Первые уроки компьютерной грамотности обычно посвящены изучению программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, поэтому многие пользователи ПК, хотя бы поверхностно знакомы с возможностями Excel. Программа Excel представляет собой табличный редактор, обладающий большим функционалом, но в тоже время достаточно легкий в освоении. Основные операции этой программы под силу изучить всего за несколько часов.

Структура Microsoft Office Excel представлена в виде ячеек, с помощью которых формируются строки и столбцы. Благодаря возможности изменять размер ячейки, объединять несколько ячеек в одну, можно создавать сложные таблицы, например, состоящие из нескольких встроенных таблиц. Количество листов документов ограничено только объемом жесткого диска вашего компьютера.

Программа содержит в себе большое количество удобных и эффективных инструментов. Мастер диаграмм считается одним из самых востребованных из них и позволяет всего за несколько минут построить диаграмму на основе табличных данных с разнообразным графическим оформлением.

Кроме простого ручного ввода данных, поддерживает Excel и импорт их из документов, созданных в других форматах. Excel позволяет не только создавать таблицы, но и выполнять математические расчеты разной степени сложности. Excel предполагает как простые вычисления, так и сложнейшие математические операции, на основе которых иногда строится специальная итоговая таблица. Все расчеты в Excel осуществляются путем ввода формул.

Например, пред нами стоит задача вычислить цену за всю партию товара. Для этого открываем Excel и начинаем строить таблицу. В ячейку А1 вписываем «Количество», в ячейку В1 — «Цена за единицу товара», в ячейку С1 — «Цена за всю партию». Теперь заполняем таблицу данными. Чтобы произвести расчет в ячейке С2 вводим знак =, далее кликаем мышкой по ячейке А2, нажимаем на клавиатуре знак умножения *, кликаем по ячейке В2 и нажимаем Enter.

Если все сделано правильно, мы узнаем цену за всю партию товара. Естественно, здесь показан пример самого простого расчета, так как Excel под силу даже самые сложные вычисления, поддерживает программа и встроенные языки программирования.

Чтобы документ выглядел более информативно, кроме диаграмм, сами таблицы также можно оформить, применив многочисленные возможности форматирования.

Любую колонку или строку легко выделить другим цветом, также есть в программе опция автоформат, позволяющая оформить свою таблицу в точности так же, как и один из многочисленных шаблонов. Чтобы посмотреть полученный результат нужно воспользоваться опцией раздела меню файл «Предварительный просмотр».

12 простых приёмов для эффективной работы в Excel.

Все, о чем вы хотели знать, но боялись спросить.

Человеку непосвященному программа работы с таблицами Excel кажется огромной, непонятной и оттого - пугающей. На самом деле это удобный инструмент, и если знать небольшие хитрости, то можно сильно сократить время на выполнение обычных функций.

1. Быстро добавить новые данные в диаграмму:

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.).

Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

3. Скопировать без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения - тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps.

Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

  1. Выделите диапазон.
  2. Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
  3. Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки - значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

  1. Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
  2. Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data - Validation).
  3. В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
  4. В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

8. «Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home - Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

  1. Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
  2. Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
  3. Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
  4. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны - это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и т. д.

10. Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно - несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

На самом деле, есть неслабый шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» - «Последние» (File - Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks). В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» - «Сведения» - «Управление версиями» - «Восстановить несохранённые книги» (File - Properties - Recover Unsaved Workbooks). Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

  1. Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
  2. Выберите на вкладке «Главная» - «Условное форматирование» - «Правила выделения ячеек» - «Повторяющиеся значения» (Home - Conditional formatting - Highlight Cell Rules - Duplicate Values).
  3. Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert - What If Analysis - Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Сегодня ни один компьютер и ноутбук, работающий на основе операционной системы Windows, не обходится без табличного редактора. Именно поэтому многим пользователям необходимо узнать как можно больше о том, как работать в Excel. Мы решили помочь всем новичкам и сделать всё, чтобы знакомство с программой вдохновило на работу со всевозможными формулами , числами и функциональными таблицами.

Итак, первое, о чём стоит сказать, приступая к работе с Экселем, так это о том, что некоторые типы информации лучше воспринимаются только тогда, когда они систематизированы и представлены в виде таблицы . Если вы хотите научиться самостоятельно преобразовывать получаемые из внешней среды данные, советуем вам начать использование Excel с самого простого - создания таблицы.

Чтобы создать новую таблицу , вам необходимо открыть редактор и при помощи курсора выделить на рабочем листе необходимый вам диапазон ячеек. Выбранная вами зона загорится светло-серым цветом, а её границы обозначатся чёрной жирной линией. Именно с этой зоной мы и будем работать в дальнейшем, чтобы преобразовывать её в таблицу.

После того как вы зададите таблице необходимый размер, перейдите во вкладку «Главная» и отыщите в открывшемся листе категорию «Форматирование таблиц». Перед вами должно открыться окно с перечнем стилей, которыми вы можете оформить вашу таблицу. Укажите все необходимые параметры, пропишите заголовки и подтвердите свои действия кликом на кнопку «ОК». Если вы всё сделали правильно, то выбранные вами на первом этапе ячейки будут преобразованы в определённый вами стиль.

Хотелось бы обратить внимание на то, что в заголовках созданной вами таблицы находятся стрелочные кнопки. Они нужны для комфортной фильтрации данных, которые будут вноситься в сетку редактора. Для удобства советуем вам сразу обозначить наименования значений, прописав их в заголовках столбцов.

Можно ли изменить таблицу?

Первоначальный вид созданной вами таблицы можно изменить в любой момент. В процессе работы с матрицей данных у вас есть возможность изменить её оформление, увеличить за счёт добавления новых строк и столбцов или, напротив, уменьшить за счёт удаления последних. Кроме того, в Экселе вы можете строить графики и производить сложные расчёты и действия с данными , внесёнными в таблицу. Чтобы вы могли пользоваться всеми возможностями программы, предлагаем вам научиться добавлять в уже существующую и функционирующую таблицу дополнительные столбцы и строки.

Итак, если в процессе работы с сеткой данных вы ловите себя на мысли, что вам не хватает места для внесения всех необходимых информационных значений, значит, вам необходимо изменить размер этой сетки. Сделать это можно двумя способами:

  1. Первый предполагает добавление данных сразу в ячейку, находящуюся вне зоны сетки. То есть в зависимости от того, какого элемента в таблице вам недостаёт - столбца или строки, данные добавятся либо справа, либо снизу, автоматически расширив рабочую область сетки;
  2. Второй способ добавления столбцов и строк реализуется простым перетаскиванием рамки таблицы на необходимое вам расстояние.

Экспериментируем со стилем

Важно также научиться изменять ранее выбранный стиль таблицы. Для этого вам потребуется выделить любую ячейку в рабочей области сетки и перейти во вкладку «Конструктор». В появившемся функциональном листе найдите категорию «Экспресс-стили» и выберите тот, что вам больше понравится и удовлетворит требования, выдвигаемые к оформлению вашей сетки.

Изменения параметров

Если научиться пользоваться вкладкой «Конструктор», вы сможете в считанные секунды не только изменять внешний вид матрицы с данными, но и добавлять, и удалять всевозможные опции. Например, вы в любой момент сможете снабдить свою сетку опцией «Заголовка» или «Чередующейся строки». Возможно, вы найдёте полезными такие опции, как «Первый столбец» или «Итог». В любом случае, для того чтобы изменить параметры, вам необходимо выделить необходимую вам зону ячеек и перейти во вкладку «Конструктор». Там при помощи установки и снятия флажков на соответствующих «Параметрах стилей» вы сможете производить необходимые вам изменения.

Как удалять таблицы?

Ну и последнее, чему вам необходимо научиться на первом этапе знакомства с Excel, - это процесс удаления созданных таблиц. Случаи, когда необходимость в разграничении данных исчезает, а в самих значениях остаётся, случаются сплошь и рядом. Именно поэтому так важно сохранить информацию в целости и сохранности, чтобы с ней можно было продолжить работать в дальнейшем. Для удаления сетки вам необходимо перейти в «Конструктор» и выбрать группу «Сервис», содержащую команду «Преобразить диапазон». Кликнув на последнем и подтвердив своё действие, вы вернёте таблице вид обычного диапазона.

Изложенная в этой статье информация - это лишь малая часть того, что вы можете сделать в Excel. Поэтому теперь, когда у вас есть базовые представления о редакторе и работе в нём, процесс обучения всем премудростям преобразования информации будет более продуктивным и плодотворным.

Любой человек, использующий в повседневной работе компьютере, так или иначе сталкивался с офисным приложением Excel, входящим в стандартный пакет Microsoft Office. Оно имеется в любой версии пакета. И достаточно часто, начиная знакомство с программой, многие юзеры задаются вопросом о том, в Excel самостоятельно?

Что представляет собой программа Excel?

Для начала определимся, что же такое Excel, и для чего нужно это приложение. Вероятно, многие слышали о том, что программа представляет собой табличный редактор, однако принципы его функционирования в корне отличаются от тех же таблиц, создаваемых в Word.

Если в Word таблица выступает скорее элементом, в котором отображается текстовая или то лист с таблицей Excel - это, по сути, унифицированная математическая машина, которая способна производить самые различные вычисления на основе задаваемых типов данных и формул, по которым будет производиться та или иная математическая или алгебраическая операция.

Как научиться работать в Excel самостоятельно и можно ли это сделать?

Как говорила героиня фильма «Служебный роман», можно и зайца научить курить. В принципе, нет ничего невозможного. Попробуем разобраться в элементарных принципах функционирования приложения и остановимся на понимании его основных возможностей.

Конечно, отзывы людей, разбирающихся в специфике приложения, говорят о том, что можно, допустим, скачать какой-нибудь самоучитель работы в Excel, однако, как показывает практика и особенно комментарии начинающих юзеров, такие материалы очень часто представлены в слишком заумном виде, а разобраться бывает достаточно сложно.

Думается, самым лучшим вариантом обучения станет изучение основных возможностей программы, а потом их применение, так сказать, «методом научного тыка». Само собой разумеется, сначала нужно рассмотреть основные функциональные элементы Microsoft Excel (уроки по программе свидетельствуют именно об этом), чтобы составить для себя полную картину принципов работы.

Основные элементы, на которые следует обратить внимание

Самое первое, на что обращает внимание пользователь при запуске приложения, это лист в виде таблицы, в которой располагаются ячейки, нумерованные разным способом, в зависимости от версии самого приложения. В ранних версиях столбцы обозначались литерами, а строки цифрами и числами. В других релизах вся маркировка представлена исключительно в цифровом виде.

Для чего это нужно? Да, только для того, чтобы всегда можно было определить номер ячейки для задания определенной операции вычисления по типу того, как задаются координаты в двумерной системе для точки. Позднее будет понятно, как с ними работать.

Еще одна важная составляющая - строка формул - специальное поле, слева имеющее значок «f x ». Именно здесь задаются все операции. При этом сами математические действия обозначаются точно так же, как это принято в международной классификации (знак равенства «=», умножение «*» деление «/» и т.д.). Тригонометрические величины также соответствуют международным обозначениям (sin, cos, tg и т.д.). Но это самое простое. Операции посложнее придется осваивать именно с помощью справочной системы или конкретных примеров, поскольку некоторые формулы могут выглядеть достаточно специфично (экспоненциальные, логарифмические, тензорные, матричные и т.п.).

Сверху, как и в других офисных программах расположена главная панель и основные разделы меню с основными пунктами операций и кнопками быстрого доступа к той или иной функции.

и простейшие операции с ними

Рассмотрение вопроса о том, невозможно без ключевого понимания типов данных, вводимых в ячейках таблицы. Сразу отметим, что после прописывания какой-то информации можно нажать кнопку ввода, клавишу Esc или просто переместить прямоугольник из искомой ячейки в другую - данные сохранятся. Редактирование ячейки вызывается двойным кликом или нажатием клавиши F2, а по завершении ввода данных сохранение происходить исключительно при нажатии клавиши Enter.

Теперь несколько слов о том, что можно вводить в каждую ячейку. Меню формата вызывается правым кликом на активной ячейке. Слева имеется специальный столбец с указанием типа данных (общий, числовой, текстовый, процентный, дата и т.д.). Если выбирается общий формат, программа, грубо говоря, сама определяет, на что именно похоже введенное значение (например, если ввести 01/01/16, будет распознана дата 1 января 2016 года).

При вводе числа можно использовать и указание количества знаков после запятой (по умолчанию отображается один символ, хотя при вводе двух программа просто округляет видимое значение, хотя истинное не меняется).

При использовании, скажем, текстового типа данных, что бы пользователь ни ввел, оно будет отображено именно в виде того, что набрано на клавиатуре, без изменений.

Вот что интересно: если навести курсор на выделенную ячейку, в правом нижнем углу появится крестик, потянув за который при зажатой левой кнопке мыши, можно скопировать данные в следующие за искомой ячейки по порядку. Но данные изменятся. Если взять тот же пример с датой, следующим значением будет указано 2 января и т.д. Такое копирование бывает полезно при задании одинаковой формулы для разных ячеек (иногда даже с перекрестными вычислениями).

Если говорить о формулах, для простейших операций можно использовать двойной подход. Например, для суммы ячеек A1 и B1, которая должна быть вычислена в ячейке C1, нужно поместить прямоугольник именно в поле C1 и задать вычисление по формуле «=A1+B1». Можно поступить иначе, задав равенство «=СУММ(A1:B1)» (такой метод больше применяется для больших промежутков между ячейками, хотя можно использовать и функцию автоматического суммирования, равно как и английскую версию команды суммы SUM).

Программа Excel: как работать с листами Excel

При работе с листами можно производить множество действий: добавлять листы, изменять их название, удалять ненужные и т.д. Но самое главное состоит в том, что любые ячейки, находящиеся на разных листах, могут быть взаимосвязаны определенными формулами (особенно когда вводятся большие массивы информации разного типа).

Как научиться работать в Excel самостоятельно в плане использования и вычислений? Здесь не все так просто. Как показывают отзывы пользователей, в свое время осваивавших этот табличный редактор, без посторонней помощи сделать это будет достаточно затруднительно. Нужно почитать хотя бы справочную систему самой программы. Простейшим способом является ввод в той же формуле ячеек путем их выделения (сделать это можно и на одном листе, и на разных. Опять же, если вводить сумму нескольких полей, можно прописать «=СУММ», а затем просто поочередно при зажатой клавише Ctrl выделять нужные ячейки. Но это самый примитивный пример.

Дополнительные возможности

Зато в программе можно не только создавать таблицы с различными типами данных. На их основе за пару секунд можно строить всевозможные графики и диаграммы задавая для автоматического построения либо выделенный диапазон ячеек, либо указывать его в ручном режиме при входе в соответствующее меню.

Кроме того, в программе имеется возможность использования специальных надстроек, исполняемых скриптов на основе Visual Basic. Можно вставлять любые объекты в виде графики, видео, аудио или чего-то еще. В общем, возможностей хватает. И здесь затронута всего лишь малая толика всего того, на что способна эта уникальная программа.

Да что говорить, она при правильном подходе может вычислять матрицы, решать всевозможные уравнения любой сложности, находить создавать базы данных и связывать их с другими приложениями вроде Microsoft Access и многое другое - всего просто не перечислишь.

Итог

Теперь, наверное, уже понятно, что вопрос о том, как научиться работать в Excel самостоятельно, не так-то и прост для рассмотрения. Конечно, если освоить базовые принципы работы в редакторе, задавать простейшие операции труда не составит. Отзывы пользователей свидетельствую о том, что научиться этому можно максимум за неделю. Но если потребуется использование более сложных вычислений, а тем более, работа с привязкой к базам данных, как бы кто этого ни хотел, без специальной литературы или курсов здесь просто не обойтись. Более того, весьма вероятно, придется подтянуть даже свои знания по алгебре и геометрии из школьного курса. Без этого о полноценном использовании табличного редактора можно даже не мечтать.

Большинство пользователей компьютерных систем на основе Windows с установленным пакетом Microsoft Office непременно сталкивались с приложением MS Excel. У начинающих юзеров программа вызывает некоторые сложности в освоении, тем не менее работа в «Экселе» с формулами и таблицами не так уж и сложна, как может показаться на первый взгляд, если знать основные принципы, заложенные в приложении.

Что такое Excel?

По сути своей Excel представляет собой полноценную математическую машину для выполнения множества арифметических, алгебраических, тригонометрических и других более сложных операций, оперируя несколькими основными типами данных, не всегда относящимися именно к математике.

Работа с таблицами «Эксель» подразумевает использование более широких возможностей с объединением и вычислений, и обычного текста, и мультимедиа. Но в своем изначальном виде программа создавалась именно как мощнейший математический редактор. Некоторые, правда, поначалу принимают приложение за какой-то калькулятор с расширенными возможностями. Глубочайшее заблуждение!

Работа в «Экселе» с таблицами для начинающих: первое знакомство с интерфейсом

Первым делом после открытия программы пользователь видит главное окно, в котором присутствуют основные элементы управления и инструменты для работы. В более поздних версиях при старте приложения появляется окно, в котором предлагается создать новый файл, по умолчанию называемый «Книга 1» или выбрать шаблон для дальнейших действий.

Работа с таблицами «Эксель» для начинающих на первом этапе знакомства с программой должна сводиться именно к созданию пустой таблицы. Пока рассмотрим основные элементы.

Основное поле занимает сама таблица, которая разбита на ячейки. Каждая имеет нумерацию, благодаря двумерным координатам - номер строки и буквенное обозначение столбца (для примера берем Excel 2016). Такая нумерация нужна для того, чтобы в формуле зависимостей можно было четко определить именно ту ячейку с данными, операция над которой будет производиться.

Сверху, как и в остальных офисных приложениях, расположена панель главного меню, а чуть ниже - инструментарий. Под ним есть специальная строка, в которой вводятся формулы, а чуть левее можно увидеть окошко с координатами активной на данный момент ячейки (на которой расположен прямоугольник). Снизу представлена панель листов и ползунок горизонтального перемещения, а под ним находятся кнопки переключения вида и масштабирования. Справа располагается вертикальная полоса для перемещения по листу вверх/вниз.

Основные типа ввода данных и простейшие операции

На первых порах предполагается, что работа в «Экселе» с таблицами начинающим пользователем будет осваиваться по знакомым ему операциям, например в том же текстовом редакторе Word.

Как обычно, в таблице можно производить операции копирования, вырезания или вставки данных, вводить текст или числовые данные.

Но ввод несколько отличается от того, который производится в текстовых редакторах. Дело в том, что программа изначально настроена на автоматическое распознавание того, что пользователь прописывает в активной ячейке. Например, если ввести строку 1/2/2016, данные будут распознаны как дата, и в ячейке вместо введенных цифр появится дата в упрощенном виде - 01.02.2016. Изменить формат отображения можно достаточно просто (на этом остановимся чуть позже).

Точно так же дело обстоит с числами. Можно вводить любые числовые данные даже с произвольным количеством знаков после запятой, и они будут отображены в том виде, в котором все их привыкли видеть. Но, если вводится целое число, оно будет представлено без мантиссы (знаков после запятой в виде нулей). Поменять это тоже можно.

Но по окончании ввода данных многие начинающие пользователи пытаются перейти на следующую ячейку, используя для этого клавиатурные стрелки (по типу того, как это можно сделать в таблицах Word). И это не срабатывает. Почему? Да только потому, что работа с таблицами «Эксель» отличается от текстового редактора Word достаточно ощутимо. Переход может осуществлен нажатием клавиши Enter или установкой активного прямоугольника на другую ячейку при помощи левого клика мыши. Если после написания чего-то в активной ячейке нажать клавишу Esc, ввод будет отменен.

Действия с листами

Работа с листами на первых порах трудностей вызывать не должна. На панели снизу имеется специальная кнопка добавления листов, после нажатия на которую появится новая таблица с автоматическим переходом на нее и заданием имени («Лист 1», «Лист 2» и т. д.).

Двойным кликом можно активировать переименование любого из них. Также можно использовать меню правого клика для вызова дополнительного меню, в котором имеется несколько базовых команд.

Форматы ячеек

Теперь самое главное - формат ячейки - одно из базовых понятий, которое и определяет тип данных, который будет использован для распознавания ее содержимого. Вызывать редактирование формата можно через меню правого клика, где выбирается соответствующая строка, или посредством нажатия клавиши F2.

В окне слева представлены все доступные форматы, а справа показаны варианты отображения данных. Если посмотреть на пример с датой, показанный выше, в качестве формата выбирается «Дата», а справа устанавливается желаемый вид (например, 1 февраля 2016 г.).

Для проведения математических операций можно использовать несколько форматов, но в самом простом случае выберем числовой. Справа имеется несколько типов ввода, указатель на количество знаков в мантиссе после запятой и поле установки разделителя групп разрядов. Используя другие числовые форматы (экспоненциальный, дробный, денежный и т. д.), тоже можно выставлять желаемые параметры.

По умолчанию для автоматического распознавания данных установлен общий формат. Но при вводе текста или нескольких литер программа может преобразовать его самопроизвольно во что-то другое. Поэтому для ввода текста для активной ячейки нужно установить соответствующий параметр.

Работа в «Эксель» с формулами (таблицами): пример

Наконец, несколько слов о формулах. И для начала рассмотрим пример суммы двух чисел, находящихся в ячейках A1 и A2. В приложении имеется кнопка автоматического суммирования с некоторыми дополнительными функциями (вычисление среднего арифметического, максимума, минимума и т. д.). Достаточно установить активной ячейку, находящуюся в том же столбце ниже, и при выборе суммы она будет посчитана автоматически. То же самое работает для горизонтально расположенных значений, но активную ячейку для суммы нужно выставлять правее.

Но можно ввести формулу и вручную (работа с таблицами «Эксель» предполагает и такую возможность, когда автоматическое действие не предусмотрено). Для той же суммы следует в строке формул поставить знак равенства и прописать операцию в виде A1+A2 или СУММ(A1;A2), а если требуется указать диапазон ячеек, используется такой вид после знака равенства: (A1:A20), после чего будет посчитана сумма всех чисел, находящихся в ячейках от первой до двадцатой включительно.

Построение графиков и диаграмм

Работа с таблицами «Эксель» интересна еще и тем, что предполагает использование специального автоматизированного инструмента построения графиков зависимостей и диаграмм на основе выделенных диапазонов.

Для этого предусмотрена специальная кнопка на панели, после нажатия на которую можно выбрать любые параметры или желаемый вид. После этого диаграмма или график отобразятся на листе в виде картинки.

Перекрестные связи, импорт и экспорт данных

В программе также можно устанавливать связи данных, находящихся на разных листах, использовать на файлы другого формата или объекты, находящиеся на серверах в интернете, и множество других надстроек.

Кроме того, файлы Excel можно экспортировать в другие форматы (например, PDF), копировать из них данные и т. д. Но и сама программа может открывать файлы, созданные в других приложениях (текстовые форматы, базы данных, веб-страницы, XML-документы и т. д.).

Как видим, возможности редактора практически неограничены. И, конечно, описать их все просто не хватит времени. Здесь приведены только начальные азы, но заинтересованному пользователю придется почитать справочную информацию, чтобы освоить программу на самом высоком уровне.

Программа Excel представляет собой мощный инструмент, предназначенный для работы с электронными таблицами. В EXCEL можно не только создавать таблицы, но и строить диаграммы и графики, выполнять различные расчеты и вводить формулы. Программа может использоваться для создания отчетов о движении денежных средств.


С ее помощью можно рассчитывать прибыль, убытки и бюджет организации.

1. Как настроить таблицу

— Запустите программу Excel. Для этого нужно кликнуть по значку программы на рабочем столе или пройти в меню «Пуск», раздел «Все программы» и выбрать программу Excel.
— Чтобы создать новую таблицу, просто зайдите во вкладку «Файл», расположенную в верхней части окна программы, выберите пункт «Создать» и «Новая книга». В результате появится новая таблица.
— Чтобы сохранить таблицу нужно выбрать пункт «Сохранить как» во вкладке «Файл». В появившемся окне нужно просто выбрать папку, в которой необходимо сохранить электронную таблицу. В поле «Имя файла» нужно ввести название, а в пункте «Тип файла» выбрать формат «Excel».
Кроме вкладки «Файл» в верхней части окна программы имеются также вкладки «Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Данные», «Формулы», «Вид» и «Рецензирование».
Чтобы работать с программой Excel стало легче, необходимо ознакомится с простейшей терминологией и основными принципами работы программы.
— Строки программы расположены по горизонтали и обозначены цифрами;
— Столбцы расположены по вертикали и обозначены буквами;
— Ячейкой называется область таблицы, в которую вводится информация. Это один из квадратов, на которое разбито рабочее поле программы.

Данные в программе Excel вводятся на лист. По умолчанию каждая новая таблица содержит 3 листа. Переключатся между листами можно путем изменения вкладок в нижней части окна.

Чтобы переименовать лист, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по вкладке нужного листа, выберете пункт «Переименовать» и задайте новой название. При необходимости можно добавить новые листы, нажав на кнопку, расположенную справа от вкладки последнего листа.

В верхних ячейках столбцов можно ввести названия используемых категорий («Дата», «Имя», «Сумма» и т.д.). Эти столбцы можно использовать для ввода нужной информации. Все внесенные изменения нужно регулярно сохранять путем нажатия кнопки «Файл» — «Сохранить». Также для сохранения информации можно использовать комбинацию кнопок «Ctrl» + S.

2. Ввод и управление

Прежде чем вводить данные в ячейки программы, можно попробовать попрактиковаться на паре столбцов или строк.

— чтобы ввести данные в ячейку, просто щелкните по ней.
— чтобы отредактировать данные после ввода, дважды кликните на ячейке и внесите необходимые изменения в строке, расположенной в верхней части окна программы. Она находится над буквами, которые обозначают столбцы.

Форматирование ячеек

В общем случае можно использовать «Общий» формат ячеек. При помощи этой функции вы можете легко изменить формат одной ячейки или целого столбца.
— чтобы выбрать формат ячейки, необходимо перейти во вкладку «Главная», найти «Число». Откроется диалоговое окно. Можно также изменить шрифт, стиль или выравнивание текста или чисел. Все это можно сделать, используя группы «Выравнивание» и «Число» во вкладке «Главная».

— для изменения формата ячеек, следует щелкнуть по букве столбца и внести необходимые изменения.
— для изменения формата всех ячеек, находящихся в одной строке, следует щелкнуть по номеру это строки и внести необходимые изменения.

Чтобы ввести данные можно просто щелкнуть по ячейке. Чтобы перейти к следующей ячейке снизу нужно нажать кнопку «Enter», чтобы перейти на следующую ячейку справа, необходимо нажать клавишу «Tab». Для перемещения по ячейкам, используйте клавиши, обозначенные стрелками. Не забудьте сохранить все выполненные изменения.

Для сортировки данных, выделите нужную область. Можно выбрать отдельные столбцы, таким образом, чтобы данные внесенные в строках соответствовали друг другу, поскольку при сортировке данных в одном столбце, порядок ячеек поменяется только в этом столбце, порядок данных в соседнем столбце останется неизменным. Далее следует нажать на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Сортировка». В результате откроется диалоговое окно, в котором можно будет выбрать нужный столбец. В выпадающем списке «Сортировать по…» вам будет предложено выбрать способ сортировки. Определите порядок, в котором вы хотите отсортировать ваши данные. Можно использовать сортировку по убыванию, по возрастанию или по алфавиту для текстовых переменных.

Чтобы отфильтровать данные, нужно сначала выбрать данные, которые нужно отфильтровать. Далее необходимо использовать пункт «Фильтр» во вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр». Чтобы открыть список используемых опций, щелкните по стрелкам, расположенным в заголовке выделенных столбцов. Выберите опции, которые вы собираетесь использовать и подтвердите выбранное действие. В результате проведенной операции, отобразятся только отфильтрованные данные. Чтобы отобразить всю информацию, содержащуюся в ячейках, снова перейдите ко вкладке «Данные» и выберите пункт «Очистить» в поле «Сортировка и фильтр».

Чтобы найти в таблице нужный вам фрагмент, необходимо перейти на вкладку «Главная» и выбрать пункт «Найти и выделить». После этого в поле «Найти» введите искомый фрагмент, выберите опцию «Найти все». В результате отобразится список с указанием информации об искомом фрагменте.

Распечатать лист EXCEL можно путем нажатия вкладки «Файл» — «Печать» или путем использования комбинации клавиш «Ctrl»+P. В окне «Печать» можно нажать вкладку «Просмотр» и просмотреть созданный документ перед печатью. В результате откроется окно предварительного просмотра. Чтобы распечатать таблицу, необходимо нажать иконку в виде принтера.

Чтобы поменять размер страницы и прочие настройки, необходимо пройти во вкладку «Разметка страницы» и выбрать группу «Параметры страницы». Чтобы расположить всю электронную таблицу на одном листе нужно выбрать «Вписать». В открывшемся окне необходимо выбрать пункт «Разместить на 1 стр. в ширину и 1 стр. в высоту». Чтобы распечатать только фрагмент таблицы, выделите нужный вам диапазон данных и выберите пункт «Печать» во вкладке «Файл» и поставьте галочку около опции «Выделенный диапазон».

3. Выполнение вычислений

Если вам необходимо просуммировать данные по нескольким ячейкам, нужно выделить пустую ячейку под теми числами, сумму которых вам нужно найти. Затем нажмите на кнопку со значков суммы на вкладке «Главная». В выбранной вами пустой ячейке появится результат суммирования.

Все формулы Excel в строке начинаются со знака = . Перед вводом формулы вводите знак =. Описанный выше способ можно использовать и для сложения чисел в одном столбце. Для этого в ячейке, в которой будет расположен ответ, введите знак = и наберите CУММ. Затем после знака «(» введите номер ячейки, в которой расположено первое число, которое нужно сложить. Затем наберите символ «:» и введите номер ячейки последнего числа. После нажатия клавиши Enter в выбранной ячейке отобразится сумма.

Чтобы сложить числа, которые находятся в разных столбцах таблицы, нужно щелкнуть по пустой ячейки, в которой необходимо отобразить ответ, набрать в ней =, а после этого щелкнуть по ячейке с первым складываемым числом. После этого вводится символ +, а после него выбирается вторая ячейка, которую нужно сложить.

Вычитаются числа по аналогичному принципу, только вместо знака сложения нужно использовать знак вычитания.

4. Построение диаграмм

Чтобы построить диаграмму по имеющимся в таблице данным, необходимо перейти во вкладку «Вставка» и найти там группу «Диаграммы». Здесь можно выбрать нужный вам тип диаграммы. Выберите диапазон ячеек, по которым следует построить диаграмму.

5. Редактирование ячеек

Для редактирования ячеек, нужно выбрать диапазон, который необходимо изменить. Далее переходим во вкладку «Главная» и выбираем группу «Шрифт» или «Граница». Выбираем нужный стиль. Чтобы изменить цвет ячеек, нужно перейти на вкладку «Заливка» и выбрать нужный вам цвет.
В данной статье были изложены только основы использования программы Excel. С помощью этой программы можно выполнять множество других полезных функций.