Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения

Как было отмечено ранее сегодня выделяют два подхода использования современных информационных технологий:

o совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий и использованием приложений, реализующих фиксированную функциональность (кусочная автоматизация)

o Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционироване вышеназванного комплекса технологий (специализированные комплексные информационные системы автоматизации ДОУ

Комплексные системы автоматизации ДОУ позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия и позволяют обеспечить управление документацией на всех стадиях жизненного цикла документов, в том числе и электронных

Задачи комплексных систем автоматизации ДОУ

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Перед каждой организацией в зависимости от ее формы собственности, размера, уровня автоматизации и др. стоят свое специфические задачи.

Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

Обеспечение более эффективного управления организацией за счет автоматического контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях Повышение управляемости достигается за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. Важную роль в повышении управляемости организации принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту. Ощутимым результатом внедрения системы являются прозрачность хода прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в организации

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам . Основополагающим стандартом серии стандартов качества является документ ISO 9000 "Стандарты на управление качеством и обеспечение качества. Руководящие положения по выбору и применению". Он определяет основные принципы политики руководства организаций в области обеспечения качества Формально, или, как говорят сами специалисты по ISO 9000, в узком смысле, это обязывает предприятие задокументировать всю свою деятельность по 20 направлениям (Ответственность руководства. Система качества. Анализ контракта. Управление проектированием. Управление документацией и данными. Закупки. Управление продукцией, поставляемой потребителем. Идентификация и прослеживаемость продукции. Управление процессами. Контроль и испытания. Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием. Статус контроля. Управление несоответствующей продукцией. Корректирующие и предупреждающие действия. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и поставка. Управление регистрацией данных о качестве. Внутренние проверки качества. Подготовка кадров. Обслуживание. Статистические методы), а также обеспечить реальное функционирование бизнес-процессов в организации в полном соответствиис ними.

Консалтинговые компании и эксперты рекомендуют для упрощения прохождениея предприятием сертификации по ISO 9000 использовать системы управления документами (EDM/TDM), автоматизации документооборота (Workflow), управления ресурсами предприятия (MRP/ERP) и системы управления информацией об изделии и проектными данными (PDM).

Эти системы позволяют решать следующие задачи:

Вести аудит работы сотрудников с информацией

Автоматизировать типовые процедуры деятельности предприятия

Автоматизировать процедуры провдения изменений

Обрабатывать информацию об изделии на протяжении всего его жизненного цикла.

При внедрении системы управления качеством вы не обязаны прибегать к услугам конерктного поставщика или использовать только какую-либо одну систему автоматизации.
ISO 9000 обозначает, КАКИЕ действия должны быть выполнены на предприятии для обеспечения качества, но не КАКИМ ОБРАЗОМ должны вы их выполнять. Таким образом, отсутствуют жесткие требования к используемым средствам автоматизации.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности; сохранение истории взаимоотношений с клиентами). Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ

Введение всех подразделениях и в организации в целом унифицированной, формализованной и строго регламентированной технологии делопроизводства. (специалисты разных подразделений работают с одной и той же программой, что означает работу с одним пользовательским интерфейсом, с одними справочниками (типы документов, номенклатуры дел, поддержки сложных систем нумерации документов), с одними шаблонами документов)

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля . Упорядочивание работы с документами за счет использования типовых шаблонов, типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами (использовать информацию из проекта внедрения “Directum” Использование шаблонов документов, маршрутов, введение регламентов по работе с документами сокращают случаи возвратных движений документов. За счет использования шаблонов документы оказываются сразу правильно подготовленными, за счет использования шаблонов маршрутов они сразу приходят к нужным сотрудникам и т. д

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. На 25-75% уменьшается общее количество бумажных документов (из опыта компании “Ланит”)

Перевод внутренних управляющих документов в электронный вид и использование электронной цифровой подписи

Единое общедоступное хранилище документов, исключающее необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива .

Пример проекта корпорации “Электронный архив” – Электронный архив президента РФ. С одной стороны бумажные документы: площадь 500 кв.м; время получения документа 1-3 суток (при наличии); одновременно с одним документом может работать только один пользователь.

С другой стороны электронные копии документов: площадь 10 кв.м; время доступа к документу 6-10 сек.; сохранность оригиналов – в большинстве случаях они не нужны.

Сокращение сроков подготовки решений и документов В государственных структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры

На 75% сокращается время обработки документа за счет а) быстрой передачи исходных документов и информации Сокращение времени пересылки документа между сотрудниками в 5-7 раз из опыта Ланита б) сокращения времени на обработку корреспонденции, внутренних документов, ознакомления с документами, в) быстрого доведение поручений до конкретных исполнителей, г) повышения скорости поиска информации Сокращение поиска информации по документу (на запросы по телефону или от руководства) с нескольких часов до 1 минуты из опыта Ланит д) сокращения сроков согласования решений Сокращение срока согласования договоров с 1 месяца (в среднем) до 1 недели (максимум) из опыта Ланита;

Сокращается время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов

Одним из средств реализации комплексной системы управления организацией, оптимизации ее внутренних бизнес-процессов является автоматизация документационного обеспечения управления, что позволяет определить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.

Под автоматизацией в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.

Под системой автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.

Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ :

1) разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;

2) инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;

3) настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.

Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.

Инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации ДОУ разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации ДОУ по всей Республике Беларусь одинаковы, они весьма укрупнены, а способы реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а зачастую невозможно сделать.

Настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой - она строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).

Анализ современных информационных технологий позволяет выделить следующие классы инструментальных средств , используемых в рамках третьего подхода:

· средства создания документов (текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и т.д.);

· системы управления базами данных;

· системы обеспечения групповой работы (класса group-ware);

· системы управления документами (СУД);

· системы электронной почты;

· системы управления деловыми процессорами (класса work-flow).

Средства создания документов - обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов. Основными функциями такого программного обеспечения являются создание файла с содержимым документа, редактирование созданного файла, передача файла на печать и т.д. К этой же группе можно отнести системы обработки системы документов, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Системы управления базами данных являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы. Именно они обеспечивают создание и поддержание в актуальном состоянии хранилища фактографической информации.

Системы обеспечения групповой работы предназначены для поддержки корректного разделения информации групповых пользователей. Они решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов.

Системы управления документами представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение (в том числе многоверсионность хранимых текстов документов). Системы управления документами ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовый поиск информации.

Системы электронной почты служат для передачи электронных сообщений между участниками ДОУ, к которым могут прикрепляться хранимые электронные версии документов. При этом возможна рассылка сообщений нескольким пользователям одновременно с уведомлением отправителя о получении и прочтении электронного письма.

Системы управления деловыми процессами также организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками ДОУ. При этом их функциональные возможности гораздо богаче возможностей электронной почты. Прежде всего, системы управления деловыми процессами реализую функции контроля исполнительской дисциплины, автоматически отслеживая установленные сроки исполнения документов, и могут уведомлять пользователей о приближении контрольного срока. В развитых системах этого класса возможна не только параллельная, но и последовательная маршрутизация документов с использованием шаблонов маршрутов. Кроме того, может осуществляться жесткая маршрутизация по заранее заданной схеме.

Различные задачи ДОУ решаются разными инструментальными средствами (табл. 2.1).

Задачи ДОУ и инструментальные средства их решения

Любая современная система автоматизации ДОУ должна выполнять следующий набор функций :

· регистрация документов в картотечной форме;

· учет резолюций, выданных по документам;

· поддержание связей между ними;

· контроль исполнения документов;

· списание документов в дело;

· ведение информационно-справочной работы;

· формирование отчетности.

Так, регистрация документов может проводиться с использованием одной-единственной экранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще и изменяемой только путем программирования, а возможен вариант использования разных карточек не только для различных типов документов, но и групп пользователей.

Контроль исполнения документов может заключаться в том, что на карточке документа имеется поле «Срок исполнения» и «Дата исполнения», а контролер формирует список документов, срок исполнения которых превышен. Этот вариант называется пассивным контролем исполнения документов. А возможен активный контроль, при котором система самостоятельно отслеживает сроки исполнения документов и информирует пользователей не только об их превышении, но и скором приближении.

Ведение информационно-справочной работы может основываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности нахождения информации, хранимой только в карточке документа, а возможен и вариант, при котором в системе хранятся тексты документов, подлежащие автоматической индексации. Такая индексация обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формирования тематических подборок документов, основывающихся на вхождении в текст документа определенных слов.


Основные понятия автоматизации ДОУ Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.


Основные понятия автоматизации ДОУ Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.




Задачи, решаемые в ДОУ Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). Систематизация архива документов.


Простая деловая процедура продажи товара клиенту 1) клиент звонит в компанию для размещения заказа; 2) заказ регистрируется в базе данных клиентов; 3) выписывается счет на товар; 4) счет передается в бухгалтерию; 5) бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе; 6) товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных; 7) выписывается счет-фактура и накладная на товар; 8) товар отгружается клиенту; 9) счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.






Категории систем автоматизации ДОУ системы workflow (автоматизации деловых процедур); системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); системы электронной почты (служат для обмена документами).


Проблемы автоматизации ДОУ в России отсутствие законченных продуктов для автоматизации российского делопроизводства; отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур; путаница в позиционировании продуктов западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т. д.


Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.


Проблемы, возникающие с ростом масштабов предприятия Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.


Задачи по совершенствованию организации ДОУ Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ). Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор продуктов.






Группы операций ведения кадрового учета при бумажном документообороте учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело; формирование, проведение и хранение приказов по личному составу; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий приказов по основной деятельности.


Положительные эффекты интеграции кадрового учета и СЭД Защита передаваемых данных. Качественно проработанные в САДД механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных приказов по основной деятельности. САДД предоставит кадровику своевременно и в любой удобный момент копии всех необходимых приказов.


Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.


Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте).

Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД.

Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.


Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);

2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);

3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.

Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других.

Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.

Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".

Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства".

Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.

В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.

Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.

Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДО и В должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.

А. Функциональные требования

Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.

1. Делопроизводство

· Создание документов (использование шаблонов)

· Регистрация документов

· Контроль исполнения документов

· Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)

· Ведение номенклатуры дел

· Подготовка статистических данных о документообороте

· Автоматический ввод информации с бумажных носителей

2. Организация электронного архива

· Архивирование документов

· Полнофункциональный поиск

· Безопасность хранения документов

· Организация доступа к документам архива

3. Обеспечение задач электронного документооборота

· Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)

· Работа с электронными файлами

· Средства криптозащиты

· Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи

4. Управление документооборотом

· Управление потоками документов внутри организации

· Передача документов на исполнение

· Контроль движения (передачи) документов

· Контроль действий пользователей

· Маршрутизация документов

· Согласование документов

· Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов

5. Управление деловыми процессами

· Совместная работа над документами в режиме реального времени

· Работа с удаленными офисами и подразделениями

· Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах

· Получение уведомлений от системы электронного документооборота

· Работа со справочниками

Б. Системно-технические требования

Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе.

1. Программная реализация

· Технология клиент-сервер

· Технология интернет

· Поддержка стандартов открытых систем

· Наличие средств разработки приложений

· Наличие средств сканирования документов

· Удобный интерфейс

2. Сетевая ОС для серверной части

· WindowsServer 2008

3. Сетевая ОС для клиентской части

4. Эксплуатационные требования

· Надежность автоматизированной системы

· Безопасность системы

· Администрирование системы

· Количество одновременно работающих пользователей - до 100

5. Адаптационные возможности

· Простота и удобство при внедрении системы

· Удобство настройки системы

· Возможность развития системы

Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей.