Лекция 15. Создание отчетов средствами MS Access

Отчеты представляют собой формат вывода информации в виде бумажного документа. По сравнению с формами, которые тоже могут выводиться на печать, отчеты обладают двумя принципиальными отличиями:

§ предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

§ отчеты могут быть использованы для получения эстетично оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных итоговых запросах.

Окно отчета и его инструменты

Все инструменты, используемые для создания отчета эквиваленты соответствующим инструментам создания форм: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки . Среди всех вышеперечисленных средств, новым является только мастер создания почтовых наклеек. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, выполнить их форматирование для использования в качестве почтовых наклеек, имеет жесткую специализацию и поэтому в настоящем курсе лекций не рассматривается.

Структура отчета в режиме конструктора практически полностью соответствует структуре формы и делится на разделы, имеющие то же назначение, но некоторые свои особенности:

§ «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» позволяют выводить общую информацию для всех страниц отчета, так как печатаются вверху и внизу каждой страницы соответственно, например, название документа, нумерация страниц, дата и время и т.д. Отобразить эти разделы можно командой меню Вид – Колонтитулы .

§ «Заголовок отчета» и «Примечание отчета» Печатаются только один раз в начале отчета и в конце отчета соответственно. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета. Если в этих разделах помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, то сумма рассчитывается для всего отчета. Включить эти разделы можно командой Вид - Заголовок/примечание отчета.

§ «Область данных» Раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

§ «Заголовок группы» и «Примечание группы» используются для реализации группировки в отчетах. Выводятся перед и после каждой новой группы записей, соответственно. Используется для печати названия группы и вычисления статистических функций. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в эти разделы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Линейка с делениями и сетка помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу.

Панель элементов практически полностью аналогична панели элементов форм и в комментариях не нуждается. Отображение панели элементов, аналогично формам, управляется командой Вид - Панель элементов , либо кнопкой Панель элементов на панели инструментов.

Для размещения полей таблиц или запросов в отчете удобно использовать окно «Список полей», которое можно включить командой Вид - Список полей .

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Для доступа к окну свойств компонента необходимо его выделить и нажать кнопку Свойства панели инструментов или выполнить команду меню Вид - Свойства . Описание окна свойств имеется в предыдущей лекции.

Вычисления в отчетах

В качестве значения свойства «Данные» практически любого объекта, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые определены разработчиком в модуле VBA . При необходимости можно использовать построитель выражений. Чтобы указать MS Access на необходимость использования выражения, ввод выражения обязательно должен начинаться со знака равно (=).

= [Стипендия]*0,5

Ссылаться можно только на поля данных размещенных на данной форме, либо на открытых отдельных формах. Во втором случае необходимо предусмотреть принудительное открытие форм содержащих требуемые данные, например средствами макросов.

Группировка в отчетах

Отчеты, в отличие от форм, позволяют выполнять группировку. Для включения группировки в отчет, используется окно «Сортировка и группировка», которое можно вызвать командой меню Вид-Сортировка и группировка (рисунок 15.1).

Рисунок 15.1 - Окно Сортировка и группировка.

В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.

В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Если начать ввод со знака (=), то можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.

Для каждого поля или выражения можно определить диапазон группировки, т.е. данные можно группировать не только по отдельным значениям, но и по диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

При группировке по текстовому полю можно начать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов в значениях поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, необходимо определить создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, будет получена группа записей, в которых значения поля начинаются с букв А, Б, В и т.д.

Чтобы задать группировку по первым символам, устанавливается значение свойства «Группировка» - По первым знакам , а значение свойства Интервал определяет число начальных символов, по которым необходимо образовывать группы.

Для чисел можно установить свойство «Группировка» в значение Интервал . В этом случае свойство «Интервал» определяет диапазоны группировки. Если в свойстве «Интервал» указано значение 10, то группы будут формироваться через интервал равный 10, например: от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д.

Для полей даты/времени можно устанавливать значения свойства «Группировка»: По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам . Тогда свойство «Интервал» будет указывать на количество лет, кварталов, месяцев и т.д. в интервале.

Вычисление промежуточных итогов и итогов с накоплением

Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов, - это получение итоговых величин по группам данных. Для получения промежуточных итоговых значений для групп в эти разделы можно поместить дополнительные свободные элементы управления, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.

Выражение в разделе группы, использующее итоговую функцию, не должно ссылаться на элемент управления, размещенный в области данных, т.е. не удастся создать вычисляемое поле в области данных и сослаться на него в выражении, использующем итоговую функцию. Но возможно повторить вычисляемое выражение в итоговом поле. Например, если вычисляемое поле в области данных с именем Цена содержит выражение [Цена за единицу]*[Количество] , то в разделе примечаний группы необходимо использовать выражение Sum([Цена за единицу]*[Количество]), а не Sum([Цена]) .

Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.

Наряду с вычислением итогов в разделах групп можно создавать итоги с накоплением в области данных. Свойство «Сумма с накоплением» любого числового поля, размещенного в области данных, позволяет вычислять итоги, которые обнуляются в начале каждой группы или накапливаются на протяжении всего отчета. При размещении в области данных поля, для него устанавливается свойство «Данные» – значение поля для которого вычисляется сумма, а для свойства «Сумма с накоплением» - значение Для группы .

Контрольные вопросы

1. В чем основное назначение отчетов?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Что общего и в чем различие между основными разделами форм и отчетов?

4. Как создаются вычисляемые поля?

5. Как выполняется группировка в отчетах?

6. Как вычисляются общие итоги?

7. Как вычислить итоги с накоплением?

8. Назовите механизм настройки отчетов.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1 . Создание отчета «Читатели библиотеки» при помощи мастера, по следующему описанию:

1. В окне «Базы данных» выполните переход в категорию «Отчеты».

2. Откройте окно мастера отчетов командой «Создание отчета с помощью мастера». Откроется окно диалога «Создание отчетов» (рисунок 15.2).

3. В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» укажите таблицу «Читатели».

4. Из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» перенесите все поля таблицы. Нажмите кнопку Далее .

5. На данном этапе предлагается выбрать уровень группировки, но группировка не планируется, поэтому просто нажимаем кнопку Далее .

6. Установим порядок сортировки по полю «ФИО», затем нажмем кнопку Далее .

7. Выберем вид отчета – табличный для продолжения нажимаем кнопку Далее .

8. Выберем стиль текста отчета – сжатый . Нажмем кнопку Далее .

9. Укажем имя отчета Читатели библиотеки и нажмем кнопку Готово . Результат создания отчета изображен на рисунке 15.3

Рисунок 15.2 – Диалоговое окно «Создание отчетов»

Рисунок 15.3 – Фрагмент отчета «Читатели библиотеки»

Задание 2. Отредактируйте отчет «Читатели библиотеки» в режиме конструктора.

Задание 3 . Создайте собственный отчет для БД ИС «Библиотека» позволяющий выводить читательские билеты, по виду приближенные к настоящим.

Задание 4. Создайте отчет, предоставляющий информацию о количестве книг у каждого из читателей.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра математики и информатики

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине "Компьютерные информационные технологии"

на тему "Отчеты в Microsoft Access "

Выполнила студентка гр.30508зт

Соколовская Ю.В.

Реферат

Курсовая содержит _____ страниц, 31 рисунков, 1 приложения.

· Одностолбцовые отчеты .

· Ленточные отчеты

· Многостолбцовые отчеты

· Отчеты с группированием данных

· Почтовые наклейки

· Сводные отчеты

Отчеты делятся на разделы, которые в большинстве пакетов программного обеспечения, предназначенных для создания отчетов, называются полосами или разделами.

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет.

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты. Мастер отчетов предоставляет основу макета для отчета, которую можно потом изменить по своему усмотрению. Мастер отчетов упрощает процесс расположения полей, задавая ряд вопросов о типе создаваемого отчета, а затем автоматически создавая макет отчета.

Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с его помощью можно подготовить данные для сложного отчета.

Данные можно группировать и сортировать, выбирать их тип, выбирать порядок сортировки, рассчитывать итоги, просматривать содержимое отчета и печатать.

Содержание

• Введение
• 1.1 Понятие отчета
• 2. Отчеты в MS ACCESS
• 2.3 Модификация отчета
• 3.2 Подчиненный отчет
• 3.3 Разработка с помощью мастера отчета на основе подчиненной таблицы
• 4. Практическое задание
• Заключение
• Литература
• Приложение

Введение

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

По сравнению с другими методами вывода данных на печать, отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

· Они предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

· Отчеты могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Мы имеем следующие возможности:

· Для обеспечения иерархического представления данных можно задать до 10 уровней группировки.

· Для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания.

· Можно производить сложные вычисления не только внутри группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно.

· В дополнение к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и применение для всего отчета.

Так же, как и в форме, можно вставлять в любой раздел отчета рисунки или диаграммы. В отчет так же можно внедрять подчиненные отчеты или подчиненные формы.

Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов):

ь Одностолбцовые отчеты . В них в одном длинном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя поля таблицы или запроса, а справа от надписей приведены значения. Эти отчеты применяются редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.

ь Ленточные отчеты . В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значения каждой записи помещаются в отдельную строку.

ь Многостолбцовые отчеты . Они создаются из одностолбцовых отчетов. Для этого применяется "газетный" вариант размещения "змейкой", предусмотренный в приложениях настольных издательских систем и текстовых редакторах.

ь Отчеты с группированием данных . Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп записей и представляют информацию в удобном для использования виде.

ь Почтовые наклейки . Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов в группах.

ь Сводные отчеты . Такие отчеты содержат подчиненные отчеты. При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источников данных, например, таблиц или запросов.

В первых пяти отчетах в качестве источника данных применяют таблицу или запрос, подобно формам. Отчеты такого рода называют присоединенными к источнику данных .

Перед началом конструирования отчета пользователь должен спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) базы данных, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных в отчете.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мастера отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода в отчете результатов решения задачи, в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют легко структурировать и оформить полученные в запросе данные.

1. Характеристика субд MS ACCESS

1.1 Понятие отчета

Конечным продуктом большинства приложений без данных является отчет. В системе Access данные таблиц, запросов и форм объединяются для создания отчета, который можно распечатать для дальнейшего использования. Одно из главных достоинств Access - быстрота и легкость создания полностью отформатированных и готовых для использования отчетов. Видимо, можно утверждать, что никакая другая система не предоставляет столь гибких и удобных средств создания отчетов, как в Access.

С распространением средств электронной почты, Internet и Intranet Access становится все более популярным средством создания и распечатки отчетов. Для распространения безбумажных отчетов в системе Access предусмотрены следующие методы:

1. Снимки отчетов (Report snaphots ) представляют собой самодостаточные файлы, которые можно передавать как вложение в сообщение электронной почты с помощью Outlook, Outlook Express и любых других программ электронной почты Windows.

2. Статические Web -отчеты представляют собой комбинацию файла XSL (Extensible Stylesheet Language) и файла XML (Extensible Markup Language), представляющих передаваемый документ.

3. Динамические Web -отчеты похожи на статические Web-отчеты XSL/ XML, однако они предоставляют пользователю текущие данные, которые заносятся в отчет при открытии Web-страницы броузером пользователя.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа.

отчет конструктор access раздел

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логические цельные блоки.

Некоторые отчеты состоят из одной страницы, вроде подтверждения заказа, накладной, графика или диаграммы. Многостраничные отчеты Access - каталоги, общие бухгалтерские книги и финансовые инструкции - более распространены, чем одностраничные варианты отчетов. Большинство многостраничных отчетов аналогичны ленточным формам, оптимизированным для печати.

Большинство методов построения форм Access применены также и к отчетам.

Принципиальные отличия между отчетами и формами:

· Отчеты предназначены только для печати, но не отображения данных на экране.

· В отличие от форм, данные, на базе которых создан отчет, невозможно изменить с помощью элементов управления, добавленных из панели элементов.

· Отчеты невозможно просматривать в режиме таблицы.

· В многостолбцовых отчетах число и ширина столбцов, а также расстояние между ними задаются в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup), но не элементами управления или установками свойств в режиме конструктора.

С другой стороны, характеристики отчетов и форм Access имеют много общего:

· Мастера отчетов . С их помощью можно создавать три основных типа отчетов в столбец, с группированием и подведением итогов, а также почтовые наклейки.

· Разделы отчета . Они включают в себя заголовок, примечание и колонтитулы.

· Разделы групп отчета . В целом, они аналогичны разделу данных формы.

· Элементы управления . Их добавляют в отчеты из панели элементов Access, а затем перемещают и изменяют их размеры с помощью маркеров.

· Подчиненные отчеты . Такие отчеты включают в отчеты точно так же, как в главные формы включают элементы управления Подчиненная форма/отчет.

2. Отчеты в MS ACCESS

2.1 Автоматическое создание отчёта на основе таблицы или запроса

Access 2002 предлагает несколько способов создания отчётов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчёта. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчёт называется автоотчётом. Access позволяет автоматически создавать отчёты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчёт:

1. На панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты и нажмите кнопку Создать . Появится диалоговое окно Новый отчет представленное на рис.1.

Рис .1. Диалоговое окно Новый отчет

2. В списке диалогового окна Новый отчет выделить один из элементов: Автоотчет : в столбец или Автоотчет : ленто ч ный .

З. В поле со списком Новый отчет , находящемся в нижней части диалогового окна, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке нужный элемент.

4. Нажать кнопку ОК .

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл , Сохранить . В поле Имя отчета появившегося диалогового окна Сохранение введите нужное название и нажмите кнопку ОК.

2.2 Создание отчета с помощью мастера отчетов

Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать достаточно привлекательные отчеты.

Отчет с группированием данных создается на базе таблиц Товары и Поставщики учебной базы данных Борей. Как и мастер форм, мастер отчетов позволяет создавать отчеты, содержащие данные из нескольких таблиц, не создавая предварительно запрос. Этот отчет отображает ассортимент продуктов питания, сгруппированных по категориям.

Чтобы создать отчет о запасах товара, следует модифицировать основной отчет, созданный с помощью мастера. Этапы работы мастера отчетов аналогичны тем, которые пользователь выполняет самостоятельно. Поэтому для ознакомления со средствами создания отчетов полезно изучить работу мастера.

Чтобы создать отчет о наличном ассортименте товаров, необходимо выполнить следующие действия.

1. Щелкнуть на кнопке Отчеты в левой части окна базы данных и затем щелкнуть на кнопке Создать. Access отобразит диалоговое окно Новый отчет. Это диалоговое окно позволяет выбрать один из трех мастеров отчетов, два стиля авто отчета и режим конструктора.

2. Как и формам, отчетам необходим источник данных - таблица или запрос. Необходимо выбрать в раскрывающемся списке в нижней части диалогового окна Новый отчет таблицу Товары (рис.2), а в верхнем списке - опцию Мастер отчетов. Щелкнуть на кнопке ОК. Откроется первое диалоговое окно мастера отчетов.

Рис.2. Выберите таблицу или запрос в качестве источника данных отчета и затем выберите пункт Мастер отчетов в диалоговом окне Новый отчет

3. Выбираемые здесь поля представляют собой строки отчета. Создаваемый отчет должен отображать имя товара и поставщика, чтобы пользователям не требовалось сверять коды и имена в другом отчете. Следовательно, из таблицы Товары в отчет необходимо включить поля Код Типа, Код Товара, Код Поставщика и На Складе. Выбирайте эти поля именно в такой последовательности в списке Доступные поля и переносите в список Выбранные поля, щелкая на кнопке >. При добавлении имени поля в список Выбранные поля Access удаляет его из списка Доступные поля. Поле можно также перенести, дважды щелкнув на его имени в списке Доступные поля, после чего это имя отобразится в списке Выбранные поля. Поля расположены в списке Выбранные поля в столбец; в отчете же они отобразятся в том же порядке, но слева направо.

4. Чтобы продемонстрировать, как мастер работает с отчетами, которые связаны с несколькими таблицами, надо включить в отчет поле Название из таблицы Поставщики. Для этого необходимо открыть список Таблицы и запросы и выбрать Таблица: Поставщики.

5. Столбец Название должен располагаться в отчете после столбца Код Поставщика. Поэтому надо выбрать поле КодПоставщика в списке Выбранные поля. Затем щелкнуть на поле Название в списке Доступные поля, затем - на кнопке >. Тогда Access перенесет поле Название из списка Доступные поля в список Выбранные поля и вставит его между полями Код Поставщика и На Складе (рис.3). Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти во второе диалоговое окно мастера отчетов.

Рис.3. Выбор полей для отчета в первом диалоговом окне мастера отчетов

6. Мастер предлагает выбрать тип представления данных в отчете. Необходимо обратить внимание на кнопку Вывести дополнительные сведения. Щелкнуть на ней, чтобы отобразить первое окно из ряда диалогов подсказки мастера отчетов. Если щелкнуть на кнопке Показать примеры, Access отобразит дополнительные окна с советами. В окнах используются примеры из таблиц Продажи, Клиенты и Заказы, чтобы показать различные способы группирования, которые мастер отчетов может автоматически применить к отчету. Чтобы вернуться в диалоговое окно мастера, показанное на рис.4, надо щелкнуть на кнопке Закрыть.

Рис.4. Во втором диалоговом окне мастера выбрать одну таблицу как базовую

7. Для данного отчета следует выбрать собственный вариант группировки. Поэтому надо принять выбранную по умолчанию опцию Товары. Затем щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно.

8. Мастер предлагает задать в отчете уровни группирования. Выбрать в списке поле Код Типа и щелкните на кнопке >, чтобы задать группирование по типам товаров. Диалоговое окно представлено на рис.5.

Рис.5. В третьем диалоговом окне мастера задать поле, по которому будет группироваться отчет

9. Щелкнуть на кнопке Группировка. Мастер отчетов отобразит диалоговое окно Интервалы группировки. Изменяя интервал группировки, можно влиять на то, как Access группирует данные отчета. Числовые поля, например Код Типа, можно группировать по 10, по 50, по 100 и т.д. типов в группе. Текстовые поля можно группировать по первой букве, первым трем буквам и т.д. Мастер проверяет тип данных поля и предлагает соответствующие интервалы группировки.

10. В данном отчете не требуется особого интервала группирования. Поэтому принять уже заданную в списке Интервалы группировки опцию обычный и щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к мастеру отчетов. Надо щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в четвертое диалоговое окно мастера.

11. Записи в группе можно сортировать по любым четырем полям по возрастанию или убыванию (см. рис.6). Поле Код Типа отсутствует в списке полей, которые можно сортировать. Записи сгруппированы по этому полю и, следовательно, сортируются автоматически по первичному ключу таблицы. Выберите в первом раскрывающемся списке поле Код Товара.

Рис.6. В четвертом диалоговом окне мастера выбирается поле, по которому отсортируются записи внутри группы

12. Щелкнуть на кнопке Итоги. Отобразится диалоговое окно Итоги. Если для столбца отчета необходимо вычислить какие-нибудь итоговые значения, выберите в этом диалоговом окне соответствующую опцию. В нем показаны все числовые поля отчета, не относящиеся к типу Счетчик. Для вычисления суммы, среднего арифметического и выбора минимального и максимального значений поля, установить флажок соответствующей опции. В зависимости от установленных флажков, мастер добавит соответствующие поля в конец отчета.

13. Переключатели Показать позволяют указать должен ли отчет отображать только итоговые поля или вес данные с итоговыми полями, добавленными в конец каждой группы и в конец всего отчета. В данном примере для поля НаСкладе установите флажки Sum (Сумма) и Avg (Среднее). В группе опций Показать отметьте опцию данные и итоги. Установите флажок опции Вычислить проценты - итоги каждой группы отобразятся в процентах от общего итога. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно мастера отчетов, и щелкнуть на кнопке Далее.

14. Мастер предлагает выбрать один из шести макетов отчета. В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый, как показано на рис.7.

Рис.7. Макет Ступенчатый чаще всего подходит для отчета с несколькими столбцами.

15. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета. В группе опций Ориентация следует выбрать ориентацию отчета при печати. Выбираем опцию книжная и щелкаем на кнопке Далее.

Следует выбрать один из предварительно заданных стилей отчета. В левой части окна можно просмотреть выбранный стиль (рис.8). Выбираем стиль Сжатый и щелкаем на кнопке Далее, чтобы перейти в последнее диалоговое окно мастера.

Рис.8. Выбор одного из шести предварительно заданных стилей для отчета

Вводим имя отчета: отчСписокТоваровПоТипам . Под этим именем отчет и будет сохранен (рис.9). Выбираем опцию Просмотреть отчет и щелкаем на кнопку Готово, чтобы завершить создание отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме предварительного просмотра

Рис.9. Присваивается имя, под которым будет сохранен отчет

Отчет, созданный мастером отчетов имеет множество дефектов макета, которые можно исправить. Можно воспользоваться полосами прокрутки, чтобы расположить отчет так, как это показано на рисунке. Когда закончите просмотр отчета, закройте его.

Проведя несколько простых изменений, мы получаем законченный отчет с информацией, необходимой для анализа текущих материальных запасов компании Борей. Изменения должны исправить очевидные дефекты в отчете, созданном мастером, такие, как избыточная ширина столбца КодТипа, дублирование информации в столбцах Поставщик и Название, обрезание имен в столбце Название и усечение заголовка На складе.

2.3 Модификация отчета

Добавление и удаление разделов отчета

При создании отчета из незаполненного шаблона или при модификации отчета, созданного Мастером отчетов, можно добавить к отчету новый раздел.

· Для того чтобы добавить разделы заголовка и примечаний отчета нужно выбрать команду "Вид, Заголовок/Примечание отчета"

· Для того чтобы добавить верхние и нижние колонтитулы страницы, нужно выбрать команду "Вид, Колонтитулы".

· Для того чтобы добавить заголовок или примечание группы, нужно нажать на кнопку панели управления "Сортировка и группировка" и установить значение "Да" для свойств "Заголовок группы" и "Примечание группы".

Если вы осуществляете группировку данных больше чем в один уровень (группа, подгруппа, под-подгруппа), то можете добавлять групповые заголовок и примечание для каждого уровня группировки. Эта операция добавляет к отчету дополнительную пару разделов для каждого уровня группировки.

Удалить разделы из отчета можно используя те же способы, которые использовались для создания разделов. Для того чтобы удалить ненужные разделы:

· Для того чтобы удалить раздел области данных или отдельный заголовок, отдельный раздел примечаний, верхний или нижний колонтитул нужно удалить из раздела все элементы управления, а затем переместить нижнюю границу раздела таким образом, чтобы высота раздела стала равняться нулю. Эти операции не приводят к фактическому удалению раздела, но разделы с нулевой высотой не выводятся на печать и не влияют на макет отчета.

· Для того чтобы одновременно удалить заголовок и примечание отчета, выберите команду "Вид, Заголовок/примечание отчета". Если в заголовке отчета или в разделе примечаний содержится элемент управления, то появится сообщение системы, предупреждающее о том, что вы потеряете элементы управления в удаляемых разделах.

· Для того чтобы одновременно удалить верхний и нижний колонтитулы, выберите команду "Вид, Колонтитулы". Если хоть один из разделов содержит элементы управления, то на экране возникнет уведомление об этом. Для того чтобы удалить заголовок или примечание группы, нажмите кнопку "Сортировка и группировка" на панели инструментов. Задайте значение "Нет" для свойства "Заголовок группы" или "Примечание группы".

Использование разрыва страницы и печать колонтитулов

Свойства "Конец страницы" и "Не разрывать" разделов заголовка группы, области данных и примечаний группы позволяют управлять принудительными разрывами страниц. Для того чтобы установить значения этих свойств, сделайте двойной щелчок на границе раздела группы. На экране появится диалоговое окно свойств данного раздела. Установка свойства "Конец страницы" приводит к принудительной вставке разрыва страницы до печати раздела. Если вы установили значение "Да" свойства "Не разрывать", а на текущей странице не хватает места для печати всего раздела, то добавляется разрыв страницы и весь раздел печатается на следующей странице.

Для того чтобы задать печать колонтитулов на первой и последней странице, необходимо выбрать команду "Правка, Выделить отчет", а затем щелкнуть по кнопке "Свойства" на панели инструментов. Затем вы можете выбрать параметры печати для свойств "Верхний колонтитул" и "Нижний колонтитул" на вкладке "Макет"

2.4 Сохранение и печать отчета

Сохранить отчет можно в любой момент, выполнив команду Файл/Сохранить или Файл/Сохранить как в окне конструктора отчета или щелкнув на кнопке Сохранить панели инструментов. Если отчет сохраняется впервые или каждый раз по команде Сохранить как , или Экспорт, необходимо указывать имя отчета.

Необходимо помнить, что Access сохраняет только конструкцию отчета, а не данные или сам отчет. Если для построения отчета был создан запрос, то его следует сохранить отдельно. Результирующий набор данных запроса можно получить в любой момент, открыв отчет, который автоматически запустит запрос на выполнение.

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл / Параметры страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т.д. Команда Файл. / Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время.

3. Практикование и разработка сложных отчеов

3.1 Создание отчета с помощью конструктора отчета

Конструктор отчетов служит для редактирования отчета, созданного в мастере отчетов.

Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне конструктора отчетов. Отчеты делятся на разделы, которые в большинстве пакетов программного обеспечения, предназначенных для создания отчетов, называются полосами или разделами. При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета, как показано на рис.1.

Рис .1. Разделы отчета в режиме конструктора отчетов

Наличие этих разделов, а также их удаление или включение, определяются командами меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок/примечание отчета . Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При создании отчета необходимо заполнить его разделы элементами в соответствии с разработанным пользователем проектом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. Все, что находится в заголовке отчета, печатается лишь один раз - в начале каждого отчета. Верхний колонтитул служит в качестве заголовков столбцов и групповых/обобщающих данных. Нижний колонтитул содержит номер страницы и вычисляемые элементы управления. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных или запросов, обрабатывается и печатается каждая запись. Примечание отчета печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп.

При необходимости группировки записей по полю в окно конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы . В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. Он используется для указания записей из области данных, которые относятся к конкретной группе. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки выводимых записей.

В процессе конструирования разделы отчета заполняются элементами в соответствии с планируемым макетом отчета с помощью команд меню или кнопок панели инструментов конструктора отчетов и панели элементов.

Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных , которой можно придать вид табличной части отчета. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т.п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически аналогична используемой в конструкторе форм.

Кнопка Параметры панелей инструментов позволяет добавить или удалить кнопки, снимая или устанавливая флажки в открывающемся списке кнопок, или открыть окно настройки панелей.

Создание отчета для одной таблицы

Рассмотрим технологию создания однотабличного отчета на примере получения списков студентов по группам.

Пусть в результате проектирования макета отчета списки студентов определены перечисленные ниже требования к отчету:

· В отчете должны последовательно, со своими заголовками, отображаться списки студентов для каждой группы. Вывод записей списка группы должен осуществляться в порядке возрастания номера студента в группе.

· При формировании отчета необходимо рассчитать средний проходной балл для каждой группы и отобразить его в отчете.

· Вывод названия отчета должен производиться на каждой странице отчета.

Выберите в окне базы данных объект Отчеты . Начать конструирование отчета можно разными способами. Можно сразу перейти в режим конструирования, выбрав в окне базы данных строку Создание отчета в режиме конструктора . В этом случае сразу открывается не связанный с источником отчет (см. рис.1).

Можно начать конструирование, нажав кнопку Создать . В открывающемся диалоговом окне (рис.2) Новый отчет , позволяющем выбирать разные режимы, в данном случае необходимо выбрать вариант Конструктор . Если в этом окне в качестве источника данных отчета выбрать таблицу (запрос), то одновременно с открытием нового отчета в режиме конструктора откроется дополнительное окно со списком полей источника.

Рис .2. Окно выбора варианта создания отчета, таблицы-источника

Выберем в качестве источника для рассматриваемого примера таблицу студент. Появится окно со списком доступных полей источника отчета (рис.2).

В открывшемся окне конструктора отображается макет создаваемого отчета, который содержит разделы, указанные на рис.1. Если раздел Заголовок отчета отсутствует, включим его с помощью команды меню Вид | Заголовок/примечание отчета или соответствующей кнопки панели инструментов конструктора отчетов. Для удобства работы можно на панели конструктора добавить кнопку Заголовок/примечание отчета , при использовании которой добавляются соответствующие разделы.

Группировка и сортировка данных отчета

Для выполнения требований к группировке и сортировке отображаемых в отчете данных можно использовать кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов конструктора. Далее задаются необходимые параметры в открывающемся диалоговом окне Сортировка и группировка . Для рассматриваемого примера в этом окне необходимо задать группировку записей по полю нг и сортировку по полю не (рис.3).

Рис .3. Окно определения групп записей по полю НГ

В окне Сортировка и группировка в столбце Поле/выражение необходимо записать имя поля для группировки или выбрать это поле из раскрывающегося списка полей источника. В области Свойства группы в строках Заголовок групп и Примечание группы следует выбрать значение Да.

Поскольку общий список студентов в соответствии с проектом отчета должен быть разбит по группам, выберем для группировки поле нг рассматриваемого примера.

После определения группировки в окне конструктора отчета (рис.4) появляются дополнительные разделы Заголовок группы "НГ" , Примечание группы "НГ" .

Для задания сортировки в следующей строке диалогового окна достаточно записать (выбрать) имя соответствующего поля. В области Свойства группы этого поля в строках Заголовок группы "НГ и Примечание группы "НГ" по умолчанию установлены значения Нет, что и устанавливает по этому полю только сортировку.

В рассматриваемом примере для вывода отсортированного списка студентов в каждой группе зададим сортировку по полю номера студента не. Для этого в диалоговом окне выберем во второй строке поле нс.

Рис .4. Окно конструктора отчетов при разработке отчета для вывода данных из одной таблицы СТУДЕНТ

Размещение данных в разделах отчета

Процедура размещения полей из таблиц включает два этапа.

1. Размещение поля группировки.

Значение поля группировки должно быть представлено один раз в области заголовка группы.

В примере отчета поле не должно быть размещено в разделе Заголовок группы "НГ . Если список полей источника не открыт, нажмем кнопку панели инструментов конструктора отчетов Список полей . Перетащим с помощью мыши поле не из списка полей в раздел Заголовок группы . Откорректируем подпись поля, изменив ее на список студентов группы (рис.4).

Установим нужный шрифт для элементов. Для установки размеров рамки по размеру текста подписи выполним команду Формат | Размер | По размеру данных или нажмем соответствующую кнопку панели инструментов.

2. Формирование табличной части отчета.

В соответствии с проектом макета необходимо разместить поля для табличной части так, чтобы их имена располагались в области данных, а подписи полей для формирования заголовка столбца - в области Заголовок группы . Тогда в области данных после формирования отчета будут размещены строки табличной части, а в области заголовка - названия столбцов. При этом следует иметь в виду, что после перетаскивания полей из списка источника в область данных они поместятся туда вместе с подписями. Для перемещения подписей в область Заголовок группы их можно вырезать и, сделав текущей область заголовка, вставить. Заметим, что подписи также можно создать заново, воспользовавшись кнопкой панели элементов Надпись .

В примере формируемого отчета последовательно разместим поля нс, фио, датар, пбалл в области данных. Поле размещается вместе с подписью, которую система берет из свойств полей таблицы студент. Подписи полей следует переместить в область Заголовок группы путем вырезания и вставки. Если они не совпадают с названиями столбцов в проекте макета, их необходимо откорректировать.

Для создания вычисляемого поля с итоговым значением по группе записей разместим его в раздел Примечание группы "НГ . Для включения расчетного реквизита используется кнопка Поле на панели элементов, которая позволит сформировать элемент Свободный .

Далее нужно открыть свойства создаваемого элемента и на вкладке Данные ввести в строку Данные необходимое выражение для выполнения групповой операции (суммирование, расчет среднего арифметического и т.п.). При необходимости, следует выбрать в раскрывающемся списке Число десятичных знаков нужную точность расчета. На вкладке Макет в раскрывающемся списке Формат поля выбирается требуемый формат.

В примере формируемого отчета для формирования расчетного реквизита Средний проходной балл группы нажмем кнопку Поле и разместим элемент Свободный в раздел Примечание группы "НГ" .

Откроем окно свойств элемента Свободный . Запишем на вкладке Данные в строку Данные функцию =Avg ([пбалл]) для расчета среднего арифметического значений поля пбалл по записям студентов одной группы. Для записи функции можно воспользоваться построителем выражений, вызвав его в окне свойств поля (рис.5) кнопкой, расположенной справа от строки Данные .

Рис .5. Окно свойств поля для вычисления

В окне построителя (рис.6) для формирования функции откроем папку Функции , выберем в ней папку Встроенные функции . Затем в средней панели выберем из списка значение Статистические . В правой панели выберем нужную функцию Avg.

Рис .6. Окно построителя выражений

В окне свойств поля на вкладке Макет в строке Число десятичных знаков запишем значение 2. В раскрывающемся списке Формат поля выберем значение Фиксированный .

Отредактируем подпись вычисляемого поля. Для этого выделим подпись и вызовем окно свойств. В окне свойств на вкладке Макет в строке Подпись запишем - Средний проходной балл группы. Такие действия, как изменение подписи или ввод выражения в поле можно выполнить, не обращаясь к свойствам элементов непосредственно внутри рамки элемента.

Для добавления в отчет текущей даты можно использовать встроенную функцию now () из категории Дата/время . Сначала в области Заголовок отчета с помощью кнопки Поле создается свободный элемент. В окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные нужно записать значение =now (). Функцию now () можно выбрать в построителе, отметив из встроенных функций категорию Дата/время . На вкладке Макет в раскрывающемся списке Формат поля выбирается значение Длинный формат даты . Подпись этого поля можно удалить.

Для добавления номера страницы в области нижнего колонтитула создается поле как свободный элемент. В окне его свойств на вкладке Данные в строку Данные записывается выражение = . Подпись этого поля можно отредактировать, записав в его свойствах на вкладке Макет в строке Подпись - стр.

Рассмотренный вариант добавления текущей даты и номера страниц показан на примере отчета, приведенного на рис.6.

Существуют и другие способы формирования поля даты и номера страницы. Добавить в отчет поле текущей даты и времени можно, выполнив в режиме конструктора команду Вставка | Дата и время ( Insertz | Date and Time ). Установка в диалоговом окне Дата и время флажков Формат даты и/или Формат времени позволяет вставить текущую дату и/или текущее время и выбрать нужный вариант форматов (рис.7). В случае отсутствия раздела заголовка поле текущих даты и времени вносится в раздел данных.

В результате в отчете будет создано поле, в окне свойств которого на вкладке Данные в строке Данные будет записано выражение =Date (). Если в отчете имеется раздел заголовка, поле добавляется в этот раздел.

Добавить в отчет поле нумерации страниц можно в режиме конструктора с помощью команды Вставка | Номера страниц . В диалоговом окне Номера страниц выбираются параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц (рис.8). Для печати номера страницы на первой странице устанавливается флажок Отображать номер на первой странице .

Рис .7. Окно выбора формата даты и/или времени

Рис .8. Окно выбора параметров номеров страниц

Вывод номеров страниц можно задать, формируя соответствующее выражение в окне свойств поля на вкладке Данные в строке Данные . Такое выражение можно получить в построителе, открыв там папку Общие выражения и далее - категорию Номер страницы . При этом построитель предлагает выражение = " Страница " & [ Page ]. Если выбрать категорию Страница N из М , построитель предлагает выражение = " Страница " & [ Page ] & " из " & [ Pages ].

Завершение оформления отчета

Для окончательного оформления необходимо ввести в раздел Заголовок отчета название отчета. Для этого используется кнопка панели элементов Надпись . Далее с помощью кнопок панели форматирования устанавливается нужный шрифт надписи. Для вывода названия отчета на последующих страницах оно вводится также в раздел Верхний колонтитул . Для этого можно скопировать название из раздела Заголовок отчета , вставить в раздел Верхний колонтитул и выбрать нужный шрифт. Затем следует в окне свойств отчета на вкладке Макет в раскрывающемся списке Верхний колонтитул выбрать значение Без заголовка . Окно свойств отчета может быть вызвано при установке курсора на квадрате пересечения линеек.

В примере формируемого отчета (см. рис.4) заголовок списки студентов введен и отредактирован в область заголовка отчета и область колонтитула. В соответствии с проектом отчета созданы линии, при использовании кнопки панели элементов Линия .

Просмотр и печать отчета Просмотр отчета

Переход из режима конструктора отчетов в режим предварительного просмотра осуществляется с помощью кнопки Вид на панели конструктора. Для просмотра ранее созданного отчета выберите в окне базы данных на вкладке Отчеты нужный отчет и нажмите кнопку Просмотр . Вид отчета при просмотре аналогичен его виду при печати.

В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.

Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать стандартное поле номера страницы в нижнем левом углу окна отчета.

Печать отчета

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл | Параметры страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию (книжная, альбомная) и т.д. Команда Файл | Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечатываться в другое время.

3.2 Подчиненный отчет

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать более сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Для вывода взаимосвязанных данных в многотабличный отчет автоматически используются связи, установленные в схеме данных базы данных.

Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет. Для каждой из этих частей в качестве источника данных выбирается своя таблица или несколько таблиц. Многотабличные отчеты могут также включать поля из разных таблиц и при этом не иметь подчиненных отчетов.

Разработка отчета на основе двух взаимосвязанных таблиц

Рассмотрим построение отчета для двух таблиц, находящихся в одно-многозначных отношениях. В этих отношениях одна таблица является главной, а другая - подчиненной. Построение такого отчета имеет свои особенности, в зависимости от выбора главной или подчиненной таблицы в качестве основы отчета.

Отчет с основной частью на базе главной таблицы

Ниже рассмотрены действия пользователя, необходимые для создания отчета на основе двух таблиц, когда в качестве основы отчета выбирается главная таблица. Процесс разработки будем иллюстрировать на примере двух таблиц: кафедра и преподаватель базы данных Учебный процесс.

Пусть необходимо подготовить отчет, содержащий сведения о кафедрах и включающий списки преподавателей по кафедрам.

Создадим проект макета отчета. В соответствии с проектом макета в отчет предполагается выводить данные по каждой кафедре, включая название, код и телефон, а также фамилию и фотографию заведующего. Эти данные содержатся в таблице кафедра. В табличной части по каждой кафедре необходимо вывести построчно данные о преподавателях кафедры, которые содержатся в таблице преподаватель.

Проект макета дает основание выбрать в качестве основной таблицы отчета таблицу кафедра, а таблицу преподаватель - в качестве источника данных для подчиненного отчета со списком преподавателей.

Создание основной части отчета в режиме конструктора

Выберем в окне базы данных объект Отчеты и нажмем кнопку Создать . В окне Новый отчет выберем вариант Конструктор для построения отчета в режиме конструктора (см. рис.2), а также таблицу, которая будет источником данных для основной части отчета.

Подобные документы

Понятие отчета в Microsoft Access как форматированного представления данных, которые выводятся на экран, в печать или файл. Создание отчета с помощью Мастера. Элементы оформления для печати документов: названия, заголовки, колонтитулы, номера страниц.

контрольная работа , добавлен 26.02.2012


Создание отчета как объекта базы данных. Структура отчета в режиме Конструктора, способы его создания. Скоростные характеристики СУБД Access, использование программы в пакете Microsoft Office. Разработка базы данных "Сотрудники ресторана ВасабиКо".

контрольная работа , добавлен 06.12.2010


Создание моделей данных, основных таблиц с помощью конструктора таблиц, связей между таблицами, форм для заполнения таблиц, запросов на выборку данных, отчетов для вывода на печать и начальной кнопочной формы. Основные объекты Microsoft Access.

контрольная работа , добавлен 18.03.2012


Создание базы данных в Microsoft Access с помощью мастера шаблонов. Создание таблиц путём ввода данных, с помощью мастера таблиц или таблицы в режиме конструктора таблиц. Создание запросов в Microsoft Access, с помощью мастера или конструктора запросов.

реферат , добавлен 08.09.2010


Отчеты как объекты СУБД Access, предоставляющие возможность выбирать из базы данных необходимую информацию и оформлять ее в виде документа, предназначенного для просмотра и печати. Создание простого отчета (с помощью мастера) и с группировкой данных.

реферат , добавлен 29.06.2015


Начало работы в Microsoft Access. Основные моменты создания несложной базы данных: создание титульного листа в режиме конструктор, базы данных, порядок занесения данных для базы в режиме презентации. Особенности оформления отчета и настройки программы.

лекция , добавлен 07.02.2010


Создание таблиц в приложении Microsoft Access; определение связей между ними. Задание полю индивидуального значения. Разработка запросов в режиме конструктора, форм с помощью "Мастера форм" и отчетов. Составление главной и подчиненных кнопочных форм.

курсовая работа , добавлен 13.02.2013


Рассмотрение интерактивной реляционной системы управления базами данных Microsoft Access. Графические возможности программы; создание таблиц, запросов, формуляров, отчетов, макросов и модулей. Сравнительная характеристика баз данных Clipper и Access.

курсовая работа , добавлен 22.01.2013


Отчет как форматированное представление данных, выведенное на экран, в печать или файл. Данные из запроса или таблицы в отчете, созданном в Microsoft Access. Способы создания отчета. Экспертные и обучающиеся системы. Изменение масштаба отображения отчета.

реферат , добавлен 12.11.2010


Интерфейс и начало работы в Microsoft Access. Построение реляционной базы данных и разработка инфологической модели. Разработка формы с помощью мастера форм и запроса в режиме конструктора. Создание таблиц данных. Поиск и замена значений в полях.

Отчет (report) - это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

Отчеты служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах. Обычно отчет позволяет ответить на определенный вопрос, например: «Сколько денег было получено от каждого клиента в этом году?», «В каких городах есть клиенты нашей компании?» Каждый отчет можно отформатировать так, чтобы представить сведения в наиболее удобном виде.

Отчет можно запустить в любое время, и он всегда будет отражать текущие сведения в базе данных. Обычно отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства (рис. 9):

· Мастер отчетов

· Конструктор отчетов

· Инструмент Report

· Пустой report

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета - это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов . Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

· В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

· Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 9).

Рис. 10.

· Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку.

· На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.

· На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.

· На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.

· На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.

· Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов.

Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

Рис. 11.

· Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

Рис. 12.

Редактирование:
1) удалите поля Код Студента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля Код Группы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля Код Группы переместить поле "Название" из списка "Группы студентов";
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 13.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим "Предварительный просмотр" (рис 6).

Рис. 14.

Инструмент Отчет . Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет . Инструмент "Пустой report" позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область "Список полей" существующих таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы "Элементы управления" на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Отчеты

Отчет – это эффективное средство для организации данных при выводе на печать.

С помощью отчета предоставляется возможность вывода данных в удобной для чтения и анализе форме. Отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов. При сохранении отчета сохраняется только его структура. Данные, выводимые отчетом, всегда соответствуют текущему состоянию записей баз данных. Большинство отчетов имеют ленточный вид или в столбец. Отчет в столбец представляет собой печатную версию формы в столбец. Ленточный отчет аналогичен ленточной форме.

Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание от­четов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой (обычный список), так и очень сложной - сводный отчет о продажах, сгруппи­рованный по различным областям.

Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором эта­пе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспе­чивает "конструирование" отчета.

Можно создать отчет с помощью команды Отчет , которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы и запроса.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.

2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет .

3. При этом будет немедленно создан отчет (рис. 22).

4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши . Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.

Рис. 22. Наш первый отчет был создан за несколько секунд

Теперь создадим отчет с помощью Мастера отчетов , который передоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов.

1. Перейдите на вкладку Создание , затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Мастер отчетов.

2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет (рис. 23). Затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 23. Выберите таблицу, на основе которой создается отчет, а также поля, которые будут включены в отчет.

3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете (рис. 24.), щелкните на кнопке Далее

.

Рис 24. Определение уровней группировки полей в отчете.

4. Вэтом окне выбирается порядок сортировки записей (рис. 25), щелкните на кнопке Далее.

Рис. 25. Определение порядка сортировки полей, выводимых отчетом

5. В этом (рис. 26) выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 26. Выбираем макет отчета.

6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета (рис. 27), затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 27. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета

7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово. Перед вами отобразится отчет в том виде, в котором он выводится на печать (рис. 28).

Рис. 28. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета.

Практическая работа № 16

Создание запросов Access в режиме конструктора. Запросы на выборку. Вычисляемые поля в запросах.

Создание отчетов Access. Мастер отчетов. Работа с отчетом в режиме конструктора.

1. Откройте БД Student, созданную в практической работе 15.

2. Войдите в режим конструктора запросов: на вкладке Создание в группе «Запросы» выберите кнопку «Конструктор запросов». В конструкторе запросы создаются вручную. Источником данных для запроса могут быть одна или несколько таблиц или запросов. Добавьте таблицу Студенты как источник данных. Изучите окно бланка запроса и инструментарий. Источники данных отображены в верхней части бланка запроса. Нижняя часть бланка предназначена:

· для задания полей, отображаемых в запросе (строка Поле и строка Имя таблицы);

· для задания способа упорядочения данных в запросе (строка Сортировка);

· для задания условий отбора (строки Условие отбора);

· для задания способа группировки данных в запросе;

· для задания вычисляемых выражений в полях запроса.

3. Включите в запрос все поля таблицы Студенты . Включите сортировку по фамилии и запустите запрос на выполнение (кнопка в панели инструментов).

При сохранении задайте имя Макет запроса . В запросе будут отображены все данные исходной таблицы. Просмотрите запрос.

4. Запросы на выборку . Создайте запросы на выборку. Построение каждого нового запроса выполняется в конструкторе (как в пункте 3). Макет можно также многократно копировать, сохраняя каждый запрос с именем, отражающим содержание запроса. Задайте по очереди Условия отбора, указанные ниже, просмотрите результаты построенных запросов, и сохраните каждый из них под соответствующими именами. Итак, выберите:

· Студентов, фамилии которых начинаются на первые буквы алфавита (Like "[А-И]*") (имя Первые );

· Студентов, которые учатся в одной группе (имя Группа );

· Студентов, кроме тех, кто учится в определенной группе (например, Not И-105) (имя Кроме группы ).

5. Запросы на выборку с логическими операциями . Создайте запросы на выборку наложением условий на поля оценок за экзамены. Источником данных для запросов будут таблицы Студенты и Сессия . Сохраните с указанными именами. Итак, выберите:

· студентов только на отлично (имя Отличники ).

· студентов на хорошо и отлично (4 Or 5) (имя Четыре и пять ).

· студентов, имеющих хотя бы одну тройку (имя Троечники ).

6. Запросы на выборку с параметром . Если вместо условия отбора в строке задать текстовое приглашение на ввод, заключенное в квадратные скобки, например [Введите фамилию], то при запуске запроса можно будет задать параметр. Параметр - это любое значение, по которому будут отыскиваться все записи с указанным значением поля (в примере это фамилия). В новых запросах выполните выборку по значению параметров:

· По фамилии студента (имя Фамилия ).

· По коду студента (Имя Код ).

7. Обратите внимание, что при поиске с параметром используется точное соответствие значению параметра.

8. Вычисляемые поля в запросе . В новом запросе:

· Вычисляемое поле с названием Средний балл для вычисления среднего балла каждого студента:

Имя запроса – Средний балл .

· Вычисляемое поле с названием Сумма баллов для вычисления суммы баллов каждого студента. Имя запроса – Сумма баллов .

9. Групповые операции в запросах . Группировка включается кнопкой на вкладке «Работа с запросами » - «Конструктор » (Групповые операции). В строке бланка «Групповые операции» можно задать поля, по которым выполняется группировка, и функции, которые называются групповыми и используются для подведения итогов по группе данных. Ознакомьтесь с перечнем групповых функций.

· Найдите средние оценки по предметам для каждой группы. В запрос должны быть включены поля Группа и Экамен1, Экзамен2, Экзамен3. Поле фамилии в этом запросе не нужно! Используйте группировку в поле Групповая операция и групповую функцию Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по группам .

· Найдите средние оценки по предметам для всего контингента студентов. В этот запрос включите только поля оценок с группировкой функцией Avg() во всех полях оценок. Сохраните с именем Средние по предметам .

10. Отчеты предназначены для отображения данных из таблиц и запросов базы данных в «бумажном» варианте. Отличаются от форм тем, что позволяют легко выполнить группировку данных и подведение итогов.

11. Создание отчетов с использованием мастеров . На вкладке Создание в группе «Отчеты » выберите Мастер отчетов . Выберите источником данных таблицу Студенты . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, Адрес, Телефон в указанном порядке. Не добавляя уровни группировки, отсортируйте поля по возрастанию номера группы, затем по возрастанию фамилии, затем имени. Выберите макет Табличный, любой стиль, задайте имя Студенты .

12. Отчет открывается в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание вкладки просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).

13. Войдите в режим конструктора отчетов, ознакомьтесь с содержанием бланка отчета. Найдите области заголовков, примечаний, колонтитулов. Обратите внимание, что появились вкладки инструментов конструктора отчетов. Создание отчета аналогично созданию форм. В области заголовка располагается общий заголовок отчета, в верхнем колонтитуле – заголовки полей, они будут повторены на каждой странице отчета. В области нижнего колонтитула – текущая дата и номера страниц отчета, они тоже будут повторены на каждой странице. Посмотрите, какого типа эти элементы. Для заголовков используется элемент Надпись , для отображения данных элемент Поле . Элемент Линия отделяет область верхнего колонтитула.

14. Группировка данных . Для объединения записей в группы используется команда Группировка на вкладке «Инструменты конструктора отчетов - Конструктор ». В отчете Студенты записи о студентах должны быть сгруппированы по номерам групп. Используйте группировку, чтобы добавить в отчет область Заголовок группы для номеров групп, и задайте порядок сортировки по возрастанию. Перенесите в область Заголовок группы надпись Группа из верхнего колонтитула, и поле Группа из области данных. Отделите тонкой линией сверху данные о различных группах.

15. Просмотрите результат в режиме просмотра.

16. Создание отчетов с использованием мастеров. Группировка данных . Используйте Мастер отчетов для построения отчета для таблиц Студенты и Сессия . Выберите для включения в запрос поля Группа, Фамилия, Имя, и оценки за три экзамена. Добавьте уровень группировки (по группе), отсортируйте по возрастанию фамилии, затем имена. Выберите макет Ступенчатый , любой стиль, задайте имя Сессия.

17. Подведение итогов в отчетах . Добавьте в отчет в область «Примечание отчета» вычисляемые поля, чтобы вычислить средние значения оценок по предметам (функция Avg()).

Добавьте надпись «Средние по предметам». Добавьте названия предметов к каждой средней оценке.

18. Просмотрите результат в режиме просмотра.

19. Создание отчетов на запросах. Создание отчета в режиме конструктора. Создайте отчет на запросе Средние по группам в режиме конструктора. Названия предметов должны быть в верхнем колонтитуле. Поле и название групп должно быть в области заголовка группы. Средние оценки за экзамены должны быть в области данных.

20. Разместите в области верхнего колонтитула поле для вывода даты.

21. В нижнем колонтитуле разместите номера страниц отчета, используя вставку номеров страниц. В верхний колонтитул добавьте рисунок.

22. Просмотрите результат в режиме просмотра.

Похожая информация.

В этом уроке поговорим на тему «Создание отчета в Access с помощью мастера». Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения. В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.
Чтобы запустить мастер отчетов, необходимо нажать на кнопку Мастер отчетов в группе «Отчеты» на вкладке Создание .

После запуска мастера построения отчета, на экране откроется окно диалога. в котором необходимо определить поля будущего отчета (рисунок 4.1). Необходимо нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и запросы и из списка таблиц баз данных выбрать таблицу, для которой создается отчет. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля — поля, которые надо поместить в создаваемый отчет. Завершив выбор полей, необходимо нажать кнопку Далее для перехода к следующему шагу.
На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей (рисунок 4.2). Если поля не группировать, отчет произведет итоговые вычисления по всем полям с числовым типом данных для всей таблицы или запроса, на которых он основан. Можно для группировки выбрать одно поле. В этом случае отчет обеспечит для группы промежуточные вычисления, а для таблицы целиком — итоговую сумму. Можно применять до четырех группировок, вложенных одна в другую. Этот отчет включает итоговое вычисление, промежуточные результаты и подпромежуточные результаты для всех групп. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом. Access предлагает свой вариант группировки данных. Можно согласиться с предложенным вариантом или задать свой, используя кнопки окна диалога (таблица 4.1).

Рис. 4.1 — Окно диалога для выбора полей отчета

Рис. 4.2 — Создание отчета в Access с помощью мастера отчетов, шаг второй

Таблица 4.1 — Назначение кнопок окна диалога при определении группировки

Установив группировку данных, можно изменить интервал группировки, для этого необходимо нажать кнопку Группировка . Появляется диалоговое окно «Интервалы группировки». Данное окно позволяет проводить группировку по диапазону значений в записи, что предпочтительнее, чем группировка по отдельным записям. Если, например, используется поле с датой как основа для группировки, данные можно сгруппировать в отдельные группы для каждого года или провести по месяцам этих данных в поле. Виды диапазонов, которые можно задавать, зависят от типа данных. Диалоговое окно «Интервалы группировки» включает в себя поля, на основе которых проводится группировка. Справа от каждого поля в окне имеется раскрывающийся список, который можно использовать для выбора соответствующего интервала для типа данных этого поля.
Для перехода к следующему окну диалога надо нажать кнопку Далее . В этом окне диалога задается порядок сортировки записей внутри каждой группы (до четырех полей) и вычисления, выполняемые для записей, на задание которых можно перейти по кнопке «Итоги…» (рисунок 4.3). Для числовых полей можно вывести на экран среднюю сумму, минимальное или максимальное значения. Для возврата в окно сортировки необходимо нажать кнопку ОК .
На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.
На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом.