Инструкция

Откройте приложение Microsoft Excel, выбрав в меню "Пуск" -> "Все программы" -> Microsoft Office. Откроется новая книга: по умолчанию это будет файл "Книга1.xlsx" с тремя чистыми листами, размеченными сеткой таблицы.

Если вам нужно создать простую таблицу для визуального представления данных на стороннем ресурсе, например на печати, экспортировать ее в Word или другое приложение, можете сразу приступать к вводу данных в столбцы в обычном формате. Подпишите названия столбцов и строк, если это необходимо, и введите данные в соответствующие ячейки.

Теперь нужно подобрать ширину столбцов. Можно сделать это вручную, наведя курсор на правую границу нужного столбца и растягивая его мышкой до необходимой ширины. Можно задать фиксированную ширину столбцов либо выбрать функцию автоподбора по содержимому. Для этого выделите столбцы, которые нужно форматировать, и на вкладке "Меню" выберите пункт "Формат" -> "Столбец", а в выпадающем меню выберите нужную опцию. Можете посмотреть, как будет выглядеть ваша таблица на печати, выбрав на панели инструментов кнопку предварительного просмотра или нажав сочетание клавиш Ctrl+F2.

Теперь необходимо нарисовать сетку таблицы, чтобы она отображалась на печати. Для этого выделите таблицу курсором и найдите на панели инструментов кнопку "Границы", расположенную справа от кнопки "Увеличить отступ". Называться и выглядеть она будет по-разному, в зависимости от того, какой инструмент использовался ранее. Однако обычно это пунктирный квадратик со стрелкой справа, нажатие на которую открывает меню доступных инструментов.

Выберите в меню пункт "Все границы", чтобы прочертить все ячейки с каждой стороны, или воспользуйтесь любым необходимым инструментом из списка по своему усмотрению. Обратите внимание, что в группе инструментов "Нарисовать границы" находятся не только кнопки рисования или стирания линий (карандаш соответственно), но и опции выбора вида и цвета линий.

Другой способ прочертить таблицу поверх уже введенных данных - использовать вкладку "Формат ячеек" в выпадающем меню правой кнопки мыши. Для этого курсором выделите ячейку или группу ячеек с данными, формат которых хотите изменить, кликните правой кнопкой и выберите пункт "Формат ячеек". В открывшемся окне выберите вкладку "Граница". На этой панели можно одновременно выбрать подходящий тип и цвет линий, указать, к какой части выделенного диапазона применить линии, и сразу увидеть полученный результат в просмотровом окошке.

Здесь же, на вкладке "Выравнивание", можно задать параметры размещения содержимого в ячейках, такие как "отображение", "направление" и "ориентация" текста. А на вкладках "Шрифт" и "Заливка" можно выбрать необходимые свойства указанных параметров таблицы.

При применении третьего способа рисования таблицы данные вводятся в уже нарисованную сетку в последнюю очередь. В этом случае сначала выделите необходимый диапазон ячеек на чистом листе.

После этого на панели инструментов кликните по пункту меню "Вставка", выберите режим "Таблицы". Эту операцию можно проделать гораздо быстрее, если воспользоваться комбинацией клавиш CTRL+L или CTRL+T. В появившемся окне отметьте флажком поле "Таблица с заголовками". После этого укажите названия столбцов, иначе им по умолчанию будут присвоены имена "Столбец 1","Столбец 2" и т.д. Чтобы задать названия столбцов, поместите курсор в ячейку с заголовком и введите название в строке функций.

Используйте элементы управления, чтобы вносить изменения в таблицу в Excel. Их можно найти во вкладке "Конструктор", расположенной на панели инструментов. Вы можете менять количество строк, столбцов, формат ячеек и многое другое.

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

  • Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
  • Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
  • Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
  • Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
  • В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

Во всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

  • Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
  • Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
  • Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
  • Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
  • Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
  • Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
  • Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

  • Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.
  • Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

  • “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
  • “Фильтр по цвету” так же как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
  • “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
  • Во всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel


В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:


Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

  • Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:
  • Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:

В рамках первого материала Excel 2010 для начинающих мы познакомимся с основами этого приложения и его интерфейсом, научимся создавать электронные таблицы, а так же вводить, редактировать и форматировать данные в них.

Введение

Думаю, не ошибусь, если скажу, что самым популярным приложением, входящим в пакет Microsoft Office, является тестовый редактор (процессор) Word. Однако есть и еще одна программа, без которой редко обходятся любой офисный работник. Microsoft Excel (Эксель) относится к программным продуктам, которые называются электронными таблицами. С помощью Excel, в наглядной форме, можно посчитать и автоматизировать расчеты практически всего что угодно, начиная с личного месячного бюджета и заканчивая сложными математическими и экономико-статистическими выкладками, содержащими большие объемы массивов данных.

Одной из ключевых особенностей электронных таблиц является возможность автоматического пересчета значения любых нужных ячеек при изменении содержимого одной из них. Для визуализации полученных данных, на основе групп ячеек можно создавать различные виды диаграмм, сводные таблицы и карты. При этом электронные таблицы, созданные в Excel можно вставлять в другие документы, а так же сохранять в отдельном файле для последующего их использования или редактирования.

Называть Excel просто «электронной таблицей» будет несколько некорректно, так как в эту программу заложены огромные возможности, а по своему функционалу и кругу решаемых задач это приложение, пожалуй, может превзойти даже Word. Именно поэтому в рамках цикла материалов «Excel для начинающих» мы будем знакомиться лишь с ключевыми возможностями этой программы.

Теперь, после окончания вводной части, пора переходить к делу. В первой части цикла, для лучшего усвоение материала, в качестве примера мы создадим обычную таблицу, отражающую личные бюджетные расходы за полгода вот такого вида:

Но перед тем как начинать ее создание, давайте сначала рассмотрим основные элементы интерфейса и управления Excel, а так же поговорим о некоторых базовых понятиях этой программы.

Интерфейс и управление

Если вы уже знакомы с редактором Word, то разобраться в интерфейсе Excel не составит труда. Ведь в его основе лежит та же Лента , но только с другим набором вкладок, групп и команд. При этом чтобы расширить рабочую область, некоторые группы вкладок выводятся на дисплей только в случае необходимости. Так же ленту можно свернуть вовсе, щелкнув по активной вкладке два раза левой кнопкой мыши или нажав сочетание клавиш Ctrl+F1. Возвращение ее на экран осуществляется таким же способом.

Стоит отметить, что в Excel для одной и той же команды может быть предусмотрено сразу несколько способов ее вызова: через ленту, из контекстного меню или с помощью сочетания горячих клавиш. Знание и использование последних может сильно ускорить работу в программе.

Контекстное меню является контекстно-зависимым, то есть его содержание зависит от того, что пользователь делает в данный момент. Контекстное меню вызывается нажатием правой кнопки мыши почти на любом объекте в MS Excel. Это позволяет экономить время, потому что в нем отображаются наиболее часто используемые команды к выбранному объекту.

Не смотря на такое разнообразие управления, разработчики пошли дальше и предоставили пользователям в Excel 2010 возможность вносить изменения во встроенные вкладки и даже создавать собственные с теми группами и командами, которые используются наиболее часто. Для этого необходимо кликнуть правой кнопкой мыши на любой вкладке и выбрать пункт Настройка ленты .

В открывшемся окне, в меню справа, выберите нужную вкладку и щелкните по кнопке Создать вкладку или Создать группу , а в левом меню нужную команду, после чего кликните кнопку Добавить . В этом же окне можно переименовать существующие вкладки и удалять их. Для отмены ошибочных действий существует кнопка Сброс , возвращающая настройки вкладок к начальным.

Так же наиболее часто используемые команды можно добавить на Панель быстрого доступа , расположенную в верхнем левом углу окна программы.

Сделать это можно нажав на кнопку Настройка панели быстрого доступа , где достаточно выбрать нужную команду из списка, а в случае отсутствия в нем необходимой, щелкнуть на пункт Другие команды .

Ввод и редактирование данных

Создаваемые в Excel файлы называются рабочими книгами и имеют расширение «xls» или «xlsx». В свою очередь рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. Каждый рабочий лист - это отдельная электронная таблица, которые в случае необходимости могут быть взаимосвязаны. Активной рабочей книгой является та, с которой в данный момент вы работаете, например, в которую вводите данные.

После запуска приложения автоматически создается новая книга с именем «Книга1». По умолчанию рабочая книга состоит из трех рабочих листов с именами от «Лист1» до «Лист3».

Рабочее поле листа Excel поделено на множество прямоугольных ячеек. Объединённые по горизонтали ячейки составляют строки, а по вертикали - столбцы. Для возможности исследования большого объема данных каждый рабочий лист программы имеет 1 048 576 строк пронумерованных числами и 16 384 столбцов обозначенных буквами латинского алфавита.

Таким образом, каждая ячейка - это место пересечения различных столбцов и строк на листе, формирующих ее собственный уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки, которым она принадлежит. Например, имя первой ячейки - A1, так как она находится на пересечении столбца «A» и строки «1».

Если в приложении включена Строка формул , которая расположена сразу же под Лентой , то слева от нее находится Поле имени , где отображается имя текущей ячейки. Сюда же вы всегда сможете ввести имя искомой ячейки, для быстрого перехода к ней. Особенно эта возможность полезна в больших документах, содержащих тысячи строк и столбцов.

Так же для просмотра разных областей листа, внизу и справа располагаются полосы прокрутки. Помимо этого перемещаться по рабочей области Excel можно с помощью клавиш со стрелками.

Чтобы начать вводить данные в нужную ячейку, ее необходимо выделить. Для перехода в нужную ячейку щелкните на ней левой кнопкой мыши, после чего она будет окружена черной рамкой, так называемым индикатором активной ячейки. Теперь просто начинайте печатать на клавиатуре, и вся вводимая информация будет оказываться в выбранной ячейке.

При вводе данных в ячейку можно так же использовать и строку формул. Для этого выделите нужную клетку, а затем щелкните мышью на поле строки формул и начните печатать. При этом вводимая информация будет автоматически отображаться в выбранной ячейке.

После окончания ввода данных нажмите:

  • Клавишу «Enter» - следующей активной ячейкой станет клетка снизу.
  • Клавишу «Tab» - следующей активной ячейкой станет клетка справа.
  • Щелкните мышью по любой другой ячейке, и она станет активной.

Чтобы изменить или удалить содержимое любой ячейки, щелкните на ней два раза левой кнопкой мыши. Перемещайте мигающий курсор в нужное место для внесения необходимых правок. Как и во многих других приложениях, для удаления и внесения исправлений используются клавиши стрелок, «Del» и «Backspace». При желании, все необходимые правки можно производить и в строке формул.

Объем данных, который вы будете вводить в ячейку, не ограничивается ее видимой частью. То есть клетки рабочего поля программы могут содержать как одну цифру, так и несколько абзацев текста. Каждая ячейка Excel способна вместить до 32 767 числовых или текстовых символов.

Форматирование данных ячеек

После ввода названий строк и столбцов получаем таблицу такого вида:

Как видно из нашего примера, несколько названий статей расходов «вышли» за рамки границ ячейки и если соседняя клетка (клетки) тоже будет содержать какую-то информацию, то введенный текст частично перекрывается ей и становится невидим. Да и сама таблица выглядит довольно некрасивой и непрезентабельной. При этом если напечатать такой документ, то сложившаяся ситуация сохранится - разобрать в такой таблице что к чему будет довольно сложно, в чем вы можете сами убедиться из рисунка ниже.

Чтобы сделать табличный документ более аккуратным и красивым, часто приходится изменять размеры строк и столбцов, шрифт содержимого ячейки, ее фон, осуществлять выравнивание текста, добавлять границы и прочее.

Для начала давайте приведем в порядок левый столбец. Переведите курсор мыши на границу столбцов «A» и «B» в строку, где отображаются их названия. При изменении курсора мыши на характерный символ с двумя разнонаправленными стрелками, нажмите и удерживая левую клавишу, тащите появившеюся пунктирную линию в нужном направлении для расширения столбца до тех пор пока все названия не уместятся в рамках одной ячейки.

Те же самые действия можно проделать и со строкой. Это является одним из самых легких способов изменения размера высоты и ширины ячеек.

Если необходимо задать точные размеры строк и столбцов, то для этого на вкладке Главная в группе Ячейки выберите пункт Формат . В открывшемся меню с помощью команд Высота строки и Ширина столбца можно задать эти параметры вручную.

Очень часто необходимо изменить параметры стразу нескольких ячеек и даже целого столбца или строки. Для того что бы выделить целый столбец или строку, щелкните на его названии сверху или на ее номере слева соответственно.

Для выделения группы соседних ячеек, обводите их курсором, удерживайте левую кнопку мыши. Если же необходимо выделить разрозненные поля таблицы, то нажмите и удерживайте клавишу «Ctrl», после чего щелкайте мышью по необходимым ячейкам.

Теперь, когда вы знаете, как выделять и форматировать сразу несколько ячеек, давайте выровняем название месяцев в нашей таблице по центру. Различные команды выравнивания содержимого внутри клеток находятся на вкладке Главная в группе с говорящим названием Выравнивание . При этом для табличной ячейки это действие можно производить как относительно горизонтального направления, так и вертикального.

Обведите ячейки с названием месяцев в шапке таблицы и щёлкните на кнопке Выровнять по центру .

В группе Шрифт на вкладке Главная можно изменить тип шрифта, его размер, цвет и начертание: жирный, курсивный, подчеркнутый и так далее. Так же здесь размещены кнопки изменения границ ячейки и цвета ее заливки. Все эти функции пригодятся нам для дальнейшего изменения внешнего вида таблицы.

Итак, для начала давайте увеличим шрифт названия колонок и столбцов нашей таблицы до 12 пунктов, а так же сделаем его жирным.

Теперь выделяем сначала верхнюю строчку таблицы и устанавливаем ей черный фон, а затем в левом столбце ячейкам с А2 по А6 - темно-синий. Сделать это можно с помощью кнопки Цвет заливки .

Наверняка вы заметили, что цвет текста в верхней строке слился с цветом фона, да и в левом столбце названия читаются плохо. Исправим это, изменив цвет шрифта с помощью кнопки Цвет текста на белый.

Так же с помощью уже знакомой команды Цвет заливки мы придали фону четных и нечетных строк с числами различный синий оттенок.

Чтобы ячейки не сливались, давайте определим им границы. Определение границ происходит только для выделенной области документа, и может быть сделано как для одной ячейки, так и для всей таблицы. В нашем случае выделите всю таблицу, после чего щелкните на стрелочку рядом с кнопкой Другие границы все в той же группе Шрифт .

В открывшемся меню выводится список быстрых команд, с помощью которых можно выбрать отображение нужных границ выделенной области: нижней, верхней, левой, правой, внешних, всех и прочее. Так же здесь содержатся команды для рисования границ вручную. В самом низу списка находится пункт Другие границы позволяющий более детально задать необходимые параметры границ ячеек, которым мы и воспользуемся.

В открывшемся окне сначала выберите тип линии границы (в нашем случае тонкая сплошная), затем ее цвет (выберем белый, так как фон таблицы темный) и наконец, те границы, которые должны будут отображаться (мы выбрали внутренние).

В итоге с помощью набора команд всего одной группы Шрифт мы преобразовали неказистый внешний вид таблицы во вполне презентабельный, и теперь зная как они работают, вы самостоятельно сможете придумывать свои уникальные стили для оформления электронных таблиц.

Формат данных ячейки

Теперь, что бы завершить нашу таблицу, необходимо надлежащим образом оформить те данные, которые мы туда вводим. Напомним, что в нашем случае это денежные расходы.

В каждую из ячеек электронной таблицы можно вводить разные типы данных: текст, числа и даже графические изображения. Именно поэтому в Excel существует такое понятие, как «формат данных ячейки», служащий для корректной обработки вводимой вами информации.

Изначально, все ячейки имеют Общий формат , позволяющий содержать им как текстовые, так и цифровые данные. Но вы вправе изменить это и выбрать: числовой, денежный, финансовый, процентный, дробный, экспоненциальный и форматы. Помимо этого существуют форматы даты, времени почтовых индексов, номеров телефонов и табельных номеров.

Для ячеек нашей таблицы, содержащих названия ее строк и столбцов вполне подойдет общий формат (который задается по умолчанию), так как они содержат текстовые данные. А вот для ячеек, в которые вводятся бюджетные расходы больше подойдет денежный формат.

Выделите в таблице ячейки содержащие информацию по ежемесячным расходам. На ленте во вкладке Главная в группе Число щелкните по стрелке рядом с полем Числовой Формат , после чего откроется меню со списком основных доступных форматов. Можно выбрать пункт Денежный прямо здесь, но мы для более полного ознакомления выберем самую нижнюю строку Другие числовые форматы .

В открывшемся окне в левой колонке будут отображены название всех числовых форматов, включая дополнительные, а в центре, различные настройки их отображения.

Выбрав денежный формат, сверху окна можно увидеть, то, как будет выглядеть значение в ячейках таблицы. Чуть ниже моно установить число отображения десятичных знаков. Чтобы копейки не загромождали нам поля таблицы, выставим здесь значение равным нулю. Далее можно выбрать валюту и отображение отрицательных чисел.

Теперь наша учебная таблица, наконец, приняла завершенный вид:

Кстати, все манипуляции, которые мы проделывали с таблицей выше, то есть форматирование ячеек и их данных можно выполнить с помощью контекстного меню, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенной области и выбрав пункт Формат ячеек . В одноименном открывшемся окне для всех рассмотренных нами операций существуют вкладки: Число , Выравнивание , Шрифт , Граница и Заливка .

Теперь по окончании работы в программе вы можете сохранить или распечатать полученный результат. Все эти команды находятся во вкладке Файл .

Заключение

Наверное, многие из вас зададутся вопросом: «А зачем создавать подобного рода таблицы в Excel, когда все то же самое можно сделать в Word, используя готовые шаблоны?». Так-то оно так, только вот производить всевозможные математические операции над ячейками в текстовом редакторе невозможно. Саму же информацию в ячейки вы практически всегда заносите самостоятельно, а таблица является лишь наглядным представлением данных. Да и объемные таблицы в Word делать не совсем удобно.

В Excel же все наоборот, таблицы могут быть сколь угодно большими, а значение ячеек можно вводить как вручную, так и автоматически рассчитывать с помощью формул. То есть здесь таблица выступает не только как наглядное пособие, но и как мощный вычислительно-аналитический инструмент. Более того ячейки между собой могут быть взаимосвязаны не только внутри одной таблицы, но и содержать значения, полученные из других таблиц, расположенных на разных листах и даже в разных книгах.

О том, как сделать таблицу «умной» вы узнаете в следующей части, в которой мы познакомимся с основными вычислительными возможностями Excel, правилами построения математических формул, функциями и многим другим.

Если вы никогда раньше не использовали табличный процессор для создания документов, советуем прочитать наше руководство Эксель (Excel) для чайников.

После этого вы сможете создать свой первый табличный лист с таблицами, графиками, математическими формулами и форматированием.

Подробная информация о базовых функциях и возможностях табличного процессора MS Excel. Описание основных элементов документа и инструкция для работы с ними в нашем материале.


Работа с ячейками. Заполнение и форматирование

Прежде чем приступать к конкретным действиям, необходимо разобраться с базовым элементом любого документа в Excel. Файл Эксель состоит из одного или нескольких листов, разграфленных на мелкие ячейки.

Ячейка – это базовый компонент любого экселевского отчета, таблицы или графика. В каждой клеточке содержится один блок информации. Это может быть число, дата, денежная сумма, единица измерения или другой формат данных.

Чтобы заполнить ячейку, достаточно просто кликнуть по ней указателем и ввести нужную информацию. Чтобы отредактировать ранее заполненную ячейку, нажмите на неё двойным кликом мышки.

Рис. 1 – пример заполнения ячеек

Каждая клеточка на листе имеет свой уникальный адрес. Таким образом, с ней можно проводить расчеты или другие операции. При нажатии на ячейку в верхней части окна появится поле с ее адресом, названием и формулой (если клеточка учуствует в каких-либо расчетах).

Выберем ячейку «Доля акций». Адрес её расположения – А3. Эта информация указана в открывшейся панели свойств. Также мы можем увидеть содержимое. Формул у этой клетки нет, поэтому они не показываются.

Больше свойств ячейки и функций, которые можно задействовать по отношению к ней, доступны в контекстном меню. Кликните на клеточку правой клавишей манипулятора. Откроется меню, с помощью которого можно отформатировать ячейку, провести анализ содержимого, присвоить другое значение и прочие действия.

Рис. 2 – контекстное меню ячейки и ее основные свойства

Сортировка данных

Часто пользователи сталкиваются с задачей сортировки данных на листе в Эксель. Эта функция помогает быстро выбрать и просмотреть только нужные данные из всей таблицы.

Перед вами уже заполненная таблица (как её создать разберемся дальше в статье). Представьте, что вам нужно отсортировать данные за январь по возрастанию. Как бы вы это сделали? Банальное перепечатывание таблицы – это лишняя работа, к тому же, если она объемная, делать этого никто не будет.

Для сортировки в Excel есть специально отведенная функция. От пользователя требуется только:

  • Выделить таблицу или блок информации;
  • Открыть кладку «Данные»;
  • Кликнуть на иконку «Сортировка»;

Рис. 3 – вкладка «Данные»

  • В открывшемся окошке выберите колонку таблицы, над которой будем проводить действия (Январь).
  • Далее тип сортировки (мы выполняем группировку по значению) и, наконец, порядок – по возрастанию.
  • Подтвердите действие, нажав на «ОК».

Рис. 4 – настройка параметров сортировки

Произойдет автоматическая сортировка данных:

Рис. 5 – результат сортировки цифр в столбце «Январь»

Аналогичным образом можно проводить сортировку по цвету, шрифту и другим параметрам.

Математические расчеты

Главное преимущество Excel – возможность автоматического проведения расчетов в процессе заполнения таблицы. К примеру, у нас есть две ячейки со значениями 2 и 17. Как в третью ячейку вписать их результат, не делая расчеты самостоятельно?

Для этого, вам необходимо кликнуть на третью ячейку, в которую будет вписан конечный результат вычислений. Затем нажмите на значок функции f(x), как показано на рисунке ниже. В открывшемся окошке выберите действие, которое хотите применить. СУММ – это сумма, СРЗНАЧ – среднее значение и так далее. Полный список функций и их наименований в редакторе Excel можно найти на официальном сайте компании Microsoft.

Нам нужно найти сумму двух ячеек, поэтому нажимаем на «СУММ».

Рис. 6 – выбор функции «СУММ»

В окне аргументов функции есть два поля: «Число 1» и «Число 2». Выберите первое поле и кликните мышкой на ячейку с цифрой «2». Её адрес запишется в строку аргумента. Кликните на «Число 2» и нажмите на ячейку с цифрой «17». Затем подтвердите действие и закройте окно. Если необходимо выполнить математические действия с тремя или большим количеством клеточек, просто продолжайте вводить значения аргументов в поля «Число 3», «Число 4» и так далее.

Если в дальнейшем значение суммируемых ячеек будет изменяться, их сумма будет обновляться автоматически.

Рис. 7 – результат выполнения подсчетов

Создание таблиц

В экселевских таблицах можно хранить любые данные. С помощью функции быстрой настройки и форматирования, в редакторе очень просто организовать систему контроля личного бюджета, список расходов, цифровые данные для отчетности и прочее.

Таблицы в Excel имеют преимущество перед аналогичной опцией в Word и других офисных программах. Здесь у вас есть возможность создать таблицу любой размерности. Данные заполняются легко. Присутствует панель функций для редактирования содержимого. К тому же, готовую таблицу можно интегрировать в файл docx с помощью обычной функции копирование-вставка.

Чтобы создать таблицу, следуйте инструкции:

  • Откройте вкладку «Вставка». В левой части панели опций выберите пункт «Таблица». Если вам необходимо провести сведение каких-либо данных, выбирайте пункт «Сводная таблица»;
  • С помощью мышки выделите место на листе, которое будет отведено для таблицы. А также вы можете ввести расположение данных в окно создания элемента;
  • Нажмите ОК, чтобы подтвердить действие.

Рис. 8 – создание стандартной таблицы

Чтобы отформатировать внешний вид получившейся таблички, откройте содержимое конструктора и в поле «Стиль» кликните на понравившийся шаблон. При желании, можно создать собственный вид с другой цветовой гаммой и выделением ячеек.

Рис. 9 – форматирование таблицы

Результат заполнения таблицы данными:

Рис. 10 – заполненная таблица

Для каждой ячейки таблицы также можно настроить тип данных, форматирование и режим отображения информации. Окно конструктора вмещает в себя все необходимые опции для дальнейшей конфигурации таблички, исходя из ваших требований.

Добавление графиков/диаграмм

Для построения диаграммы или графика требуется наличие уже готовой таблички, ведь графические данные будут основываться именно на информации, взятой из отдельных строк или ячеек.

Чтобы создать диаграмму/график, нужно:

  • Полностью выделить таблицу. Если графический элемент нужно создать только для отображения данных определенных ячеек, выделите только их;
  • Откройте вкладку вставки;
  • В поле рекомендуемых диаграмм выберите иконку, которая, по вашему мнению, наилучшим образом визуально опишет табличную информацию. В нашем случае, это объемная круговая диаграмма. Поднесите к иконке указатель и выберите внешний вид элемента;

    • Аналогичным образом можно создать точечные графики, линейные диаграммы и схемы зависимости элементов таблицы. Все полученные графические элементы также можно добавить в текстовые документы Ворд.

    В табличном редакторе Excel присутствует множество других функций, однако, для начальной работы будет достаточно и приемов, которые описаны в этой статье. В процессе создания документа многие пользователи самостоятельно осваивают более расширенные опции. Это происходит благодаря удобному и понятному интерфейсу последних версий программы.

    Тематические видеоролики:

Для упрощения управления логически связанными данными в EXCEL 2007 введен новый формат таблиц. Использование таблиц в формате EXCEL 2007 снижает вероятность ввода некорректных данных, упрощает вставку и удаление строк и столбцов, упрощает форматирование таблиц.

Исходная таблица

Пусть имеется обычная таблица (диапазон ячеек), состоящая из 6 столбцов.

В столбце № (номер позиции), начиная со второй строки таблицы, имеется формула =A2+1 , позволяющая производить автоматическую . Для ускорения ввода значений в столбце Ед.изм. (единица измерения) с помощью создан .

В столбце Стоимость введена формула для подсчета стоимости товара (цена*количество) =E3*D3 . Числовые значения в столбце отформатированы с отображением разделителей разрядов.

Действия с обычной таблицей

Чтобы показать преимущества таблиц в формате EXCEL 2007, сначала произведем основные действия с обычной таблицей.

Для начала добавим новую строку в таблицу, т.е. заполним данными строку 4 листа:

  • заполним значениями столбцы без формул (Наименование, Цена, Количество );
  • в столбцах Стоимость и № с помощью скопируем формулы в ячейки ниже;
  • чтобы в новой строке заработал , в столбце Ед.изм . скопируем формат в ячейку ниже. Для этого выделим ячейку С3 , скопируем ее в Буфер обмена и, выделив ячейку ниже, через меню Главная/ Буфер обмена/ Вставить/ Специальная вставка/ Условия на значения вставим Выпадающий список (либо, как на предыдущем шаге скопируем значение из ячейки С3 в С4 , тем самым скопировав правило . Затем необходимо ввести значение Единицы измерения в новой строке).

Конечно, можно заранее скопировать формулы и форматы ячеек вниз на несколько строк – это ускорит заполнение таблицы.

Теперь рассмотрим те же действия, но в таблице в формате EXCEL 2007.

Создание таблиц в формате EXCEL 2007

Выделим любую ячейку рассмотренной выше таблицы и выберем пункт меню Вставка/ Таблицы/ Таблица .

EXCEL автоматически определит, что в нашей таблице имеются заголовки столбцов. Если убрать галочку Таблица с заголовками , то для каждого столбца будут созданы заголовки Столбец1 , Столбец2 , …

СОВЕТ :
Избегайте заголовков в числовых форматах (например, «2009») и ссылок на них. При создании таблицы они будут преобразованы в текстовый формат. Формулы, использующие в качестве аргументов числовые заголовки, могут перестать работать.

После нажатия кнопки ОК:

  • к таблице будет автоматически применен стиль с чрезстрочным выделением;
  • в заголовке будет включен (чтобы его отключить выделите любую ячейку таблицы и нажмите CTRL+SHIFT+L , повторное нажатие включит фильтр);
  • станет доступным специальная вкладка в меню для работы с таблицами (Работа с таблицами/ Конструктор ), вкладка активна только когда выделена любая ячейка таблицы;
  • таблице будет присвоено , которое можно посмотреть через конструктор таблиц или через Диспетчер имен (Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) .

СОВЕТ :
Перед преобразованием таблицы в формат EXCEL 2007 убедитесь, что исходная таблица правильно структурирована. В статье изложены основные требования к «правильной» структуре таблицы.

Удаление таблиц в формате EXCEL 2007

Чтобы удалить таблицу вместе с данными, нужно выделить любой заголовок в таблице, нажать CTRL + A , затем клавишу DELETE (любо выделите любую ячейку с данными, дважды нажмите CTRL + A , затем клавишу DELETE ). Другой способ удалить таблицу - удалить с листа все строки или столбцы, содержащие ячейки таблицы (удалить строки можно, например, выделив нужные строки за заголовки, вызвав правой клавишей мыши контекстное меню и выбрав пункт Удалить ).

Чтобы сохранить данные таблицы можно преобразовать ее в обычный диапазон. Для этого выделите любую ячейку таблицы (Будет отображена вкладка Работа с таблицами, содержащая вкладку Конструктор) и через меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис/ Преобразовать в диапазон преобразуйте ее в обычный диапазон. Форматирование таблицы останется. Если форматирование также требуется удалить, то перед преобразованием в диапазон очистите стиль таблицы (Работа с таблицами/ Конструктор/ Стили таблиц/ Очистить ).

Добавление новых строк

Теперь проделаем те же действия с таблицей в формате EXCEL 2007, которые мы осуществляли ранее с обычным диапазоном.

Начнем с заполнения со столбца Наименование (первый столбец без формул). После ввода значения, в таблице автоматически добавится новая строка.

Как видно из рисунка сверху, форматирование таблицы автоматически распространится на новую строку. Также в строку скопируются формулы в столбцах Стоимость и №. В столбце Ед.изм . станет доступен с перечнем единиц измерений.

Для добавления новых строк в середине таблицы выделите любую ячейку в таблице, над которой нужно вставить новую строку. Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, выберите пункт меню Вставить (со стрелочкой), затем пункт Строки таблицы выше.

Удаление строк

Выделите одну или несколько ячеек в строках таблицы, которые требуется удалить.
Щелкните правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Удалить, а затем команду Строки таблицы. Будет удалена только строка таблицы, а не вся строка листа.
Аналогично можно удалить столбцы.

Данные итогов в таблице

Щелкните в любом месте таблицы. На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблиц установите флажок Строка итогов.

В последней строке таблицы появится строка итогов, а в самой левой ячейке будет отображаться слово Итог .

В строке итогов щелкните ячейку в столбце, для которого нужно рассчитать значение итога, а затем щелкните появившуюся стрелку раскрывающегося списка. В раскрывающемся списке выберите функцию, которая будет использоваться для расчета итогового значения.
Формулы, которые можно использовать в строке итоговых данных, не ограничиваются формулами из списка. Можно ввести любую нужную формулу в любой ячейке строки итогов.
После создания строки итогов добавление новых строк в таблицу затрудняется, т.к. строки перестают добавляться автоматически при добавлении новых значений (см. раздел ). Но в этом нет ничего страшного: итоги можно отключить/ включить через меню.

Присваивание имен таблицам

При создании таблиц в формате EXCEL 2007, EXCEL присваивает таблиц автоматически: Таблица1 , Таблица2 и т.д., но эти имена можно изменить (через конструктор таблиц: ), чтобы сделать их более выразительными.

Имя таблицы невозможно удалить (например, через Диспетчер имен ). Пока существует таблица – будет определено и ее имя.

Структурированные ссылки (ссылки на поля и значения таблицы в формулах)

Теперь создадим формулу, в которой в качестве аргументов указан один из столбцов таблицы в формате EXCEL 2007 (формулу создадим вне строки итоги ).

  • Введем в ячейку H1 часть формулы: =СУММ(
  • Мышкой выделим диапазон F 2: F 4 (весь столбец Стоимость без заголовка)

Но, вместо формулы =СУММ(F2:F4 мы увидим =СУММ(Таблица1[Стоимость]

Это и есть структурированная ссылка. В данном случае это ссылка на целый столбец. Если в таблицу будут добавляться новые строки, то формула =СУММ(Таблица1[Стоимость]) будет возвращать правильный результат с учетом значения новой строки. Таблица1 – это имя таблицы (Работа с таблицами/ Конструктор/ Свойства/ Имя таблицы ).

Рассмотрим другой пример суммирования столбца таблицы через ее . В ячейке H2 введем =СУММ(Т (буква Т – первая буква имени таблицы). EXCEL предложит выбрать, начинающуюся на «Т», функцию или имя, определенное в этой книге (в том числе и имена таблиц).

Дважды щелкнув на имени таблицы, формула примет вид =СУММ(Таблица1 . Теперь введем символ [ (открывающую квадратную скобку). EXCEL после ввода =СУММ(Таблица1[ предложит выбрать конкретное поле таблицы. Выберем поле Стоимость , дважды кликнув на него.

В формулу =СУММ(Таблица1[Стоимость введем символ ] (закрывающую квадратную скобку) и нажмем клавишу ENTER . В итоге получим сумму по столбцу Стоимость .

Ниже приведены другие виды структурированных ссылок:
Ссылка на заголовок столбца: =Таблица1[[#Заголовки];[Стоимость]]
Ссылка на значение в той же строке =Таблица1[[#Эта строка];[Стоимость]]

Копирование формул со структурированными ссылками

Пусть имеется таблица со столбцами Стоимость и Стоимость с НДС . Предположим, что справа от таблицы требуется рассчитать общую стоимость и общую стоимость с НДС.

Сначала рассчитаем общую стоимость с помощью формулы =СУММ(Таблица1[Стоимость]) . Формулу составим как показано в предыдущем разделе.

Теперь выделим ячейку J2 и нажмем комбинацию клавищ CTRL+R (скопировать формулу из ячейки слева). В отличие от мы получим формулу =СУММ(Таблица1[Стоимость]) , а не =СУММ(Таблица1[Стоимость с НДС]) . В этом случае структурированная ссылка похожа на

Теперь рассмотрим похожую таблицу и сделаем на основе ее данных небольшой для расчета общей стоимости для каждого наименования фрукта.

В первой строке отчета (диапазон ячеек I1:K2 ) содержатся наименования фруктов (без повторов), а во второй строке, в ячейке I2 формула =СУММЕСЛИ(Таблица1[Наименование];I1;Таблица1[Стоимость]) для нахождения общей стоимости фрукта Яблоки . При копировании формулы с помощью в ячейку J2 (для нахождения общей стоимости фрукта Апельсины ) формула станет неправильной =СУММЕСЛИ(Таблица1[Ед.изм.];J1;Таблица1[Стоимость с НДС]) (об этом см. выше), копирование с помощью комбинации клавищ CTRL+R решает эту проблему. Но, если наименований больше, скажем 20, то как быстро скопировать формулу в другие ячейки? Для этого выделите нужные ячейки (включая ячейку с формулой) и поставьте курсор в (см. рисунок ниже), затем нажмите комбинацию клавищ CTRL+ENTER . Формула будет скопирована правильно.

Стили таблиц

Для таблиц, созданных в формате EXCEL 2007 (Вставка/ Таблицы/ Таблица ) существует возможность использовать различные стили для придания таблицам определенного вида, в том числе и с . Выделите любую ячейку таблицы, далее нажмите Конструктор/ Стили таблиц и выберите подходящий стиль.