Часто бывают ситуации, когда нужно перенести данные из программы Excel (Эксель) в программу Word (ворд). Хотя обе программы входят в один пакет Microsoft Office, но они не поддерживают форматы файлов друг друга. Что делать в таком случае, когда нужно перенести таблицу, или текст?


Вариант простой. Достаточно скопировать выделенную таблицу, или блок текста в Эксель и вставить ее в Ворд. Сделать это можно через контекстное меню (скопировать / вставить), предварительно выделив таблицу или диапазон. Далее сохраняем наш файл в форматах для Ворд.


Все кажется просто, но есть одно но. Все мы знаем, что Эксель имеет очень много функций с использованием различного рода формул. Что делать когда в них произойдут изменения? Каждый раз копировать? Нет! Для этого есть очень интересный способ копирования когда внесены изменения в таблице Excel будут применены и в таблице Word(ворд). И его рассмотрим ниже.

Для этого при вставлены данных нужно выбрать специальную вставку. Сделать это можно с помощью специальной вставки. При установке копии в Ворд, выбираем «Специальная вставка». Вот и все теперь изменения внесены в файле в Эксель будут применены и в файлов Ворд. Одно условие файлы должны находиться в одной папке.


Еще один вариант копирования предназначен для эстетов. Часто бывает так что отредактированы таблички в Эксель скопированы в Ворд содержат лишние элементы разметки. Если Вам мешает разметка ячеек Эксель то перед вставкой копии в Ворд вставьте ее в Блокнот, сделайте копию вставки в Блокноте повторно в таком случае текст будет вставлен без разметки Эксель.

Можно связать таблицы Excel и Word , чтобы данные из одной таблицы поступали в другую. Здесь рассмотрим, как из Excel перенести в Word данные таблицы . Например, нам нужно произвести экспорт таблицы из Excel в Word , чтобы при изменении данных в таблице Excel, менялись данные в Word.
Итак, как перенести таблицу из Excel в Word .
Сделаем таблицу в Excel. Заполнили таблицу Excel данными – название столбцов, формулы, т.д. Точно такую же таблицу сделаем в Word, с одинаковым количеством строк и столбцов, но пустую. В столбце С стоят формулы.Теперь нужно настроить связь между ячейками таблиц.
Для этого нажимаем правой мышкой на первую ячейку в таблице Excel. Из появившегося контекстного меню выбираем функцию «Копировать».
Переходим в таблицу Word. Нажимаем на такую же (первую) ячейку и на закладке «Главная» нажимаем кнопку функции «Вставить». Выбираем из списка функцию «Специальная вставка». В появившемся диалоговом окне ставим галочку у слов «Связать». В окне «Как» выделяем – «Неформатированный текст». Заполнили диалоговое окно так.
Нажимаем кнопку «ОК». Получилось так.

В таблице Excel пульсирующую рамку копированной ячейке удаляем кнопкой «Esc». Так связываем все ячейки таблиц. Получилась такая таблица в Word.

Чтобы обновить данные в таблице Word , при изменении данных в таблице Excel, нужно выделить таблицу Word (нажать на знак стрелочек слева вверху таблицы).

Из контекстного меню выбрать функцию «Обновить связь».

Или закладка «Данные» - «Связи» – «Обновить все».
Проверяем, как работает связь. Изменим числа в первом столбце. Обновим таблицу Word. Получилось так.Обновились ячейки в первом столбце и в третьем столбце изменились данные, рассчитанные по формуле в Excel.
Внимание! В объединенных ячейках эта функция может не работать.
Еще в контекстном меню (предварительно таблицу Word выделить) есть функция «Связанный объект Worksheet». З десь можно открыть таблицу Excel, с которой связана таблица Word. Сделать изменения в таблице Excel, т.д.
Поменять связь – функция в контекстном меню «Связи» - настроить параметры обновления связи, т.д.
Внимание! При изменении структуры таблиц, связи прерываются, п.э. настраивать связь нужно уже в готовых таблицах.
Функцию переноса таблицы Excel в Word можно использовать при создании других документов, бланков. Например, создать календарь в Word на многие годы, который будет автоматически обновляться. Смотрите статью "Календарь в Word"

Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.

Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

Первый способ.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

  • таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
  • границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

Второй метод.

  1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
  2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

Третий способ.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

В Excel:

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:


Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.



Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

Ваиант 1.

У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:

  1. Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
  2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.

Ваиант 2.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.

Часто у пользователей приложений Microsoft Office возникает необходимость переноса широкоформатной таблицы с числовыми данными, созданной в электронной таблице MS Excel, в документ редактора текстовых файлов MS Word. Например, вы готовите в ворде документ отчета о проделанной работе, а цифровые показания формируете в экселе в виде таблицы, и нужно эту таблицу вставить в текст отчета в ворде. Часто многие пытаются вручную создавать таблицу в текстовом документе (ворд дает такую возможность) и данные из ячеек экселя также переносить в таблицу в ворде вручную. Но более правильно все же будет перенести уже готовую в экселе таблицу в текст в ворде. При этом у многих не слишком опытных пользователей возникает вопрос о том, как таблицу перенести из экселя в ворд. Рассмотрим возможные варианты ответов на этот вопрос более детально.

Способ простого копирования

Казалось бы, решение вопроса о том, как вставить эксель в ворд, лежит на поверхности. Достаточно в экселе выделить нужную для вставки область таблицы, выбрать на панели инструментов команду "Копировать", таблица будет сохранена в буфере обмена, далее перейти в документ в ворде, поставить курсор на то место, куда должна быть вставлена таблица, и нажать "Вставить". В документе ворда из появится таблица, и все данные, которые были в ячейках в экселе, также будут скопированы и вставлены, дело сделано. Однако на деле, как правило, все происходит несколько сложнее. Ведь в результате обычных действий "Копировать/Вставить" таблицы из экселя вставляются в ворд попросту "некрасиво": размеры широкоформатной таблицы могут существенно выходить за границы текстовой страницы ворда, и формат данных в ячейках в итоге отличается от формата текста в ворде. Поэтому задача - как таблицу перенести из экселя в ворд - должна выполняться несколько иначе.


Вставка таблицы в текстовый документ как графический объект

Рассмотрим вариант копирования таблицы в ворд как графического объекта. При этом нужно учесть, что таблица эксель в ворд будет вставлена как рисунок, т. е. при редактировании данных в ячейках исходной таблицы в экселе вставленная в виде рисунка таблица в ворде не изменится. Преимуществом этого способа является то, что такую таблицу-рисунок можно будет перемещать в пределах документа, свободно копировать и вставлять в том же виде в другое место текста, менять размеры рисунка, если это будет нужно. Есть некоторые нюансы такого способа, различающиеся в зависимости от того, какая версия MS Word у вас установлена.

Как таблицу перенести из экселя в ворд версии MS Word 2003

Наводим курсор на то место текста, куда нужно будет вставить таблицу. На панели инструментов в выпадающем меню "Вставка" необходимо выбрать команду "Объект". В диалоговом окне нужно нажать "Создание из файла" и через нажатие кнопки "Обзор" выбрать файл эксель, в котором размещена исходная, подготовленная к переносу таблица. Далее нажимаем "Ok". В результате таблица из файла будет вставлена в ваш текстовый документ как графический объект.

MS Word 2007

Далее мы расскажем, как таблицу перенести из экселя в ворд, если вы используете версию офисного пакета 2007. Также ставим курсор в тексте в нужное место. На верхней панели инструментов выбираем вкладку "Вставка", находим в подразделе "Текст" кнопку "Вставить объект" и в диалоговом окне выбираем закладку "Создание из файла". Далее также через "Обзор" открываем нужную таблицу экселя и нажимаем "Ok".

Связывание таблицы в экселе и ворде

Как перенести эксель в ворд, чтобы данные в ячейках вставленной в документ в ворде таблицы автоматически изменялись, в случае если планируется часто обновлять данные в ячейках исходной таблицы в экселе. Можно воспользоваться способом связывания таблиц при вставке из экселя в текст в ворде. Для этого сначала необходимо скопировать нужную таблицу в Далее в ворде, находясь курсором на нужном для вставки месте, на панели инструментов в закладе "Главная" выбираем команду "Специальная вставка", переключаемся на пункт "Связать", в окне "Как" нужно выбрать "Лист Microsoft Excel (объект)". В результате произойдет связанная вставка таблицы. При двойном клике мышью по таблице в ворде будет автоматический переход на эту таблицу в экселе, появится возможность редактирования. Также при необходимости можно будет принудительно обновлять данные в ячейках, для этого нужно на таблице в ворде нажать правой кнопкой мыши и выбрать команду "Обновить связь".

При выборе этого способа нужно учесть один важный момент. В том случае, если структура связанной таблицы впоследствии будет меняться (например, будет изменено количество строк, удалены столбцы и т. д.), то в перенесенной таблице в ворде ее целостность будет нарушена, она попросту "поплывет". Поэтому важно, чтобы исходная таблица в экселе была еще до копирования и связывания составлена с четко установленными размерами - с конкретным количеством ячеек (столбцов и строк), и только после приведения таблицы в необходимый вид можно приступать к копированию и вставке путем связывания. Теперь вы знаете, как перенести эксель в ворд.

Многие пользователи Microsoft Office используют в повседневной работе таблицы. При этом некоторые в процессе составления определенных документов предпочитают не открывать сразу несколько программ, а сразу делать таблицы непосредственно в программе Word. Однако после того, как потребуется использование каких-либо дополнительных функций, доступных только в программе Excel, могут возникнуть некоторые сложности, так как не все умеют правильно переносить таблицы между этими утилитами.

Если нужно переместить информацию из таблицы в программе Microsoft Word в Excel, вовсе не обязательно полностью переписывать эти данные повторно, а просто перекопировать нужную информацию. В процессе копирования данных информация, которая хранится в каждой отдельной ячейке, будет размещаться в отдельной ячейке и в программе Excel, после чего вы сможете осуществлять уже дополнительное форматирование и внесение каких-либо корректировок.

При этом сразу стоит сказать о том, что после вставки данных иногда нужно провести в них небольшую чистку для того, чтобы получить возможность использования специальных функций исчисления в программе Excel. Таким образом, к примеру, ячейки могут хранить в себе ненужные пробелы, числа могут вставляться в виде текста вместо числовых значений, которые могут быть использованы в процессе выполнения определенных вычислений, или же даты могут некорректно отображаться.

Как делается такое копирование?

Чтобы скопировать таблицу из одной программу в другую, нужно проделать простой перечень процедур:

  1. Выделите в документе Word все столбцы и строки той таблицы, которая будет копироваться в новую программу.
  2. Нажмите комбинацию Ctrl+С , чтобы сохранить таблицу в буфере обмена.
  3. В программе Excel выделите самую левую ячейку в верхнем ряду. При этом перед тем, как вставлять туда таблицу, обязательно убедитесь в том, что данная область является пустой. Данные из ячеек таблицы, созданной в программе Word, полностью заменят те данные, которые на данный момент будут присутствовать в ячейках. В случае необходимости перед проведением копирования рекомендуется посмотреть таблицу в Word, чтобы проверить ее размеры.
  4. Посмотрите в меню Главная , после чего кликните на Буфер обмена и выберите пункт Вставить . Стоит отметить, что для простоты можно использовать также простую комбинацию клавиш Ctrl+ V .
  5. Для того, чтобы исправить изначальное форматирование, кликните на Параметры вставки возле вставленной таблицы, после чего кликните на Использовать форматы конечных ячеек , если вы хотите дальше работать с форматированием Excel, или же выбирайте пункт Сохранить исходное форматирование , чтобы оставить таблицу такой, как есть.

Как говорилось выше, Excel вставить содержимое ячеек из программы Word в каждую отдельную ячейку. После вставки таблицы можно будет распределять данные по дополнительным ячейкам при помощи команды Текст по столбцам .

Возможные проблемы и их решение

Некоторые сложности у пользователей возникают в том случае, когда для создания таблицы затрачивалось немного времени или она вовсе была скопирована в Word из какого-нибудь другого источника, вследствие чего при попытке ее переноса в Excel начинают появляться всевозможные лишние символы, ячейки или строки. Другими словами, в программе Word таблица может содержать в себе большое количество «мусора», который оказывается там вследствие неправильного заполнения таблиц различной информацией или же некорректного переноса в процессе копирования данных из каких-либо других приложений.

Зачастую случается так, что деформация таблицы происходит из-за различных знаков конца абзаца, которые в большом количестве пытаются уместиться в одной ячейке. Часто это происходит по той причине, что пользователи нажимают клавишу Enter просто для перехода на следующую строчку, а не для создания дополнительного абзаца.

Как избавиться от лишних знаков?

На самом деле нет ничего сложного в том, чтобы удалить всевозможные лишние знаки. Конечно, если выполнять все процедуры вручную, то это может занять достаточно большое количество времени, поэтому в Word предусматривается специальный инструмент, который значительно упрощает и ускоряет данную процедуру:

  1. Выделяем полностью таблицу для того, чтобы Word работал только с ее данными.
  2. Включаем вкладку Главная и обращаем внимание на раздел Редактирование .
  3. Активируем инструмент Заменить (можно использовать комбинацию горячих клавиш Ctrl+ H ). Стоит отметить, что также можно перейти на эту функцию, сначала нажав на Страница в нижней левой части экрана, и уже во всплывающем меню выбрав пункт Заменить.
  4. Нажимаем кнопку Больше>>, после чего в области Заменить кликаем на кнопку Специальный , чтобы выбрать специальные символы для замены.
  5. После этого открывается окно, в котором будет присутствовать полный список специальных символов. Здесь вам нужно будет выбрать Знак абзаца (он идет первым по списку), после чего в поле Найти будет установлено его условное обозначение в виде «^ p ».
  6. Теперь в поле Заменить просто ставьте пробел. Если абзацы будут находиться в пустой ячейке, то в таком случае поле останется полностью пустым, что приведет к тому, что указанный символ будет заменен на обычный пробел, то есть будет попросту удален.
  7. Жмем на кнопку Заменить все , после чего начнется процедура удаления специальных знаков во всей таблице. В основном на выполнение этой процедуры программе требуется всего несколько секунд, после чего пользователю предоставляется небольшое окошечко, в котором будет написано о завершении процедуры и количестве проведенных замен.

Теперь можно закрывать окно замены и спокойно копировать таблицу в Microsoft Excel. Таким образом, вы полностью избавитесь от каких-либо посторонних символов и сможете нормально работать с таблицей после ее переноса в новую программу.