Используйте автофильтр или встроенные операторы сравнения, например "больше" и "первые 10" в _з0з_ , чтобы отобразить нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице можно либо повторно применить фильтр для получения актуальных результатов, либо очистить фильтр для повторного отображения всех данных.

Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.

Фильтрация диапазона данных

Фильтрация данных в таблице

В отфильтрованных данных отображаются только те строки, которые соответствуют указанному _з0з_ и скрывают строки, которые не должны отображаться. После фильтрации данных можно копировать, искать, изменять, форматировать, выносить и выводить на печать подмножество отфильтрованных данных без переупорядочения или перемещения.

Кроме того, можно выполнить фильтрацию по нескольким столбцам. Фильтры являются аддитивными, т. е. каждый дополнительный фильтр задается на основе текущего фильтра и далее сокращает подмножество данных.

Примечание: При использовании диалогового окна " Поиск " для поиска отфильтрованных данных выполняется поиск только в отображаемых данных. данные, которые не отображаются, не ищутся. Чтобы выполнить поиск по всем данным, снимите флажок все фильтры.

Дополнительные сведения о фильтрации

Два типа фильтров

С помощью автоФильтра можно создать два типа фильтров: по значению списка или по критериям. Каждый из этих типов фильтров является взаимно исключающим для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно выполнить фильтрацию по списку чисел или критериям, а не по обоим; можно отфильтровать по значку или настраиваемому фильтру, но не к обоим.

Повторное применение фильтра

Чтобы определить, применен ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца.

    Стрелка раскрывающегося списка _з0з_ означает, что фильтрация включена, но не применяется.

    Если навести указатель мыши на заголовок столбца с включенным фильтром, но он не применен, появится экранная подсказка "(отображается все)".

    Кнопка фильтра _з0з_ означает, что фильтр применен.

    Если навести указатель мыши на заголовок столбца с фильтром, в подсказке отображается фильтр, примененный к этому столбцу, например "равно красному цвету ячейки" или "больше 150".

При повторном применении фильтра появляются разные результаты по следующим соображениям.

    Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазоне ячеек или столбце таблицы.

    значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.

Не используйте смешанные типы данных

Для достижения наилучших результатов не используйте смешанные типы данных, такие как текст и число, а также числа и даты в одном столбце, так как для каждого столбца доступно только один тип команды фильтра. При наличии смешанных типов данных отображаемая команда является типом данных, который чаще всего используется. Например, если столбец содержит три значения, хранящиеся в виде числа, а четыре - в тексте, откроется команда текстовые фильтры .

Фильтрация данных в таблице

При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.

Фильтрация диапазона данных

Если вы не хотите форматировать данные в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.

    Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для лучшего результата столбцы должны включать заголовки.

    На вкладке данные нажмите кнопку Фильтр .

Параметры фильтрации для таблиц или диапазонов

Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр , или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры , для дат отображается пункт Фильтры по дате , а для текста - Текстовые фильтры . Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке.

Фильтр в Excel - это отбор данных по определенным признакам. Фильтрация в Excel по определенным условиям проводится с помощью функции " Фильтр в Excel ". Если в таблице в ячейках размещены картинки, то смотрите в статье "Вставить картинку в ячейку в Excel", как закрепить в ячейке картинки, чтобы они не смещались при фильтрации.
Как фильтровать в Excel .
Сначала выделим столбец, в котором нужно отфильтровать данные таблицы. Затем, на закладке «Главная» нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр», выбираем функцию «Фильтр». Или заходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».
В верхней ячейке выделенного столбца появилась кнопка фильтра. Нажимаем на эту кнопку и выбираем «Числовые фильтры», затем – «меньше». В появившемся окне, напротив ячейки «меньше» пишем ту цифру, меньше которой нам надо выбрать данные, например, 7. Нажимаем «ОК».


В столбце таблицы остались искомые данные.

Совет.
Чтобы кнопка фильтра не закрывала значение в верхней ячейке, можно поставить число в ячейку выше и выделить ее тоже, или просто выделить над столбцом пустую ячейку. Тогда значок фильтра будет в этой дополнительной ячейке, и не будет закрывать нужных данных.

Фильтр по дате в Excel.
Как правильно настроить таблицу и фильтр по дате, читайте в статье "Сортировка по дате в Excel ".
Фильтр по цвету ячейки в Excel .
Можно отфильтровать данные по цвету ячейки. Ячейки могут быть окрашены вручную или условным форматированием. Как окрасить ячейки условным форматированием по числу, по словам, по дате, т. д., "Условное форматирование в Excel".
Нажимаем на розовый цвет. Нажимаем "ОК". Получилось так.
Как выделить только видимые ячейки в Excel , как вставить только в видимые строки Excel, смотрите статью "Вставить в видимые строки в Excel" .
В Excel можно настроить ячейку, в которой будет указано число отфильтрованных строк, включен фильтр или нет. Это нужно для того, чтобы не запутаться, когда часто пользуемся фильтром, или несколько человек работает в одной таблице, т.д. Подробнее об этом читайте в статье "Как настроить фильтр в Excel ".
После работы с отфильтрованными данными (например, распечатали список этот), можно таблицу вернуть в первоначальный вид, т. е. со всеми, не отфильтрованными данными. Нажимаем кнопку фильтра вверху столбика и выбираем «Выделить все». У нас появилась таблица в первоначальном виде.
Как копировать данные фильтра, смотриет в статье " Копирование в Excel отфильтрованных данных " .
Можно удалить кнопку фильтра из таблицы Excel . Нажимаем на вкладке «Главная» кнопку «Сортировка и фильтр», затем «Фильтр».
Или заходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр». Кнопка исчезла.
Если таблицу с отфильтрованными данными нужно распечатать, чтобы порядковый номаер строк шел подряд (1, 2, 3...) или посчитать количество отфильтрованных строк, ячеек, то это можно настроить. Смотрите "Порядковый номер строк по порядку после фильтра в Excel".
Как сделать сортировку данных таблицы, читайте в статье "

Базы данных очень удобны для хранения информации, но мы создаем их для того, чтобы получать нужную для нас справку, когда возникает подобная необходимость.

Например, нам нужно расписание железнодорожных поездов, которые отправляются в Москву в пятницу после четырех часов дня и т.п.

Поиск нужной информации осуществляется путем отбора строк, удовлетворяющих некоторому критерию. В большинстве случаев критерием отбора является равенство содержимого ячейки определенному значению.

Помимо сравнения на равенство, при отборе записей можно использовать и другие операции сравнения. Например, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно. Использование этих операций позволяет сформулировать критерий запроса менее строго. Например, если требуется найти информацию о человеке, фамилия которого начинается с "Ку", то в качестве критерия можно использовать правило "содержимое ячейки Фамилия больше или равно Ку и содержимое ячейки Фамилия меньше Л".

Процесс выборки из таблицы строк, удовлетворяющих определенному критерию (правилу), называется фильтрацией, а критерий (условие отбора строк) - фильтром.

    Для того чтобы выбрать из таблицы строки, удовлетворяющие определенному условию, нужно:
  • 1. Выделить строку таблицы, в которой находятся названия столбцов, открыть вкладку Главная -> Редактирование и в списке Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. В результате в выделенной строке, рядом с названием столбцов таблицы, появятся кнопки раскрывающихся списков.
  • 2. Раскрыть список, сделав щелчок в заголовке столбца, и в раскрывшемся окне сначала сбросить переключатель (Выделить все), затем выбрать значение, которое следует использовать в качестве критерия отбора строк.

В результате выполнения перечисленных выше действий на экране останутся только те строки, которые удовлетворяют условию запроса.

В качестве критерия отбора столбца, который содержит численные значения, можно указать диапазон, в котором должны находиться значения ячеек. Например, чтобы получить список расходов, сумма которых лежит в диапазоне от 100 р. до 1000 р., требуется раскрыть окно фильтра для столбца Сумма, выбрать Числовые фильтры -> между и в появившемся окне Пользовательский автофильтр ввести границы диапазона.

Здравствуйте друзья!

Эту статью я хочу посвятить вопросу, как эффективно использовать . Это один из самых мощных инструментов для отбора нужных вам значений и хотя в программе есть наличие простого фильтра, тем не менее, использовать дает больше возможностей, и расширяет горизонт возможностей.

Как вы понимаете, какой бы фильтр не был, тем не менее, его основная задача фильтровать ваши данные, так сказать производить отбор по указанным вами критериям. Вы скажете, что для этого есть и простой фильтр, да вы будете правы, есть и он фильтрует, но, увы, только по 1 критерию, а вот если вам нужно произвести отбор по двум и более критериев, тут уже без расширенного фильтра, ну никак.

Использовать можно двумя способами:

С помощью диалогового окна «Расширенный фильтр»

Рассмотрим это на примере, нам нужно отобрать страны в мире где есть монархия. Для удобства и наглядной визуализации, скопируйте шапку таблицы немного выше, создайте несколько пустых строк. Обязательно между двумя таблицами должен быть разделитель – пустая строка . Теперь можем применить фильтр, согласно заданных условий.
Для начала выделяем любую из ячеек диапазона хранения ваших данных, на вкладке «Данные» , нужно найти пункт «Дополнительно» и в открывшемся диалоговом окне «Расширенный фильтр» мы видим переключатель «Скопировать результат, в другое место» который позволяет вам перенести полученные данные в указанное место, но нам это пока не нужно. «Исходный диапазон» в диалоговом окне проставляется по умолчанию, а вот «Диапазон условий» вам нужно проставить вручную. Советую не спешить и указывать только заполненные строки с условием, так как пустая строка в диапазоне - это условие — «отобрать всё что есть» . При подтверждении введенных условий в диалоговом окне «Расширенный фильтр» мы получаем указанный результат.

С помощью макроса

Как видите, позволил вам произвести отборку данных по указанным вами критериям, но удобства у такого способа немного, хотя его полезность и важность вы отрицать не будете. Выходом из создавшегося положения можно найти, используя в работе возможности макроса.
Для улучшения эффективности работы вам нужно клацнуть на ярлыке вашего текущего листа правой кнопкой мышки и в контекстном окне выбрать пункт «Исходный текст» и в появившееся диалоговое окно ввести код:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Target, Range("C2:I2")) Is Nothing Then On Error Resume Next ActiveSheet.ShowAllData Range("C5").CurrentRegion.AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, CriteriaRange:=Range("C1").CurrentRegion End If End Sub

Private Sub Worksheet_Change (ByVal Target As Range )

If Not Intersect (Target , Range ("C2:I2" ) ) Is Nothing Then

On Error Resume Next

ActiveSheet . ShowAllData

Range ("C5" ) . CurrentRegion . AdvancedFilter Action : = xlFilterInPlace , CriteriaRange : = Range ("C1" ) . CurrentRegion

End If

End Sub

Этот код будет автоматически, применятся при любом изменении полей и накладывать фильтр на ваши данные. Он просматривает диапазон (C2:I2) на наличие введенных данных и мгновенно применяет условия, к диапазону ваших данных, которые начинаются с ячейки (C5).
Кроме точно сформулированных условий, когда используется можно также использовать знаки подстановки и замены, разнообразные математические знаки, которые позволят произвести приблизительный поиск или захватит .

Вот предоставлены варианты:

Условие

Полученный результат

Отбор всех ячеек, где есть пять символов. (Например, Прага)

Отбор текста на 4 знака, который начинается с «в» и заканчивается на «а» (Например, Вена)

Отбор значений с тремя буквами в конце, одна из которых неизвестна (Например, София)

Отбор всех значений, которые начинаются с букв «пр» (Например, Прага)

Отбор значений, которые начинаются с «п», содержат или заканчиваются на «р» (Например, Париж)

Отбор значений, которые заканчиваются на «н» (Например, Берлин)

Отбор точного совпадения (Например, Рим)

<>монарх*

Производится отбор всех пустых ячеек

Производится отбор всех не пустых ячеек

Отбор значений, которые равны или больше 40

Точный отбор значений, которые равны 20.

Отбор всех значений, которые начинаются с «р»

Отбор данных, которые содержат «монарх»

Как видите эти условия, позволят вам улучшить возможности поиска, а совместно с использованием макроса для расширенного фильтра, так и совсем станет все быстро, подробно и точно.

На этом я хочу закончить статью о том, как эффективно используется , как вы видите, это мощный и очень хороший инструмент для работы в вашими данными.

Если у вас есть дополнения, пишите в комментариях. Был рад вам помочь!

«Иным людям богатство только и приносит, что страх потерять его.»

А. Ривароль

Многие сотрудники всевозможных организаций, кому приходится каким-либо образом работать с Mircosot Excel, будь то обычные бухгалтеры или аналитики, часто сталкиваются с необходимостью выбора ряда значений из огромного массива данных. Для упрощения выполнения данной задачи и была создана система фильтрации.

Обычный и расширенный фильтр

В Excel представлен простейший фильтр, который запускается с вкладки «Данные» — «Фильтр» (Data — Filter в англоязычной версии программы) или при помощи ярлыка на панели инструментов, похожего на конусообразную воронку для переливания жидкости в ёмкости с узким горлышком.

Для большинства случаев данный фильтр является вполне оптимальным вариантом. Но, если необходимо осуществить отбор по большому количеству условий (да ещё и по нескольким столбцам, строкам и ячейкам), многие задаются вопросом, как сделать расширенный фильтр в Excel. В англоязычной версии называется Advanced filter.

Первое использование расширенного фильтра

В Excel большая часть работы проходит с таблицами. Во-первых, это удобно, во-вторых, в одном файле можно сохранить сведения на нескольких страницах (вкладках). Над основной таблицей желательно создать несколько строк, самую верхнюю из которых оставить для шапки, именно в данные строки будут вписываться условия расширенного фильтра Excel. В дальнейшем фильтр наверняка будет изменён: если потребуется больше условий, всегда можно вставить в нужном месте ещё одну строку. Но желательно, чтобы между ячейками диапазона условий и ячейками исходных данных была одна незадействованная строка.

Как использовать расширенный фильтр в Excel, примеры, рассмотрим ниже.

A B C D E F
1 Продукция Наименование Месяц День недели Город Заказчик
2 овощи Краснодар "Ашан"
3
4 Продукция Наименование Месяц День недели Город Заказчик
5 фрукты персик январь понедельник Москва "Пятёрочка"
6 овощи помидор февраль понедельник Краснодар "Ашан"
7 овощи огурец март понедельник Ростов-на-Дону "Магнит"
8 овощи баклажан апрель понедельник Казань "Магнит"
9 овощи свёкла май среда Новороссийск "Магнит"
10 фрукты яблоко июнь четверг Краснодар "Бакаль"
11 зелень укроп июль четверг Краснодар "Пятёрочка"
12 зелень петрушка август пятница Краснодар "Ашан"

Применение фильтра

В приведённой таблице строки 1 и 2 предназначены для диапазона условий, строки с 4 по 7 - для диапазона исходных данных.

Для начала следует ввести в строку 2 соответствующие значения, от которых будет отталкиваться расширенный фильтр в Excel.

Запуск фильтра осуществляется с помощью выделения ячеек исходных данных, после чего необходимо выбрать вкладку «Данные» и нажать кнопку «Дополнительно» (Data — Advanced соответственно).

В открывшемся окне отобразится диапазон выделенных ячеек в поле «Исходный диапазон». Согласно приведённому примеру, строка принимает значение «$A$4:$F$12».

Поле «Диапазон условий» должно заполниться значениями «$A$1:$F$2».

Окошко также содержит два условия:

  • фильтровать список на месте;
  • скопировать результат в другое место.

Первое условие позволяет формировать результат на месте, отведённом под ячейки исходного диапазона. Второе условие позволяет сформировать список результатов в отдельном диапазоне, который следует указать в поле «Поместить результат в диапазон». Пользователь выбирает удобный вариант, например, первый, окно «Расширенный фильтр» в Excel закрывается.

Основываясь на введённых данных, фильтр сформирует следующую таблицу.

При использовании условия «Скопировать результат в другое место» значения из 4 и 5 строк отобразятся в заданном пользователем диапазоне. Исходный диапазон же останется без изменений.

Удобство использования

Описанный способ не совсем удобен, потому для усовершенствования обычно используют язык программирования VBA, с помощью которого составляют макросы, позволяющие автоматизировать расширенный фильтр в Excel.

Если пользователь обладает знаниями VBA, рекомендуется изучить ряд статей данной тематики и успешно реализовывать задуманное. При изменении значений ячеек строки 2, отведённой под Excel расширенный фильтр, диапазон условий будет меняться, настройки сбрасываться, сразу запускаться заново и в необходимом диапазоне будут формироваться нужные сведения.

Сложные запросы

Помимо работы с точно заданными значениями, расширенный фильтр в Excel способен обрабатывать и сложные запросы. Таковыми являются введённые данные, где часть знаков заменена подстановочными символами.

Таблица символов для сложных запросов приведена ниже.

Пример запроса Результат
1 п*

возвращает все слова, начинающиеся с буквы П:

  • персик, помидор, петрушка (если ввести в ячейку B2);
  • Пятёрочка (если ввести в ячейку F2).
2 = результатом будет выведение всех пустых ячеек, если таковые имеются в рамках заданного диапазона. Бывает весьма полезно прибегать к данной команде с целью редактирования исходных данных, ведь таблицы могут с течением времени меняться, содержимое некоторых ячеек удаляться за ненадобностью или неактуальностью. Применение данной команды позволит выявить пустые ячейки для их последующего заполнения, либо реструктуризации таблицы.
3 <> выведутся все непустые ячейки.
4 *ию* все значения, где имеется буквосочетание «ию»: июнь, июль.
5 =????? все ячейки столбца, имеющие четыре символа. За символы принято считать буквы, цифры и знак пробела.

Стоит знать, что значок * может означать любое количество символов. То есть при введённом значении «п*» будут возвращены все значения, вне зависимости от количества символов после буквы «п».

Знак «?» подразумевает только один символ.

Связки OR и AND

Следует знать, что сведения, заданные одной строкой в «Диапазоне условий», расцениваются записанными в связку логическим оператором (AND). Это означает, что несколько условий выполняются одновременно.

Если же данные записаны в один столбец, расширенный фильтр в Excel распознаёт их связанными логическим оператором (OR).

Таблица значений примет следующий вид:

A B C D E F
1 Продукция Наименование Месяц День недели Город Заказчик
2 фрукты
3 овощи
4
5 Продукция Наименование Месяц День недели Город Заказчик
6 фрукты персик январь понедельник Москва "Пятёрочка"
7 овощи помидор февраль понедельник Краснодар "Ашан"
8 овощи огурец март понедельник Ростов-на-Дону "Магнит"
9 овощи баклажан апрель понедельник Казань "Магнит"
10 овощи свёкла май среда Новороссийск "Магнит"
11 фрукты яблоко июнь четверг Краснодар "Бакаль"

Сводные таблицы

Ещё один способ осуществляется с помощью команды «Вставка — Таблица — Сводная таблица» (Insert — Table — PivotTable в англоязычной версии).

Упомянутые таблицы аналогично работают с выделенным заранее диапазоном данных и отбирают уникальные значения, чтобы в дальнейшем подвергнуть анализу. На деле это выглядит как работа с уникальных полей (к примеру, фамилий сотрудника компании) и диапазоном значений, которые выдаются при выборе уникального поля.

Неудобство использования сводных таблиц состоит в необходимости ручной корректировки исходных данных при изменении таковых.

Заключение

В заключение следует отметить, что область применения фильтров в Microsoft Excel весьма широка и разнообразна. Достаточно применить фантазию и развивать собственные знания, умения и навыки.

Сам по себе фильтр прост в применении и освоении, несложно разобраться, как пользоваться расширенным фильтром в Excel, но он предназначен для случаев, когда необходимо малое количество раз произвести отсеивание сведений для дальнейшей обработки. Как правило, не предусматривает работу с большими массивами сведений ввиду обычного человеческого фактора. Здесь уже на помощь приходят более продуманные и продвинутые технологии обработки сведений в Microsoft Excel.

Огромной популярностью пользуются макросы, составляемые на языке VBA. Они позволяют запустить значительное количество фильтров, способствующих отбору значений и выводу их в соответствующие диапазоны.

Макросы успешно заменяют многочасовой труд по составлению сводной, периодической и прочей отчётности, заменяя продолжительное время анализа огромных массивов всего лишь односекундным кликом.

Использование макросов оправдано и неудобно. Любой, кто сталкивался с необходимостью применения, всегда найдёт при желании достаточно материала для развития своих знаний и поиска ответов на интересующие вопросы.