Лекция 3

Определение таблиц

Простые таблицы

Сложные таблицы

1.2 Простая таблица

Стандартная кнопку Добавит таблицу и задать ее параметры.

1.3 Сложная таблица

Таблица → Вставить → Таблица Вставка таблицы



1) число столбцов;

2) число строк;

3) задать ширину столбцов.

Ок

Таблица → Нарисовать таблицу Ластик .

Редактирование таблицы

Таблица

Операции редактирования:

1 Вставка столбцов и строк .

Вставить меню Таблица

2 Изменение ширины столбца.

3 Изменение высоты строки.

Таблица → Автоподбор

Таблица → Объединить ячейки Таблица → Разделить ячейки .

Таблица → Удалить

Форматирование таблиц

Таблицы и границы и с помощью пунктов меню Таблица и Формат .

В меню Таблица Свойства таблицы

С помощью пункта Границы и заливка

С помощью меню Таблица → Автоформаттаблицы

Направление текста

Перемещение по таблице

Вычисления в таблице

Таблица → Формула Ок.

Графический редактор

В редакторе Word есть графический редактор, который позволяет быстро строить несложные рисунки. Рассмотрим возможности этого редактора и способы создания рисунков.

Для создания рисунков сначала необходимо настроить панель инструментов Рисование . Панель инструментов Рисование находится в меню Вид → Панели инструментов → Рисование .

Таблица 2.1 – Средства панели инструментов Рисование

Кнопка Название Выполняемые действия
Рисование Содержит наборы действий относительно упорядочивания рисунков, выравнивание, группировка, поворот, сдвиг, работа с сеткой, обтекание текстом
Выбор объектов Позволяет выбрать объекты в активном окне
Автофигуры Позволяет выбрать для построения одну со стандартных автофигур
Линия Используется для рисования прямой линии. Чтобы рисовать линию под углом кратным 15°, нужно удерживать нажатой клавишу Shift
Стрелка Рисует линию со стрелкой на конце.
Прямоугольник Позволяет нарисовать прямоугольник. Для создания квадрата необходимо удерживать клавишу Shift
Овал Рисует овал в текущем окне. Чтобы изобразить круг, необходимо удерживать клавишу Shift
Надпись Позволяет создать надпись на рисунках и диаграммах
Добавит объект Wordart Создает специальный текстовый эффект – объект Wordart
Добавить диаграмму Создает организационную диаграмму
Добавить картинку Добавляет картинку из коллекции Word
Добавить рисунок Добавляет рисунок из файла
Цвет заливки Изменяет заливку для выделенного объекта
Цвет линий Добавляет, изменяет или удаляет цвет линий выделенного объекта
Цвет шрифта Форматирует выделенный текст заданным цветом
Тип линий Позволяет выбрать толщину выделенной линии
Меню «Штрих» Выбирает штриховую или штрих-пунктирную линию для выделенной автофигуры
Меню «Стрелки» Определяет тип стрелки для выделенной линии
Меню « Тени» Устанавливает тип тени для выделенного объекта
Меню «Объемы» Задает стиль для объемного эффекта

С помощью панели инструментов Рисование можно увеличивать, уменьшать, вращать и закрашивать автофигуры, добавлять тень и объем.

Создание рисунка

Если необходимо создать рисунок средствами Word, можно воспользоваться одним из способов:

1. Вставка объекта, который вызывается командой Вставка → Объект .

При вставке объекта РисунокMicrosoft Word открывается отдельное окно с областью рисования, полностью идентичное обычному окну Word. Важно, чтобы рисунок не попал за границы линеек форматирования, потому что с их помощью регулируется видимая область рисунка. Также автоматически отображается панель Изменение рисунка . С ее помощью можно закрыть рисунок, нажав соответствующую кнопку.

Также автоматически отображается панель Полотно . С ее помощью можно увеличивать или уменьшать масштабы рисунка, подбирать его размер.

2. Также Word имеет так называемое полотно. Оно вызывается автоматически при попытке нарисовать какую-нибудь фигуру с помощью панели Рисование . Полотно предназначено для упорядочивания объектов рисунка и является аналогом области рисования. Здесь очень удобно реализована возможность изменения размеров полотна – с помощью граничных маркеров. Для того чтобы при перемещении рисунок не распадался, необходимо после того, как рисунок был нарисован сгруппировать его. Перед этим необходимо выделить весь рисунок или его часть, вызвать контекстное меню на рисунке и выбрать пункт Группировка → Группировать .

Для того, чтобы включить или отключить автоматическое появление полотна при попытке рисования, нужно выполнить следующие действия:

Ø Воспользоваться командой Сервис → Параметры , после чего открывается диалоговое окно Параметры .

Ø Открыть вкладку Общие .

Ø Установить или снять флажок Автоматически создавать полотно при вставке автофигур .

Использование автофигур

В текстовом редакторе Word есть множество стандартных изображений, которые включают геометрические фигуры, фигурные стрелки и прочее. Эти изображения называются автофигурами.

Автофигура –это стандартные изображения разныхфигур в графическом редакторе текстового редактора Word.

При вставке в документ автофигура ведет себя как обычный рисунок.

Автофигури можно вставлять с помощью панели Рисование → Автофигуры .

Существуют такие виды автофигур: линии, соединительные линии, основные фигуры, фигурные стрелки, блок-схема, звезды и ленты, сноски.

Вставка рисунков

Для вставки рисунков необходимо выбрать пункт меню Вставка → Рисунок .Появится меню выбора способа вставки рисунка.

v картинка;

v из файла;

v авто фигуры.

При вставке произвольного рисунка необходимо выбрать категорию Из файла и указать местоположение рисунка.

Рисунок вставляется в текст и раздвигает текст. Его можно разместить другим образом. Для этого необходимо выделить рисунок, вызвать контекстное меню, и выбрать в нем пункт Формат рисунка и в диалоговом окне Формат рисунка выбрать вкладыш Положение .

На вкладыше Положение можно выбрать один с образов размещения картины:

Ø в тексте;

Ø вокруг рамки;

Ø по контуру;

Ø по тексту;

Ø перед текстом.

Также можно выбрать один с способов выравнивания рисунка:

ü по правому краю;

ü по центру;

ü по левому края;

ü другое.

Вставка диаграмм

Текстовый редактор Word поддерживает вставку в текст стандартных графиков и диаграмм. Для этого необходимо вызвать пункт меню Вставка → Рисунок →Диаграмма .

В таблице данных можно изменять значения, которые будут влиять на внешний вид диаграммы. После редактирования необходимо щелкнуть мышкой вне диаграммы, таблица данных исчезнет и диаграмма вставится в текст. Дважды щелкнув по диаграмме, можно снова вызвать таблицу данных и изменять их.

Также можно построить диаграмму по данным ранее созданной таблицы. Для этого ее необходимо выделить, а потом создать диаграмму вышеупомянутым способом.

Лекция 3

РАБОТА С ГРАФИЧЕСКИМИ ОБЪЕКТАМИ И ТАБЛИЦАМИ

1 Создание и редактирование таблиц.

2 Создание рисунков и диаграмм.

3 Установление графических объектов.

4 Создание и редактирование математических формул.

Создание и редактирование таблиц

Определение таблиц

Таблица предоставляет возможность упорядочить данные в виде строк и столбцов. Каждый элемент ячейки таблицы не зависит от других элементов. Существует возможность построить таблицу с произвольным количеством столбцов и строк, существует возможность изменения размеров и форматирование каждой ячейки. Ячейка может содержать текст, рисунки и прочее, что может содержать документ Word. Но существует единое исключение: в таблице не может содержаться другая таблица.

Таблицы в Word бывают простые и сложные.

Простые таблицы –это таблицы,которые могут максимальносостоять из четырех строк и пяти столбцов.

Сложные таблицы –это таблицы,которые могут иметь произвольноечисло столбцов и строк.

1.2 Простая таблица

Для создания простой таблицы необходимо найти на панели инструментов Стандартная кнопку Добавит таблицу и задать ее параметры.

С помощью мышки выбрать и обозначить необходимое количество столбцов и строк будущей таблицы. Если в макете не хватает клеточек, то в этом случае необходимо его увеличить в нужном направлении, удерживая нажатой левую кнопку мышки, пока не будут достигнуты необходимые размеры. После этого кнопку мышки необходимо отпустить, и в результате таблица с заданными размерами будет добавлена в текущую позицию.

1.3 Сложная таблица

Для создания сложной таблицы необходимо воспользоваться пунктом меню Таблица → Вставить → Таблица . После чего появляется диалоговое окно Вставка таблицы , в котором необходимо задать параметры:

1) число столбцов;

2) число строк;

3) задать ширину столбцов.

После выбора параметров таблицы и нажатии на кнопку Ок появится пустая таблица,которую необходимо будет заполнить.

Сложную таблицу также можно создать самостоятельно. Для этого необходимо воспользоваться пунктом меню Таблица → Нарисовать таблицу .Курсор мышки приобретаетвид карандаша, с помощью которого можно собственноручно мышкой нарисовать таблицу как графический элемент: сначала рисуют контуры таблицы, а потом строки и столбики. Для удаления линий существует кнопка Ластик .

Редактирование таблицы

Word имеет возможность редактировать таблицы. Существует два способа редактирования таблицы: с помощью мышки и команд меню Таблица .Выбор того или другого способа зависит от пользователя. Большей частью использование мышки ускоряет работу, при этом внесение изменений более наглядное. Если нужно дополнить таблицу новыми данными или удалить лишние, объединить несколько клеток, вставить или удалить строки или столбики, целесообразно применять команды контекстного меню.

Операции редактирования:

1 Вставка столбцов и строк .

Эта операция выполняется с помощью подменю Вставить меню Таблица или контекстного меню таблицы. При этом необходимо выделить строки или столбцы таблицы и вызвать контекстное меню.

2 Изменение ширины столбца.

Эту операцию лучше и легче выполнять с помощью мышки. Для этого нужно разместить указание мышки на ограничительной линии (вид указания мышки при этом изменится) и при нажатой левой кнопке перетянуть в нужном направлении.

3 Изменение высоты строки.

Высота строки зависит от объемов и параметров введенной информации. В некоторых случаях нужно задать высоту строки, которая отличается от установленной по умолчанию. Для этого необходимо выполнить действия, аналогичные изменению ширины столбца.

4 Автоподбор ширины и длины столбцов.

Эта операция выполняется с использованием пунктов меню Таблица → Автоподбор

5 Разделение и объединение ячеек таблицы.

Таблица часто имеет заголовок, который является общим для нескольких столбиков. При этом проще всего объединить несколько ячеек для получения ячейки большего размера. Чтобы объединить ячейки, нужно их выделить и воспользоваться командой Таблица → Объединить ячейки . Также аналогичная команда содержится и в контекстном меню таблицы. Для разделения клеток таблицы на несколько предназначена команда Таблица → Разделить ячейки .

6 Удаление элементов таблицы (ячеек, строк и столбцов).

Для удаления ячеек, строк и столбцов необходимо выделить соответствующий участок и воспользоваться командой Таблица → Удалить или командой контекстного меню.Выделенныеучастки нельзя удалить с помощью клавиши Delete или Backspace.Эти клавиши используют для удаления только содержимого ячеек.

Форматирование таблиц

Форматирование ячеек таблицы можно проводить с помощью панели инструментов Таблицы и границы и с помощью пунктов меню Таблица и Формат .

В меню Таблица или с помощью контекстного меню таблицы необходимо выбрать пункт меню Свойства таблицы , с помощью которых можно настраивать параметры форматирования таблицы, строк столбцов и ячеек.

С помощью пункта Границы и заливка можно сделать цветное оформление таблицы, приготовить вид рамок таблицы.

С помощью меню Таблица → Автоформаттаблицы можно выбрать один из существующих форматов.

В таблице существует возможность размещать текст как вертикально, так и горизонтально. Для вертикального размещения текста необходимо воспользоваться контекстным меню и выбрать пункт Направление текста ,после чего появится диалоговое окно Направление текста – Ячейка таблицы

Перемещение по таблице

Передвижение по ячейкам таблицы проводится с помощью клавиш:

TAB – перемещение по правую сторону по строке; SHIFT+TAB – перемещение налево по строке;

Enter – текст разбивается на строки при нажатии (для возвращения используют клавишу Delete);

, ↓, ←, → – перемещение с помощью стрелок.

Вычисления в таблице

В таблице можно проводить несложные вычисления, используя формулы и стандартные функции. Формула, как и в Excel, должны начинаться со знака = (равняется) и ссылаться на адреса ячеек, которые принимают участие в вычислениях.

Адрес ячейки составляется из латинской буквы – столбики (А, В, С і т. д.) и арабской цифры – строки (1, 2, 3,…). Таким образом, ячейка, которая имеет адрес А2, размещается на пересечении первого столбца (А) и второй строки (2).

Каждая стандартная функция имеет свое имя и в скобках содержит свои аргументы. Аргументами могут быть как конкретные данные или адрес одной ячейки или нескольких ячеек (диапазон ячеек).

К стандартным функциям относятся:

Ø Sum(диапазон ячеек) – вычисляет сумму значений в указанном диапазоне;

Ø Average(диапазон ячеек) – вычисляет среднее значение в указанном диапазоне;

Ø Max(диапазон ячеек) – вычисляет максимальное значение в указанном диапазоне;

Ø Min(диапазон ячеек) – вычисляет минимальное значение в указанном диапазоне;

Ø Count(диапазон ячеек) – подсчитывает количество ячеек в указанном диапазоне.

Для записи формулы курсор размещается в ячейке, где нужны вычисления и вызывается пункт меню Таблица → Формула ,формула записывается в строку формул,можно изсписка выбрать нужный числовой формат, а затем нажимается Ок.

В первом случае пользователь сначала выбирает таблицу-список из числа доступных в проекте, а затем выбирает строку в этой таблице. Сначала удаляется выбранная строка из таблицы списка, а затем таблица, на которую эта строка указывает (значение указателя в столбце DTBSPTR ).

Во втором случае пользователь просто выбирает имя таблицы, которую он хочет удалить.

Слияние таблиц.

Осуществляется выбором пункта меню в окне табличного редактора File -> Merge dbt . Дальше в подменю пользователю предлагается путь выбора таблицы из таблицы-списка (пункт from list ) или из всех таблиц текущего проекта (пункт as file ). Содержимое выбранной таблицы построчно добавляется в к конец редактируемой таблицы. При этом не учитывается какие столбцы были избраны для редактирования.

Выбор столбцов таблицы для редактирования.

После того, как таблица открыта или создана для того чтобы внести в нее изменения, необходимо выбрать столбцы для редактирования. Это сделано для локализации внимания пользователя, поскольку в прикладных таблицах может быть много столбцов и работать со всеми ними одновременно может быть неудобно.

В рабочей области главного окна программы имеются два списка, обозначенные Unselected columns и Selected columns соответственно. Сразу после открытия таблицы левый список содержит имена и типы всех столбцов открытой таблицы, а правый список пуст. С помощью расположенных между списками управляющих кнопок пользователь может перемещать столбцы из левой колонки в правую и обратно. Столбцы, оказавшиеся в правой колонке считаются избранными для редактирования. Среди них с помощью кнопки Arg-> пользователь должен выбрать столбец аргумента. Столбец аргумента помечен в правом списке символом Arg . Этот столбец считается аргументом, в то время как все остальные столбцы рассматриваются как функции этого аргумента. Например, в случае загрузки таблицы годографа первого вступления аргументом логично избрать ZOP - глубину точки приема.

Экспорт содержимого таблицы.

Для сохранения содержимого таблицы в текстовом файле надо выбрать пункт меню окна табличного редактора File -> Export -> ASCII file . В появившемся надо задать имя выходного файла (кнопка Select или текстовое поле левее нее). В зависимости от назначения целевого текстового файла можно настроить с помощью представленных в диалоговом окне средств.

Наиболее типичны два варианта настройки:

  • Файл для включения в отчет. В этом случае надо включить в файл метку даты, проекта и имени таблицы (опция Put origin stamp включена), поместить в шапку таблицы имена столбцов (опция Put head of table включена), задать фиксированную ширину столбцов (опция Strict column widths включена) и разделителем столбцов сделать один или несколько пробелов (строка-разделитель Column"s separator string ).
  • Файл для импорта в какую-либо другую программу (например, электронную таблицу). В этом случае идентифицирующие метки и шапку таблицы включать не надо, выдержанность ширины столбцов не критична (опции Put origin stamp , Put head of table , Strict column widths выключены), зато в качестве разделителей в формате Comma Separated Value (CSV) нужно использовать запятую (строка-разделитель Column"s separator string - запятая), а строковые значения надо заключать в двойные кавычки (опция Quote strings with "" включена).

Если целевой текстовый файл предполагается использовать в MS DOS, MS Windows или MS Windows NT, можно включить опцию DOS text file convensions . В этом случае текстовый файл будет корректно восприниматься всеми программами в указанных ОС.

Удаление блокировок.

В том случае, если некоторые программы завершились некорректно и не освободили заблокированные для работы объекты данных, для дальнейшей работы с ними надо снять блокировки. Это можно сделать с помощью диалоговой панели, вызываемой пунктом меню File -> Delete dbt -> lock .

Блокировки могут быть эксклюзивными Exclusive (исключающими любой доступ к объекту) и разделяемыми Sharable (позволяющими иметь доступ по чтению нескольким программам).

Эксклюзивные блокировки при нормальной работе программ очень короткие - их время жизни, как правило, меньше секунды. Если такая блокировка живет дольше, скорее всего это зависшая блокировка и она будет мешать осуществлять доступ к объекту данных. Ее следует удалить вручную.

Разделяемые блокировки существуют до тех пор, пока программа осуществляет доступ к данным. Внимание! Если удалить разделяемую блокировку пока программа продолжает пользоваться объектом данных, это может привести к потере данных.

Табличное редактирование.

Базовые операции.

Текущая редактируемая ячейка.

Обведена рамкой и в ней находится текстовый курсор. Сменить ячейку можно либо указав мышью на новую и нажав 1-ю кнопку мыши, либо с помощью клавиатуры, переводя рамку с ячейки на ячейку. Перемещения рамки текущей ячейки вверх-вниз осуществляется соответствующими стрелками на клавиатуре. Перемещения вправо - клавишей Tab, влево - одновременным нажатием Shift и Tab.

Если введенное в ячейку новое значение выло введено ошибочно и пользователь не успел нажать Enter или покинуть ячейку, верниться к предыдущему значению можно нажав клавишу Esc.

Ширина колонки.

Если оказалось, что значение в ячейке не помещается и видна только его часть, пользователь может расширить эту колонку. Для этого надо нажать клавишу Shift на клавиатуре и 2-ю (среднюю) кнопку мыши в то время как указатель мыши должен находиться на вертикальной линии правой границы колонки. В момент нажатия курсор мыши изменится и пользователь сможет изменить ширину колонки по своему желанию. После этого кнопку мыши можно отпустить и колонка примет желаемую ширину.

Новая строка таблицы.

Последняя строка табличного редактора в режиме изменения количества строк (когда графический редактор не запущен) имеет специальный индекс New и используется для ввода новой строки. Как только хотя бы одна ячейка в этой строке получает корректное синтаксически значение (в числовом столбце - число, в символьном - строка, в столбце указателя на таблицу ЛБД - указываемое имя), строка добавляется в таблицу, получая очередной индекс, а пустая строка с индексом New оказывается ниже.

Выделение строки таблицы.

Для осуществления групповых операций имеется возможность выделять нужные строки таблицы. Для этого надо нажать одновременно клавишу Ctrl и 1-ю (левую) кнопку мыши. При этом указатель мыши должен быть на выделяемой строке. Повторная операция отменяет выделение.

Всплывающее меню базовых операций.

Нажатие 3-й (правой) кнопки мыши на поле табличного редактора вызывает всплывающее меню базовых операций, озаглавленное ROWS , поскольку операции действуют для строк таблицы.

Всплывающее меню. Вставка строк в таблицу.

Вставка осуществляется перед строкой текущей редактируемой ячейки. Операция Insert вставляет одну строку, а Insert # - заданное количество строк. Ячейки вставленных строк заполнены умолчательными значениями. Для числовых столбцов это - ноль, для символьных - пустая строка, для указателей - пустой указатель "VSP....".

Внимание! Ячейки в столбцах таблицы, не выбранные для редактирования, тоже получают умолчательные значения.

Всплывающее меню. Удаление строк из таблицы.

Операция Delete используется для удаления строк из таблицы. Если в таблице имеются выделенные строки, они удаляются. Если таких строк нет, удаляется строка текущей редактируемой ячейки. Новую строку New удалить нельзя.

Всплывающее меню. Дублирование строк в таблице.

Операция Duplicate # используется для размножения строки текущей редактируемой ячейки указанное количество раз. В таблицу вставляется заказанное количество копий текущей строки.

Внимание! Дублируются только значения в ячейках столбцов, выбранных для редактирования! В остальных столбцах размноженных строк будут умолчательные значения.

Всплывающее меню. Выделение строк в таблице.

Для удобного выделения строк имеются следующие операции: Select Выделение строки текущей редактируемой ячейки. Select till here Выделение всех строк от предыдущей выделенной до текущей включительно. Удобно, если надо выделить большое количество подряд идущих строк. Select all Выделение всех строк таблицы. Если в таблице надо выделить почти все строки, проще всего сначала выделить все, а потом снять выделение с некоторых. Unselect all Убирает выделение со всех строк таблицы.

Калькулятор.

Для выполнения групповых арифметических операций над значениями в числовых столбцах таблицы имеется , вызываемый выбором пункта меню Tools -> Calculator в окне табличного редактора.

Калькулятор позволяет применять формулу y=x*A+B к заданным строкам таблицы. Имеются следующие возможности для выбора строк:

  • All rows - Все cтроки таблицы.
  • Selected rows - Выбранные строки таблицы.
  • Rows in range of argument - Строки таблицы, значение аргумента в которых лежит в указанном интервале.

В зависимости от потребности формула y=x*A+B может видоизменяться. В формуле y обозначает целевой столбец таблицы, x - аргумент операции (не обязательно столбец аргумента!), A , B - константы.

Варианты формулы задаются выбором аргумента. Столбец Формула: y=x*A+B

Значения целевого столбца y получаются путем линейного преобразования (A,B ) значений исходного столбца x . Формула: y=у*A+B

Значения целевого столбца y изменяются по линейному закону (A,B ). Формула: y=B

Значениям целевого столбца y присваивается число B . Формула: y=i*A+B

Значения целевого столбца y генерируются по линейному закону от номера выделенной или выбранной по значению аргумента строки i по порядку сверху вниз. В режиме All rows номером является индекс строки. i отсчитывается от 1.

При использовании калькулятора имеется возможность откатки изменений, вызванных последней операцией. Данная возможность вызывается кнопкой Undo диалогового окна калькулятора.

Специальные операции редактирования ячеек.

Для удобного ввода значений в ячейки по двойному нажатию 1-й (левой) кнопки мыши вызывается диалоговое окно, позволяющее выбрать значение из списка. Данная возможность имеется для символьных столбцов и столбцов указателей.

Выбор имени таблицы ЛБД.

Для столбцов типа DBTPTR. Выводится диалоговое окно выбора таблицы ЛБД среди доступных в рабочем проекте.

Выбор имени модификации.

Для столбцов типа CHAR длиной 4 символа. Выводится диалоговое окно выбора имени модификации среди доступных в рабочем проекте.

Выбор символьной строки.

Для столбцов типа CHAR длиной не 4 символа. Выводится диалоговое окно выбора среди значений в данном столбце.

Сортировка строк таблицы.

Если требуется отсортировать строки таблицы по значениям в колонках, можно воспользоваться имеющимся средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Sort lines в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

Многократное повторение значения в столбце.

Иногда требуется повторить некоторое значение в столбце таблицы несколько раз. В том случае, если это число, для данной цели можно воспользоваться калькулятором . Однако, в случае значений других типов целесообразно воспользоваться специальным средством, которое вызывается выбором пункта меню Tools -> Replicator в окне табличного редактора. При этом на экране появляется диалоговое окно.

В диалоговом окне пользователь должен задать столбец, в котором будет продублировано заданное значение, а также указать множество строк, в которых произойдет изменение. Доступны три способа задания множества строк: All rows Все строки таблицы. Selected rows Выделенные строки таблицы. Rows in range of argument Все строки таблицы, аргумент в которых наодится в заданном диапазоне.

Кроме того, можно еще более ограничить полученное множество строк указанием, как часто заданное значение дублируется в строках. Это можно сделать, введя число в поле Apply to each Nth row. Например, если требуется дублировать значение в каждую третью строку, следует указать число 3. По умолчанию стоит 1, что означает дублирование в каждую строку.

Операция дублирования может быть применена к таблице с закрытием диалогового окна (кнопка "OK") или без закрытия окна (кнопка "Apply"). В последнем случае пользователю доступна откатка операции дублирования (кнопка "Undo"). Получить краткую справку можно по нажатию кнопка "Help". Закрыть окно без изменения таблицы можно с помощью кнопки "Cancel".

Графическое редактирование.

Выбор активной кривой.

Чтобы сменить активную кривую достаточно нажать левую кнопку мыши в то время как ее курсор находится на шкале выбранной новой кривой.

Выбор диапазона визуализации по аргументу.

Задание диапазона визуализации по аргументу (Page: top/bottom Options -> Pane"s tuner .

Выбор диапазона визуализации по значению.

Задание диапазона визуализации по функции (Page: top/bottom ) осуществляется в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Изменение параметров визуализации кривой.

Кривые (зависимости столбцов-функций от столбца аргумента) могут изображаться с линейной интерполяцией между узловыми точкими или без интерполяции - ступенчато. По умолчанию используется визуализация с интерполяцией. Изменить способ отрисовки (Linear curve или Stairs curve ) можно в диалоговом окне, вызываемом при выборе пункта меню Options -> Curve"s tuner .

Быстрое изменение направления осей.

Для изменения направления осей можно воспользоваться подменю View -> Flip , в котором предлагается: Argument Изменить направление оси аргумента на обратное. Active curve Изменить направление оси активной функции на обратное. All curves Изменить направление осей всех функций на обратное.

Быстрое изменение диапазона визуализации.

Для того, чтобы после изменения пределов визуализации быстро вернуться к нормальному диапазону изменения аргумента или функции, можно воспользоваться подменю View -> Fit , в котором предлагается: Argument Выбрать диапазон визуализации аргумента от наименьшего до наибольшего значения. Active curve Выбрать диапазон визуализации активной функции так, чтобы все значения попадали в видимую пользователем область. All curves Выбрать диапазон визуализации всех функций так, чтобы все значения функций попадали в видимую пользователем область.

Изменение шага градуировки шкал и сетки.

Для изменения шага градуировки шкалы (он же - шаг сетки) аргумента и функций надо ввести новое значение шага в поле Grid step диалогового окна Pane"s tuner и Curve"s tuner соответственно.

Редактирование активной функции.

Для перехода в режим редактирования надо выбрать пункт меню View -> Edit mode и левой кнопкой мыши устанавливать новое положение узловых точек.

Использование лупы.

Для увеличения/уменьшения масштаба изображения в рабочей области графического редактора используются режимы увеличивающей и уменьшающей лупы. Эти режимы активируются пунктами меню View -> Zoom in mode и View -> Zoom out mode соответственно. В режиме лупы пользователь выбирает прямоугольную область мышью, нажав левую кнопку для фиксации одного угла и отпустив ее в другом углу выбранной области. После отпускания область визуализации изменится соответственно.

Если пользователь в момент выбора резиновым прямоугольником решил отказаться от операции, для этого ему надо нажать 3-ю (правую) кнопку мыши, а потом уже отпускать 1-ю. В этом случае изменения пределов визуализации не произойдет.

Редактирование заголовков трасс.

Программа предоставляет возможность загрузить для просмотра и редактирования заголовки трасс указанной модификации. Заголовки загружаются в том порядке, в котором они идут в файле трасс. Внимание! При визуализации трасс в других программах пакета самая первая трасса визуализируется внизу, а самая последняя по порядку - вверху поля трасс.

К редактированию заголовков следует относиться осторожно, так как неудачные исправления могут сильно повлиять на работу программ с этой модификацией и с данными, полученными по ней.

При изменении порядка строк в загруженной таблице заголовков (например, в результате сортировки) реально порядок трасс в этой модификации не меняется. Если поменять местами значения в ячейках столбца INDEX, то при сохранении модификации (File -> Save dbt ) эти трассы поменяются не местами, а заголовками.

При копировании изменений (File -> Copy dbt to ) интерпретация заголовков несколько иная. При копировании трассы записываются в том порядке и количестве, в котором идут заголовки. Тело трассы берется из исходной модификации с указанным в INDEX номером. Если трассы с таким номером в исходной модификации нет, записывается пустре (нулевое) тело трасс.

Входные данные.

Таблицы БД.

Программа позволяет редактировать таблицы ЛБД с некоторыми ограничениями на типы колонок. Допускаются следующие типы колонок:

  • Скалярные колонки типов Int1, Int2, Int4, Real4, Real8, Char, DBTPTR .
  • Векторные колонки типа Char .

Программа позволяет редактировать как таблицы данных, так и таблицы-списки.

Паспортные данные.

Поскольку паспортные данные хранятся в таблицах ЛБД, пользователь может осуществлять их редактирование с помощью данной программы как в табличном, так и в графическом режимах. Для того, чтобы не нарушить целостность структур данных паспорта, перед редактированием следует внимательно ознакомиться с их описанием (смотри документ "Описание паспорта данных ВСП").

Выходные данные.

Таблицы БД.

Программа не позволяет менять структуру таблиц (добавлять или удалять колонки, менять их типы). В то же время содержимое таблицы в процессе редактирования может произвольно изменяться. Это касается числа строк и информационного наполнения ячеек.

Следует учитывать, что при графическом редактировании строки таблицы сортируются по возрастанию значения выбранного столбца аргумента. Даже если пользователь явно не изменял значения, порядок строк может оказаться другим. Поэтому если какая-либо прикладная программа требует определенного порядка строк во входной таблице ЛБД, пользователь должен это учитывать, если он решил предварительно отредактировать эту таблицу.

Паспортные данные.

Отчетные данные.

Программа позволяет составлять текстовый файл, пригодный для использования за пределами пакета UNIVERS. Способ получения такого файла изложен в DBEDIT

Требования к окружению.

Поддерживаемые платформы:

  • Рабочие станции семейства IBM RS/6000 с ОС AIX 3.2.5.
  • Рабочие станции семейства SUN SPARCstation с ОС Solaris 2.3, 2.4.

Операционное окружение.

Для работы с программой необходимо определить переменную среды VSPHOME. Местом ее определения может быть файл setup или стартовый профиль пользователя. В файле setup определение этой переменной должно выглядеть, например, так (пробелы в строке не допускаются!):

VSPHOME=/home/vsp где /home/vsp - корневой каталог пакета UNIVERS. При инсталляции пакета корневой каталог может быть задан другим путем.

Используемые файлы.

Для работы программы в домашнем каталоге пользователя должны присутствовать следующие файлы: setup , .sdscolor или $VSPHOME/etc/univers.zcp .

Для корректной работы пользовательского интерфейса программы необходим файл ресурсов DBEDIT , который должен находиться в домашнем каталоге пользователя или в путях поиска в переменной окружения XFILESEARCHPATH или XAPPLRESDIR. Обычное местонахождение файла DBEDIT - каталог $VSPHOME/app-defaults. В этом случае переменная XFILESEARCHPATH должна включать в себя следующий элемент поиска:

...:$VSPHOME/app-defaults/%N:... Или переменная XAPPLRESDIR должна быть определена как XAPPLRESDIR=$VSPHOME/app-defaults

Особенности использования.

  1. При попытке запустить графический редактор для таблицы, в которой в столбце выбранного аргумента записано одно и то же значение, программа аварийно завершается, выдавая перед этим ошибку #522 (ERROR__X_ZERO_SIZE).
  2. Если окне табличного редактора изменить значение ячейки таблицы, а после этого, не нажимая Enter и без перехода в другую ячейку сохранить таблицу, последнее изменение не будет сохранено.
  3. При сохранении таблицы ЛБД под другим именем текущая таблица остается открытой и доступной для редактирования.
  4. Если параллельно программе запущены многоцветные приложения (например, Netscape Navigator или графический редактор), может оказаться, что программе недоступно требуемое количество цветов. В этом случае панель графического редактирования будет полностью или частично черной. Для нормальной работы перед запуском редактора ЛБД закройте конфликтующие приложения.
  5. При загрузке данных программа блокирует доступ к этим данным из других программ. В частности, если таблица или модификация открыта для просмотра (view only ), эна остается доступной по чтению для других программ. Если же таблица или модификация открыта для изменения (modify ), то любой доступ к этом объекту данных из других программ будет запрещен. Данное ограничение следует понимать как неизбежное следствие в пакете программ, допускающем одновременную работу многих программ и многих пользователей над данными одного или нескольких проектов. В случае отсутствия данного ограничения одновременный доступ к одним и тем же таблицам данных привел бы к неправильной работе программ и потере результатов их работы.
  6. Импорт и экспорт табличных данных в текстовый формат не поддерживает векторных значений числовых ячеек (то есть, размерности больше 1 не поддерживаются).

(2 часа)

Цель работы: Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) и освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД

Пояснения:

Модификация и редактирование

Операции над полями и записями таблицы:

a. Производятся с помощью команд из меню Правка (Удалить, Копировать, Вырезать, Вставить);

b. Ввод новой записи: Записи / Ввод данных в одноименном режиме;

c. Удаление фильтра: Записи / Удалить фильтр;

d. Сортировка данных: Записи / Сортировка;

e. Поиск записей в таблице: Правка / Найти;

f. Удаление поля таблицы: Правка / Удалить столбец;

g. Добавление нового поля: Вставка / Столбец;

h. переход в различный режимы производится с помощью меню Вид (Конструктор, Режим таблицы).

i. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой Формат / Скрыть столбцы.

Оборудование, аппаратура, материалы и их характеристики:

Компьютеры по количеству посадочных мест с лицензионным программным обеспечением, Microsoft Excel ;

Наличие мультимедийного оборудования для демонстрации наглядного материала во время чтения

Порядок выполнения работы:

Задание 1.

1. Откройте пр №12

2. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники»

gg. Удалить восьмую запись

hh. В третьей записи изменить фамилию на Арбенин

ii. Ввести новую запись в режиме Таблицы с фамилией Рокотов

jj. Ввести новую запись в режиме ввод данных с фамилией Григорьев

kk. Снять фильтр и вывести на экран все записи

ll. Переместить первую запись в конец таблицы

mm. Скопировать запись с фамилией Рокотов на вторую и изменить в ней имя

nn. Проверить правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13 (скриншот).

oo. Произвести сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания. Аналогично произвести сортировку данных по полю Должность в порядке возрастания.

pp. Произвести поиск всех записей с фамилией Рокотов.

qq. Изменить имя поля Отдел на Наименование отдела в режиме Таблицы.

rr. В меню справка ознакомиться с темой «Добавление поля в таблицу». Занести в отчет основные сведения.

ss. Добавить в таблицу «Сотрудники» перед полем Примечание новые поля: Дата поступления и адрес проживания.

tt. Перести в режим Конструктор и проверить (при необходимости изменить) типы данных созданных полей (поля должны иметь дата и текстовый). Вернуться в режим Таблицы.

uu. Удалить поле Адрес проживания

vv. Заполнить поле Дата поступления произвольными данными. Сохранить изменения в таблице. Дата найма

Форма отчета:

· Записать номер и тему занятия.

· Записать задание.

· Подробно описать выполнение работы.

· Ответить на контрольные вопросы.

Контрольные вопросы:

1. Форматирование таблиц в Access.

2. Сортировка по одному и нескольким полям в Access.

3. Поиск и замена данных в Access.

Учебная и специальная литература:

3. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. Технические специальности (2-е изд., стер.) учебник- 2015


ПСО-931

27.01.2017

Практическая работа № 14

Создание многотабличных БД различными способами. (4 часа)

Цель работы: Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных MS Access:

· познакомиться с основными понятиями базы данных

· научиться создавать таблицу БД в различных режимах

· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД

Пояснения:

Создание базыданных в MS Access – Файл / Создать / Новая база данных. Указать имя БД и место ее хранения.

Создание таблиц баз данных в MS Access может быть проведено тремя способами (Рисунок 1):

Рис 1 – Режимы создания таблиц БД

1. В режиме Мастера, когда на выбор предоставляется несколько таблиц со стандартным набором полей. Из образцов полей необходимо выбрать поля в указанной последовательности, используя кнопки со стрелками (Рисунок 2). Переименование поля выполняется с помощью кнопки Переименовать поле.

Рис 2 – Выбор полей из образца таблицы «Сотрудники»

2. В режиме Конструктора, когда пользователь сам указывает название полей, их тип и описание (Рисунок 3).

Рис 3 – Окно создания таблицы в режиме Конструктор

3. В режиме Таблицы подразумевает простой ввод имени поля и его значения. Переименование поля производится с помощью двойного щелчка по его названию и ввода нового имени.

Базы данных должны проектироваться предельно аккуратно, чтобы гарантировать надёжное и правильное хранение данных. Поскольку реляционная модель БД основывается на первичных ключах для идентификации объектов и внешних ключах для создания связей, необходимо следить за целостностью (достоверностью) ключей.

Одной из целей создания базы данных является создание нормализованных (правильно разработаны) таблиц. Нормализация подразумевает разделение таблицы на несколько таблиц с целью исключения дублирования данных.

База данных считается нормализованной, когда каждое поле содержит только одно значение, а каждая таблица состоит из верного набора полей.

Нормализация таблиц базы данных - первый шаг на пути проектирования структуры реляционной базы данных. Строго говоря, конечно, не самый первый - сначала надо решить, что же мы вообще будем хранить в базе, то есть определиться со структурой полей, их типами и размерностью, смыслом хранимой в них информации.

Теория нормализации реляционных баз данных была разработана в конце 70-х годов 20 века. Согласно ей, выделяются шесть нормальных форм, пять из которых так и называются: первая, вторая, третья, четвертая, пятая нормальная форма, а также нормальная форма Бойса-Кодда, лежащая между третьей и четвертой. Существует шесть нормальных форм. Каждая нормальная форма разрабатывается на основе предшествующих. На практике в основном применяются три нормальные формы (остальные применяются редко).

База данных считается нормализованной, если ее таблицы (по крайней мере, большинство таблиц) представлены как минимум в третьей нормальной форме. Часто многие таблицы нормализуются до четвертой нормальной формы, иногда, наоборот, производится денормализация.

Главная цель нормализации базы данных - устранение избыточности и дублирования информации. В идеале при нормализации надо добиться, чтобы любое значение хранилось в базе в одном экземпляре, причем значение это не должно быть получено расчетным путем из других данных, хранящихся в базе.

Первая нормальная форма

Первая нормальная форма:

· запрещает повторяющиеся столбцы (содержащие одинаковую по смыслу информацию)

· запрещает множественные столбцы (содержащие значения типа списка и т.п.)

· требует определить первичный ключ для таблицы, то есть тот столбец или комбинацию столбцов, которые однозначно определяют каждую строку

Вторая нормальная форма

Вторая нормальная форма требует, чтобы неключевые столбцы таблиц зависели от первичного ключа в целом, но не от его части. В принципе, если таблица находится в первой нормальной форме и первичный ключ у нее состоит из одного столбца, то она автоматически находится и во второй нормальной форме.

Третья нормальная форма

Чтобы таблица находилась в третьей нормальной форме, необходимо, чтобы неключевые столбцы в ней не зависели от других неключевых столбцов, а зависели только от первичного ключа. Самая распространенная ошибка - это расчетные столбцы, значения которых можно получить путем каких-либо манипуляций с другими столбцами таблицы. Для приведения таблицы в третью нормальную форму такие столбцы из таблиц надо удалить.

Цель занятия:

– изучение информационной технологии редактирования и модификации таблиц в СУБД MS Access.

Задание 1. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники фирмы».

Порядок работы:

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Произведите редактирование данных:

Удалите восьмую запись. Для этого: выделите запись нажатием на кнопку слева от номера записи; на вкладке Главная в группе Записи выберите команду Удалить или выполните команду Удалить запись контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При удалении программа выведет запрос на подтверждение удаления (Рис. 7).

Дайте подтверждение удаления кнопкой Да . Если все сделано правильно, то восьмой записи после этой операции не будет.

Рис. 7. Подтверждение удаления записи в таблице БД

В третьей записи измените фамилию на Арбенин;

Введите новую запись в Режим таблицы с фамилией Рокотов;

Введите новую запись с фамилией Григорьев в режиме Фильтр . Для этого: на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр и установить метку Пустые ;

Снимите фильтр и выведите на экран все записи, выбрав в группе Сортировка и фильтр команду Фильтр/Удалить фильтр ;

Переместите первую запись в конец таблицы (выделите первую запись и воспользуйтесь командой Вырезать на вкладке Главная , далее выделите очередную свободную строку записи и воспользуйтесь командой Вставить ; если вы выполнили все правильно, то записи с номером 1 после этой операции не будет);

Скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя;

Проверьте правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13. Примерный вид экрана представлен на Рис. 8.

3. Проведите сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания (выделите соответствующее поле Фамилия нажатием на его название и выберите в группе Сортировка и фильтр кнопку
).

Аналогично проведите сортировку данных по полю Дата найма в порядке возрастания.

Рис. 8. Примерный вид таблицы «Сотрудники фирмы» после редактирования

4.Проведите поиск всех записей с фамилией Рокотов, для этого установите курсор или выделите необходимое поле Фамилия и в группе Найти выполните команду Найти (Рис. 9).

Рис. 9. Поиск записей по образцу

5. В Режим таблицы измените имя поля Номер паспорта на Паспортные данные , для этого установите указатель на имя поля и выполните двойной щелчок мыши.

6. Удалите поле Паспортные данные, используя команду контекстного меню Удалить столбец . Не забудьте предварительно выделить поле и в процессе работы дать подтверждение на удаление.

7. Добавьте в таблицу «Сотрудники фирмы» перед полем Примечание новые поля: Ставка, Премия, Зарплата. Для этого: перейдите на вкладку Режим таблицы; выделите поле Примечание и в группе Поля и столбцы выберите команду Вставить; присвойте созданным полям соответствующие имена и установите Типы данных: .

8. Перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор) и проверьте, а при необходимости измените, типы данных созданных полей (созданные поля должны иметь числовой или денежный тип данных). Вернитесь в Режим таблицы (Вид/Режим таблицы) .

9. Заполните поле Ставка числовыми данными. Для дальнейшей корректной работы наберите несколько ставок со значениями в интервале 2000...3000 р.

10. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой контекстного меню Скрыть столбцы , для вызова скрытых столбцов воспользуйтесь командой меню Отобразить столбцы .

11. Сохраните изменения в таблице.

Задание 2. Произвести расчеты значений Премии и Зарплаты в таблице «Сотрудники фирмы». Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка.

Порядок работы:

1. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите на вкладке Создание в группе Другие команду Конструктор запросов .

Краткая справка. Бланк запроса – это бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме Конструктор запроса или в окне Настраиваемый фильтр . В предыдущих версиях использовался термин «Бланк запроса по образцу» (QBE).

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу «Сотрудники фирмы», нажмите кнопку Добавить и закройте это окно (Рис. 10):

Рис. 10. Добавление списка полей таблицы «Сотрудники фирмы»

При этом по умолчанию откроется бланк запроса на выборку и к бланку запроса добавится Список полей таблицы «Сотрудники фирмы» (Рис. 11).

Краткая справка . Список полей (в форме и отчете) – окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом источнике записей. В базе данных Microsoft Access имеется возможность отобразить список полей в режиме Конструктор форм, отчетов и запросов , а также в окне Схема данных .

Рис. 11. Бланк запроса на выборку

3. Далее на вкладке Конструктор выберите Тип запроса/ Обновление (Рис. 12). Обратите внимание на изменения в бланке запроса ( строка «Сортировка» изменилась на «Обновление» ).

Рис. 12. Выбор запроса на обновление

4. Из списка полей в бланк запроса перетащите поля, которые нужно обновить – Премия и Зарплата; в строке «Обновление» введите расчетные формулы сначала для заполнения поля Премия, а затем – поля Зарплата (Премия составляет 27% от Ставки , а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка).

Для расчета Премии в строке «Обновление» наберите – [Ставка] * 0,27;

Для расчета Зарплаты наберите – [Премия] + [Ставка] (Рис. 13).

Сохраните запрос под именем «Премия и Зарплата » (Рис. 14).

Рис. 13. Бланк запроса для расчета полей Премия и Зарплата

Рис. 14. Задание имени запроса при сохранении

Краткая справка . Макросы служат для автоматизации часто выполняемых задач. Многие из них написаны на языке VBA разработчиками программного обеспечения. Однако некоторые макросы представляют угрозу для безопасности. Злоумышленник может внедрить в файл или документ опасный макрос, распространяющий вирусы.

Параметры безопасности макросов доступны в центре управления безопасностью. Нажмите на кнопку Параметры и выполните настройку окна Параметры безопасности Microsoft Office (Рис. 15).

При изменении параметров макроса в центре управления безопасностью они изменяются только для текущего приложения Office данного пользователя, но не для всех приложений.

Рис. 15. Изменение параметров безопасности текущего приложения

5. Проведите обновление по запросу, для чего дважды запустите на выполнение запрос на обновление «Премия и Зарплата»:

Если бланк запроса открыт, то на вкладке Конструктор в группе Результаты два раза выберите команду Выполнить .

Если бланк запроса закрыт, то дважды выполните двойной щелчок по запросу в Области переходов .

При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне (Рис. 16).

Рис. 16. Окно подтверждения выполнения запроса на обновление

6. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы» и проверьте правильность расчетов. Если все сделано правильно, то поля Премия и Зарплата будут заполнены рассчитанными результатами.

7. Измените последовательность полей: поле Примечание поместите перед полем Ставка. Правила перемещения такие же, как во всех приложениях Windows (выделить поле Примечание, мышью перетащить на новое место).

8. Сохраните изменения в таблице.

Задание 3. Создать копию таблицы «Сотрудники фирмы». Новой таблице присвойте имя «Филиал фирмы». Произведите изменения в составе полей таблиц.

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных.

2. Для копирования таблицы установите в Области переходов курсор на таблицу «Сотрудники фирмы» и выберите на вкладке Главная команду Копировать (или команду Копировать контекстного меню (Рис. 17), затем команду Вставить.

Рис. 17. Копирование таблицы в окне База данных

В появившемся окне Вставка таблицы введите новое имя таблицы «Филиал фирмы» и выберите переключатель «Структура и данные» (Рис. 18).

Рис. 18. Ввод имени копируемой таблицы

3. Удалите часть полей в таблицах «Сотрудники фирмы» и «Филиал фирмы», а также переместите поля в них в соответствии с заданием.

В таблице «Сотрудники фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма.

В таблице «Филиал фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Примечание, Ставка, Премия, Зарплата.

4. Сохраните изменения в таблицах.

5. После произведённых удалений в таблице «Сотрудники фирмы» отсутствуют расчетные поля Ставка, Премия и Зарплата , поэтому запрос «Премия и Зарплата» необходимо переориентировать на таблицу «Филиал фирмы». Для этого выполните изменения, показанные на Рис. 19:

Откройте запрос «Премия и Зарплата» в режиме Конструктор ;

В контекстного меню Бланка запроса выполните команду Добавитьтаблицу… , из списка выберите таблицу «Филиал фирмы»;

Заполните строку Имя таблицы: ;

Удалите список полей таблицы «Сотрудники фирмы»;

Сохраните запрос, после чего он должен появиться в списке связанных представлений таблицы «Филиал фирмы».

Рис. 19. Изменения в Бланке запроса для расчета полей Премия и Зарплата

Задание 4. Втой же БД в таблице «Филиал фирмы» добавить новые поля Доплата и Итого денежного формата. Создайте запрос на обновление под именем «Доплата и Итого» . Произведите расчеты по формулам:

Доплата = 42 % от зарплаты (в строке «Обновление» поля Доплата наберите: [Зарплата] * 0,42);

Итого = Зарплата + Доплата (в строке «Обновление» поля Итого наберите: [Зарплата] + [Доплата]).

Откройте таблицу «Филиал фирмы» и проверьте правильность расчетов.

Задание 5. В той же БД в таблице «Филиал фирмы» произвести поиск фамилии Рокотов и замену ее на фамилию Столяров.

Краткая справка. Для поиска и замены установите курсор в поле (столбец), по которому нужно выполнять поиск, на вкладке Главная выполните команду Найти . В открывшемся окне Поиск и замена на вкладке Поиск в строку Образец: введите фамилию Рокотов, а на вкладке Замена в строку Заменить на: введите Столяров и нажмите кнопку Заменить все.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 3

Общие сведения. Документы Word часто содержат данные, оформленные в виде таблицы, состоящей из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. Таблица Word может содержать максимум 63 столбца и произвольное число строк. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (A, B, C, …) и номером строки (1, 2, 3, …). В них размещается информация произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы. Высота строк таблицы произвольная, может различаться для разных строк таблицы, но ячейки одной строки имеют одинаковую высоту. Ширина ячеек одной строки и даже одного столбца произвольная. Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя имеющиеся строки и столбцы.

Способы создания таблиц. Существует несколько способов создания таблиц в документе, которые вставляются по месту установки курсора.

1-й способ. Новую таблицу можно создать с помощью команды главного меню Таблица -› Вставить, которая вызывает диалоговое окно Вставка таблицы для указания размерности таблицы - числа строк и столбцов. Далее ее можно автоформатировать, нажав кнопку Автоформат.

2-й способ. С помощью команды главного меню Таблица -› Нарисовать таблицу создаются сложные таблицы методом "рисования", необходимые для этого элементы управления сосредоточены на панели инструментов Таблицы и границы.

3-й способ. С помощью кнопки Добавить таблицу на Стандартной панели инструментов определяется структура новой таблицы: при нажатой левой кнопке мыши закрашивается требуемое число столбцов и строк таблицы.

4-й способ. С помощью команды Вставка -› Объект -› Создание объекта можно в документ Word вставить электронную таблицу Excel, указав тип объекта - Лист Microsoft Excel.

5-й способ. Ранее набранный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью команды Таблица -› Преобразовать в таблицу при условии, что текст подготовлен с использованием специальных символов - разделителей колонок (табулятор, абзац, пробел и др.).

Редактирование таблиц.

Под редактированием таблиц, имеется в виду не редактирование их содержимого,а только редактирование их структуры. Редактирование содержимого осуществляется обычными средствами. Фактически редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

Добавление заданного количества строк;

Добавление заданного количества столбцов;

Удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;

Слияние выделенных ячеек;

Разбиение выделенных ячеек.

Комбинируя вышеуказанные операции, можно на базе таблиц с простой структурой готовить таблицы, имеющие сложную структуру. Средства для выполнения этих операций находятся в меню Таблица или доступны через контекстные меню выделенных объектов.

Форматирование таблиц.

При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и форматирование содержимого. В первом случае происходит управление размерами структурных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов и т. п.), а во втором - управление размещением содержимого ячеек.

Форматирование таблиц можно выполнять в командном или интерактивном режиме. В командном режиме для этой цели используют диалоговое окно Свойства таблицы (Таблица -›Свойства таблицы). Его можно открыть и из контекстного меню таблицы, если щелкнуть в ее пределах правой кнопкой мыши. Элементы управления вкладок диалогового окна Свойства таблицы позволяют:

Задать метод выравнивания таблицы относительно страницы документа (Таблица -›Свойства таблицы -›Таблица -›Выравнивание);

Задать метод взаимодействия таблицы с окружающим текстом (Таблица -›Свойства таблицы -›Таблица -›Обтекание);

Определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (Таблица -›Свойства таблицы -›Таблица -›Границы и заливка);

Задать размеры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками (Таблица-› Свойства таблицы -›Таблица -›Параметры);

Назначить параметры текущей строки или выделенных строк (Таблица -›Свойства таблицы -›Строка);

Назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (Таблица -› Свойства таблицы -›Столбец);

Назначить параметры текущей ячейки или выделенных ячеек (Таблица -›Свойства таблицы-›Ячейка).

В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы. Маркер в левом верхнем углу таблицы позволяет перемещать таблицу по рабочему полю документа. Маркер в правом нижнем углу позволяет управлять общими размерами таблицы. Маркеры изменения размера, появляющиеся при наведении указателя мыши на рамки таблицы, позволяют интерактивно изменять размеры столбцов и строк методом перетаскивания.

Ввод и форматирование содержимого таблиц.

Выделение нужной ячейки для ввода текста выполняют с помощью мыши. Отдельную ячейку выделяют тройным щелчком левой кнопки. Перемещение между ячейками выполняют клавишей TAB (к следующей ячейке) или комбинацией SHIFT+TAB (к предыдущей ячейке). Для навигации по ячейкам таблицы можно также использовать клавиши управления курсором. В тексте курсорные клавиши выполняют

перемещение курсора внутри ячейки, но по достижении границы текста они позволяют переходить к соседним ячейкам. Все команды форматирования текста относятся к выделенному элементу. Выделенным элементом может быть любая ячейка, строка (группа строк), столбец (группа столбцов) или вся таблица в целом. Группы ячеек выделяют методом протягивания мыши. Большинство команд, связанных с форматированием элементов таблицы и содержащихся в них объектов, можно выполнить с помощью панели инструментов Форматирование.

Автоматическое форматирование таблиц.

Автоматическое форматирование таблиц выполняют с помощью встроенного средства Автоформат, которое запускается командой Таблица-› Автоформат таблицы (при наличии выделенной таблицы). Набор предлагаемых форматов представлен в списке Стили таблиц, а результат, получающийся при их использовании,- в поле Образец. Работа по форматированию таблицы полностью автоматизирована

и сводится к тому, чтобы выбрать такой формат и так установить сопутствующие элементы управления, чтобы представленный образец наиболее

соответствовал запланированному результату.

Сортировка в таблице.

Сортировка в таблицах может выполняться в алфавитном, цифровом порядке и по датам. Для сортировки следует выделить необходимый столбец или строку, затем, используя команду, Таблица-› Сортировка, выбрать в поле диалога Сортировать переключатель По возрастанию или По убыванию, а в поле Список – переключатель Без строки заголовка. Можно задать сортировку по этапам, используя поля Затем. Возможно также выполнять сортировку по любому столбцу, если выбрать соответствующий элемент списка в поле Сортировать.

19. Текстовый редактор Word. Реализация вычислений в таблицах.

При выполнении вычислений в таблице MS Word ссылки на ячейки таблицы имеют вид А1, А2, В1, В2 и т.д., где буква указывает на столбец, а цифра - на строку. В MS Word ссылки на ячейки всегда являются абсолютными ссылками. Абсолютная ссылка - это точный адрес ячейки. Когда такой адрес используется в формуле, он не зависит от положения ячейки, содержащей формулу. Поэтому при копировании или перемещении формул ссылки на адреса ячеек нужно редактировать.

Для выполнения вычислений в таблице MS Word установите курсор в ячейку, в которую вы хотите поместить результат вычислений, выполните команду Таблица -›Формула. В диалоговом окне Формула в поле Формула:

введите нужную формулу или выберите ее в списке Вставить функцию. Формула всегда вводится после знака "равно" (=), а ссылки на ячейки вводятся по латинскому регистру. Чтобы выполнить вычисление, нажмите ОК.

Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы:

1. константы;

2. ссылки на ячейки таблицы (адреса ячеек). Ссылки на ячейки таблицы состоят из обозначения столбца и номера строки и разделяются запятыми, например А1, В4. В ссылках на блок (диапазон) ячеек указывают через двоеточие адреса ячеек начала и конца блока, например А1:В4. Ссылки на всю строку или весь столбец записываются так: 1:1 (ссылка на строку 1), А:А (ссылка на столбец А);

3. знаки операций: +, -, =, / , % и т.д.

4. встроенные функции MS Word;

5. ключевые слова ссылок на блок ячеек:

LEFT - ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;

RIGHT - ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;

ABOVE - ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;

BELOW - ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой.

Результат вычисления вставляется в виде поля. Результат вычисления по введенной формуле отображается в ячейке, содержащей формулу, в виде численного значения, если на вкладке Вид диалогового окна Параметры не установлен переключатель Коды полей. Поменять режим отображения поля (значение или код) можно также командой контекстного меню Коды/значения полей. Быстрое переключение между режимами отображения значений и кодов полей осуществляется с помощью клавиш Shift+F9 или Alt+F9.

Формат вывода результата вычислений можно изменять по усмотрению пользователя в диалоговом окне Формула в поле Формат числа.

20. Построение диаграмм в MS Word

Программа Microsoft Graph позволяет вставлять диаграммы в документы Office. Программа Graph поддерживает разнообразные типы диаграмм и представляет удобную альтернативу средствам построения диаграмм, имеющимся в программе Excel.

Самый быстрый способ создания диаграмм с помощью программы Graph состоит в использовании таблицы Word (впоследствии диаграмму можно перенести в другое приложение Office). Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

Создайте таблицу в документе Word, введите в нее данные, по которым требуется построить диаграмму, а затем выделите всю таблицу. (Простейший способ выделения всей таблицы - установить указатель внутри таблицы и в меню Таблица выбрать последовательно команды Выделить, и Таблица.) Пример приведен ниже.

В меню Вставка выберите пункт Рисунок, а затем - параметр Диаграмма. Если параметр Диаграмма недоступен, необходимо установить программу Microsoft Graph.

Программа Graph сразу вставляет в документ диаграмму, отображающую данные из таблицы Word. Кроме того, программа Graph отображает таблицу, содержащую данные для построения диаграммы. В этой таблице содержится копия данных из выделенной исходной таблицы Word. Если требуется изменить значения, отображенные на диаграмме, следует изменить числа в этой таблице, а не в исходной.

Для внесения изменений в диаграмму используются команды меню и кнопки панели инструментов программы Graph. Для получения подробных сведений по использованию команд программы Graph выберите в меню Справка команду Справка Microsoft Graph или нажмите клавишу F1.

Чтобы изменить размер или соотношение сторон диаграммы, перетащите маркеры, окружающие диаграмму.

Закончив изменение диаграммы, щелкните документ Word вне диаграммы и таблицы данных. Таблица данных, меню команд и кнопки панели инструментов программы Graph исчезнут, останется только диаграмма, вставленная в документ.

Примечания

Кнопки панели инструментов и команды меню программы Graph доступны (вместе с командами Word), если диаграмма Graph открыта в режиме правки (при первой вставке она открыта именно в этом режиме). При щелчке вне диаграммы она выходит из режима правки. Чтобы снова открыть диаграмму в этом режиме, необходимо дважды щелкнуть ее.

Исходная таблица не связана с диаграммой. После вставки диаграммы копия данных из таблицы в документе Word сохраняется внутри встроенного объекта-диаграммы. Изменение данных в таблице не влияет на диаграмму, и таблицу, если требуется, можно удалить из документа Word.

Впоследствии для изменения диаграммы достаточно дважды щелкнуть встроенный объект-диаграмму. Появятся команды меню программы Graph, позволяющие изменить диаграмму. Если требуется изменить численные значения, а таблица данных не отображается, ее можно вывести на экран. В меню Вид выберите команду Режим таблицы или нажмите кнопку Режим таблицы на панели инструментов Диаграмма.

Если требуется вставить диаграмму в другой документ Office (например, в презентацию PowerPoint), выделите диаграмму, вырежьте или скопируйте ее и вставьте в другой документ.

Для изменения вида диаграммы используется панель инструментов Настройка изображения или вкладка Рисунок в диалоговом окне Формат объекта. Если панель Настройка изображения не отображается, чтобы вывести ее на экран, в меню Вид выберите команду Панели и щелкните Настройка изображений.

Если в какой-либо программе, кроме Word, вставить новую диаграмму Graph (выбрать команду Объект в меню Вставка этой программы, а затем выбрать объект Диаграмма Microsoft Graph) или если вставить новую диаграмму Graph в документ Word, не выбрав предварительно таблицу с данными для диаграммы, программа Graph создаст пример диаграммы с данными. После этого необходимо вручную ввести в каждую ячейку таблицы данных Graph нужные данные, а также заголовки столбцов и строк.

Кроме того, можно импортировать данные в таблицу данных из рабочей книги Excel или другого файла. Чтобы импортировать данные, убедитесь, что объект Graph активен, а затем в меню "Правка" выберите команду Импорт файла и выберите нужный файл в диалоговом окне Импорт данных.