Microsoft Excel – отличный инструмент для работы с табличными данными. С его помощью можно быстро создать подходящую таблицу и заполнить ее данными. При этом Excel упрощает не только работу с данными в таблице, но и сам процесс заполнения таблицы.

В этом материале речь пойдет именно о заполнении таблицы. Здесь вы сможете узнать, как в Эксель сделать выпадающий список, который позволит значительно быстрее заполнять таблицу данными. Инструкция будет актуальна для Excel 2007, 2010, 2013 и 2016.

Самый простой способ сделать выпадающий список в Экселе, это воспользоваться функцией для проверки данных. Для создания данного выпадающего списка вам сначала нужно сделать обычный список с данными и разместить его в документе Эксель. Такой список можно разместить на том же листе документа, где будет расположен выпадающий список, либо на любом другом листе.

Итак, сначала создаем список данных, которые должны находится в выпадающем списке, и размещаем его в любом удобном месте документа Эксель. Например, вы можете разместить такой список за областью печати либо на другом листе документа Эксель.

После этого выбираем ячейку, в которой нужно сделать выпадающий список. Выделяем эту ячейку мышкой и нажимаем на кнопку «Проверка данных», на вкладке «Данные».

После этого откроется окно «Проверка вводимых значений». В этом окне сначала нужно открыть выпадающий список «Тип данных» и выбрать там вариант «Список».

После чего нужно заполнить строку «Источник».

Для этого устанавливаем курсор в строку «Источник» после чего выделяем мышкой список данных, который должен находится в созданном выпадающем списке.

После указания источника закрываем окно «Проверка вводимых значений» нажатием на кнопку «Ok». Выпадающий список в Экселе сделан и его можно проверять.

Но, теперь в данную ячейку можно ввести только те данные, которые присутствуют в выпадающем списке. А при попытке ввести неверное значение вы будете получать сообщение об ошибке.

Если вы хотите оставить возможность вводить в ячейку данные не содержащиеся в выпадающем списке, то вам нужно выделить ячейку с впадающим списком и нажать на кнопку «Проверка данных». Дальше в открывшемся окне нужно перейти на вкладку «Сообщение об ошибке» и снять отметку напротив функции «Выводить сообщение об ошибке».

После сохранения этих настроек вы можете вводить в ячейку не только те данные, которые доступны в выпадающем списке, но и любые другие, которые вам понадобятся.

Как сделать выпадающий список с добавлением данных

Описанный выше вариант выпадающего списка достаточно удобен. Но, если вы хотите регулярно добавлять в него новые данные, то этот вариант не подойдет, поскольку после каждого добавления данных вам придется изменять диапазон, который указывается в поле «Источник». Решить эту проблему можно с помощью функции «Умные таблицы», которая появилась в Microsoft Excel 2007.

Для этого вам нужно сделать список с данными, точно также как описано выше. Единственно отличие, теперь список должен иметь заголовок.

После создания списка, его нужно выделить и с помощью кнопки «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная» применить к списку любой стиль.

После выбора стиля, появится окно «Форматирование таблицы». Здесь нужно установить отметку напротив функции «Таблица с заголовком» и нажать «Ok».

В результате у вас должна получится таблица с данными, примерно такая, как на скриншоте внизу.

Теперь нужно выделить ячейку, в которой вы хотите сделать выпадающий список, и нажать на кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные». В открывшемся окне нужно выбрать «Тип данных – Список», а потом установить курсор в строку «Источник» и выделить мышкой список с данными, которые должны использоваться для выпадающего списка (выделять заголовок списка не нужно).

Данный способ создания выпадающих списков с возможностью добавления новых строк был проверен на Excel 2010, но он также должен работать и в Excel 2007. Как и в более современных версиях Excel, например, Excel 2013 и Excel 2016.

Работа в Excel с таблицами и данными в них выстроена таким образом, чтобы пользователь мог комфортно обрабатывать и анализировать их. Для этого в программу встроены различные инструменты . Их использование предполагает наличие у пользователя некоторых знаний, но с ними Excel превращается в мощнейшее средство анализа. Разработчик Office старается большинство своих программ упростить так, чтобы ими мог полноценно пользоваться любой человек.

Электронную таблицу можно превратить в инструмент для анализа данных

Одной из самых распространённых причин для создания всплывающего списка является использование данных из ячейки в формуле Excel. Предусмотреть конечное количество вариантов проще, поэтому целесообразно будет дать выбор из нескольких значений, чтобы пользователь мог выбрать из готового набора . Кроме того, может быть ещё и другая причина: заранее заданный стиль документа. Например, для отчётов или других официальных документов. Одно и то же название отдела можно написать по-разному. Если этот документ позже будет обрабатываться машиной, более правильно будет использовать единый стиль заполнения, а не ставить перед ней задачу распознавания, к примеру, по ключевым словам. Это может внести элемент неточности в её работу.

Техническая сторона вопроса

Перед тем, как сделать выпадающий список в Excel, сформируйте на листе в диапазоне ячеек необходимые варианты. Проследите за тем, чтобы в этом перечне не было пустых строк, иначе Эксель не сможет создать нужный объект на листе. Введённые значения в строках можно отсортировать по алфавиту. Для этого найдите в Ленте настроек вкладку данные и нажмите на «Сортировку». Когда работа с данными у вас закончится, выделите нужный диапазон. В нём не должно быть пустых строк, это важно! Программа не сможет создать список с пустым элементом внутри себя, потому что пустая строка не будет восприниматься в качестве данных для выбора. При этом перечень данных вы можете сформировать и на другом листе, не только на том, где будет располагаться поле ввода. Допустим, вы не хотите, чтобы они были доступны для редактирования другим пользователям. Тогда имеет смысл расположить их на скрытом листе.

После того, как вы сформировали перечень данных, выделите ячейку, в которой должен быть создан выпадающий список. В Ленте настроек Excel на вкладке «Данные» найдите кнопку «Проверка». При нажатии на неё откроется диалоговое окно. В нём вам нужно выбрать пункт «Разрешить» и установить его значение на «Список». Так в этой ячейке способ ввода будет изменён на выбор из доступных вариантов. Но пока что эти варианты не определены. Для того, чтобы добавить их в созданный объект, в поле «Источник» введите диапазон данных. Чтобы не впечатывать их вручную, нажмите на значок ввода в правой части поля, тогда окно свернётся, и вы привычным выделением мышкой сможете выбрать нужные ячейки. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, окно откроется снова. Осталось нажать ОК, и в выделенной ячейке появится треугольник, значок выпадающего списка. Нажав на него, вы получите перечень вариантов, введённых вами ранее. После этого, если варианты расположены на отдельном листе, его можно скрыть, кликнув правой кнопкой мыши на его название внизу рабочего окна и выбрав одноимённый пункт в контекстном меню.

При выделении этой ячейки рядом с ней появятся несколько кнопок. Чтобы упростить пользователю задачу ввода, вы можете с помощью этой кнопки задать имя ячейки. То же самое вы можете сделать выше, рядом с окном ввода формул есть соответствующий пункт. Так список будет понятнее, ведь пользователю не придётся гадать по его значениям, что именно тут нужно выбрать. Кроме того, в диалоговом окне можно внести сообщение-подсказку, которое будет отображено при наведении курсора на ячейку. Если ячейка не должна оставаться пустой, уберите галочку «Игнорировать пустые значения». Флажок «Список допустимых значений» должен быть установлен в любом случае.

Удаление списка

Когда выпадающий список больше не нужен, его можно удалить из документа. Для этого выделите ячейку на листе Excel, содержащую его, и перейдите в Ленте настроек на вкладку «Данные» - «Проверка данных». Там во вкладке параметров нажмите на кнопку «Очистить всё». Объект будет удалён, но при этом диапазон данных останется без изменений, то есть значения не будут удалены.

Option Explicit Option Compare Text Dim bu As Boolean Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.CountLarge > 1 Then Exit Sub If Target.Row = 1 Then Me.TextBox1.Visible = False: Me.ListBox1.Visible = False: Exit Sub If Target.Column = 3 Then " номер столбца, в который вносим значения bu = True With Me.TextBox1 .Top = Target.Top: .Text = Target.Value: .Activate End With With Me.ListBox1 .Top = Target.Top + 5 If (.Top + .Height + ActiveWindow.PointsToScreenPixelsY(0) * Application.InchesToPoints(1) * 15 / 1440) > _ (ActiveWindow.Application.Height + ActiveWindow.Application.Top) Then _ .Top = .Top - .Height + Target.Height "* ActiveWindow.Zoom / 100 .Clear End With bu = False Me.TextBox1.Visible = True: Me.ListBox1.Visible = True Else Me.TextBox1.Visible = False: Me.ListBox1.Visible = False End If End Sub Private Sub TextBox1_Change() If Len(TextBox1.Text) = 0 Or bu Then Exit Sub "при отсутствии символов для поиска - выход Dim x, i As Long, txt As String, lt As Long, s As String txt = TextBox1.Text: lt = Len(TextBox1.Text) "Где ищем значения x = Sheets("номенклатура";).Columns(1).SpecialCells(2).Offset(1).Value " For i = 1 To UBound(x, 1) " поиск по первым буквам "If txt = Mid(x(i, 1), 1, lt) Then s = s & x(i, 1) & "~" For i = 1 To UBound(x, 1) "поиск по любому вхождению If InStr(x(i, 1), txt) Then s = s & "~" & x(i, 1) Next i ListBox1.List = Split(s, "~";) End Sub Private Sub TextBox1_KeyDown(ByVal KeyCode As MSForms.ReturnInteger, ByVal Shift As Integer) If KeyCode = 13 Or KeyCode = 9 Then With Me.TextBox1 ActiveCell.Value = .Value .Visible = False: ListBox1.Visible = False End With ActiveCell(2, 1).Select End If End Sub Private Sub ListBox1_Click() If ListBox1.ListIndex = -1 Then Exit Sub Application.EnableEvents = False bu = True With Me.ListBox1 ActiveCell.Value = .Value Me.TextBox1.Text = .Value Me.TextBox1.Visible = False: .Visible = False End With Application.EnableEvents = True bu = False End Sub Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Column = 2 Then Exit Sub If Not Intersect(Target, Range("C2:C100000";)) Is Nothing Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Sheets("номенклатура";).Columns(1), Target) = 0 Then lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & Target & " в выпадающий список", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Worksheets("номенклатура";).Range("номенклатура";).Cells(Worksheets("номенклатура";).Range("номенклатура";).Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If Sheets("номенклатура";).Range("номенклатура";).Sort Key1:=Sheets("номенклатура";).Range("A1";), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom, _ DataOption1:=xlSortNormal "этот код и поможет отсортировать в алфавитном порядке" End Sub

В этом уроке расскажу как сделать выпадающий список в Excel. В основном он создается с одной целью - ограничить возможность ввода данных определенным списком. Например, когда в таблице есть специальная ячейка, в которой вы отмечаете к какому отделу относиться тот или иной сотрудник. Этот список всегда один и тот же. Намного удобнее выбирать отдел из списка, чем вводить его каждый раз вручную или копировать из других ячеек.

Чтобы создать выпадающий список в Эксель мы воспользуемся опцией Проверка данных . Находится она во вкладке Данные .

После клика по иконке откроется новое окно Проверка вводимых значений . Здесь необходимо в выпадающем списке Тип данных выбрать Список , а что вводить в появившемся поле Источник мы сейчас и будем разбираться.

Создать список можно как минимум 3-я способами.

Указание элементов напрямую в источнике

Этот способ очень простой и подходит для маленьких списков.

  • Становимся на ячейку, где нужно создать список;
  • Входим в Проверить данные ;
  • В поле Источник перечисляем элементы списка, которые разделяем точкой с запятой.

После этого нажимаем клавишу Ок и получаем готовый выпадающий список.

Эту ячейку можно спокойно использовать по всей таблице. Просто копируем ее и вставляем в нужном месте.

Элементы списка на том же листе

Этот способ позволяет использовать уже готовый список отделов, который есть на листе.

  • Становимся на ячейку;
  • Входим в Проверить данные ;
  • Становимся на поле Источник и мышкой выбираем диапазон, который должен быть списком. Диапазон при это должен располагаться на этом же листе!.

Теперь эту ячейку можно просто скопировать и вставить во все строки таблицы.

Используем Именованный диапазон

Данный способ подойдет в том случае, если элементы списка размещаются на другом листе.

  • Создаем перечень отделов на другом листе;
  • Создаем Именованный диапазон. Выбираем диапазон с элементами списка. Слева от строки формул сейчас указана ячейка, с который вы начинали выделение. В моем случае - А2;
  • Вместо А2 даем Имя нашему диапазону. Например, называем его Отделы . После этого нажимаем клавишу Enter , Поздравляю, мы создали Именованный диапазон .

Возвращаемся обратно на исходный лист. Становимся на ячейку, где будем создавать список. Заходим в "Данные -> Проверить данные". В поле Источник , через знак = вводим название созданного на предыдущем этапе диапазона Отделы .

В результате получаем список, элементы которого находятся на другом листе.

Поздравляю, теперь вы знаете как сделать выпадающий список в Эксель. Если будут вопросы, то с радостью постараюсь на них ответить.

В этом уроке расскажу о том, что такое специальная вставка в Excel и как ей пользоваться.

В этом уроке расскажу как поставить в начале ячейки знак плюс или ноль перед числом в Excel. Давайте представим ситацию, что вам необходимо ввести в ячейку номер телефона в формате "+7 987...". В обычном состоянии программа Эксель просто удалит этот знак плюс.

При работе в программе Microsoft Excel в таблицах с повторяющимися данными, очень удобно использовать выпадающий список. С его помощью можно просто выбирать нужные параметры из сформированного меню. Давайте выясним, как сделать раскрывающийся список различными способами.

Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.

Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.

Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.

Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».

Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

Второй способ предполагает создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика, а именно с использованием ActiveX. По умолчанию, функции инструментов разработчика отсутствуют, поэтому нам, прежде всего, нужно будет их включить. Для этого, переходим во вкладку «Файл» программы Excel, а затем кликаем по надписи «Параметры».

В открывшемся окне переходим в подраздел «Настройка ленты», и ставим флажок напротив значения «Разработчик». Жмем на кнопку «OK».

После этого, на ленте появляется вкладка с названием «Разработчик», куда мы и перемещаемся. Чертим в Microsoft Excel список, который должен стать выпадающим меню. Затем, кликаем на Ленте на значок «Вставить», и среди появившихся элементов в группе «Элемент ActiveX» выбираем «Поле со списком».

Кликаем по месту, где должна быть ячейка со списком. Как видите, форма списка появилась.

Затем мы перемещаемся в «Режим конструктора». Жмем на кнопку «Свойства элемента управления».

Открывается окно свойств элемента управления. В графе «ListFillRange» вручную через двоеточие прописываем диапазон ячеек таблицы, данные которой будут формировать пункты выпадающего списка.

Выпадающий список в Microsoft Excel готов.

Чтобы сделать и другие ячейки с выпадающим списком, просто становимся на нижний правый край готовой ячейки, нажимаем кнопку мыши, и протягиваем вниз.

Связанные списки

Также, в программе Excel можно создавать связанные выпадающие списки. Это такие списки, когда при выборе одного значения из списка, в другой графе предлагается выбрать соответствующие ему параметры. Например, при выборе в списке продуктов картофеля, предлагается выбрать как меры измерения килограммы и граммы, а при выборе масла растительного – литры и миллилитры.

Прежде всего, подготовим таблицу, где будут располагаться выпадающие списки, и отдельно сделаем списки с наименованием продуктов и мер измерения.

Присваиваем каждому из списков именованный диапазон, как это мы уже делали ранее с обычными выпадающими списками.

В первой ячейке создаём список точно таким же образом, как делали это ранее, через проверку данных.

Во второй ячейке тоже запускаем окно проверки данных, но в графе «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ» и адрес первой ячейки. Например, =ДВССЫЛ($B3).

Как видим, список создан.

Теперь, чтобы и нижние ячейки приобрели те же свойства, как и в предыдущий раз, выделяем верхние ячейки, и при нажатой клавише мышки «протаскиваем» вниз.

Всё, таблица создана.

Мы разобрались, как сделать выпадающий список в Экселе. В программе можно создавать, как простые выпадающие списки, так и зависимые. При этом, можно использовать различные методы создания. Выбор зависит от конкретного предназначения списка, целей его создания, области применения, и т.д.