Закон развития

Организации должны не только стремиться выжить, они должны развиваться. Развитие – направленное, закономерное изменение, в результате которого возникает новое качественное состояние объекта – его состава или структуры .

Различают две формы развития: эволюционную , связанную с постепенными, непрерывными количественными изменениями, подготавливающими качественные изменения объекта, и революционную , характеризующуюся скачкообразным переходом от одного качественного состояния к другому, от старого к новому.

Развитие бывает прогрессивным и регрессивным. Прогрессивное – это переход от низшего к высшему, от простого к сложному. Регрессивное – обратное движение, переход от высшего к низшему, деградация. Прогресс и регресс тесно связаны между собой и составляют диалектическое единство. Прогресс и регресс – это составные части процесса достижения гармонии. Без прогресса нет регресса, а без регресса нет прогресса. Прогресс и регресс сопутствуют развитию любой организации.

Существуют различные модели жизненного цикла организаций. В главе 2 были рассмотрены модели западных и российских исследователей: Л. Грейнера, И. Адизеса и Б. З. Мильнера. Обобщая, можно сказать, что каждая организация проходит в своем развитии следующие этапы жизненного цикла: зарождение, рост, зрелость и угасание.

Формулировка закона развития: каждая система (биологическая или социальная) стремится достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Математическая интерпретация данного закона имеет следующий вид:

где – потенциал системы на j- м этапе жизненного цикла; – потенциал системы в i -й области (экономика, техника, политика, финансы) на j- м этапе жизненного цикла.

Для достижения наибольшего потенциала при прохождении определенного этапа жизненного цикла руководство организации должно разрабатывать соответствующую стратегию.

Выбор руководством компании стратегии, соответствующей стадии цикла развития предприятия, должно позволить достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.

Закон информированности – упорядоченности

Тотальное внедрение новейших информационных технологий требует проведения преобразований во всех отраслях менеджмента (стратегическом, производственном, финансовом, кадровом, инновационном, международном и др.) и предъявляет новые требования к руководителям, которые обязаны успевать идти в ногу со временем, находить современные оригинальные решения для эффективной "упаковки" и "подачи" информации как внутри, так и вовне организации. В связи с этим является особенно актуальным понимание сущности и специфики действия закона информированности – упорядоченности.

Несмотря на то что с понятием информации мы сталкиваемся ежедневно, до сих пор не существует строгого и общепризнанного научного определения информации. Данное понятие по-разному описывается в различных областях знания (информация, философия, физика, математика, теория управления и др.). Согласно концепции К. Шеннона, основателя теории информации, внесшего огромный вклад в область паук, входящих в понятие "кибернетика", информация (от лат. informatio – разъяснение, изложение, осведомленность) – это "мера того количества неопределенности, которое уничтожается после получения сообщения", т.е. мера устранения неопределенности у получателя сообщения об объекте.

Упорядоченность – характеристика системы, отражающая ее правильное устройство, организованное состояние вследствие правильного расположения всех элементов системы. В противном случае мы будем иметь неупорядоченную систему. Пример упорядоченной системы – натуральный ряд чисел. Пример неупорядоченной системы – толпа.

Формулировка закона информированности – упорядоченности: главным связующим звеном системы является упорядоченная информация. Каждая система (биологическая или социальная) стремится получить необходимый объем достоверной, ценной , насыщенной и упорядоченной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения ).

Математическая интерпретация этого закона имеет следующий вид:

где – уровни соответствующих характеристик информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и упорядоченность в i- й области (финансы, экономика, персонал и т.д.); п – количество областей, о которых собирается информация.

Каждая из приведенных формул обозначает стремление получить информацию с максимальными средними значениями соответствующих характеристик. Так, первая формула вынуждает руководителей собирать максимальное количество информации в каждом направлении деятельности, вторая – наиболее достоверную информацию; третья – наиболее ценную, четвертая – наиболее насыщенную информацию, пятая – наиболее упорядоченную информацию.

Объем информации для информационных систем – объем символьной информации, который измеряется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в байтах, страницах, томах (например, объем документа 60 Кбайт, 20 страниц и т.д.). Объем информации для социальных систем – полнота воспринимаемой информации о каком-либо объекте управления, которая определяет достаточность данных для принятия обоснованного решения.

Увеличению объема воспринимаемой информации для управления способствует использование современных каналов продвижения информационных потоков (internet , intranet и другие глобальные и локальные сети). Поскольку параметры объема управленческой информации являются, в общем случае, величиной субъективной, так как один и тот же набор информации для одного специалиста может оказаться избыточным, а для другого – недостаточным, часто в компаниях стремятся получить как можно больше информации.

Выделяют три уровня полноты воспринимаемой информации для управления: информационная избыточность, субминимальный и недостаток информации (информационный голод) .

Информационная избыточность является необходимой для подготовки особо важных решений и достигается путем дублирования информации о каком-либо явлении или процессе из разных источников. Это ведет к повышению качества решения, однако при этом увеличивается время на подготовку решения и общая стоимость информации.

Субминимальный уровень – это минимальный объем информации для конкретного субъекта управления, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Данный уровень имеет лучшее соотношение между затратами на информацию и полученными результатами.

Недостаток информации является следствием отсутствия доступных источников информации, отсутствия самой информации в силу новизны явления или процесса, недостаточного профессионализма работников, искусственной монополизации информации различными организациями путем засекречивания (обоснованного или необоснованного) необходимой информации. Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения и увеличивает затраты времени на подготовку решения.

Достоверность информации – это отношение объема истинной (верной) информации к общему объему информации. Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Достоверность информации является необходимым условием использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Поэтому следует перепроверять и уточнять полученную информацию, прежде чем использовать ее для работы. Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность. Достоверность информации имеет три уровня : абсолютный (100%), доверительный (80–90%) и негативный (менее 70%).

Повышение достоверности информации возможно путем:

– создания системы оперативного получения информации от непосредственного источника ее создания или обработки;
– формирования собственной системы информаторов;
– сопоставления данных, полученных из различных источников;
– указания времени свершения событий, сведения о которых передаются;
– выдачи требуемых сведений в реальном масштабе времени;
– своевременного вскрытия дезинформации;
– исключения искаженной информации и др.;
– повышения профессионализма информационных работников и сокращения количества людей, принимающих участие в ее передаче, обработке и хранении.

Под ценностью информации понимается ее важность, нужность для принятия управленческих решений. Ценность определяет информацию как экономическую категорию – товар, имеющий потребительскую стоимость. Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения или повышением прибыли в результате принятия правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний, высокий и сверхвысокий .

Нулевой уровень ценности – информация, дублирующая известные, устаревшие сведения или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения. Использование информации данного уровня не ведет к сокращению затрат или повышению прибыли, а наоборот, часто приводит к ошибочным решениям, наносящим ущерб компании.

Средний уровень ценности – информация, полученная от консультационных фирм, высокопрофессиональных специалистов компании и др. Использование информации данного уровня ведет к сокращению затрат или повышению прибыли в 1,1-1,5 раза.

Высокий уровень ценности – информация, созданная в научно- исследовательских учреждениях, венчурных компаниях, работающих в системе современных технологий управления и др. Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов решений. Использование информации данного уровня ведет к сокращению затрат или повышению прибыли в 2–5 раз.

Сверхвысокий уровень ценности – информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом как выдающаяся. Свидетельством этого является присуждение ученым и практикам международных премий (Нобелевской, Мира и др.). Использование информации данного уровня ведет к сокращению затрат или повышению прибыли более чем в 10 раз.

Насыщенность информации – соотношение объема профессиональной и фоновой информации в документе или сообщении, предназначенном для внутреннего и (или) внешнего использования.

Профессиональная информация содержит данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений и отражает суть рассматриваемого вопроса, служит для решения конкретных задач управления или производства.

Фоновая информация служит для лучшего восприятия профессиональной информации за счет предварительной настройки внимания на заданную тему, улучшения эмоционально-психологического состояния потребителя информации. Фоновая информация включает: слова приветствия или участия; занятные преамбулы и наглядные вспомогательные таблицы/рисунки; шутки или анекдоты, связанные с профессиональной тематикой; вспомогательную и модную информацию. При отсутствии фоновой информации профессиональная информация воспринимается плохо, монотонно, с трудом ("сухая" информация), что приводит к быстрой утомляемости человека. Однако избыток фоновой информации (часто воспринимаемой как "шумовой") препятствует оперативному и прагматическому восприятию полезной информации, может привести к отвлечению внимания от сути рассматриваемого вопроса, переключению внимания на несущественные детали.

Выделяют три уровня насыщенности :

– высокий (около 100%) – объем профессиональной информации 100%, фоновой информации практически нет;
– нормативный (около 70%) – объем профессиональной информации 70%, фоновой – 30%;
– низкий (менее 50%) – объем профессиональной информации менее 50%, фоновой – более 50%.

Большая часть деловой информации в компаниях имеет высокий уровень насыщенности, однако наиболее приемлемый уровень насыщенности информации для эффективной организации управленческой деятельности – нормативный уровень.

Упорядоченность информации – структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Можно выделить три этапа упорядочения или структурирования информации . На первом этапе определяются цели отбора информации из общего потока, в соответствии с которыми производится сбор необходимой информации. На втором этапе производится обработка и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная информация анализируется системой в первую очередь и доводится до сведения всех заинтересованных лиц. Третий этап упорядочения или структурирования информации должен обеспечить ее хранение. Этот этап предусматривает также разработку системы признаков, но которым нужная информация может быть найдена. Целесообразно в качестве одного из признаков использовать показатель ценности информации, в этом случае особо ценная информация всегда может быть "под рукой".

При этом информационные потоки в организации можно разделить на два основных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.

Закон информированности – упорядоченности требует от руководителей создания эффективной системы коммуникационных связей, внедрения передовых информационных технологий. Каждая организация должна стремиться к созданию, поддержанию и развитию собственной информационной системы, основными функциями которой являются сбор, обработка, классификация, предоставление и распространение, хранение и уничтожение (при необходимости) собранной информации. Кроме того, важной функцией информационной службы организации является развитие формальных и неформальных контактов с источниками информации – телевидение, радио, печать, Интернет, участие в выставках, презентациях и т.п.

Большой энциклопедический словарь. URL: edudic.ru/bes (дата обращения: 14.09.2013).
Смирнов Э. А. Теория организации. С. 139–140.
Смирнов Э. Л. Теория организации. С. 140.
Там же. С. 142–143.
Смирнов Э. А. Теория организации. С. 144.
Рогожин С. В., Рогожина Т. В. Теория организации. С. 131.

Классическая теория информации определяет информацию через меру уменьшения неопределенности знания о чем-либо. Ранее мы уже говорили об информации как о сложной многоплановой категории. Универсального определения информации не может быть в силу неотделимости информации от свойств субъекта, который нуждается не в информации вообще, а в конкретной информации и отбрасывает ненужную. В основе понятий "информация" и "информационное взаимодействие" лежат сигнал и субъект, принимающий этот сигнал и формирующий соответствующую реакцию на него. Субъект, принимающий сигнал, способен к селекции сигналов, выделению того, что ему "интересно", и игнорированию сигналов, которые в данный момент не влияют на его жизнедеятельность. На уровне селекции сигнала появляется понятие о ценности информации, как степени полезности сведений для обеспечения главных целей системы: самосохранения и развития. В системе проявляются самостоятельные законы, имеющие информационную природу. По мере развития организации усложняются набор целей, структура; непрерывно растет потребность в сведениях; усложняются информационные взаимодействия.

Субъективное восприятие информации (компанией, коллективом, человеком) необходимо при изучении процессов организации и самоорганизации, при изучении поведения и развития целенаправленных систем, коими и являются организационные системы. В контексте наших задач будем понимать под информацией совокупность сведений, необходимых субъекту для выполнения цели.

Весь процесс - от поступления сигнала до выработки соответст-вующего решения - относится к числу информационных процессов, а связь между сигналом и реакцией на него является информационной связью.

В последние годы уже никто не сомневается, что информация стала важнейшим неистощимым, стратегическим ресурсом. В промышленно развитых странах непрерывно расширяется сеть общедоступных баз и банков данных и вкладываются огромные инвестиции в создание глобальной сети банков данных.

Происходит расширение научных исследований в области информации: объем инвестиций на информационные исследования составляет приличную долю в общих расходах на науку. Происходит интенсификация информационных процессов: возрастают скорость передачи информации и скорость обработки информации, расширяются возможности увеличения объема передаваемой информации, степень использования обратных связей, методы наглядного отображения информации, развитие оргтехники.

Информатизация жизнедеятельности человечества имеет длительную предысторию. Напомним, что понятие информации вошло уже в первое упоминание о гомеостазе: система получает оперативную информацию о внешней среде, одновременно отбирая наиболее ценное, накапливая опыт, формирует банк структурной информации, решает вопросы оптимизации своей организационной структуры, т.е. стремится к самоорганизации. Значение активной информации неуклонно возрастало и для самого человека, пока 25-30 тысяч лет тому назад мозг человека не достиг высочайшего совершенства. Именно появление человека привело в конечном счете к сильному перекосу в триаде "вещество - энергия - информация", которая до этого была превосходно сбалансирована в природе. Перекос в сторону информации и знаменует становление информационной цивилизации. Концепции "культурного слоя" и "информационной деревни" по существу уже реализуются с помощью единой информационной сети Интернет.

В управлении компаниями, организациями применяется экономическая, научно-техническая, общественно-политическая информация и другие виды информации. В крупных организациях создаются системно-аналитические отделы, которые призваны готовить стратегическую инфор-мацию, т.е. информацию о поведении системы в целом, а не только ее подразделений.

Экономическая информация - это информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ. Это те сведения и знания, которые извлекаются из экономических данных. Данные "сами по себе" не представляют ценности для решения какой-либо задачи, если не являются информацией.

Очень важно в организационных системах учитывать, что реакция на сигнал неоднозначна и зависит от степени обученности и компетентности принимающего сигнал.

В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения она подразделяется на полезную и ложную. Полезная - характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки; ложная - возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных.

Система экономической информации в организации охватывает как управляющую информацию (плановую и нормативную), так и осведомляющую: оперативный производственный учет, бухгалтерский учет, банковскую информацию, статистику. В экономической системе обращается множество самых разных данных. Задача органа управления - извлечь максимум полезной информации для принятия оптимальных и адекватных решений.

С увеличением объема информации, развитием информационных связей, процессов растут скорости развития, скорость эволюции системы. Система, владея информацией о поведении своих элементов и их взаимодействиях, стремится к реализации единой цели - цели своего целого. Здесь важно понимать, что главная цель (или функция) системы реализуется не только с помощью целенаправленной организации, с помощью ЛПР, но в значительной степени с помощью процессов самоорганизации, которые присущи любой сложной динамической системе, имеющей цель.

Количество информации определяет меру организованности сис-темы, поэтому чем больше поток перерабатываемой качественной ин-формации, тем устойчивее и эффективнее организация.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией о внутренней и внешней среде владеет система, тем эффективнее ее стремление к упорядоченности и самоорганизации и больше вероятность ее устойчивого функционирования (самосохранения).

Следствия из закона:

1. Чем четче сформулированы задачи управления и организована база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует организация.

2. По мере роста сложности системы количество необходимой информации растет экспоненциально - гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы.

3. Неупорядоченная под конкретные задачи управления информация приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хранения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.

Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи информация вместо пользы приносит вред. Задачи директора по логистике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны другие сведения, а руководителю, отвечающему за филиалы, - третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систему параметров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты и информационные технологи. Если исходить из потребностей экономического управления, то все те сведения, знания, сообщения, которые помогают решить управленческую задачу, и есть полезная экономическая информация, с помощью которой снижается уровень неопределенности ее исходов. И чем ценнее и полезней информация, тем скорее и с меньшими затратами будет получен результат.

Информационные потоки в организации можно разделить на два ос-новных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.

Качество информации. В руководстве по теории организации названы определяющие критерии: объем, ценность, достоверность и насыщенность. Поскольку "насыщенность" - это плотность информации, умноженная на ее разнообразие, то объем и насыщенность лишь с натяжкой могут быть отнесены к качественным критериям. Так как ценная информация может оказаться ложной, а достоверная может не представлять никакой ценности, то оба эти критерия должны быть сопряжены в один качественный показатель полезной информации.

Ценность информации зависит от очень многих факторов, даже если речь идет о простом трехмерном информационном пространстве типа "Что? Где? Когда?", и в первую очередь - от источника и приемника информации, их природы и характера. Наиболее простой случай, когда ценность информации может быть измерена, - это проведение мероприятий по "снижению затрат материальных или интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или, например, повышением прибыли в ответ на принятие правильного управленческого решения".

Следует помнить, что качество и значение информации не зависят от способа ее передачи, но в большой степени определяются целью системы. Например, для успешного поиска полового партнера не имеет значения, передается ли информация посредством радиоволн с помощью спутниковой системы и Интернета (у человека) или посредством нескольких молекул полового феромона (у ночной бабочки).

С целью упорядоченности, структурирования и распределения ин-формации ее классифицируют по степени важности, целям и задачам.

При обработке и структурировании информации обычно используют характеристики, представленные в таблице:

Достоверность информации - это отношение объема истинной информации к общему объему воспринятой информации. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В зависимости от конкретных требований достоверность информации аб-солютизируется (100-процентная достоверность) или допускает веро-ятностную доверительность: доверительный интервал - 80-90%, недостоверный, негативный - менее 70%. Достоверность зависит от метода сбора, передачи и времени передачи. В практике менеджмента зачастую в базы данных вводится ложная информация для дезинформации конкурентов. Следует уточнять полученную информацию.

Ценность информации тесно связана с источником информации и ее интерпретатором. Достаточный уровень ценности может обеспечить высокопрофессиональный специалист компании.

Насыщенность информации характеризуется соотношением профессиональной и фоновой информации. Выделяют три уровня насыщенности:

Высокий - на 100% профессиональная информация, фоновая - отсутствует;

Нормативный - профессиональной информации около 70%, фоновой - 30%;

Низкий - менее 50% профессиональной информации.

Открытость информации характеризуется тремя уровнями: публичная, секретная, конфиденциальная. К публичной информации можно отнести газеты, выставки, лекции, радио, телевидение и пр.

К конфиденциальной (служебной) относят информацию, которая защищает корпоративные потребности и интересы. К ней не должно быть доступа третьим лицам, если она составляет служебную или коммерческую тайну. К такой информации обычно относят: сведения о кадрах, партнерах и клиентах; сведения об инвестиционных планах и конкретных инновациях, новых технологиях и т.п. Считается, что 20-процентная утечка служебной информации может привести к кризису организации.

К секретной относится информация, не подлежащая разглашению, предназначенная для ознакомления узкого круга поименованных лиц, содержащая сведения особой важности, составляющая государственную тайну, касающаяся обороноспособности страны, а также содержащая сведения о результатах научных исследований, не защищенные в установленном порядке, и др. Распространение секретной информации преследуется законом.

На современных предприятиях, как правило, система организации сбора, обработки и выдачи информации носит интегрированный характер:

Рисунок 21. Варианты организации информационной системы предприятия

В интегрированных системах обработки данных (ИСОД) интегрируются сама информация, каналы информации, память системы, ИСОД упорядочивают потоки информации, повышают эффективность ее использования. Собранная из различных источников в единой памяти системы информация может быть многократно переработана и использована для конкретных задач управления.

Современное общество все чаще называют информационным. Что это означает с точки зрения организационного управления? То, что информация превратилась в такой же важнейший фактор функционирования компании, как и три главных фактора: люди, машины и материалы, деньги. Отсутствие необходимой информации нельзя восполнить. В дальнейшем лидирующая роль будет принадлежать предприятиям, которые делают информацию основным орудием своей деятельности. Это требует знания основных информационных правил менеджмента.

Ниже мы приводим двенадцать информационных правил из книги М. Огавы "Практический менеджмент".

1. Информация появляется в результате изменения ситуации и является известием об этом изменении. Информация есть самопроявление изменений. Проблема заключается в восприимчивости и наличии способностей улавливать события - предвестники перемен.

2. Степень усвоения информации определяется величиной потребности в ней и опытом получателя информации. Та или иная информация бесполезна для того, у кого нет потребности в ней.

3. Ценность информации зависит от скорости ее получения и точности.

4. Ценность информации повышается при ее целевом отборе и упорядочении. Группировка и обработка данных создает новые возможности их применения.

5. Чем информация концентрированнее, тем лучше.

6. Практическое использование информации зависит от восприимчивости, опыта и знаний ее получателя.

7. Человек склонен, отбирая удобную для себя информацию, недооценивать и оставлять без внимания нежелательную.

8. В организации существует тенденция роста желательной информации и сокращения, иногда до полного исчезновения, нежелательной. Многие руководители призывают подчиненных сообщать им плохие новости, но лишь некоторые из этих руководителей создают атмосферу, в которой это было бы возможно.

9. Избыток информации бывает так же вреден, как и ее недостаток, - необходим отбор. Нужно выработать систему упорядочения и использования информации.

10. Свою истинную ценность информация проявляет тогда, когда попадает к людям, ее понимающим и использующим.

11. Информация, становясь общим достоянием многих людей, проявляет большую силу воздействия. Менеджеры должны ставить своей целью построение целостного коллектива на основе обладания информацией всеми работниками компании. Выигрыш от этого гораздо больше, чем возможный ущерб от более вероятной в этом случае утечки информации.

12. Приобретение информации происходит по принципу "брать и давать". Тому, например, кто во время учебы все выспрашивает о других компаниях, а когда доходит дело до своей - рот на замок, информации не собрать. Информация собирается пропорционально ее передаче.

Выходные данные учебника:

Олянич Д. Б. Теория организации: учебник / Д. Б. Олянич [и др.]. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 408 с.: ил. - (Высшее образование).

Объектом воздействия данного закона является информация. Информация выполняет весьма важную роль в функционировании любой организации, поскольку все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении информации.

Это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Информация обладает такими характеристиками (количественными и качественными), как объем, достоверность, насыщенность, ценность.

Объем информации - это объем относительных потребностей органов управления в информации для выработки управленческих решений.

Различают три уровня объема информации:
1) избыточный объем информации - он в принципе не вредит делу, не снижает возможностей аппарата управления своевременно разрабатывать оптимальные управленческие решения. Иногда избыточная информация даже необходима, так как требуется подтверждение ранее полученных сведений. Избыточный объем информации имеет недостаток - увеличиваются затраты на получение этой информации, увеличивается время, стоимость управленческого процесса;
2) недостаточный объем информации негативно влияет на результаты организационно-управленческой деятельности, так как в условиях дефицита информации увеличивается время разработки правильного решения, а во-вторых, в условиях дефицита информации увеличивается риск в хозяйственной деятельности организации;
3) минимально-нормативный уровень объема информации - это тот объем, который необходим для разработки оптимального решения. Этот уровень носит субъективный характер, определяющийся качествами работников управления, их квалификацией, интуицией. Поэтому невозможно определить одинаково оптимальный объем информации для каждой организации.

Достоверность информации отражает долю реальной информации в общем объеме воспринимаемой информации.
Различают три уровня достоверности информации:
1) абсолютный уровень достоверности информации - доля реальной информации равна 100%;
2) доверительный уровень достоверности информации - доля реальной информации не превышает 80%;
3) негативный уровень достоверности информации - ниже 80%.

Насыщенность информации - соотношение полезной и фоновой информации.

Как правило, поступающая информация в организации содержит две части (фоновая и полезная). Фоновая часть информации используется для улучшения восприятия полезной информации. Эта информация непосредственно не используется в управлении хозяйственными процессами. Фоновая информация может быть представлена в массиве в виде вводной части, в которой обосновывается необходимость последующей полезности информации.

Ценность информации - основной, ведущий (интервальный) параметр информации.

По своему содержанию данный параметр отличается от всех предыдущих по методам измерения. Содержание параметра отражается в том уровне затрат ресурсов всех видов (материальных, трудовых, финансовых) на осуществление всех видов, которые возникают при использовании информации различной ценности. Как правило, при использовании информации очень высокой ценности происходит максимальное снижение уровня затрат ресурсов и рост доходов. При минимальной, невысокой ценности такого снижения затрат ресурсов и роста доходов ценностей не происходит. Таким образом, с увеличением ценности информации снижается уровень затрат и повышаются доходы.

В теории организации выделяют четыре уровня ценности информации:
1) самый низкий уровень ценности информации - нулевой уровень (отражает информацию, которая известна - технологии уже известные, ничего нового);
2) средний уровень ценности информации - при котором происходит снижение уровня затрат не менее чем в 2 раза;
3) высокий уровень ценности информации - снижение уровня затрат не менее чем в 2 раза;
4) сверхвысокий уровень ценности информации - это уровень, при котором происходит снижение затрат не менее чем в 10 раз.

Следует отметить, что в современных условиях ускорения НТП повышается ценность информационного ресурса и значимость эффективного использования информации. Таким образом, закон информированности-упорядоченности можно сформулировать в следующей трактовке: чем большей достоверной и ценной информацией располагает организация о своей внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

В практическом применении закона руководство организации должно максимально полно учитывать его воздействие. Как следствие, объективным требованием данного закона является: наличие постоянной устойчивой связи между всеми перечисленными характеристиками информации и качественными, количественными показателями деятельности организации, ее устойчивости и конкурентоспособности.

Поскольку в работе по обеспечению организации информацией участвуют все уровни управления, в характеристике воздействия данного закона прослеживается его направленность на повышение устойчивости, конкурентоспособности организации, т.е. он выполняет служебную роль относительно закона синергии, самосохранения, развития.

Цель данного параграфа - объяснить значение информации в достижении упорядоченности, определить механизм установления порядка в кибернетических системах и, как частный случай, в социально-экономических системах.

Закон информированности-упорядоченности утверждает, что в системе не может быть больше порядка, чем информации.

В широком смысле термин «организация» означает определенный порядок, а повышение степени организованности - упорядочение. Упорядоченность - характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных взаимосвязей.

Очевидно, достигнутый порядок можно охарактеризовать с помощью, как качественных, так и количественных методов. Так, порядок можно в принципе признать полным, если в нем нашли практическое воплощение три аспекта упорядоченности, вытекающие из того, что определены:

■ границы системы, то есть установлено, сколько и каких образующих единиц она включает;

■ переменные, которые характеризуют элементы, образующие систему;

■ образ действия каждого элемента и системы их взаимодействия.

Для понимания сущности закона необходимо четкое понимание термина «информация» и установление связи между количеством информации в системе и степенью ее упорядоченности (организованности).

Несмотря на то что термин «информация» (от лат. informatio - «разъяснение, представление») давно и широко используется в науке и в обыденной жизни, точное его определение особенно важно в данном случае. Для этого необходимо уяснить то, что понятие «информация» неразрывно связано с динамическими процессами взаимодействия ее источника и приемника , которое может быть реализовано лишь при наличии между ними системы связи, которую чаще называют каналом связи (рис. 9.3).

Рис. 9.3. Основные компоненты процесса коммуникации (по К. Шеннону и У. Уиверу)

Источник может излучать сигналы самого различного вида (электромагнитные, световые, звуковые и т.д.), которые приходят к приемнику. Однако для того, чтобы извлечь из этих сигналов потенциально заключенную информацию, приемник должен иметь кибернетическую природу, а также способность использовать содержимое сигналов для целей управления.

Однако данная схема пригодна только для жестко формализованных структур, где информация предельно проста, понятна и протекает только в одном направлении. Для изучения организации важно представить универсальную схему коммуникации, применимую во всех ситуациях управления. Такую коммуникационную модель предложил немецкий ученый В. Трам . В его модели коммуникация выступает как контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и декодируется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и выделен результат (эффект) коммуникационного процесса (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Схема коммуникационного процесса с обратной связью

Представим себе содержание каждого из компонентов коммуникационного процесса.

. Отправитель - создатель сообщения, тот, кто выдвигает какие-либо идеи (самостоятельно создает информацию) или аккумулирует уже имеющуюся информацию для дальнейшей передачи. Решая, какая значимая информация (идея) может стать предметом передачи, как ее закодировать, по какому каналу направить информацию, отправитель тем самым начинает процесс коммуникационного обмена. При этом очень важна ориентация отправителя на ситуацию, т.е. учет всех основ ных компонентов процесса коммуникации. В противном случае ин формация может либо не дойти до получателя, либо дойти до получателя в искаженном виде, либо не приниматься получателем.

. Сообщение - подготовленная к передаче получателю информация, закодированная с помощью символов - слов, специальных знаковых символов, тона сообщения, рисунков, жестов, подтекста и т.д. В процессе кодирования (преобразования смысла идеи в символы) могут возникать проблемы, действие которых снижает эффективность процесса коммуникации. Например, отправитель составляет сообщение из символов, которые получатель не понимает, не встречал в своем прошлом опыте или неоднозначно трактует в контексте данного сообщения (т.е. отправитель не настроен на язык, культуру получателя и это ведет к искажениям в понимании).

. Канал передачи информации - средство передачи информации, путь физической передачи сообщения. От качества канала передачи информации в коммуникационном процессе зависят понимание и принятие получаемой информации. Многое зависит от того, сможет ли руководитель настроиться на индивидуальную систему восприятия информации индивидом. При этом различают следующие каналы передачи информации: речевой канал; передачу письменных материалов; электронные средства связи (компьютерные сети, видеоконференции, электронная почта, видеоленты и т.п.).

Кроме того, каналы в организации могут подразделяться на формальные, передающиеся по официальным каналам организации; неформальные - на основе горизонтальных связей (передача из подразделения в подразделение, слухи и т.д.).

При выборе канала надо учитывать его совместимость с типами символов, используемых для кодирования информации, что поможет избежать деформации сведений, а также суть самого сообщения. На пример, если надо проинформировать сотрудников о каком-либо нововведении в рамках всей организации, целесообразнее это сделать на общем собрании и использовать речевой канал, чем излагать суть дела каждому работнику по телефону.

В практической деятельности руководитель организации применяет, как правило, не один, а два или несколько каналов передачи информации для подчиненных (официальное сообщение и сообщение с по мощью слухов), что в отдельных случаях позволяет повысить эффективность процесса коммуникации. Однако при этом также могут появиться проблемы. Например, процесс передачи информации не редко осложняется, возникает двойное толкование одного сообщения, а при сочетании речевых указаний с письменными уведомлениями поток информации может стать просто неуправляемым.

. Получатель - лицо (группа, организация), которому передана информация и которое интерпретирует (декодирует) ее. Интерпретация сообщения получателем не всегда бывает успешной. Неправильная интерпретация часто обусловлена несхожестью языка, восприятия культуры, различия в интересах отправителя и получателя. Многочисленные эксперименты подтверждают, что коммуникация в гомофильных парах (здесь гомофилия - сходство получателя и от правителя по определенным признакам: языку, образованию, социальному статусу и т.д.) обычно более эффективна, чем в гетерофильных (когда отправитель и получатель различны по указанным при знакам), которые много времени затрачивают на понимание и обработку сообщения, а также на подготовку ответа. Однако гетерофильная коммуникация обладает большей информативной ценностью для получателя.

. Результат (эффект) коммуникационного воздействия - изменения в поведении и состоянии получателя информации, которые выражаются в изменении знания получателя; изменении установок (относительно объекта действия, оговоренного в сообщении); изменении в видимых действиях получателя (покупка товаров, отношение к трудовой деятельности, своевременный приход на работу и т.д.).

. Обратная связь - «оперативная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; это информация (в вербальном и невербальном оформлении), которая отсылается назад к отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоении и согласии с ним» . Обратная связь позволяет отправителю не только узнать результат акта коммуникации, но и скорректировать следующее сообщение для достижения большего эффекта. Если результат передачи сообщения достигнут (оно понято в подразделении организации и стало руководством к действию), говорят, что действует положительная обратная связь; в противном случае действует отрицательная обратная связь. Следует сказать, что налаживание обратной связи в организации - достаточно сложная задача. Особенно это касается вертикальных, властных коммуникаций при контроле через принуждение, когда получатель информации испытывает страх перед возможными санкциями и специально искажает сообщение, поступающее через каналы обратной связи.

. Шум - то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса, присутствующий практически на каждом этапе передачи информации. Источниками шумов, затрудняющих точное понимание смысла сообщения, являются различия в восприятии информации, влияющие на ясность смысла при кодировании и декодировании, несхожесть в должностном статусе (различное видение целей и задач организации и ее подразделений), особенности культуры и языка. В связи с этим одной из важных задач руководства организации и руководителей подразделений по формированию четкой системы управления, основанной на вертикальной коммуникации, является ликвидация шумов на всех эта пах следования сообщения.

Определим, таким образом, информацию как содержание сигналов, поступающих в кибернетическую систему из внешней среды, которое может быть использовано для целей управления. Это определение подчеркивает основные черты информации.

Как бы не варьировалось слова «информация», все равно главное в нем то, что оно несет сведения, сообщает, рассказывает, знакомит, то есть снимает, уничтожает незнание о чем-либо, снимает, уничтожает неопределенность. Таким образом, где существует неопределенность, имеется возможность ее уменьшить, называемая информацией.

Понятие «информация» имеет смысл лишь в сочетании с понятием «управление». Информационные процессы имеют место лишь в кибернетических системах, осуществляющих функции целенаправленного управления.

Информация неразрывно связана с сигналами как переносчиками информации и реализуется только в результате взаимодействия двух систем - источника и кибернетического приемника информации. При отсутствии такого взаимодействия само понятие информации становится беспредметным.

Появление первых биологических организмов, в которых все основные, протекающие в них процессы подчинены цели выживания данной особи и продолжения рода, связано с выделением из поступающих в эти организмы извне сигналов потенциально заложенной в них информации. По мере усложнения и совершенствования биологической организации живых существ их способность к извлечению информации из внешней среды все возрастает и постепенно сдвигается в направлении сознательной оценки, отбора и использования необходимой информации.

Для понимания того, каким именно образом информация играет основную роль в процессе регулирования системы, необходимо иметь правильное представление о фундаментальной связи понятия «информация» с понятием «энтропии», разнообразия и ограничения.

Н. Винер выразил дуальность (двойственность) «энтропия-информация» следующим образом: «Как количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия есть мера дезорганизованности системы; одно равно другому, взятому с обратным знаком».

Вместе с тем, «мир без ограничений был бы полностью хаотическим» . Хаос и обилие разнообразия уменьшаются организацией, или наложением ограничений. Для наложения ограничений на систему мы используем информацию, которая противодействует тенденции системы к увеличению энтропии, или дезорганизации.

Таким образом, энтропию необходимо связывать с дезорганизацией, а информацию - с организацией. Как показано на рис. 9.5, информация противодействует тенденции системы к дезорганизации и увеличению энтропии, и таким образом, способствует переводу системы в более организованное состояние путем:

Рис. 9.5. Противодействие информации тенденциям системы к дезорганизации и возрастанию энтропии

) наложения ограничений;

) ограничения числа степеней свободы системы;

) уменьшения разнообразия;

) увеличения степени организации.

Итак, можно сказать, что степень организации определяется наличием информации, обеспечивающей ограничение свойственных системе тенденций к росту разнообразия.

Одна из них как бы соответствует полному хаосу в системе, то есть максимальной энтропии, другая - абсолютному порядку, то есть максимальной негэнтропии в системе. Каков же механизм движения организованной системы по прямой между двумя точками? Согласно второму началу термодинамики, в закрытых системах наблюдается постоянное возрастание энтропии, то есть эволюция таких систем направлена в сторону полного хаоса. Любая живая система - это открытая система, активно взаимодействующая с внешней средой, непрерывно черпая из нее негэнтропию. Весь социальный опыт также свидетельствует, что человеческое общество, несмотря на временные возвраты и зигзаги, в целом характеризуется прогрессивными изменениями. Прогресс мы в первую очередь связываем с установлением порядка и, соответственно, с уменьшением хаоса.

Экономисты австрийской школы рассматривают рыночную экономику в качестве системы, основанной на стихийном порядке. Успех рынка как экономического института зависит от эффективности такого механизма передачи информации, как рыночная цена. Она позволяет каждому субъекту рыночных отношений принимать более эффективные деловые решения .

В рыночной экономике действует «невидимая рука», направляющая своекорыстный интерес человека на службу интересам общества. Преследуя свои собственные интересы, он часто более действительным образом служит интересам общества, чем тогда, когда сознательно стремится делать это.

Фридрих фон Хайек утверждает: «Целое действует как единый рынок, не потому, что каждый из его членов способен обозреть все поле деятельности, но потому, что индивидуальное поле обзора каждого накладывается друг на друга так, что необходимая информация через многочисленных посредников передается всем» .

Недоступность же информации ведет к созданию монополий и обогащению одних за счет других.

Эффективность производства во многом зависит от того, располагает ли фирма источниками оперативной информации. Чем их больше, тем быстрее предприятие реагирует на изменение внешних обстоятельств. Если фирма имеет мало информации, то ее шансы завоевать рынок очень невелики. По мнению одного из классиков экономической теории К. Эрроу проблема оперативной передачи информации является одним из главных аспектов структуры производства и рынка в целом. Если учесть колоссальную сложность экономической системы, то вполне понятно, что для ее нормального функционирования необходимо непрестанное движение информационных потоков, как в рамках самой системы, так и в связях с другими системам общества.

Исследования П. Страссмана , проводимые в различных фирмах, выявили следующие аспекты информационных взаимодействий:

Большинство работ осуществляется в рамках организации: 93% всех взаимодействий остаются внутренними и лишь 7% приходится на контакты с поставщиками и потребителями.

Основная часть информации добывается из внутренних источников - до 86%.

Подобная практика, когда информация передается от одного служащего к другому, а запросы поставщиков и потребителей остаются без внимания, характерна для непродуктивной организационной структуры. Поэтому на практике фирма не всегда может быстро адаптироваться к новым обстоятельствам и выработать новую стратегию.

Рассмотрим некоторые характеристики информационных потоков в организации. Все отношения в компании основаны на получении, обработке, передаче и хранении приказов, распоряжений, договоров и др. Они могут содержать данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений. Часть этих данных может быть известна исполнителю, а часть - может быть новой, необходимой для выполнения заданий или развития его профессионального уровня.

Информацией являются данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Одни и те же данные могут быть для одного человека информацией, а для другого - пустым набором данных.

Информация представляет собой важнейший элемент информационной среды управления, ее разделяют на два большие класса:

■ объективную , овеществленную в какой-либо продукции, товарах, услугах или знаниях;

■ субъективную , отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.).

В зависимости от характера подготавливаемого решения информация классифицируется по следующим группам:

■ по областям применения : управленческая, техническая, биологическая;

■ по функциональной направленности : планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая;

■ по времени действия : стратегическая, тактическая и оперативная.

■ по характеру разработки и реализации : уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная;

■ по уровню определенности : низкая, средняя, высокая и сверхвысокая;

■ по масштабам воздействия : общая и частная;

■ по направлению воздействия : внутренняя и внешняя;

■ по уровню достоверности : абсолютная, доверительная и недостоверная;

■ по уровню ценности : нулевая, средняя, высокая и сверхвысокая;

■ по уровню насыщенности : высокая, нормативная и низкая;

■ по уровню открытости : секретная, конфиденциальная (служебная) и публичная.

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др.

.6 Закон композиции

Изучение сущности закона композиции, установление его значения для организации и механизмов реализации является целью данной темы.

Закон композиции отражает необходимость согласования целей организации: они должны быть направлены на поддержание основной цели более общего характера. Действие закона распространяется на целенаправленные системы , которые стремятся к некоторому целесообразному поведению, что предполагает достижение наиболее предпочтительных состояний.

К целенаправленным системам относятся технические, биологические, социальные системы и человек. Во всех целенаправленных системах существуют проблемы определения общей цели, многих целей и согласования многих целей.

Цели технических систем определяются человеком.

Для биологических систем основная цель заключается в сохранении (выживании) вида; она достигается за счет реализации подцелей самосохранения и продолжения рода.

Цели социальных систем зависят от тех концепций, которые определяют корпорацию: как машину, как организм или как систему. Целью организаций-машин является достижение максимальных результатов и прибыли для их создателей. В соответствии с концепцией «корпорация как организм», основными целями организации считаются выживание и рост. Целью корпорации, понимаемой как система, является обеспечение достижения целей как систем более высокого порядка, так и ее частей, которые также имеют собственные цели.

Свое отношение к проблемам реализации этого закона Г. Эмерсон выразил следующим образом: «Если бы могли объединить все цели и идеалы, вдохновляющие организацию сверху донизу, собрать их таким образом, чтобы все они действовали в одном и том же направлении, то результаты получились бы колоссальные. Но поскольку на деле все они тянут в разные стороны, равнодействующая часто оказывается очень слабой, а иногда и просто отрицательной» . Из этого следует, что в целенаправленных системах имеются:

а) проблема определения общей цели;

б) проблема многих целей;

в) проблема согласования многих целей.

Следует отметить, что в явном и бесспорном смысле понятие цели применимо только к социальным системам. Технические системы являются целенаправленными лишь постольку, поскольку их назначение и оптимальный режим функционирования определены и заложены в них человеком. Напротив, биологические системы имеют как бы внутреннюю цель своего развития.

При всех различиях в характере целей технических, биологических и социальных систем с полной уверенностью можно говорить о законе композиции как об общем законе для организационных систем любой природы.

Однако имеются системы, цели которых либо неизвестны, либо не существуют вообще. В таких случаях, как отмечает М. Месарович , использование целенаправленного подхода выглядит очень искусственным.

С точки зрения общей теории систем, организация - это целенаправленная система, которая является частью одной или более целенаправленных систем, и части которой - люди - имеют собственные цели. Цель корпорации, понимаемой как организация, - служить всем «акционерам» путем увеличения их возможностей добиваться своих целей все более и более эффективно. «Акционеры» - это, по Р. Акоффу , все те, вне организации и внутри ее, на кого непосредственно влияет ее деятельность. Следовательно, действие закона композиции следует рассматривать и с точки зрения множественности целей организации, и с точки зрения их иерархии, ибо должна быть достигнута согласованность целей, как по горизонтали (целей одного уровня), так и по вертикали (целей системы и ее подсистем с системой более высокого уровня). Таким образом, требование закона композиции выходят за рамки одной отдельно взятой системы.

При наличии иерархии систем, цели также могут быть иерархически упорядочены . Цели более высокого уровня носят более широкий характер и имеют более долгосрочный временной интервал достижения. Цели более низкого уровня выступают средствами для достижения целей более высокого уровня.

Иерархия целей организаций может выглядеть следующим образом:

Общественные цели, связанные с удовлетворением потребностей общества.

Цели, имеющие отношение к потребителям продукции данной организации.

Цели системы - адаптация и выживание.

Цели, связанные с результатами работы организации, будь то продукты или услуги.

Производственные цели, связанные с тем влиянием, которое организация, будучи социальным образованием, оказывает на свое окружение благодаря своему экономическому или социальному содержанию.

Каждая ветвь на каждом уровне разделяется на два ответвления следующего более низкого уровня. Точка разветвления называется вершиной. Из каждой вершины должно исходить по крайней мере две ветви; причем число последних не ограничено сверху. Кроме того, необязательно, чтобы из каждой вершины дерева исходило одинаковое число ветвей.

Приведенный рисунок ясно изображает иерархическую структуру дерева целей. Но на рисунке не столь явно показаны некоторые другие его особенности. Во-первых, исходящие из одной вершины ветви должны образовывать замкнутое множество. Иными словами, должен существовать исчерпывающий перечень возможностей, связанных с данной вершиной. Указанная замкнутость может быть просто результатом перечисления всех элементов конечного множества. В других случаях множество следует замкнуть искусственно, условившись, что совокупность ветвей, исходящих из одной вершины, включает все ветви, относящиеся к данной вершине и важные для нее. Последний случай встречается чаще, но сопряжен с большим риском. Ветвь, исключенная по невнимательности, может оказаться важнее всех остальных. Во-вторых, ветви, исходящие из одной вершины, должны быть взаимно исключающими. Иначе говоря, не должно быть частичного совпадения объектов, представленных двумя различными ветвями, исходящими из одной вершины.

Общая цель, находящаяся на вершине графа, должна содержать описание конечного результата; реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием решения цели предыдущего уровня.

Практическая реализация закона композиции в наиболее полной форме возможна при учете правил целеполагания :

■ выбор в качестве стратегической цели главного направления деятельности;

■ формирование цели как желаемого результата, а не процесса;

■ декомпозиция, т.е. разбиение цели на составные подцели;

■ рассмотрение подцели как средства достижения цели;

■ исключение при построении «дерева целей» постановки на один уровень цели и ее подцелей;

■ постановка подцелей как задач или заданий перед подчиненными звеньями;

■ исключение постановки альтернативных или противоречивых целей;

■ установление для каждой цели критериев ее достижения;

■ установление для каждого органа управления одной главной цели .

Работы П. Драккера , С. Янга , К. Киллена позволяют существенно дополнить этот перечень правил. Итак, цели должны:

■ быть достижимыми и подсказывать направление действий;

■ обеспечивать возможность сосредоточения сил и средств;

■ определяться так, чтобы можно было оценить эффективность текущей работы;

■ иметь конкретную связь с благосостоянием людей.

По мере того как цель организации перемещается на более низкие уровни управления, она должна преобразовываться во все более конкретные, точные и определенный цели.

Иерархия целей в организации играет очень важную роль, так как она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех структурных элементов организации на достижение целей высшего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом.

В любой организации существует информационная среда управления, которая включает:

собственно информацию;
средства технического обеспечения - компьютеры, телефоны, факсы и др.;
применяемую технологию;
организацию документооборота;
персонал, занятый управлением информационной средой.

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью - обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы дать точный анализ текущего состояния объекта управления и выработать правильное решение.

Грамотное управление информационной средой включает управление слухами, иначе повышается риск появления дезинформации, угрожающей целостности организации как системы. Организация должна стремиться к воспитанию у работников лояльности, а также по возможности, информировать работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего вещания, информационных бюллетенях и т.д. Можно последовать примеру японских компаний, в которых существует должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой работник может получить у информатора ответы на интересующие вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.п.

Существуют следующие характеристики информации : объем, достоверность, ценность, насыщенность.

Объем информации рассматривается с двух сторон: как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации - это количество букв, знаков или символов; он обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от таких факторов, как символьный объем, форма представления (текст, графика, формулы, звук), временной интервал на обработку и сложность информации, текущее состояние объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

1) информационная избыточность повышает качество решения, но увеличивает время на его принятие, а также повышает стоимость информации. Может применяться для принятия важных решений;
2) субминимальный уровень является индивидуальным для конкретного человека и отражает тот объем информации, при котором данный человек еще может принять обоснованное решение;
3) недостаток информации (информационный голод) препятствует принятию правильного решения и увеличивает вероятность провала для организации.

Достоверность информации - это отношение реальных сведений к общему объему информации в процентах. Достоверность также имеет три уровня: абсолютный (100%); доверительный (более 80%); негативный (менее 80%). Достоверность зависит от следующих факторов:

организация документооборота. Чем меньше людей в нем участвуют, тем выше будет достоверность информации;
время прохождения информации. Достоверная, но поздно поступившая информация может стать ложной (например, курсы акций на бирже).

Достоверность можно повысить путем обработки большего объема информации с применением эффективных методик или алгоритмов (обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности).

Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость, и выражается в снижении затрат на принятие правильного решения. Ценность информации может быть рассмотрена на четырех уровнях:

1) нулевой - информация, которая повторяет уже известные характеристики объекта управления или представляет ненужные для принятия решения характеристики;
2) средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) - ее создают специалисты, работающие добросовестно, но без особого интереса;
3) высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) - имитационные модели, дающие руководителю возможность оценить последствия при различных вариантах решения;
4) сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) - связана с маркетинговыми исследованиями и инновациями; может иметь криминальный источник.

Насыщенность информации - соотношение полезной и пустой (фоновой) информации. Фоновая информация позволяет лучше воспринимать полезную (профессиональную) информацию, так как улучшает настроение, поднимает эмоциональный уровень, заранее настраивает на нужный лад. Без фоновой полезная информация звучит или выглядит «сухо» и воспринимается с трудом. Однако не стоит использовать слишком большой объем фоновой информации, иначе полезная информация будет частично или полностью пропущена пользователем.

В связи с общим увеличением объемов поступающей отовсюду информации организации стремятся к повышению насыщенности информации. Насыщенность имеет следующие уровни: абсолютной достоверности, обоснованности в полной мере (используемая информация должна быть высокой или средней ценности), средней насыщенности и сочетания элементов открытости и конфиденциальности.

Информационная среда организации подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Упорядоченность - это гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.п., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) - коэффициентов пропорциональности.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем больше будет вероятность ее стабильного функционирования (самосохранения).

Закон действует в трех вариантах. Согласно первому варианту руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности- упорядоченности. Персонал будет стремиться собрать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не думая о ее упорядоченности и объеме. Этот процесс достаточно дорогой, кроме того, организация может получить ложную информацию и принять ее как руководство к действию. Результатом станут убытки.

Второй вариант: руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают. Наиболее неблагоприятный вариант для руководителя. Работники, как и в первом варианте, будут стремиться сообщить руководителю как можно больше сведений о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководитель должен просмотреть всю информацию и выбрать все самое важное, при этом велика вероятность что-то пропустить. При наступлении неблагоприятных последствий подчиненные будут во всем винить руководителя.

Третий вариант: руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Как и во многих других случаях, результат действия закона при всеобщей информированности будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности собирают, обрабатывают информацию, делают выводы и сообщают об этом заинтересованному специалисту компании. При такой системе сбора данных и информации явно бесполезная информация и дезинформация скорее всего будет отсеяна и не пойдет на более высокие уровни организации.

Следствие закона: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Таким образом, следование закону информированности-упорядоченности заставляет руководителей создавать источники информации, развивать их, обеспечивать коммуникации, повышать квалификацию работников, внедрять передовые информационные технологии. Грамотное обращение с информацией позволяет организации расширить свои знания. Знания это высший уровень обработки данных: если информация - это обработанные данные, то знания - это обработанная информация.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Раскройте взаимосвязь категорий «зависимость», «закон» и «закономерность» для организации.
2. Каким образом закон синергии отражает целесообразность формирования систем?
3. Каким образом закон информированности-упорядоченности обеспечивает наложение ограничений, уменьшение разнообразия, увеличение степени организованности?