Сортировка и фильтрация данных это полезные и часто используемые операции при работе с любыми редакторами электронных таблиц.

Сортировка позволяет упорядочить хаос данных и выявить закономерности. С помощью фильтрации можно отобрать только ту информацию, которая интересует в данный момент.

Сортировка данных в таблице

В Googleтаблицах сортировка может производиться по всем данным листа, либо только по значениям обозначенного диапазона.

«Глобальная» сортировка имеет смысл только в том случае, если на листе отсутствует текстовая информация, (например, заголовки колонок), диаграммы и другие объекты. Иначе, вы получите мешанину, в которой трудно будет разобраться . Но если вам все-таки понадобиться эта возможность, воспользуйтесь командами «Сортировать лист по столбцу…» из меню «Данные».

Подробно рассмотрим сортировку диапазона.

Предположим, у нас имеется таблица о продажах по месяцам, и мы хотим упорядочить данные за январь по возрастанию.

1. Выделяем все ячейки с информацией о продажах, включая названия товаров и данные других периодов. Если выделить только ячейки в столбце за январь, изменения коснуться только его. Что теряет всякий смысл, так как мы не сможем связать проданное количество с самим товаром.
2. Далее идем в меню «Данные» и обращаемся к пункту «Диапазон сортировки…».
3. Откроется окно настроек, где указываем столбец, по которому надо провести сортировку и ее направление (по возрастанию или убыванию).
   При необходимости можно добавить другие столбцы. Тогда обработка будет проводиться последовательно. Сначала по первому столбцу, потом по второму и т.д.
   Нажимаем кнопку «Сортировка».

В результате получаем таблицу, упорядоченную по выбранному столбцу. На рисунке выше это столбец «B». И перед нами в наглядной форме предстает картина продаваемости товаров за январь.

Фильтрация данных

Фильтры позволяют скрыть ненужные данные и тем самым легче ориентироваться в таблице. Вы указываете, какую информацию хотите видеть и система убирает все лишнее. Рассмотрим работу с фильтрами на примере.

Воспользуемся той же таблицей о продажах по месяцам, а так же ее диаграммой.

Оставим только сведения по пылесосам и утюгам. Для этого:

1. Встаем в колонку по которой хотим отобрать данные.
2. В меню «Данные» выбираем команду «Фильтр» и в текущей ячейке появляется небольшая стрелка, которая указывает на доступность фильтрации.

1. Нажимаем эту стрелку и настраиваем отбор: оставьте галочки напротив тех значений, которые хотите оставить, укажите желаемый вариант сортировки.

1. Настройте фильтр по другим поля таблицы. При этом фильтры будут накладываться друг на друга.
   Результатом будет отображение сведений, удовлетворяющих условию. Поля, по которым включен фильтр будут помечены значком с изображением воронки.

Обратите внимание, что система автоматически перестроила диаграмму в соответствии с данными в таблице. Это очень удобно, когда в диаграмме представлен большой объем информации.

Чтобы отключить фильтр, воспользуйтесь командой «Отключить фильтр» в меню «Данные».

Сохранение фильтров

Если вы часто пользуетесь определенными фильтрами, их можно сохранить и вызывать в нужный момент. Для этого:

1. Настройте отбор данных.
2. Зайдите в меню «Данные» — «Фильтр» — «Сохранить как фильтр…».
3. Заголовки строк и столбцов изменят цвет на темно-серый, а вверху таблицы появятся инструменты для работы с фильтром. С их помощью вы можете указать понятное название фильтра, изменить диапазон данных, а также удалить сохраненный ранее фильтр.
4. После всех настроек, нажмите крестик справа в панели редактирования фильтра.

Теперь, чтобы обратиться к сохраненному фильтру, щелкните по его названию в меню «Данные». Вернуться к прежнему виду можно с помощью команды «Оригинал» в том же меню в разделе «Фильтры…».

Сортировка данных - это полезная и довольно часто используемая операция . Ведь когда вы работаете с большими объемами информации в таблице, то организация данных в ней становится очень важной задачей. Сортировка данных в Google таблице помогает навести порядок в данных, выявить закономерности в них. Существуют различные приемы сортировки на листе Google таблицы или в выделенном диапазоне.

Мы рассмотрим, чем отличается сортировка таблицы от сортировки диапазона, как правильно описать критерии сортировки, как можно сортировать сразу по нескольким колонкам Google таблицы. Также мы остановимся на способах автоматической сортировки данных в случае их изменения.

В этой статье вы узнаете, как сортировать данные для удобства просмотра и организации содержимого таблицы.

• как сортируют данные в Google таблицах
• сортировка всего листа
• сортировка отдельного диапазона
• сортировка по нескольким столбцам одновременно
• автоматическая сортировка

Как сортировать данные в Google таблицах

В Google таблицах используют два типа сортировки:

1. Сортировка по столбцам
2. Сортировка диапазона.

Сейчас мы поговорим о каждом из них подробнее.

Итак, давайте отсортируем нашу таблицу по столбцу.

Сортировка листа

При этом способе сортировки будут упорядочены все данные, находящиеся на листе. Будьте внимательны, если на вашем листе расположены несколько таблиц!

Внимание! Перед сортировкой всей таблицы по столбцам обязательно закрепите заголовки столбцов - иначе они тоже будут отсортированы и окажутся посреди ваших данных!

Итак, для того, чтобы нам было удобно просматривать отсортированные данные, давайте сперва закрепим заголовки столбцов, чтобы они постоянно находились на виду и не скрывались при просмотре таблицы вниз.

Для этого установите курсор на любую ячейку заголовка таблицы и в меню выберите Просмотр - Закрепить и затем укажите необходимое количество строк.

Затем выберите, по какому столбцу мы будем сортировать нашу таблицу.

Нажав треугольник рядом с буквой столбца, вы можете выбрать 2 варианта сортировки - по возрастанию либо по убыванию. При этом будет отсортирована вся таблица.

Или же можно выбрать в меню Данные - Сортировать лист по столбцу… и затем - необходимую опцию сортировки.

Здесь важно отметить, что если вы выделили весь столбец, то вам будет доступна возможность сортировки диапазона данных (о чём мы будем говорить чуть ниже).

Но если вы выберете «Сортировать диапазон по столбцу …», то будет отсортирован только выделенный столбец, а остальные данные останутся неизменными. Таким образом вы нарушите структуру ваших данных, и в такой сортировке нет никакого смысла. Поэтому будьте внимательны!

Сортировка диапазона

Рассмотрим второй способ - сортировку диапазона.

Это будет полезно, если на вашем листе Google таблиц находится несколько небольших таблиц с данными, а сортировать нужно только одну из них.

Сортировка диапазона никак не повлияет на данные других таблиц, расположенных на листе.

Выделите при помощи мыши диапазон ячеек, который нужно упорядочить.

Затем у вас есть 2 варианта действий:

1. Нажимаем правую кнопку мыши и в появившемся меню выбираем «Сортировка диапазона».
2. В меню выбираем Данные - Сортировка диапазона.

Откроется дополнительное окно с настройками сортировки.

Здесь вы можете указать, что выделенный вами диапазон данных содержит заголовки столбцов. В нашем примере мы не выделяли заголовки столбцов, поэтому чекбокс оставляем пустым. То есть, сортировать будем весь выделенный диапазон. Если поставить эту отметку, то первая строка выделенного диапазона сортироваться не будет.

Также, нажав на значок раскрывающегося списка, вы можете выбрать, по какому столбцу будет производиться сортировка. Мы выбрали столбец В.

Здесь же по умолчанию указан порядок сортировки «по возрастанию» от, А до Я. При необходимости вы можете его изменить на противоположный - от Я до А.

Сортировка данных в Google таблице по нескольким столбцам

Если необходимо произвести сортировку по нескольким параметрам, то в настройках сортировки можно добавить ещё один или даже несколько столбцов.

Используйте для этого пункт «Добавить еще один столбец для сортировки» в настройках сортировки. Затем в выпадающем списке выберите нужный столбец.

По каждому столбцу можно выбрать порядок сортировки - восходящий либо нисходящий.

В результате сортировка будет производиться последовательно - сначала по первому столбцу, затем по второму и так далее (в нашем случае - сначала по B, затем по D).

Здесь в нашем примере мы отсортировали заказы сначала по покупателю, а затем - по товару. В результате мы видим заказы каждого покупателя, упорядоченные по товарам.

Автоматическая сортировка Google таблицы

Предположим, у нас имеется таблица с отсортированной и упорядоченной информацией. Но как быть, если в таблицу будут добавлены новые данные? Ведь они уже не будут упорядочены, и нам вновь придётся повторять сортировку?

1. Использование функции SORT.
2. Использование сводной таблицы.
3. Использование Google Scripts (здесь рассматривать не будем, поскольку доступно только разработчикам).

Для тех, кто не владеет навыками программирования, использование функции SORT будет наиболее простым решением.

Для этого создадим ещё один лист, который можем назвать «Сортировка». На этом листе мы будем размещать наши отсортированные данные.

Наши данные будут расположены на листе «Данные».

Скопируем в строку, А листа «Сортировка» заголовки столбцов из листа «Данные».

В ячейке А2 листа «Сортировка» запишем формулу функции:

SORT ("Данные"!A2:G , 2 , 2 )

Здесь "Данные"!A2:G - это координаты диапазона, из которого будут взяты данные для сортировки.

Обратите внимание, что мы указываем только левую верхнюю ячейку и крайний правый столбец. Это дает нам возможность добавлять новые данные в нашу исходную таблицу, и при этом не менять формулу сортировки.

2 - порядковый номер столбца в указанном диапазоне, по которому мы будем производить сортировку. В нашем случае мы будем сортировать продажи по наименованию покупателя.

2 - порядок сортировки. 2 означает сортировку по возрастанию, от меньшего к большему. 1 означает сортировку по убыванию, от большего к меньшему.

В результате на листе «Сортировка» мы получили данные о продажах, отсортированные по покупателям.

Чтобы проверить возможности автоматической сортировки в Google таблицах, добавим в исходную таблицу на листе «Данные» ещё одну строку с данными о продажах.

Эта запись тут же автоматически появится в таблице на листе «Сортировка».

Для сортировки можно использовать также сводную таблицу. Она также не затрагивает существующие данные и размещается на отдельном листе.

Выделите при помощи мыши столбцы таблицы, которые вы хотите включить в сводную таблицу, а затем в меню нажмите Данные - Сводная таблица. Подробно о работе со сводными таблицами и их возможностях вы можете почитать в нашем материале .

Здравствуйте, друзья! Чаще всего Гугл Таблицы заполняют большим количеством данных и, в результате, найти нужные строки или столбцы, например, с похожими значениями, очень сложно. Но разработчики это предусмотрели и, так же, как и в Excel, добавили все необходимые функции, которые помогут решить данную проблему.

В этой статье мы это и будем рассматривать. Разберемся, как сделать сортировку строк в порядке возрастания или убывания, а если нужно оставить на виду только определенные данные, тогда лучше воспользоваться фильтром. О нем мы также поговорим и расскажу, чем отличается обычный фильтр от режима фильтрации в Google Таблице.

Как делается сортировка

Сортировку следует использовать, если нужно упорядочить данные в таблице. Например, расположить цифры от большего к меньшему значению, или, в зависимости от первой буквы, разместить слова в ячейках по алфавиту.

Выделите нужный диапазон, откройте вкладку «Данные» и выберите пункт «Сортировка диапазона».

Если выделили данные из таблицы вместе с заголовком, тогда отметьте галочкой «Данные со строкой заголовка». Дальше выберите по какому столбцу нужно сортировать. Например, отсортирую таблицу по Стоимости – это столбец В, значит его и выбираю. Затем отметьте маркером, как нужно все сделать по возрастанию или убыванию.

Здесь есть возможность «Добавить еще один столбец». Это нужно, если вы хотите отсортировать сначала по цене, а потом, к примеру, по наличию на складе. Жмем по кнопке «Добавить…», но уже выбираем сортировку по столбцу С.

Когда все сделаете, жмите «Сортировать».

После этого получите желаемый результат. В примере я отсортировала овощи по цене.

Чтобы снова вернуть все как было, нажмите стрелку «Отмена действий» вверху или комбинацию клавиш «Ctrl+Z».

Чтобы таблица изменялась правильно, нужно выделять все столбцы, а, например, не только В, если я хочу отсортировать по Стоимости. Потому что если выделить только В, то после сортировки данные в столбцах А и С не будут ему соответствовать, поскольку цифры встанут в порядке возрастания, а данные в ячейках А и С так и останутся на местах.

Как сделать фильтр

Фильтрацию данных можно использовать, когда введено их много, но оставить на данный момент нужно только определенные. Например, чтобы отобразились те товары, стоимость которых не превышает 130.

Выделяем блоки в нужном столбце вместе с заголовком таблицы, открываем вкладку «Данные» и жмем «Создать фильтр».

В ячейке с заголовком появится кнопка с полосками – она нужна, чтобы настроить фильтр. Нажмите на нее, чтобы открыть окно для установки параметров. Разберем сначала вариант «Фильтровать по условию».

Если у вас создана большая таблица и удобнее было бы, чтобы ее шапка всегда оставалась на виду, можете .

В первом поле выберите подходящее условие: отобразить только незаполненные ячейки, текст в которых начинает или заканчивается на…, число меньше или равно указанному и прочее.

Во втором поле нужно ввести данные для выбранного условия. Например, посмотрим сколько у нас овощей, цена которых больше или равна 150. Затем жмите «ОК» и смотрите результат.

Оставленные после применения фильтра строки вы также можете отсортировать. В окне для установки параметров фильтра вверху есть два нужных пункта.

Если выберите вариант «Фильтровать по значению», то уберите галочки напротив тех пунктов, которые нужно скрыть, и жмите «ОК».

Кнопка «Выбрать все» позволит всё отметить галочками, а «Очистить» наоборот, уберет галочки напротив всех пунктов.

Фильтр по цвету

Если в вашей таблице есть ячейки с данными, закрашенные в определенный цвет, и вас интересует, как сделать фильтр по цвету в Гугл Таблице, тогда сначала нужно для каждого цвета определить его код, а к нему уже можно применить фильтр.

Встроенной формулы, которая бы нам подошла, нет, поэтому необходимо добавить пользовательскую функцию. Откройте вкладку «Инструменты» и выберите из списка «Редактор скриптов».

В новой вкладке браузера откроется следующее окно, для создания нового проекта. Удалите весь написанный код – выделите его и жмите «Delete».

Придумайте имя для проекта и жмите «ОК». После этого, вкладку можете закрывать.

Удобнее всего выводить код цвета в столбце, находящимся рядом с закрашенными ячейками. Поэтому ставим курсор в D2 и пишем следующую формулу:

GetCellBackgroundCode(ЯЧЕЙКА(«address»;C2);$E$1)

Здесь С2 – это адрес ячейки, залитой цветом, а Е1 – нужна для обновления данных (можете указать адрес любой другой, но знак доллара не убирайте), числа напишите любые.

Выделите D2 и протяните формулу вниз, потянув за правый нижний угол. «Loading» означает, что идет расчет.

Когда подсчет закончится и ячейках появится код цвета, соответствующий фону в соседнем блоке.

Теперь можно применять к ним фильтр. Выделяем весь диапазон.

Откройте вкладку «Данные». Если у вас уже есть в таблице фильтр, то его нужно отключить, чтобы появилась кнопочка «Создать…», которая нам нужна.

Для того, чтобы убрать фильтр в Гугл Таблице необходимо на упомянутой вкладке нажать кнопку «Отключить…».

Когда в заголовке появится кнопка, нажмите на нее. В окне параметров выберите «По значению» и оставьте галочки только напротив тех кодов, что соответствуют нужным цветам. Для применения жмите «ОК».

Вот теперь у нас остались в таблице только те строки, ячейки в которых залиты зеленым цветом.

Чтобы столбец с кодами не мешался, его можно сгруппировать. А когда он понадобится, достаточно будет просто развернуть его, нажав на знак «+».

Теперь расскажу, зачем нужна ячейка Е1. Она понадобится для пересчета. Например, у вас залиты цвета, вы прописали формулу и определились коды. Если нужно заменить некоторые цвета, то код автоматически не просчитается. Для этого удалите число из Е1 и нажмите «Enter». Теперь формула будет пересчитана. Когда снова поменяете цвет заливки, напишите что-то в Е1, например. 123, и кода опять поменяются. И делать так нужно постоянно, как меняете фон блоков.

Создание режима фильтрации

Мы рассмотрели, как создать фильтр, но подойти такое может не всем. Фильтр хорошо использовать, если нужно:

1. Чтобы данные так и остались отфильтрованные.
2. Другие пользователи, у кого есть доступ к таблице, тоже видели результат фильтрации.

Если же использовать его нужно просто для работы и после того, как вы закончите, все необходимо отключить, то лучше воспользоваться режимом фильтрации. Преимущества перед обычным фильтром у него следующие:

1. Можно создать несколько режимов.
2. Каждому из них придумать название.
3. Возможность разным пользователям просматривать таблицу в разных режимах.
4. Вы можете создать ссылку на отфильтрованную таблицу и отправить ее одному пользователю, а потом выбрать другой режим фильтрации и отправить ссылку уже другому человеку.
5. Возможность создавать дубликаты режимов и немного изменять в них параметры.
6. Если у вас нет прав на редактирование таблицы, но отфильтровать данные нужно, то будет создан временный режим.

Итак, фильтруйте данные в таблице, как нужно, и открывайте «Данные» – «Фильтры» – «Сохранить как…».

Поля слева и вверху станут серого цвета – значит мы находимся в режиме фильтрации. Давайте дадим таблице в таком виде определенное «Имя». Также будет указан «Диапазон», к которому применен фильтр.

Справа есть кнопка в виде шестеренки – это «Параметры». «Создать копию» – дублирование режима. Пригодится если хотите немного изменить текущий фильтр, но при этом старый оставить также нужно. «Удалить» – удаление режима. Чтобы выйти из данного режима и вернуться к нормальной таблице, просто нажмите на крестик справа.

Так можете создать сколько нужно режимов фильтрации, применяя фильтр к определенным данным таблицы. Чтобы посмотреть любые из отфильтрованных значений откройте вкладку «Данные» и выберите из сохраненного списка нужное название.

Отсортировать данные в таблице не сложно. С фильтром придется немного разобраться, особенно, если нужно отфильтровать по цвету ячейки или создать несколько режимов фильтрации. Но потратьте на это 20 минут и работать с Google Таблицей станет куда удобнее, если в ней будут оставаться только необходимые значения.

Мы выпустили новую книгу «Контент-маркетинг в социальных сетях: Как засесть в голову подписчиков и влюбить их в свой бренд».

Подписаться

Решил написать статью, которая поможет в освоении простейших функций Гугл таблиц. Раньше меня переполняла ненависть ко всему, что связано с электронными таблицами, а сейчас работа в них кажется весьма удобной и функциональной. Сразу оговорюсь, в примере есть небольшой список запросов и абсолютно случайные значения. Для начала, так как таблицы зачастую содержат много данных в виде столбцов и строк, чтобы не запутаться расскажу как закрепить столбец или строчку в Google таблицах, которая будет навигационной.

Выделяем строчку:

1. Жмем «Вид»
2. Наводим «закрепить»
3. Жмем «1 строку» (или столбец, смотря что нужно)

В итоге получаем сопровождающую нас строчку, помогающую не запутаться в большой таблице.

Сортировка в Google таблицах

Обычной сортировкой никого не удивишь, поэтому расскажу про хитрую сортировку. Предположим, у нас есть столбец с ключевыми запросами. Но одна из услуг потеряла свою актуальность и нужно избавиться от соответствующих запросов. Но как же быть, если запросы разные их много и они вперемешку?

В Гугл таблице, да и в эксель тоже, вы можете изменить цвет ячейки, содержащей определенное стоп-слово. Дальше отсортируем таблицу по цвету и все ячейки для удаления выстроятся перед вами в рядочек. Предположим, мне нужно удалить все запросы со словом «суд» из столбца с запросами.

Инструкция:

1. Выделяем весь столбец, нажав на ячейку с буквой, в нашем случае «A».
2. Жмем правой кнопкой мышки по выделенному столбцу и выбираем «Условное форматирование.

Справа появляется небольшая менюшка, в которой мы можем создать правило.

В менюшке:

1. Жмем на поле под надписью «Форматирование ячеек» и ищем там строку «Текст содержит».
2. Вписываем стоп-слово в появившееся отверстие. Желательно без окончания, так как всякое случается в русском языке.
3. С помощью привычного меню выбираем цвет ячейки и что только пожелаем.
4. Нажимаем «Готово».

Теперь установим дополнение для нашей таблицы. Для этого в верхнем меню находим одноименную кнопку «Дополнения» ↣ «Установить дополнение». Вбиваем в поисковую строку «Sort by color» и устанавливаем расширение, как на рисунке:

Не настаиваю именно на этом дополнении, просто оно проверено и работает. Теперь в нашей коллекции появилось расширение, сортирующее значения по цвету ячейки.

Нажимаем «Дополнения» ↣ «Sort by color» и выбираем любое из списка. Вуаля. Можно удалять.

Поиск и удаление дублей в Google Таблицах

Зачастую дублирующиеся значения могут не слабо напрягать. Есть два способа поиска дубликатов. Первый очень прост.

В пустую ячейку вводим функцию =(UNIQUE (A2:A1000) и получаем список ячеек с уникальным содержимым:

Данный метод крайне чувствителен в регистру и пробелам!

Способ второй подразумевает установку очередного дополнения под названием .

*Вместо настроить у вас будет синяя кнопка +Бесплатно

Приложение достаточно мощное. Оно может искать дубли в определенном диапазоне либо сравнивать столбцы и сразу совершать с ними какие-либо действия:

• Скопировать/перенести дубли в отдельный столбец
• Скопировать/перенести дубли в отдельную таблицу
• Беспощадно удалить дубли
• Выделить их цветом

Мы остановимся на выделении цветом. Программа на английском языке, но с помощью Google переводчика и пары тестов точно разберетесь.

Итак, выделяем столбец, заходим в Дополнения ↣ Remove Duplicates ↣ Find duplicates or uniques.

Видим:

Тут мы можем указать интересующий диапазон вручную либо, предварительно выделив нужную область, диапазон установится автоматически. Поставить галочку рядом с Create a backup мы создадим копию изменяемой таблицы. Жмем «Далее».

Перед нами появляется выбор. Мы можем найти либо дубликаты, либо, наоборот, уникальные ячейки. Выбираем дубликаты и перед нами встает еще один выбор. Если выберем с 1st occurences , то мы найдем дубликаты, ВКЛЮЧАЯ первое их упоминание, грубо говоря, оригинал. Мы выберем просто поиск дубликатов, исключая первое упоминание, так как нам нужно оставить одну ячейку. Жмем нэкст.

Если мы выделяем диапазон «с лихвой», затрагивая при этом пустые колонки - обязательно поставьте галочку Skip empty cells. Вообще, данный шаг создан с целью исключить заглавные ячейки. У нас в примере заголовок есть, поэтому галочки оставляем. Нэкст!

Финальный слайд. Тут сильно останавливаться не будем, а сразу выберем Fill with color. Жмем Finish и видим количество найденных дубликатов в выбранном диапазоне.

Дополнение чувствительно к пробелам!

Теперь мы можем отсортировать по цвету наши дубли с помощью первого метода и оценить необходимость удаления.

Условное форматирование в Google таблицах

В нашем примере есть несколько столбцов, по которым можно как-то оценить эффективность запроса. К примеру, мы не хотим использовать запросы, частотность которых ниже 100. Мы можем выделить цветом все неподходящие ячейки.

1. Выделяем столбец со значениями
2. Правый клик ↣ условное форматирование
3. Формат ячеек: «Меньше»
4. В отверстие вводим нужное количество
5. Выбираем цвет/жирность/фон и жмем «Готово»

Теперь с помощью уже родного способа сортировки по цвету анализируем запросы с недостаточной частотностью и, если надо, удаляем.

С помощью того же принципа можно делать много всего с полученными списками. К примеру, с помощью форматирования ячеек с правилом «текст содержит» можно подсветить и отсортировать все геонезависимые запросы и убрать их. Ну и так далее. Дальше только фантазия и если она сильно разыграется, выберете в «Форматировании ячеек» значение «Ваша формула» и творите!

Диаграммы в Google таблицах

На сладенькое. Чтобы красиво все преподнести, воспользуйтесь интуитивно понятной функцией Google Таблиц - вставкой диаграммы. Разъяснения тут излишни, просто попробуйте!

Вывод

Вообще, большой любви к продуктам Google у меня не было и нет. Но за серию docs.google.com я им очень благодарен. Единожды сев и поковыряв эти продукты, прихожу к мысли, что жить уже не могу без таблиц и доков, нужно было только разобраться. Значимым плюсом является дополнения для Google таблиц, которые пополняются и ощутимо увеличивают возможности сервиса. Жаль, что немного однозначно полезных статей на эту тему. Постараюсь в обозримом будущем написать вторую часть, где будут разобраны схемы посложнее. Если в идеале, то получится запустить линейку полезных статей, посвященных теме как работать в Google таблицах, дополнениям, формулам и готовым решениям для повседневных задач.

Данные захватывают мир. И часто, их у нас настолько много, что это достаточно сложная задача - разобраться, что они означают и дать оценку.

Электронные таблицы - один из лучших способов проанализировать структуру данных и начать их использовать. Но часто наборы данных бывают слишком большими, чтобы ими можно было запросто начать пользоваться. Для этого нужны средства, которые помогут найти нужные данные, и позволят уменьшить их объем.

В этом уроке, вы научитесь использовать фильтр Google таблиц, чтобы ограничить набор рассматриваемых данных. А потом, вы узнаете секреты использования функции сортировки Google Таблиц, которые помогут вам упорядочить данные, нужным вам образом.

Ниже, в видеоуроке, я собираюсь рассказать вам о функциях сортировки и фильтрации данных в Google Таблицах. Вы увидите варианты использования фильтрации и сортировки данных в Таблицах.

Просмотрите иллюстрированный материал, в котором объясняются техники работы с функциями Google Таблиц: сортировка и фильтрация.

Применяйте на Практике

Пока вы работаете с этим уроком, делайте примеры, используя данные для примеров. Я подготовил набор простых данных, используя которые, вы можете попрактиковаться в сортировке и фильтрации данных в Google Табицах.

Загрузите их в Google Таблицы, и используйте их, что бы поработать с техниками, которые я описываю в этом уроке.

1. Сортировка в Google Таблицах

Сортировка данных в Таблицах - это работа с порядком, в котором данные будут отображаться в ваших таблицах.

Когда я собираюсь заниматься сортировкой, я принимаю во внимание два фактора:

1. На основе какой колонки будет выполняться сортировка данных? Например, вы можете захотеть выполнить сортировку продаж на основе полного объема продаж.
2. Как будут сортироваться данные? Например, данные могут сортироваться от больших значений к меньшим.

Один из важных моментов в сортировке в заключается в том, что вы будете выполнять сортировку всей таблицы . Обычно, каждая строка данных может рассматриваться как запись, или элемент данных. Каждая строка данных содержит один элемент данных, а каждая колонка содержит различные атрибуты, или способы описания данных.

Например, каждая строка в вашей таблице может представлять из себя запись о покупках, которые совершают клиенты в вашем онлайн магазине. В то время как, каждая колонка (атрибут) будет содержать ключевую информацию по этой покупке, такую как, время покупки, адрес покупателя, объем покупки.

В этом примере, для этого урока, каждая строка - это запись о нанимаемых работниках, а каждая колонка содержит атрибуты, которые описывают кандидата.

Когда вы выполняете сортировку данных, очень важно, чтобы данные оставались сгруппированными вместе. Если вы отсортируете только колонку, которая содержит количество продаж, то у вас затем получится путаница в данных! Продажа в 100$ теперь может соответствовать не тому покупателю.

Вот почему так важно правильно выполнять сортировку данных. Давайте рассмотрим несколько примеров ниже.

Как Сортировать Данные в Google Таблицах

Один из базовых способов сортировки в Google Таблицах - это сортировка данных в алфавитном порядке от А до Я(или от A-Z). После этого данные обычно легче читаются, и после этого легче находить строки, которые вам могут быть нужны.

Прежде чем я начну делать какую-либо сортировку, мой первый шаг - выделить целую таблицу . Это минимизирует вероятность того, что я случайно отсортирую не ту колонку, или выберу только часть данных.

После того, как вы выделили набор данных, зайдите в меню Данные > Сортировка Диапазона (Sort Range) , как показано на картинке ниже.

После того, как вы выделили данные, зайдите в Данные > Сортировка Диапазона , чтобы сортировать ваши данные используя инструменты Google Таблиц.

Несмотря на наличие встроенных опций для сортировки с A-Z или Z-A, гораздо проще использовать инструмент, встроенный в Таблицы для сортировки. На скриншоте ниже вы можете увидеть типичный пример применения сортировки. Вы можете просто выбрать столбец, к которому вы хотите применить сортировку.

Так же, убедитесь, что вы делаете сортировку в нужном "направлении". Для текстовых данных вы можете сделать сортировку в алфавитном порядке (A-Z) или в обратном алфавитном порядке (Z-A).

Выберите колонку, на основе которой хотите сортировать данные, а также порядок сортировки, по алфавиту, или в обратном алфавитном порядке.

После того, как вы сделаете это, вы увидите что ваши данные сортированы, и они в целости и сохранности. Вы можете заметить, что на рисунке ниже, мы сортировали данные на основе названия компании на которую работает кандидат.

Теперь, когда мы выполнили сортировку колонки Company, вы можете заметить, что названия компаний перечисляются в алфавитном порядке.

Хорошей привычкой будет, просмотреть отсортированные вами данные. В худшем случае, вы отсортируете только одну колонку, в то время как другие останутся без изменения. На скриншоте выше, по смешавшимя номерам ID, которые уже не имеют возрастающего порядка (1,2, 3, 4..), мы можем сделать вывод, что все колонки сортировались одновременно, связанным образом.

2. Сортировка Google Таблиц по двум правилам.

Что если вы хотите выполнить сортировку по двум категориям? Например, что если вы захотите, сортировать данные с сотрудниками, по их заинтересованность (а скорее по привлекательности для работодателя) и названиям компаний. Давайте попробуем так и сделать.

При выделенных данных, зайдите в меню Данные > Сортировка Диапазона . А теперь щелкните по кнопке, Добавить еще один диапазон для сортировки , чтобы добавить второй критерий для сортировки данных. Теперь вы можете выполнить сортировку основываясь на нескольких правилах.

В этом меню, важен порядок. Отметьте себе, что есть первое правило, "сортировать по" , а затем второе правило "затем по" . На примере ниже, я установил в меню сортировку заинтересованности по алфавиту, а затем сортировку компаний по алфавиту.

Щелкните по Добавить еще один столбец для сортировки, что позволит вам задать несколько правил для сортировки ваших данных.

Используйте эту многоуровневую сортировку, чтобы задать то, как будут выглядеть данные. Вы можете добавить столько правил, сколько вам нужно, для того что бы представить данные в необходимом порядке.

3. Используйте Фильтры в Google Таблицах

Если сортировка влияет на то, в каком порядке будут представлены данные в таблице, фильтрация влияет на то, какие данные будут в таблице отображаться. Давайте узнаем, как использовать фильтрацию в Google Таблицах, которая позволить уменьшит объем отображаемых данных.

Чтобы добавить фильтры, выделите ваши данные. Затем зайдите в Данные > Создать фильтр в меню Таблицы.

Теперь, когда вы включили фильтрацию, вы увидите маленькую иконку в верхнем правом углу названия столбца. Щелкните по этой иконке, и вы увидите список величин доступных в этой колонке, в выпадающем меню, как на скриншоте ниже.

Щелкните по иконке в названии колонки, чтобы выбрать каким огразом вы хотите ограничить набор данных.

В этом всплывающем меню, переключитесь на критерии, которым вы хотите, чтобы удовлетворяли ваши данные. Когда вы нажмете ОК , данных в вашей таблице станет меньше, и будут отображаться только те, которые удовлетворяют правилам вашего фильтра Google Таблиц.

Также как и при сортировке, вы можете задвать несколько уровней фильтрации. В примере ниже, я добавил фильтр в столбец "Уровень зарплаты " (Salary Grade).

Это отличный пример, как полезна фильтрация при работе с данными. Комбинируя фильтрацию по "заинтересованности" с фильтром по "уровню зарплаты", я получил список из двух кандидатов из 100 возможных.

Важно при этом помнить, что фильтрация не удаляет данные. Они просто остаются "за сценой", готовые появиться снова, когда вы измените условия фильтрации.

Поиск пропущенных данных

Вам следует кое о чем помнить, когда вы работаете с фильтрацией данных: вам нужно быть осторожным и помнить о том, какие данные вы оставляете "за сценой". Я не скажу вам точно, сколько раз я работал с таблицами и упускал тот факт, что данные пропущены, потому, что они были удалены из фильтрации в Google Таблицах.

Я всегда слежу за двумя вещами, если данные не имеют смысла:

1. Значок фильтра в верхней части столбца
2. Номера строк в листах слева

Заметьте, что на этом скриншоте, что номера строк (в крайней левой части) теперь не последовательны, так же есть иконка фильтра над колонкой F.

Эти два фактора, позволяют нам быть уверенными в том, что вы не упустили данных в своей таблице.

Подводим итоги и продолжаем обучение.

Фильтрация и сортировка - критически важные инструменты для уменьшения набора и выбора данных. Посмотрите другие уроки ниже, чтобы узнать больше об использовании Таблиц при просмотре и анализе данных.

Вы только, что узнали, как использовать фильтрацию и сортировку данных в Google Таблицах. А как вы работаете с большим объемом данных? Используете ли вы сортировку и фильтрацию, чтобы упростить данные, или используете другие аналитические инструменты?