекома или МегаФона.