Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.

Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

Первый способ.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

  • таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
  • границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

Второй метод.

  1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
  2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

Третий способ.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

В Excel:

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:


Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.



Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

Ваиант 1.

У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:

  1. Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
  2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.

Ваиант 2.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.

Microsoft Word является самым популярным программным обеспечением, предназначенным для работы с текстом. В широком обилии функций этой программы имеется немалый набор инструментов для создания и изменения таблиц. О работе с последними мы неоднократно рассказывали, но многие интересные вопросы все еще остаются открытыми.

Мы уже рассказывали о том, как в Ворде преобразовать текст в таблицу, детальную инструкцию вы можете найти в нашей статье о создании таблиц. Здесь же речь пойдет об обратном — преобразовании таблицы в обычный текст, что тоже может понадобиться во многих ситуациях.

1. Выделите таблицу вместе со всем ее содержимым, нажав на небольшой «плюсик» в ее левом верхнем углу.

    Совет: Если вам необходимо преобразовать в текст не всю таблицу, а только несколько ее строк, выделите их с помощью мышки.

2. Перейдите во вкладку «Макет» , которая находится в основном разделе «Работа с таблицами» .

3. Нажмите на кнопку «Преобразовать в текст» , расположенную в группе «Данные» .

4. Выберите тип разделителя, установленного между словами (в большинстве случаев это «Знак табуляции» ).

5. Все содержимое таблицы (или же только выделенный вами фрагмент) будет преобразован в текст, строки будут разделены абзацами.

Если необходимо, измените внешний вид текста, шрифт, размер и другие его параметры. Наша инструкция поможет вам это сделать.

Вот и все, как видите, преобразовать таблицу в текст в Ворде совсем несложно, достаточно сделать пару простых манипуляций, и готово. На нашем сайте вы можете найти другие статьи о том, как работать с таблицами в текстовом редакторе от Microsoft, а также о ряде других функций этой популярной программы.

Всему свое место и время, и с этой истиной в полной мере согласен любой, кто делал в MS Word таблицы. Нет, когда приловчишься все идет как по маслу, но, и с этим согласится любой, иногда «ловчится» приходится довольно долго. К счастью, есть довольно простой способ не только создать таблицу из уже набранного текста, но и преобразовать в текст любую уже созданную таблицу.

Сразу оговорка. Текст который мы планируем преобразовать в таблицу, должен отвечать одному условию, он должен представлять собой табулированный список. То есть «воображаемые колонки» будущей таблицы должны быть разделены с помощью табуляции, что достигается нажатием клавиши Tab вместо пробела.

Примечание: можно применять в качестве разделителя колонок и другие символы — точку с запятой, абзац и т.п., но на мой взгляд, табуляция — оптимальный вариант, так как применяется сравнительно редко и не портит внешнего вида текста.

Как только наша импровизированная «таблица» набита, её, и перейдите на вкладку «Вставка» и воспользуйтесь инструментом «Таблица» . В выпадающем меню, нажмите на пункт «Преобразовать в таблицу…» .

В появившемся окне можно произвести дополнительные настройки, однако в данном случае все стоит в тех положениях, которых и нужно (разве только в пункте «Автоподбор ширины столбцов» можно для интереса поставить переключатель в положение «По содержимому», чтобы уменьшить размер таблицы ), поэтому смело жмем «Ок» и наслаждаемся результатом.

Настройки преобразования текста в таблицу

…и результат!

Немного усложним задачу и сделаем три колонки. Обратите внимание, Tab срабатывает немного странно и вместо длинного пробела, в некоторых случаях, ставится короткий (это недоразумение можно поправить перетащив маркер табуляции на линейке сверху документа ).

Вот такая некрасивая табуляция. Если бы не режим разметки, я бы и не понял -Tab это или пробел

Исправляем табуляцию. Так-то лучше.

Тут довольно легко ошибиться и наставить табуляции там где это не нужно. В таких случаях имеет смысл вспомнить про режим разметки MS Word который делает невидимые обычно пробелы и тому подобные знаки видимыми (не волнуйтесь — только на экране, при печати все эти элементы видны не будут). Для этого активируем переключатель «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная» и уже в «подсвеченном» виде, расставить нужные знаки и символы.

Таблица из трех колонок созданная преобразованием из текста

Повторяем процедуру преобразования в таблицу… Все отлично!

Ну теперь обратная манипуляция: получим из Word-таблицы табулированный список! Для начала выделим таблицу, и обратим внимание на панель инструментов. Видите вновь появившуюся вкладку «Макет» ? Нам сюда. Найдите группу «Данные» , а в ней инструмент «Преобразовать в текст» . Щелкните на его ярлычок и (если вы ничего не меняли в разделителях и т.п.), нажмите кнопку «Ок».

Результат именно такой какой мы и ждали — таблица превратилась в обычный текстовый блок. Итак, ещё один этап в освоении MS Word^ преобразование текста в таблицу и обратно — из таблицы в текст, мы освоили!

Итоговый вариант преобразования таблицы в текст

Любой пользователь офисного пакет от Microsoft знает, что базовые программы Word и Excel различаются достаточно сильно и напрямую открывать документы, созданные в одной программе, с использованием другой не возможно, поскольку «Ворд» больше является тестовым редактором, хотя и может работать с другими типами данных, а «Эксель» призван работать с таблицами и вычислениями. Тем не менее вопрос того, как преобразовать документ «Ворд» в «Эксель» или наоборот, решается за счет применения специальных функций импорта данных. Рассмотрим оба варианта. Имея алгоритм действий, эту задачу решить нетрудно.

Как преобразовать «Эксель» в «Ворд» и наоборот: основы

Поскольку программы между собой различаются достаточно ощутимо, перед пользователем часто встает проблема преобразования данных. Даже при использовании простейших методов, как считается, оба документа должны иметь одинаковое форматирование, ибо структура импортируемого материала может быть нарушена при вставке.

Но у этих приложений есть и общие точки соприкосновения - таблицы. С ними дело обстоит достаточно просто. Если импортировать данные из выглядит не таким как сложным, как обратное преобразование, поэтому сама изначальная проблема того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд» с полным сохранением структуры данных, для многих начинающих пользователей зачастую является неразрешимой.

Простейшая методика

Для начала рассмотрим самый простой вариант, который интернет-сообщество называет «копипастом» (объединение английских терминов copy и paste, а проще говоря, - «копировать» - «вставить»).

Конечно, вопрос того, как преобразовать файл «Ворд» в «Эксель», может быть решен таким примитивным способом. Однако тут нужно четко понимать, что в таком варианте происходит всего лишь копирование текстовых данных, которые из Word можно вставить только в одну ячейку Excel. Если требуется помещать текст в разные ячейки, придется копировать текст фрагментами.

Данные Excel в Word таким методом вставить тоже можно, однако представлены они будут в виде таблицы, причем не всегда данные листа Excel могут поместиться на страницу Word. Поэтому эта методика оказывается часто неприемлимой.

Работаем с таблицами

Как таблицу «Ворд» преобразовать в «Эксель»? Здесь есть несколько вариантов действий. Из тестового редактора Word экспорт данных в Excel производится намного проще, нежели наоборот.

В самом простом случае нужно просто выделить таблицу Word, скопировать данные в буфер обмена и вставить в Excel. Вся информация будет автоматически распределена по ячейкам, как в предыдущей структуре. Но тут пользователя поджидает неприятный сюрприз. Например, есть две ячейки с разными данными, которым должно соответствовать общее описание. В таблице Word, чтобы не вводить значение дважды, ячейки объединяются. А вот при вставке в Excel они будет автоматически разбиты, так что описание будет соответствовать только одному начальному значению. Чтобы этого не произошло, в параметрах вставки в Excel нужно использовать раздел форматов конечных ячеек с сохранением исходного форматирования.

Импорт данных «Эксель» в «Ворде»

Теперь посмотрим, как преобразовать «Эксель» в «Ворд». Обычная методика вставки, как уже понятно, не годится.

Здесь применяется следующая технология. Копируем данные в Excel, затем в Word из файлового меню используем команду вставки и выбираем связывание с использованием конечных стилей для Word 2010 или специальную вставку для Word 2007 с последующим связыванием. В методе связывания выбираем лист Excel и нажимаем кнопку «OK».

Еще одна методика, позволяющая решить проблему того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд», состоит в том, чтобы в табличном редакторе использовать команду преобразования в текст с указанием метода форматирования (для этого используется табулятор - для создания единого раздела, пробел - для разделения данных абзацами, и т.д.). Только после этого производится копирование с применением специальной вставки в Word.

Заключение

Как видно из всего вышесказанного, сама процедура преобразования документов одного приложения в формат другого особой сложности не представляет. Напоследок стоит отметить, что здесь не рассматривались способы, которые позволяют, например, импортировать табличные данные в текстовом редакторе, когда изначально таблица Excel вставляется как графический объект. При такой постановке вопроса вставленная таблица окажется не редактируемой и работать с такими данными не получится. Это имеет смысл разве что в случаях, когда изменение информации не предусматривается изначально. Но методика перевода одного типа данных в другой при помощи простейших инструментов, показанная выше, подойдет любому пользователю. Да, и не верьте тем, кто утверждает, что такого типа преобразование можно выполнить при помощи конверторов. Таких программ в природе не существует. А если и существуют, то очень примитивные, от которых нужного результата не добьешься.

Часто бывают ситуации, когда нужно перенести данные из программы Excel (Эксель) в программу Word (ворд). Хотя обе программы входят в один пакет Microsoft Office, но они не поддерживают форматы файлов друг друга. Что делать в таком случае, когда нужно перенести таблицу, или текст?


Вариант простой. Достаточно скопировать выделенную таблицу, или блок текста в Эксель и вставить ее в Ворд. Сделать это можно через контекстное меню (скопировать / вставить), предварительно выделив таблицу или диапазон. Далее сохраняем наш файл в форматах для Ворд.


Все кажется просто, но есть одно но. Все мы знаем, что Эксель имеет очень много функций с использованием различного рода формул. Что делать когда в них произойдут изменения? Каждый раз копировать? Нет! Для этого есть очень интересный способ копирования когда внесены изменения в таблице Excel будут применены и в таблице Word(ворд). И его рассмотрим ниже.

Для этого при вставлены данных нужно выбрать специальную вставку. Сделать это можно с помощью специальной вставки. При установке копии в Ворд, выбираем «Специальная вставка». Вот и все теперь изменения внесены в файле в Эксель будут применены и в файлов Ворд. Одно условие файлы должны находиться в одной папке.


Еще один вариант копирования предназначен для эстетов. Часто бывает так что отредактированы таблички в Эксель скопированы в Ворд содержат лишние элементы разметки. Если Вам мешает разметка ячеек Эксель то перед вставкой копии в Ворд вставьте ее в Блокнот, сделайте копию вставки в Блокноте повторно в таком случае текст будет вставлен без разметки Эксель.