Как сохранить файл в хмл. Преобразование в формат XML
Вопрос о том, как с 1С сохранить в XML файл, волнует людей, которые работают с документацией фирмы и отчётами. В число таких специалистов входят бухгалтеры. Сегодняшние стандарты предполагают хранение большей части информации предприятия в программе 1С. При этом формирование документов в Эксель остаётся востребованным, потому что это необходимо для обработки данных, обмена счетами с контрагентами. Использование современных и прогрессивных способов передачи информации между 1С и Excel сильно экономит время человека, который этим занимается.
Для быстрого осуществления этой операции предусмотрена процедура выгрузки. Зайдя в 1С, пользователь выбирает раздел «Файл», затем «Выгрузка». На жёстком диске компьютера либо на съёмном устройстве выбирается конкретная локация, куда будет отправлен файл, и его формат. Если нужен файл Эксель, выбираем формат XML. Выгрузка больших документов занимает много времени. Перед её началом желательно разобраться, какой конкретно объём информации вас интересует, и выгрузить именно его. Это достигается путём выделения нужных блоков при работе в 1С. Если нужно добавить новые позиции к уже имеющимся данным в XML, это осуществляется путём выгрузки в существующий документ, во время которой происходит слияние. Когда нужно добавить несколько строк, это проще сделать через буфер обмена.
Как перенести данные из XML файла в 1С?
Чаще при работе предприятия нужно провести обратную процедуру: получить файл Эксель в 1С. Рассмотрим, как это сделать. Современные версии 1С предлагают осуществлять подобную процедуру через вкладку «Импорт» либо «Загрузка». Они расположены в той же категории «Файл». Пользователь выбирает нужный документ на компьютере или съёмном диске, после чего он загружается в базу 1С. Разработчики 1С предусмотрели «карантинную» зону, куда сначала отправляются файлы после загрузки из других программ. Такая зона нужна, чтобы предварительно проверить достоверность данных и особенно форматирование. Если форматирование сбито, его сначала нужно восстановить с помощью специальных сервисов или вручную. Загрузка данных с нарушенным форматированием в 1С приводит к сбоям и искажениям в базе данных.
Если возникают сложности в загрузке данных либо постоянно сбивается формат, то нужно проверить актуальность версий программ 1С и Эксель. Если использовать современные версии, то шанс возникновения проблем минимальный.
Настройка сериализации при переносе в 1С
Сериализацией называется процесс преобразования данных из 1С в Эксель и обратно. Процедура сериализации запускается автоматически, когда пользователь выбирает импорт либо экспорт данных из 1С. Не помешает предварительная настройка переноса и сериализации файлов. Предусмотрена возможность выбрать формат файлов, разрядность и другие параметры, которые помогут избежать ошибок при обмене данными между разными программами.
Чтобы загружать в 1С большое количество файлов из Эксель, не получится обойтись стандартным копированием. Для таких целей разрабатывается специальный загрузчик, который осуществляет подключение к 1С и контролирует процедуру загрузки. Часто компании приходится заказывать такую программу для переноса данных у разработчиков с учётом особенностей конкретно данного предприятия. Это требует затрат, но окупается благодаря тому, что скорость загрузки файлов с зарплатой и других документов заметно возрастает, а ошибки при переносе исчезают.
Использование веб-сервисов для переноса данных в 1С
Для загрузки данных в 1С можно использовать специализированные веб-сервисы. Они помогают сформировать файл Эксель в 1С и не требуют финансовых затрат. Подгрузить информацию с их помощью можно однократно либо использовать такие сервисы постоянно. Желательно выбрать сервисы, которые совместимы с вашими версиями программ, тогда вероятность сбоев станет низкой.
Работа по отправке данных с 1С 7.7 не подразумевает специального образования, но требует навыков и опыта. Если к делу приступает необученный сотрудник, его желательно контролировать, чтобы база данных организации не наполнилась недостоверной либо повреждённой информацией.
При любых процедурах переноса данных большое внимание следует уделять сохранности структуры данных. В рамках этого желательно выполнять следующие рекомендации.
Перед началом загрузки удостовериться, что версии программ совместимы.
Загружать данные в «карантинную» зону 1С, чтобы непроверенные данные не попадали сразу в единую базу данных и не искажали её.
Проверять формат данных, которые были получены из Эксель. Если в процессе переноса формат был сбит, потребуется потратить время, чтобы его восстановить. Если этого не сделать, то отдельные ячейки могут суммироваться непредсказуемым образом: количество товара с массой, цена с общей стоимостью. Это собьёт систему статистики и анализа данных.
Желательно, чтобы загруженные данные перед отправкой в базу проверял опытный сотрудник: владелец предприятия, главный бухгалтер или иное ответственное лицо.
Для персонала полезно выработать и озвучить правила загрузки файлов. Часто ошибки и сбои возникают по причине невнимательности, рассеянности, халатности отдельных сотрудников. Они заносят данные из двух ячеек в одну, применяют разные сокращения, разные знаки (точку и запятую) при записи дробных чисел, совершают другие подобные оплошности, которые сильно сбивают формат и приводят к нежелательным сбоям и ошибкам. Для руководства предприятия стоит разработать единый формат записи данных, тогда при переносе через загрузчик или вручную будет меньше проблем. Автоматизация компании с помощью разработок 1С предполагает, что сотрудники всех уровней будут применять единую программу для ввода данных. Если отдельные кадры не умеют пользоваться такой системой или допускают оплошности при вводе значений, полезно провести дополнительное обучение.
Сегодня разработчики программ типа 1С предлагают постоянные обновления, упрощающие работу с данными, поэтому не помешает проверять обновления и загружать их для программы. Это поможет использовать последние разработки для упрощения загрузки и выгрузки информации.
Давно работаю с XML-файлами, но только сейчас задался вопросом: Как штатными средствами создавать и редактировать XML-файлы в MS Excel? Excel удобный и интуитивно понятный инструмент для создания, редактирования и обработки различных данных. Excel изучают в школе и, наверное, не найдется человека, умеющего работать на ПК и не владеющего основами работы в Excel. Поэтому на мой взгляд это наиболее подходящий инструмент, который можно рекомендовать простым пользователям для создания и редактирования файлов данных для различных приложений, в том числе Веб-приложений. У меня дома установлен MS Excel 2013 и на его примере я опишу те нехитрые процедуры, которые необходимо выполнить при создании XML-файла данных в Excel. Думаю, что и в более ранних версиях Excel это будет тоже работать. Чтобы создать XML-файл данных проделаем несколько несложных шагов. Рассмотрим их на примере создания файла данных событий .
1. Для начала необходимо в Excel создать и заполнить таблицу данных в соответствии со структурой данных. Используйте, пожалуйста, для этого пункт меню Вставка/Таблица .
2. Создадим схему файла XML. Для этого в текстовом редакторе введем следующие строки и и сохраним их в файле.
XHTML
|
3. Теперь откройте вкладку Разработчик , нажмите кнопку Источник и укажите файл-источник XML. При необходимости включите пункт меню Разработчик в Настройках Excel.
4. Осталось сопоставить элементы схемы и колонки таблицы, перетащив элементы на соответствующие заголовки колонок.
5. И последний шаг: экспортировать данные таблицы в XML-файл с помощью контекстного меню. Встаньте на любую ячейку таблицы, нажмите правую кнопку мыши, выберите XML/Экспорт… и сохраните XML-файл под нужным именем.
Сохраните Excel-файл для последующего редактирования и дополнения. В последующем пункты 1.-4. проделывать будет не нужно!
P.S. Зачем же я написал эту банальную заметку? Во-первых, чтобы самому не забыть, а во-вторых, думаю, что эта информация пригодится пользователям , начиная со следующей версии 0.6 ;-)
После импорта данных XML, сопоставления данных с ячейками листа и внесения изменений в данные часто бывает нужно экспортировать или сохранить данные в виде XML-файла.
Важно:
Экспорт данных XML (не более 65 536 строк)
Экспорт данных XML (более 65 536 строк)
Найдите разность общего количества строк в файле и числа 65 537. Обозначим это число как x.
Удалите x строк с начала листа Excel.
Экспортируйте лист в файл данных XML (в предыдущем разделе описана процедура).
Нажмите кнопку Закрыть , но не сохранить лист. Затем снова откройте лист Excel.
Удалите все данные после всего x, а затем экспортируйте их в виде файла данных XML (ознакомьтесь с предыдущим разделом процедуры).
Это позволит не потерять оставшуюся часть данных. На этом этапе у вас есть два XML-файла экспорта, которые можно объединить, чтобы создать дубликат исходного листа.
Сохранение данных XML в сопоставленных ячейках в файле данных XML
Если нужно обеспечить обратную совместимость с более ранними версиями функциональности XML, можно сохранить файл в виде файла данных XML, а не использовать команду Экспорт .
Примечание: Если лист содержит заголовки или метки, отличающиеся от имен XML-элементов на карте XML, то при экспорте или сохранении данных XML приложение Excel использует имена XML-элементов.
Распространенные проблемы при экспорте данных XML
При экспорте данных XML могут появляться сообщения, подобные приведенным ниже.
Эту карту XML можно экспортировать, но некоторые необходимые элементы не сопоставлены
Такое сообщение может появиться по следующим причинам.
На карте XML, связанной с этой XML-таблицей, есть один или несколько необходимых элементов, которые с ней не сопоставлены.
Иерархический список элементов в области задач XML-источник указывает на наличие необходимых элементов, размещая красную звездочку в правом верхнем углу значка слева от каждого элемента. Чтобы сопоставить требуемый элемент, перетащите его на лист, где он должен отображаться.
Элемент представляет собой рекурсивную структуру.
Типичный пример рекурсивной структуры - иерархия сотрудников и руководителей, в которой одни и те же XML-элементы вложены на нескольких уровнях. Несмотря на то, что вы могли сопоставлять все элементы в области задач Источник XML, в Excel не поддерживаются рекурсивные структуры, которые более чем на один уровень, поэтому они не могут сопоставлять все элементы.
XML-таблица содержит смешанное содержимое.
Смешанное содержимое возникает, когда элемент содержит дочерний элемент и простой текст за пределами дочернего элемента. Это часто бывает в случае, когда теги форматирования (например, теги полужирного начертания) используются для пометки данных внутри элемента. Дочерний элемент может отображаться (если он поддерживается в Excel), но текстовое содержимое теряется при импорте данных и недоступно при экспорте, т. е не используется ни при прямой, ни при обратной операции.
Невозможно экспортировать карты XML в книге
Карту XML не удастся экспортировать, если невозможно сохранить отношения сопоставленного элемента с другими элементами. Отношение может не сохраниться по следующим причинам.
атрибут maxoccurs не равен 1;
последовательность содержит более одного прямого дочернего элемента или включает в себя другой составной объект в качестве такого элемента.
Определение схемы сопоставленного элемента содержится в последовательности со следующими атрибутами:
Неповторяющиеся элементы одного уровня с одним и тем же повторяющимся родительским элементом сопоставлены с разными XML-таблицами.
Несколько повторяющихся элементов сопоставлены с одной и той же XML-таблицей, и повторение не определено предком.
Дочерние элементы разных родительских элементов сопоставлены с одной и той же XML-таблицей.
Кроме того, невозможно экспортировать карту XML, если она содержит одну из следующих конструкций схемы XML.
Список списков. В одном списке элементов есть другой список элементов.
Ненормированные данные. XML-таблица содержит элемент, который в соответствии с определением в схеме должен встречаться один раз (атрибуту maxoccurs присвоено значение 1). При добавлении такого элемента в XML-таблицу Excel заполнит столбец таблицы несколькими его экземплярами.
Выбор.
Сопоставленный элемент является частью конструкции схемы
XML-формат предназначен для хранения данных, которые могут пригодиться в работе некоторых программ, сайтов и поддержки определённых языков разметки. Создать и открыть файл с таким форматом не сложно. Это вполне можно сделать, даже если на компьютере не установлено какое-либо специализированное программное обеспечение.
Сам по себе XML — это язык разметки, чем-то похожий на HTML, который используется на веб-страницах. Но если последний применяется только для вывода информации и её правильной разметки, то XML позволяет её структурировать определённым образом, что делает этот язык чем-то похожим на аналог базы данных, который не требует наличия СУБД.
Создавать XML-файлы можно как при помощи специализированных программ, так и встроенным в Windows текстовым редактором. От вида используемого ПО зависит удобство написания кода и уровень его функциональности.
Способ 1: Visual Studio
Вместо этого редактора кода от Microsoft можно использовать любой его аналог от других разработчиков. По факту Visual Studio является более расширенной версией обычного «Блокнота» . Код теперь имеет специальную подсветку, ошибки выделяются или исправляются автоматически, также в программу уже загружены специальные шаблоны, которые позволяют упростить создание XML-файлов больших объёмов.
Для начала работы вам нужно создать файл. Нажмите по пункту «Файл» в верхней панели и из выпадающего меню выберите «Создать…» . Откроется список, где указывается пункт «Файл» .
В только что созданном файле уже будет первая строка с кодировкой и версией. По умолчанию прописана первая версия и кодировка UTF-8 , которые вы можете поменять в любое время. Дальше для создания полноценного XML-файла вам нужно прописать всё то, что было в предыдущей инструкции.
По завершении работы снова выберите в верхней панели «Файл» , а там из выпадающего меню пункт «Сохранить всё» .
Способ 2: Microsoft Excel
Можно создать XML-файл и не прописывая код, например, при помощи современных версий Microsoft Excel , который позволяет сохранять таблицы с данным расширением. Однако нужно понимать, что в этом случае создать что-то более функциональное обычной таблицы не получится.
Такой способ больше подойдёт тем, кто не хочет или не умеет работать с кодом. Однако в этом случае пользователь может столкнуться с определёнными проблемами при перезаписи файла в XML-формат. К сожалению, проделать операцию преобразования обычной таблицы в XML можно только на самых новых версиях MS Excel. Чтобы это сделать, используйте следующую пошаговую инструкцию:
Способ 3: Блокнот
Для работы с XML вполне подойдёт даже обычный «Блокнот» , однако пользователю, который не знаком с синтаксисом языка, придётся трудно, так как в нём нужно прописывать различные команды и теги. Несколько проще и значительно продуктивнее процесс будет идти в специализированных программах для редактирования кода, например, в Microsoft Visual Studio. В них есть специальная подсветка тегов и всплывающие подсказки, что значительно упрощает работу человеку, плохо знакомому с синтаксисом этого языка.
Для этого способа не потребуется что-либо скачивать, так как в операционную систему уже встроен «Блокнот» . Давайте попробуем сделать в нём простую XML-таблицу по данной инструкции:
Примерно так у вас должен выглядеть готовый результат:
XML-компиляторы должны обработать этот код в виде таблицы с одной колонкой, где указаны данные о неком Иване Иванове.
В «Блокноте» вполне можно сделать несложные таблицы наподобие этой, но при создании более объёмных массивов данных могут возникнуть сложности, так как в обычном «Блокноте» нет функций исправления ошибок в коде или их подсветки.
Как видите в создании XML-файла нет ничего сложного. При желании его может создать любой пользователь, который более-менее умеет работать на компьютере. Однако для создания полноценного XML-файла рекомендуется изучить данный язык разметки, хотя бы на примитивном уровне.
XML в Excel и обратно, давайте поближе познакомимся с типами этих файлов. Здесь нужно сразу отметить, что документы Excel имеют множество форматов, в то время, как XML - и есть формат файла. Поэтому не стоит путать эти два понятия.
Microsoft Excel является мощной программой для вычислений с множеством полезных функций
Программа Microsoft Excel является специальной утилитой, предназначенной для создания и редактирования таблиц. С ними вы уже можете делать всё что угодно: создавать базы, диаграммы, формулы и другие типы данных. Это очень мощный инструмент, поэтому все его возможности мы обсуждать не будем. Сегодня наша цель несколько другая, и мы не станем отходить от темы сегодняшней дискуссии.
Файлы XML, для более простого понимания, предназначены для хранения, обмена различных данных между утилитами. Особенно часто пользуются этим языком разметки при передаче информации через интернет. И когда вам нужно перенести табличные данные из Экселя на сайт, например, то вам нужно будет преобразовать свой документ, чтобы он правильно отображался. Поэтому давайте не будем оттягивать момент истины и сразу приступим к выполнению операции.
Как преобразовать Excel в XML
Дорогие друзья, на самом деле преобразование файлов является достаточно простым занятием. Однако, у некоторых пользователей могут возникнуть проблемы при переносе данных, поэтому сегодня мы с вами рассмотрим несколько способов для осуществления нашего замысла. Поэтому набираемся терпения и приступаем к действиям:
- Самый простой способ, который может не сработать в некоторых случаях, это сохранение файла в нужном формате в самой программе Microsoft Excel. Для этого откройте необходимый документ в этом приложении. Затем нажмите на кнопку «Файл» (рассматривается на примере Office 2013, в других версиях процесс сохранения может несколько отличаться) в верхнем левом углу окна Экселя, затем пункт «Сохранить как», после чего выберите место сохранения документа, дайте ему имя и во вкладке типа файла укажите «XML данные». После этого проверьте, правильно ли всё у вас получилось. Если нет, то пробуем следующие способы.
- Итак, если возникает ошибка в предыдущем случае, то, возможно, в вашей копии программы не предусмотрена поддержка и соответствующие надстройки. Чтобы их установить перейдите на сайт компании Microsoft http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?displaylang=en&id=3108, скачайте и инсталлируйте этот файл к себе на компьютер или ноутбук. Далее, запустите программу Microsoft Excel и нажмите на большую цветную кнопку в левом верхнем углу окна приложения (здесь мы уже смотрим пример на версии 2007-го года). В появившемся блоке кликните по параметрам, слева от выхода из утилиты. Теперь зайдите в пункт надстроек и нажмите на кнопку «Перейти» напротив пункта «Управление». Выскочит диалоговое окно, где нужно кликнуть по обзору и найти документ, который вы скачали с сайта Майкрософта ранее. Теперь кликаем ОК и переходим в основное окно программы, где у вас теперь есть вкладка XML Tools - с помощью него теперь вы спокойно можете создать файл XML из существующей таблицы. Сохранять его нужно аналогично предыдущему пункту.
- Если вам совсем не хочется загружать и себя, и свой компьютер такой информацией, то можете прибегнуть к помощи специальных утилит-конвертеров или онлайн-версий этих программ. К примеру, вы можете загрузить приложение Format Factory, которое позволит вам совершить все необходимые действия. Но стоит помнить, что сохранённые и преобразованные таким образом файлы не всегда работают в дальнейшем. То есть во время операции могут повредиться сектора или области в памяти документа, что негативно скажется на нём - он попросту может не открыться в XML-редакторе, например. Поэтому рекомендуется использовать либо профессиональные программы, либо сам Microsoft Excel.
Как перевести XML в Excel
Прежде чем перевести XML в Excel, нужно его для начала открыть. Рассмотрим весь этот непродолжительный процесс ниже. Итак, приступаем:
- Запустите программу с помощью ярлыка на рабочем столе или через меню проводника.
- Нажмите на «Открыть другие книги» внизу главной страницы, если вы используете Office В других версиях процесс может несколько отличаться.
- Далее, нажимаем на «Компьютер» или другое место, где расположен ваш XML-файл, затем кликните «Обзор» и смените в появившемся окне тип данных на «Файлы XML».
- Теперь ищем необходимый файл и открываем его в нашей программе с помощью одноимённой кнопки.
- Далее, обсудим то, как преобразовать наш документ. Перейдите во вкладку разработчика, затем нажмите на кнопку импорта.
- В открывшемся окне нужно будет снова найти и выбрать наш документ, над которым вы и хотите произвести действие, затем кликаем на кнопку «Импорт».
- Затем настраиваете всё под себя: область для импорта, место сохранения и другие параметры. После чего вы получите таблицу, которую позже можно сохранить в нужном для вас формате. Как видите, ничего сложного нет.
Подведём итоги
Дорогие читатели, сегодня мы с вами узнали не только как преобразовать файлы XML в Excel и обратно, но и как создать и открыть их при несовместимости версий. Надеемся, что у вас всё получилось и больше не осталось никаких вопросов. Не забываем делиться в комментариях своим мнением и опытом: возможно, вы знаете простой способ конвертации. Расскажите другим пользователям, получилось ли у вас перевести один тип документа. Если сработало, то поделитесь тем, каким способом воспользовались вы.
Поиск
Мы можем оповещать вас о новых статьях,