Первейший закон успеха - концентрация;

направление всей энергии к единой точке

и движение в точности к цели, не оглядываясь

по сторонам - ни направо, ни налево.

(УИЛЬЯМ МЭТЬЮЗ)

Чем более скрупулезно вы планируете свою деятельность и определяете приоритетность предстоящих задач, тем больше важных дел вам удается совершить за условную единицу времени. К решению чем более важной проблемы вы приступаете, тем большим будет стимул преодолеть естественную для многих склонность к промедлению в делах и погрузиться в работу.

Метод «АБВГД» представляет собой эффективный способ расстановки задач по приоритетности, который вы можете применять ежедневно. Этот метод прост и настолько эффективен, что способен, при условии регулярного и грамотного использования, возвести вас в ранг самых продуктивных и производительных людей в вашей сфере деятельности.

Сила метода в его простоте. Вот как он работает. Вы начинаете с составления перечня всего, что вам предстоит сделать в течение наступающего дня. Думайте на бумаге.

После этого вы ставите букву А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего перечня.

Задача типа «А» определяется как нечто, имеющее на данном этапе самое важное значение, нечто, что вы обязаны сделать, иначе рискуете столкнуться с серьезными последствиями. Задачей типа «А» может стать визит к важному клиенту или написание отчета для начальника, собирающегося докладывать в главке. Данные задачи представляют собой настоящих, зрелых «лягушек» вашей жизни.

Если перед вами стоит более чем одна задача типа «А», вы оцениваете их приоритетность, помечая А-1, А-2, А-3 и т. д. Задача А-1 представляет собой самую крупную и безобразную «лягушку» из всех, с которыми вам предстоит управиться.

Задача типа «Б» определяется как та, которую вам следовало бы выполнить. Тем не менее последствия, в случае ее выполнения или невыполнения, являются достаточно мягкими. Такие задачи представляют собой не более чем «головастиков» вашей жизни. Это значит, что, не сделай вы соответствующую работу, кто-нибудь окажется недовольным или поставленным в невыгодные условия, однако в любом случае по степени важности указанные задачи и близко не соответствуют задачам типа «А». Звонок по не очень срочному вопросу или просмотр накопившейся электронной почты могли бы составить сущность задачи типа «Б».

Правило, которого вы должны придерживаться, гласит: никогда не приступайте к задаче типа «Б», пока у вас остается незавершенной задача типа «А». Никогда не позволяйте «головастикам» отвлекать вас, пока крупная «лягушка» дожидается своей участи быть съеденной!

Задача типа «В» определяется как нечто, что было бы прекрасно сделать, но от чего не следует ожидать никаких последствий, сделай вы это или нет. Задачей типа «В» может стать звонок другу, чашечка кофе, обед с коллегой или какое-либо личное дело, совершенное в рабочие часы. Подобного рода «мероприятия» не оказывают ровным счетом никакого влияния на вашу работу.

Задача типа «Г» оценивается как работа, которую вы можете поручить кому-нибудь другому. Правило в данном случае гласит, что вы должны поручать другим все, что им по силам, тем самым высвобождая для себя время на задачи типа «А», которые вы и только вы в состоянии выполнить.

Задача типа «Д» представляет собой работу, которую можно совсем удалить из вашего перечня дел. Это может быть задача, имевшая прежде значение, но теперь потерявшая актуальность как для вас, так и для других. Нередко это работа, которую вы делаете изо дня в день либо просто по привычке, либо находя в ее выполнении удовольствие.

После того как вы применили метод «АБВГД» к своему перечню дел на день, вы полностью организовали свою работу и подготовили почву для того, чтобы более важные дела выполнялись быстрее.

Важнейшим условием для того, чтобы метод «АБВГД» действительно работал на вас, является соблюдение следующего требования: приступать к выполнению задачи А-1 без промедления и затем трудиться над ней, пока она не будет полностью завершена. Пустите в ход силу воли, чтобы начать и продолжать работу над самой главной для вас задачей на текущий момент. Беритесь за свою самую большую «лягушку» и «ешьте» ее не отрываясь до самого последнего кусочка.

Умение проанализировать свой перечень дел на день и выделить задачу А-1 послужит отправной точкой для достижения истинно большого успеха в вашей деятельности, повысит вашу самооценку, наполнит уважением к себе и чувством гордости за свои достижения.

Когда вы приобретете привычку полностью концентрироваться на своем самом важном деле, т. е. задаче А-1, - иными словами, на съедании главной своей «лягушки» - вы научитесь делать вдвое, а то и втрое больше, чем окружающие вас люди.

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

Сейчас же пересмотрите свой перечень дел на день и проставьте буквы А, Б, В, Г или Д напротив каждого из пунктов. Определите для себя задачу А-1 и немедленно приступайте к ее выполнению. Проявите дисциплину, не позволяя себе отвлекаться на другие дела, пока данная работа не будет завершена.

Применяйте метод «АБВГД» каждый день в отношении любого перечня мероприятий, будь то дела на день или проект на следующий месяц. В итоге вы приобретете привычку постановки и выполнения приоритетных задач, после чего считайте, что будущее вам обеспечено!

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач - это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача - дерево, а подзадачи для ее выполнения - ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное - определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

  1. Срочные и важные;
  2. Важные, но не срочные;
  3. Срочные, но не важные;
  4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

  1. Первостепенные задачи - это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы - за них нужно приниматься самому и немедленно.
  2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
  3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
  4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений - просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени - это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

  1. Какие дела самые важные и ценные?
  2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
  3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора - один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы - это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, - ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

©

Все мы хотим выполнять дела вовремя и быть продуктивными. Но на деле мы откладываем важные дела, а потом ужасаемся от количества пунктов в списке задач - и снова всё откладываем. Автор книги «Новый год прокрастинатора» предлагает метод АБВГД, который позволит расставлять приоритеты.

Отличие метода АБВГД состоит в том, что вы устанавливаете систему ранжирования задач, которые потом систематически прорабатываете. Данный метод отличается от прочих тем, что вы, видимо, принадлежите к тем людям, у кого имеется длинный список задач.

Задачи «А» обязательны к выполнению каждый день. Они похожи на MIT, потому что их невыполнение влечет за собой серьезные негативные последствия. Задачи «Б» - важные, но не считающиеся обязательными на конкретный день. Ими следует заниматься только после выполнения каждого дела из списка «А».

Задачи «В», в принципе, хорошо бы выполнить, но они не связаны с особыми негативными последствиями или жестким графиком.

Задачи «Г» следует делегировать кому-нибудь еще. Они важны, но не требуют вашего прямого вмешательства или действий.

Задачи «Д» нужно вычеркнуть из списка вообще. Именно здесь вступает в силу «правило 80/20». Если в ходе еженедельного или ежемесячного пересмотра вы решаете, что то или иное дело не имеет смысла, просто вычеркните его из своей жизни. А том, какие дела нужно планировать, можно почитать тут.

Мы часто предаемся прокрастинации, потому что ощущаем себя перегруженными. Но расставляя дела по приоритетам, вы обнаружите, какие из них действительно важны и требуют внимания каждый день. Когда при виде какого-нибудь пункта из списка дел вы ощущаете приближение прокрастинации - это верный признак того, что данный пункт следует вычеркнуть.

Наконец, не забывайте о важности привычки каждого дня. Даже если то или иное дело не является «срочным», оно все же важно для успеха в перспективе. Убедитесь, что такое дело добавлено в список повседневных занятий. Например, моя привычка ежедневных писательских трудов вовсе не столь критична в отношении временных рамок. Но всё же я всегда считаю ее задачей «А», поскольку она по кирпичику закладывает основы всех моих достижений в онлайн-бизнесе. Чтобы писать, я не полагаюсь на принцип «выискивания времени». Вместо этого я каждый день расставляю приоритеты и самолично формирую свое время.

Внедрение привычки

Метод АБВГД особенно эффективен, если применять его ежедневно. Вот простейший способ формирования этой привычки:

1. Каждый вечер уделяйте пять минут привычке расстановки приоритетов. (Можно делать это сразу после того, как вы уделили внимание привычке отслеживания.)

2. Проанализируйте свои проекты и определите, какие из них необходимо выполнить завтра.

3. Запишите все дела и рядом с каждым поставьте нужную букву.

4. Заново запишите задачи в алфавитно-приоритетном порядке на другом листке бумаги.

5. Начинайте каждый день с задач А. Переходите к менее важным делам, только выполнив важные.

6. Проанализируйте свои действия в процессе ежемесячного пересмотра и убедитесь, что вы не занимаетесь вещами, которые можно вычеркнуть или делегировать.

У каждого из нас свои приоритеты. Трудность в том, чтобы разработать систему определения самых важных задач ежедневно. При помощи метода АБВГД вы сможете начинать каждый день, имея четкий список дел, которые нужно выполнить, причем уже расставленных в порядке очередности.

По мотивам книги Джей Скотт «Новый год прокрастинатора», издательство «Манн, Иванов и Фербер»

В тайм-менеджменте и организации работы метод АБВГД – один из наиболее эффективных. Его преимущество заключается в простоте.

Для повышения эффективности любой работы необходимо определить самую важную задачу, а затем дисциплинированно работать над ней до тех пор, пока она не будет выполнена. Приемы тайм-менеджмента помогают выявить наиболее приоритетную задачу до того, как вы приступите к ее решению. Для этого необходимо подумать о том, каковы возможные последствия ее выполнения или невыполнения. Важной следует считать такую задачу, решение или, напротив, игнорирование которой может привести к серьезным позитивным или негативным результатам.

Высокоэффективные люди постоянно думают о возможных последствиях при планировании организации своих действий. А теперь рассмотрим собственно метод АБВГД.

Начните со списка

В случае применения метода АБВГД необходимо вначале составить перечень всего, что вам предстоит сделать, затем внимательно проанализировать его и обозначить буквами А, Б, В, Г или Д каждый пункт. Каждая буква имеет свое значение.

А обозначает очень важные задачи. Их вы обязательно должны выполнить. Выполнение или невыполнение этих задач приведет к серьезным последствиям. Отметьте буквой А самые важные задачи в своем списке.

Б обозначает задачи, которые нужно выполнить, хоть они и не столь важны, как задачи А. Их выполнение или невыполнение повлечет за собой незначительные последствия. Сюда относятся ответный телефонный звонок или проверка электронной почты. Обозначьте такие задачи буквой Б.

В обозначает задачи, которые было бы хорошо выполнить, но которые не приводят ни к каким последствиям. Это может быть звонок другу, перерыв на кофе или беседа с коллегой. Все это приятные занятия, но для вашей карьеры или успеха они не важны.

Обратите внимание, что нельзя приступать к выполнению задач Б до тех пор, пока не выполнены все задачи А. И соответственно, не стоит позволять себе решать задачи В до тех пор, пока не сделаны задачи Б. Вы должны строго придерживаться этого правила.



Г – задачи, выполнение которых можно поручить другим людям. Вы должны делегировать как можно больше задач, чтобы освободить время для выполнения задач А.

Д – задачи, которые вообще не стоит выполнять. Это настолько незначительные дела, что, если вы вычеркнете их из списка, это никак не скажется на ваших успехах в работе.

Отказ от несущественных задач облегчит вам жизнь и освободит время для решения задач, важных для вашего успеха в карьере.

Применив формулу АБВГД, упорядочьте задачи А по степени важности. Обозначьте самую важную задачу из этой категории как А1, следующую – А2 и так далее. Теперь немедленно приступайте к выполнению задачи А1 и усердно работайте над ней до самого завершения. Этот простой метод позволит вам повысить свою эффективность в два раза.

Отделяйте срочное от важного

Все задачи, которые вам предстоит решить в течение дня, можно разделить на четыре типа по степени срочности и важности.

Первый тип – срочные и важные задачи . Эти дела вы должны выполнить немедленно. Срочные и важные задачи – например важные телефонные звонки, встречи, визиты к клиентам и непредвиденные ситуации – почти всегда ставятся перед нами другими людьми. Тем не менее это важная и необходимая часть работы, которую нельзя откладывать, поскольку промедление может вызвать серьезные проблемы. Большинство людей весь день работают над решением таких задач.

Второй тип – важные, но не срочные задачи . В большинстве случаев в перспективе такие задачи могут привести к очень серьезным последствиям. Сюда относится: подготовка предложений и отчетов, совершенствование знаний и навыков, физические упражнения, а также проведение времени с семьей.

Выполнение важных, но не срочных задач можно отложить на более поздний срок. Тем не менее они оказывают значительное влияние на вашу жизнь и рано или поздно становятся срочными – как, например, курсовая работа в университете или отчет для руководителя или клиента.

Третий тип – срочные, но не важные задачи . К таким делам можно отнести телефонные звонки, проверку электронной почты, разговор с коллегой, заглянувшим в ваш кабинет, спонтанное обсуждение новостей или телевизионных передач и тому подобное. Конечно, вы можете заниматься всем этим на работе, но такие дела не оказывают никакого влияния на ваш успех. Многие люди обманывают себя, занимаясь подобными срочными, но не важными задачами, и они только напрасно тратят время, которое можно было бы посвятить построению карьеры.

Самые большие расхитители времени – это задачи, которые не являются ни срочными, ни важными , то есть совершенно бесполезные дела. Речь идет о тех действиях, которые не приносят никакой пользы для вашей карьеры, например: чтение газет, звонки домой с вопросом, что будет на ужин, или походы по магазинам. Все эти дела не способствуют достижению ваших личных целей и успеху компании.

Чтобы повысить свою эффективность, следует сосредоточиться на определении срочных и важных задач, то есть тех, которые должны быть выполнены немедленно. Затем можно сделать все, что не является ни срочным, ни важным, чтобы осталось больше времени для тех дел, которые действительно могут изменить ситуацию на работе к лучшему. Для этого можно задавать себе следующие вопросы: каковы возможные последствия выполнения этой задачи? Что произойдет, если вообще не выполнить ее? Учитывайте свой ответ при расстановке приоритетов.

Вынужденная эффективность

На все времени никогда не хватает, но, чтобы сделать самое важное, времени всегда достаточно. Каждый раз, когда вам необходимо выполнить важную задачу (ту, которая может иметь серьезные последствия), полностью погрузитесь в работу и выполните ее к намеченному сроку, чего бы это вам ни стоило. При таких условиях вы вынуждены работать эффективно.

Многие люди не могут заставить себя выполнить работу раньше срока. Они заявляют, что лучше всего работают в условиях недостатка времени. Однако никто не может работать хорошо в спешке. Это просто попытка оправдать свое неумение правильно организовать свое время. Когда сроки поджимают, вы не только подвергаетесь большему стрессу, но и совершаете больше ошибок. И очень часто из-за этого работу приходится переделывать.

Для повышения собственной эффективности и результативности всегда задавайте себе четыре вопроса:

1. Какие задачи представляют для меня наибольшую ценность? Что из того, чем вы занимаетесь, максимально полезно для вашей работы? Что обеспечивает самую большую выгоду или выигрыш вам и вашей компании? Поговорите со своим руководителем и сотрудниками, попросите их высказать свое мнение. Вы должны точно знать ответ на этот вопрос, чтобы работать только над теми задачами, которые представляют для вас наибольшую ценность.

2. За что мне платят? Для выполнения какой работы вас наняли? Какие рабочие задачи сильнее всего влияют на ваш карьерный рост? В зависимости от ответов на эти вопросы определите, чем вы должны сосредоточенно заниматься в течение дня.

3. Что из того, что могу делать только я, принесет реальную пользу компании, при условии, что будет сделано как следует? Даже в разное время ответ на этот вопрос может быть только один: это работа, которая не будет выполнена, если ее не сделаете вы. Однако если вы справитесь с ней должным образом, результат вашего труда может принести большую пользу компании. О чем бы ни шла речь, в первую очередь вы должны работать именно над этой задачей, потому что ее выполнение позволяет вам внести самый большой вклад в свой успех.

4. На что в данный момент я могу потратить время с наибольшей пользой? Что бы вы ни ответили на этот вопрос, убедитесь, что именно этим вы сейчас и занимаетесь.

Если постоянно задавать себе эти вопросы, вы всегда будете сосредоточены на решении самых приоритетных задач и сможете работать с максимальной отдачей. Приучитесь выполнять только те дела, которые упомянуты в ответах на эти вопросы, и ваша эффективность повысится в два раза. Так на что вы можете потратить свое время с максимальной пользой?

Вряд ли есть кто-то, до кого хотя бы однажды не доходило понимание того, что время – это самый важный ресурс. К тому же, еще и невосполнимый. Поэтому правильное распоряжение временем является таким же залогом успеха в любом начинании, как и требуемые те или иные профессиональные навыки. Но управлять временем иногда не так и просто, особенно, когда на повестке дня стоит несколько задач. Это целая наука, здесь есть свои приемы и методы, опробованные и доказавшие свою эффективность. И они применимы в любой сфере деятельности, разумеется, бизнес не исключение.

В первую очередь, планируя свое время, помните, что здесь, как и везде, действует принцип Парето, то есть 20% процентов вашего времени дает 80% от общего результата. Уже исходя из этого можно строить свои планы и планировать активность. Если же говорить о методах тайм-менеджмента, то к таковым относятся:

Матрица Эйзенхауэра

У вас много дел, но время ограничено. Что в этом случае нужно делать и с чего начинать? Очевидно, с самого приоритетного. Метод ранжирования задач по их важности и срочности приписывают Дуайту Эйзенхауэру, у которого была привычка записывать свои дела с ориентиром на их приоритетность. Таблица, где записаны все дела на определенный промежуток времени названа в его честь и может выглядеть следующим образом.

Разберем, какие именно дела будет относится к соответствующим ячейкам.

Ячейка А: «важные и срочные»
Это те задачи, невыполнение которых существенно будут влиять на положение ваших дел, а также выполнение которых имеет определенный дедлайн. Это может быть, например, встреча с новым клиентом, подача документов в налоговую, доставка срочных заказов. Это дела, выполнение которых обязательно и отсутствует опция выбора. Иначе – крах.

Ячейка Б: «важные, но не срочные»
Такие задачи есть у каждого человека: они могут не вызывать особого напряжения, не требовать много усилий, однако их нельзя забрасывать, иначе они перетекают в разряд важных и срочных. Это задачи, которые ведут вас к стратегической цели бизнеса, поэтому важность их неоспорима, к ним может относится внедрение новых идей для работы, освоение новых продуктов, поиск клиентов с помощью холодных звонков. То есть это процессы фактически непрерывные, и не имеющие срока для выполнения, но если отложить их на потом, то со временем все переносы выйдут вам боком.

Ячейка В: «не важные, но срочные»
Это задачи, от которых невозможно избавиться, они могут возникать каждый день, но не приносить много толку. Это общение с давним клиентом по несущественным запросам, разгребание почты и прочая рутина. Не делать её нельзя, но и ощутимая польза от нее видна не часто.

Ячейка Г: «не важные и не срочные»
Сюда можно вносить всю активность, которая тратит наше время, приносит удовольствие, но вредит делам из всех остальных ячеек, если занимает слишком много времени. Не будет говорит, что время убивать категорически запрещено, но как только теряется чувство меры, то остальные дела страдают.

Главное – не перепутать срочные дела и важные. Зачастую то, что мы должны сделать как можно скорее, на самом деле имеет не много значения и на успех компании в целом не влияет. А вот дела не срочные могут играть роль самую основную.

Майнд карты

О мы уже писали в предыдущих материалах. Это верный способ навести порядок в своей голове. Они часто используются при изучении чего-то нового, генерации идей, но еще и помогут разобрать дела, которые у вас накопились. В майнд-картах вы можете записать все дела на день или на год, связать их по смыслу, распределить по приоритетам и многое другое. При этом никакой жесткой структуры нет, вы можете разработать собственную, какая будет понятна только вам.

Метод швейцарского сыра

Большинство задач можно разбивать на подзадачи, некоторые сложнее, некоторые проще, и иногда оказывается, что для более оперативного решения, их можно закрывать не в логическом порядке. Представьте, что вся задача – это кусок сыра, в котором можно проделывать дырки, решая мелкие подзадачи . Как только вы сделали достаточно количество дырок, то вес всей задачи становится гораздо меньше и покончить с ней будет проще. Например, подготавливая презентацию, вы можете сначала подготовить её план, затем подобрать иллюстрации, сделать один из блоков в середине, а остальное уже становится делом технике, потому что в сыре сделано уже достаточное количество отверстий.

«Съесть лягушку» и метод «АБВГД»

Приступая к выполнению дневных дел, начинайте с самого сложного. Когда вы заканчиваете с задачей, которая больше всего вас беспокоила в начале дня, то вам становится проще решать все остальные, появляется чувство удовлетворения и спокойствия, растет продуктивность при выполнении более простых задач, чего не было, если бы самая неприятная нависала бы над вами весь день.

Если за самую сложную принимать самую важную, то это будет метод «АБВГД» , реализация которого чрезвычайно проста. Запишите все свои дела и возле каждого проставьте буквы от А до Д и дальше по алфавиту, где А – это самая важная задача, которая если не будет сделана, то это принесет наибольшие проблемы вам и вашей фирме. Если таких задач несколько, то промаркируйте их А1, А2 и т.д., внутри этой группы тоже будет своя градации. Постепенно вычеркивая все дела, вы начинаете ускоряться, так как с законченными задачами А-группы, у вас становится меньше насущных проблем.

Для того, что реализовывать эти методы существует ряд удобных . Они помогут систематизировать все ваши дела, делиться ими с коллегами и повышать коллективную продуктивность. Пользуйтесь данными методиками, держите дела под контролем и вы будете успевать намного больше, чем обычно.

Не пропустите: