Совсем недавно мы с Вами рассматривали небольшую хитрость (на самом деле просто возможности) в отчете Access, а конкретней как сгруппировать данные , а сегодня мы продолжим, но уже с выпадающим списком на форме. И начнем мы как обычно с небольшой теории.

Что такое выпадающий список в Access 2003

Если говорить точнее, то в access данный элемент управления называется «Поле со списком ». И он необходим, для того чтобы пользователь мог, не набирая на клавиатуре все значение целиком, выбрать его простым кликом мышки. Здесь имеется в виду, что эти значения будут распространенные, т.е. эти значения будут вводить достаточно часто и чтобы упростить и ускорить ввод этих данных и придумали выпадающий список. И если под итожить, то

Поле со списком – это набор значений (список), которые могут отобразиться на экране, для выбора, путем клика мышки по данном элементу управления, т.е. выпадающему списку.

Как создать выпадающий список

Для этого необходимо сначала создать форму, если она у Вас уже есть то это даже лучше, но для начинающих я повторюсь.

Открываем Access в режиме конструктора, выбираем «Формы » на окне объекты, и жмем создать

Затем нам предложат выбрать источник данных, но нам этого не нужно мы просто жмем «ОК»

Затем на панели элементов выбираем элемент «Поле со списком» и перетащим его на нашу форму, и сразу же в это время запустится мастер создания полей со списком. На первом шаге нам предложат, выбрать способ получения данных, и для начала мы выберем «Фиксированный набор значений », в дальнейшем мы разберем, как можно использовать получения данных на основе запроса или таблицы. А пока жмем далее:

Затем необходимо ввести набор значений, которые будет содержать наш список. И здесь мне бы хотелось бы рассказать, что очень часто мы используем два столбца, т.е. в первом храним идентификатор, а во втором само значение. Другим словами, чтобы не записывать в базу все значение целиком, мы записываем только идентификатор (например, для оптимизации размера базы данных). Поэтому мы укажем 2 столбца, и заполним их следующим образом:

После того как Вы нажмете далее, Вы попадете на окно, в котором можно будет указать, какое поле (столбец) будет записываться в базу данных. Здесь подразумевается, что если бы мы указали источник данных у нашей формы, то мы бы могли задать соответствующее поле, в которое записывалось выбранное значение из выпадающего списка, а так как в выбранном значении у нас хранится как бы два значения (два же столбца) здесь мы как раз указываем какое именно должно записывать в базу, как мы уже определились ранее, будим записывать идентификатор, т.е. первый столбец.

Вот в принципе и все, единственное на следующем шаге мы можем задать подпись нашего выпадающего списка и жмем «Готово »

В итоге у нас на форме будет отображено следующее

Надпись «Свободный » означает, что данному выпадающему списку не заданно не одно поле из источника данных, поэтому все, что мы выберем, никуда не запишется.

Теперь сохраняем форму, и запускам ее:

Мы видим, что при нажатии на выпадающий список, он раскрывается, и появляются значения, в виде двух столбцов как мы и указывали. И если мы выберем одно значение, то оно заполнится в поле, причем значение будет отображаться то, которое должно быть записано в это поле.

И вот тут начинаем прибегать к хитрости, о которой я упоминал в начале статьи. Она заключается в следующем, когда мы нажимали на выпадающий список, у нас отображались два столбца, но согласитесь, зачем обычным пользователям видеть идентификаторы этих значений, и после того, когда мы выбрали значение, лучше чтобы отображалось описание этого значения, а не сам идентификатор, поэтому мы делаем вот что, мы просто делаем невидимым первый столбец с идентификатором. Это делается в свойствах «поля со списком » ширина столбцов. И первому столбу мы задаем значение 0см .

И теперь у нас все будет выглядеть как надо

Отображается второй столбец, а записывается в базу первый, т.е. идентификатор.

Ну и теперь вкратце, как и обещал, покажу, как задать список значений на основе запроса к базе данных. Не используя при этом ввод значений, так как все наши значения будут храниться в базе. Для этого давайте определимся с источником, пусть это будет таблица test_table, вот с таким данными, простой запрос select :

И теперь чтобы переделать наше поле со списком заходим в его свойства, переходим на вкладку «Данные» и меняем там «Тип источника строк » на «Таблица, представление, процедура » и «Источник строк » на запрос скажем вот такой

Select id, name from test_table where priz = 0

Больше ничего не меняем, просто сохраняем и запускаем нашу форму

И теперь наш выпадающий список берет значения не из простого списка, а из базы данных.

С выпадающими списками Вы теперь знакомы, и знаете даже небольшие хитрости, которые помогут Вам в реализации Ваших задач. Удачи!

С помощью управляющего элемента «Поле со списком» можно создать раскрывающийся список, который может генерировать синтаксис команды, соответствующий выбранному элементу списка. Оно ограничено одиночным выбором. С помощью элемента управления

«Поле со списком» можно создать список элементов, который поддерживает одиночное и множественное выделение и генерирует командный синтаксис, соответствующий выбранному элементу(ам) списка. Элементы Поле со списком и Список имеют следующие параметры:

Идентификатор. Уникальный идентификатор для этого элемента управления. Идентификатор, который должен использоваться при ссылке на этот элемент управления в шаблоне синтаксиса.

Заголовок. Необязательный заголовок, отображаемый над этим элементом управления. В

случае многострочных заголовков используйте \n для указания разрыва строки.

Всплывающая подсказка. Необязательная всплывающая подсказка, отображаемая, когда пользователь устанавливает курсор мыши над этим элементом управления.

Элементы списка. Нажмите кнопку с троеточием (…), чтобы открыть диалоговое окно Свойства элемента списка, с помощью которого можно указать элементы списка для управляющего элемента поля со списком. Кроме того, можно открыть диалоговое окно Свойства элемента списка, дважды щелкнув по элементу управления Поле со списком или Список на макете.

Горячая клавиша. Необязательный символ в заголовке, который должен использоваться для быстрого доступа к этому элементу управления. Этот символ отображается в заголовке с подчеркиванием. Этот доступ активизируется при нажатии на клавишу Alt+[мнемоническая клавиша]. Функция Мнемоническая клавиша не поддерживается на платформе Mac.

Тип Список (только для Списка). Указывает, поддерживает ли список одиночный или множественный выбор. Также можно указать, какие элементы отображаются в виде списка с флажками.

Синтаксис. Указывает синтаксис команды, который генерируется этим элементом управления во время исполнения и может быть вставлен в шаблон синтаксиса.

n Значение %%ThisValue%% указывает значение исполнения управляющего элемента и принято по умолчанию. Если элементы списка определяются вручную, значение исполнения является значением параметра Синтаксис для выделенного элемента списка. Если элементы списка основаны на элементе управления Целевой список, значение исполнения является значением выделенного элемента списка. Для элементов управления списком со множественным выделением значение исполнения является разделенным пробелами списком выделенных элементов. Дополнительную информацию см. данная тема Указание элементов списка для Полей со списком и Списков на стр. 394.

Указание элементов списка для Полей со списком и Списков

С помощью диалогового окна «Свойства элемента списка» можно указать элементы списка для элемента управления Поле со списком или элемента управления Список.

Значения, заданные вручную. Позволяет явным образом задать каждый элемент списка.

n Идентификатор. Уникальный идентификатор для элемента списка.

n Имя. Имя, которое отображается в списке для этого элемента. Поле «Имя» обязательно

для заполнения.

n По умолчанию. Для поля со списком указывает, является ли элемент списка элементом по умолчанию, который отображается в поле со списком. Для списка указывает, является ли элемент списка элементом по умолчанию.

n Синтаксис. Указывает синтаксис команды, который генерируется при выборе элемента

n Можно указать любой действительный синтаксис команды, в качестве разрыва строки можно использовать \n.

Примечание : Новый элемент списка можно добавить в пустую строку внизу существующего списка. Ввод любых свойств, отличных от идентификатора, приведет к генерации уникального идентификатора, который можно сохранить или изменить. Элемент списка можно удалить, щелкнув по ячейке Идентификатор этого элемента и нажав клавишу Delete.

Значения, основанные на содержимом элемента управления целевого списка. Указывает, что элементы списка заполняются динамически значениями, связанными с переменными в выбранном элементе управления Целевой список. Выберите

существующий элемент управления Целевой список в качестве источника элементов списка или введите значение параметра Идентификатор для элемента управления Целевой список

в текстовой части поля со списком Целевой список. Последний метод позволяет вам

ввести Идентификатор для элемента управления Целевой список, который вы планируете добавить позднее.

n Имена переменных. Заполните элементы списка именами переменных в указанном

элементе управления Целевой список.

Создание настраиваемых диалоговых окон и управление ими

n Метки значений. Заполните элементы списка объединением меток переменных, связанных с переменными в указанном элементе управления Целевой список. Можно выбрать, создается ли командный синтаксис связанным полем со списком, или элемент управления Список содержит выбранную метку значения или ее значение.

n Настраиваемый атрибут. Заполните элементы списка объединением значений

атрибута, связанных с переменными в указанном элементе управления Целевой список,

который содержит указанный настраиваемый атрибут.

n Синтаксис. Показывает параметр Синтаксис связанного элемента управления Поле со списком или Список, позволяя менять данный параметр. Дополнительную информацию см. данная тема на стр. 393.

При вводе информации в формы баз данных классического приложения Access быстрее и легче выбирать значение из списка, чем вводить его по памяти. Кроме того, благодаря использованию списка вариантов в поле будут вводиться только допустимые значения. Список может быть подключен к существующим данным или содержать фиксированные значения, указанные при его создании. В данной статье описаны списки, доступные в формах программы Access, а также способы их создания и настройки.

В этой статье

Типы списков

Программой Access предусмотрены два типа элементов управления "Список": список и поле со списком.

Данный элемент управления отображает список значений или вариантов. Список содержит строки данных и обычно имеет такой размер, чтобы всегда были видны несколько строк. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками или без них. Если список содержит больше строк, чем может быть отображено в элементе управления, появится полоса прокрутки. Выбор ограничен вариантами, представленными в списке; ввести значение в список невозможно.

Поле со списком. Данный элемент управления является более компактным способом отображения списка вариантов: список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку раскрытия списка. Кроме того, поле со списком позволяет вводить значения, не содержащиеся в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка.

1. Нажмите стрелку, чтобы отобразить раскрывающийся список.

2. Выберите необходимый вариант из раскрывающегося списка.

Списки или поля со списками могут быть связанными и свободными элементами управления. Эти элементы управления могут содержать значения из фиксированного списка, который вводится пользователем, либо из таблицы или запроса. Создать связанный список или поле со списком, в который подставляются значения из таблицы или запроса, можно только в том случае, если основой для формы служит источник записей, содержащий поле внешний ключ или поле подстановки. Это позволяет создавать отношения, необходимые для связывания данных в списке или в поле со списком с данными в форме.

Создание списка или поля со списком с помощью мастера

Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму

Связанные списки или поля со списком можно создавать путем добавления поля подстановок в форму.

Создание списка или поля со списком без использования мастера

При создании списка или поля со списком без использования мастера необходимо вручную задать ряд свойств элемента управления. Для получения дополнительных сведений об определенном свойстве нажмите это свойство, а затем - клавишу F1.

Задача

Значение свойства "Тип источника строк"...

Задайте следующее значение свойства "Источник строк":

Показать значения из таблицы или запроса либо результатов инструкции SQL

Таблица/запрос

В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие значения, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.

Введите инструкцию SQL.

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку , чтобы открыть построитель запросов. Дополнительные сведения о создании запросов см. в статье Создание простого запроса на выборку .

Показать фиксированный список значений

Список значений

Введите список фиксированных значений, разделяя их точкой с запятой (; ). Например, Север; Нижний Поддержки Запад

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку , чтобы открыть диалоговое окно изменение элементов списка, а затем введите элементы на отдельных строках.

Показать список полей из таблицы или запроса

Список полей

В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие имена полей, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.

    Если вы хотите включить в элемент управления несколько столбцов, перейдите к ячейке свойства Число столбцов и введите их число. Задайте ширину столбцов с помощью свойства Ширина столбцов . Чтобы получить дополнительные сведения о каждом свойстве установите курсор в поле этого свойства и нажмите клавишу F1.

    Если вы хотите, чтобы программа Access сохранила выбранное значение, нажмите поле свойства Данные и укажите поле, к которому нужно присоединить список или поле со списком.

Настройка списка или поля со списком

В форме, открытой в режиме конструктора, выделите список или поле со списком и нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств элемента управления. Затем выполните одно из указанных ниже действий.

    Изменение порядка сортировки в списке или в поле со списком. Если для создания списка или поля со списком использовался мастер, программа Access автоматически сортирует строки, составляющие список, по первому видимому столбцу. Если требуется задать другой порядок сортировки или если в свойстве Источник строк элемента управления был выбран сохраненный запрос, используйте следующую процедуру.

    Присоединение столбца списка или поля со списком

    В поле свойства Присоединенный столбец списка или поля со списком укажите число, соответствующее номеру столбца списка или поля со списком. Например, введите 1 , чтобы присоединить первый столбец списка или поля со списком к базовому полю, заданному в свойстве Данные . При определении номера столбца необходимо учитывать скрытые столбцы.

    Если для свойства Присоединенный столбец задано значение "0", программа Access будет сохранять индекс списка, а не значения одного из столбцов. Это удобно, если нужно вместо значений списка сохранить последовательность чисел.

    Скрытие столбца в списке или в поле со списком в форме

    • В поле свойства Ширина столбцов введите значение 0 для столбцов, которые нужно скрыть.

      Предположим, что у вас есть присоединенное поле со списком из двух столбцов: "КодПоставщика" шириной 1 см и "ИмяПоставщика" шириной 5 см. Столбец "КодПоставщика" - первый столбец списка, поэтому для свойства Ширина столбцов задано значение 1см;5см . Чтобы скрыть столбец "КодПоставщика", установите для свойства Ширина столбцов значение 0см;5см . Столбец "КодПоставщика" остается присоединенным, несмотря на то, что он скрыт.

      Примечание: Если список не раскрыт, в поле со списком отображается первый видимый столбец списка. Например, в предыдущем примере будет отображаться столбец "ИмяПоставщика", поскольку столбец "КодПоставщика" скрыт. Если бы он не был скрытым, в поле отображались бы значения из этого столбца, а не столбца "ИмяПоставщика".

    Добавление заголовков столбцов в поле со списком в форме

    • Чтобы отобразить заголовки столбцов, задайте для свойства Заголовки столбцов значение Да . В полях со списком заголовки списка отображаются только при его раскрытии.

      Если поле со списком или список созданы на основе источника записей, программа Access будет использовать имена полей этого источника записей в качестве заголовков столбцов. Если поле со списком или список созданы на основе списка фиксированных значений, то в качестве заголовков столбцов программа Access будет использовать первые n элементов списка значений (заданных в свойстве Источник строк), где n равно значению свойства Число столбцов .

    Отключение автозавершения при вводе для поля со списком в форме

    • В поле свойства Автоподстановка задайте значение Нет .

      В этом случае нужно будет выбирать значение из списка или вводить его целиком.

    Настройка ширины списка для поля со списком в форме

    • Введите в поле свойства Ширина списка значение ширины в текущих единицах измерения (заданных в панели управления Windows). Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите значение 2 см . Убедитесь, что оставлено достаточно места для полосы прокрутки.

      Список поля со списком может быть шире его текстового поля, но не может быть более узким. Значение по умолчанию (Авто ) обеспечивает одинаковую ширину текстового поля и списка.

    Настройка максимального числа строк, отображаемых в поле со списком в форме

    • Введите число в поле свойства Число строк списка .

      Если фактическое количество строк списка превышает значение, указанное в свойстве Число строк списка , при раскрытии списка отображается вертикальная полоса прокрутки.

    Ограничение значений поля со списком элементами, присутствующими в списке в форме

    • В поле свойства Ограничиться списком выберите значение Да .

      Примечания:

      • Если первый столбец, отображаемый в поле со списком, не является присоединенным, нельзя вводить в поле значения, отсутствующие в списке, даже если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет .

        Если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет , то при вводе в присоединенное поле со списком значения, которого нет в списке, это значение заносится в базовое поле, но не добавляется в список. Чтобы добавить в список элементы, используйте свойство Отсутствие в списке и событие Нет в списке .

Поле со списком, называемое еще ниспадающее меню, один из гибких и удобных элементов формы. В зависимости от настроек, в списке можно выбирать одно или несколько значений. Преимущество списка в его компактности и универсальности, список может занимать одну или несколько строк, в нём можно выбирать одно или несколько значений. Поле со списком создается следующим образом.

Тег , который устанавливает высоту списка, ширина списка при этом определяется автоматически исходя из длины текста внутри

Атрибуты тега , с помощью которых можно изменять представление списка.

multiple

Наличие multiple сообщает браузеру отображать содержимое элемента

name

Определяет уникальное имя элемента добавлен атрибут multiple , то можно выделять более одного пункта.

value

Определяет значение пункта списка, которое будет отправлено на сервер. На сервер отправляется пара «имя/значение», где имя задаётся атрибутом name тега

Группирование элементов списка

При достаточно обширном списке имеет смысл сгруппировать его элементы по блокам, чтобы обеспечить наглядность списка и удобство работы с ним. Для этой цели применяется тег . Он представляет собой контейнер, внутри которого располагаются теги является то, что он не выделяется как обычный элемент списка, акцентируется с помощью жирного начертания, а все элементы, входящие в этот контейнер, смещаются вправо от своего исходного положения. Для добавления заголовка группы используется атрибут label , как показано в примере 3.

Пример 3. Группирование элементов списка

HTML5 IE Cr Op Sa Fx

Список

Результат примера показан на рис. 1.

Рис. 1. Группированный список

Совет: Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе.

Форма будет открыта в режиме конструктора (Режим конструктора). Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих..

Примечания

Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа - это простейший способ начального создания базы данных. Мастер предлагает ограниченный набор параметров для настройки базы данных.

При запуске программы Microsoft Access (Office 98) открывается диалоговое окно создания новой БД или открытия существующей. Выбор осуществляется щелчком мыши на соответствующем выключателе. При создании новой БД следует присвоить файлу базы имя и сохранить в выбранной папке. В Office более поздних версий для вызова диалогового окна создания базы используйте команду Создать из меню Файл или соответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная.

Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих ввод, изменение, выборку и отображение данных. В отличие от других СУБД, файл базы данных Access может содержать не только объекты данных (таблицы и запросы), но и объекты приложения (формы, отчеты), макросы и модули, написанные на языке Visual Basic.

Нормализация ЗА и ПРОТИВ

Третья нормальная форма

Вторая нормальная форма

НФ требует, чтобы каждое поле таблицы было простым (неделимым) и не содержало повторяющихся групп (поля, содержащие одинаковые по смыслу значения – инженер, бухгалтер, экономист: профессия). При этом каждый Ио должен содержать уникальный идентификатор – первичный ключ таблицы.

Первая нормальная форма

Нормализация таблиц при проектировании БД

При проектировании ИЛМ новой БД определяют сущности (объекты, явления) предметной области, которые должны найти свое отражение в БД.

Процесс создания БД в немалой степени зависит от опыта и интуиции разработчика, т. е. является творческим, но некоторые его моменты можно формализовать: например, процесс нормализации, который имеет своей целью устранение избыточности данных и заключается в приведении к третьей нормальной форме (3НФ).

2НФ требует, чтобы все описательные (неключевые) поля таблицы функционально полно зависели от первичного ключа, т. е. чтобы первичный ключ однозначно определял запись и не был избыточен.

3НФ требует, чтобы в таблице не имелось транзитивных зависимостей между описательными (неключевыми) полями, т. е. чтобы значение любого поля, не входящего в первичный ключ, не зависело от значения другого поля, также не входящего в первичный ключ.

На практике не всегда возможно получить идеально нормализованную БД. Часто к этому и не стремятся.

Нормализация таблиц БД призвана устранить из них избыточную информацию. Однако у нормализованной БД есть недостатки:

1. Чем шире число сущностей, охватываемых предметной областью, тем из большего числа таблиц будет состоять нормализованная БД. Число объектов для анализа может превысить порог человеческого восприятия.

2. При формировании запросов приходится считывать связанные данные из нескольких таблиц, что замедляет поиск, особенно при больших объемах данных в таблицах.

Таким образом, при работе с данными большого объема следует искать компромисс между требованиями нормализации и необходимости улучшения быстродействия системы.


СУБД Access.

Создание баз данных

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

  1. В области задач Создание файла в группе Шаблоны выберите На моем компьютере .
  2. Выберите значок подходящего шаблона базы данных на вкладке Базы данных и нажмите кнопку OK .
  3. В диалоговом окне Файл новой базы данных Создать .

5. Следуйте инструкциям мастера баз данных.

Самый быстрый способ создания базы данных – с помощью шаблона. Этот метод работает лучше остальных, если удастся найти и использовать шаблон, наиболее подходящий требованиям.

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

  1. В области задач Создание файла в списке Шаблоны либо ищите конкретный шаблон, либо выберите пункт Домашняя страница шаблонов для обзора всех шаблонов.

3. Выберите требуемый шаблон и нажмите кнопку Загрузить .

Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты - это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

  1. В области задач Создание файла выберите в группе Создание ссылку Новая база данных .

3. В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать .

Основные понятия. Компоненты программы

Таблицы являются основным компонентом БД. Таблицы предназначены для хранения информации и служат источником данных для других элементов БД. Для объединения данных из нескольких таблиц в других объектах БД создается схема данных , в которой определяются связи между таблицами.


Типы данных поля

· Текстовый – текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы. Сохраняет до 255 знаков.

· Поле МЕМО – длинный текст или числа, например, примечания или описания. Сохраняет до 65 536 знаков.

· Числовой – данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»). Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов

· Дата/время – значения дат и времени. Сохраняет 8 байтов.

· Денежный – используется для денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений. Сохраняет 8 байтов.

· Счетчик – автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) при добавлении записи. Используется для ключевого поля таблицы. Сохраняет 4 байта.

· Логический –данные, принимающие только одно из двух возможных значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Сохраняет 1 бит.

· Поле объекта OLE Объекты OLE (такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Сохраняет до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска).

· Мастер подстановок Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. Для сохранения требуется тот же размер, что и у первичного ключа, оответствующего полю подстановок- обычно 4 байта.

Ключевое поле однозначно определяет запись в таблице.

Формы создаются для просмотра, ввода и изменения данных в таблице и могут отображать поля из одной или нескольких таблиц. В форме внимание сосредоточено на одной записи. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты. Форма может содержать кнопки открывающие другие объекты.

Запросы создаются для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям. В запросах организуется доступ к одной или нескольким таблицам, а также могут выполняться вычисления с использованием полей таблиц.

Отчеты используются для анализа или представления данных определенным образом в печатном виде: например, группировать данные или вычислять итоговые значения

Создание таблиц

Создание таблиц выполняется в окне базы данных, во вкладке таблица. В Microsoft Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

  1. Мастер баз данных создает новую базу данных, содержащую все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.
  2. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.
  3. Режим таблицы разрешает ввод данных непосредственно в пустую таблицу. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
  4. Режим конструктора обеспечивает определение всех параметров макета таблицы.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы и изменения параметров полей.


Создание форм

Для простоты просмотра, ввода и изменения данных в таблице создаются формы, которые могут включать поля одной или нескольких таблиц.

Форму можно создать тремя различными способами.

При помощиавтоформына основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

Формына панели Объекты(вкладка Формы в окне базы).
  1. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

2. В диалоговом окне Новая форма выберите мастера.

Ø Автоформа: в столбец . Каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.

Ø Автоформа: ленточная. Поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.

Ø Автоформа: табличная. Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.

Ø Автоформа: сводная таблица. Форма открывается в режиме сводной таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.

Ø Автоформа: сводная диаграмма. Форма открывается в режиме сводной диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.

  1. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма.

4. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались, и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.

При помощи мастерана основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

  1. В окне базы данных нажмите кнопку Формы (вкладка Формы ).
  2. Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
  3. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.
  4. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма.
  5. Нажмите кнопку OK .
  6. Следуйте инструкциям мастера.

Созданную форму можно изменить в режиме конструктора. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.

Ø Для добавления полей из нескольких таблиц или запросов в форму не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса в мастере форм. Повторяйте шаги, которые необходимы для выбора таблицы или запроса и указания полей, пока в форму не будут включены все нужные поля.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

1. В окне базы данных нажмите кнопку Формы (вкладка Формы ).

  1. На панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать .
  2. В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор .
  3. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых нужно основать форму. Если форма не будет содержать данные (например, если нужно создать кнопочную форму для открытия других форм или отчетов или если нужно создать пользовательское диалоговое окно), не выбирайте ничего из этого списка.

Использование Панели элементов при создании форм.

Создание различных элементов управления в формах таблиц выполняется в режиме Констркутор.

Во многих случаях удобнее выбрать значение из списка, чем вводить конкретное значение по памяти. Кроме того, выбор из списка позволяет быть уверенным, что введенное значение является допустимым. Поле со списком позволяет выбрать любой из этих способов ввода значения, не требуя при этом значительного места в форме в отличие от Списка. Список состоит из одного элемента, Поле со списком является комбинацией двух элементов: поля и раскрывающегося списка.

Для того чтобы создать список или поле со списком с подстановочными значениями, требуется ответить на два вопроса.

· Откуда будут поступать строки в список?

· Будут ли сохраняться в таблице значения, выбранные в списке?

Источником строк для списка или поля со списком может служить список фиксированных значений (это удобно, если список меняется редко), а также таблица или запрос (удобно при частом обновлении списка).

При выборе значения в списке или поле со списком существует две возможности. Можно сохранить выбранное значение в таблице (но не в той, из которой берутся значения списка) или использовать его для определения другого элемента управления.