Вы молодой преуспевающий работник престижной научной организации. Руководство вашей организации, с целью проверить Ваши организаторские качества, поручает Вам провести конференцию. Такая задача встала перед вами впервые. В этом случае, лучше всего обратиться к тем, кто уже когда-то занимался организацией такого мероприятия. Любая помощь или совет дадут вам возможность избежать ошибок.

Итак, перед Вами стоит задача – с чего начать?

1. Составление плана мероприятия

В первую очередь вы должны хорошо подумать над тематикой мероприятия, и определите, какой круг вопросов вы хотите рассмотреть. Будет это узкопрофессиональная встреча или вы хотите охватить широкую область проблем с привлечением опытных специалистов из смежных отраслей, или это будет собрание специалистов, которые занимаются поиском новых научных направлений, а также решению конкретных вопросов в определенных областях науки. В первую очередь обязательно встанет вопрос, каким образом будет проведено данное мероприятие - будет это конгресс, семинар, конференция или совещание. Давайте рассмотрим по сути, что представляют собою такие мероприятия.

- Конгресс. Это слово происходит от латинского congressus , что в переводе обозначает совещание, съезд или собрание, в большинстве случаев международного характера.
- Семинар. В переводе с латыни звучит как рассадник, или в переносном смысле - школа. Обычно это групповые занятия, во время которых занимаются повышением квалификации или специальной подготовкой.
- Конференция. Происходит также от латинского слова conferentia . Представляет собою организационную форму научной деятельности, во время которой ученые собираются для глубокого обсуждения вопросов, которые посвящены кокой-то четко определенной тематике. По статусу конференция будет занимать промежуточное положение между конгрессом и семинаром.
- Совещание. Это мероприятие посвящено широкому обсуждению и решению конкретных вопросов и принятию действенных мер по их выполнению.

В первую очередь вам необходимо подумать над тем, какие организации и фонды, в том числе и международные, могут оказать вам помощь в организации будущих мероприятий. Проведите анализ условий, которые они поставят перед вами. Это будут условия о месте и форме проведения, а также информация об участниках и публикациях материалов конференции. Соберите информацию о том, кого из традиционных заказчиков или партнеров вашей организации можно привлечь к непосредственной организации и участию в данном мероприятии. Обязательно воспользуйтесь услугами Интернета, где вы сможете отыскать возможных спонсоров, а также заинтересованные организации, и не помешает также просмотреть сайты других конференций. Следует обратить внимание на тот факт, что почти все спонсорские организации оказывают свою помощь только на конкурсной основе. В этом случае вам надо будет довольно обосновано представить свою идею проведения вашего мероприятия, при этом обязательно обратите внимание спонсора на его значимость для него, вашу состоятельность в организационных вопросах и необходимость проведения мероприятия именно в данное время.

Также необходимо определить, какие организации, кроме традиционных партнеров, вы сможете пригласить в роли соучредителя данного мероприятия. При этом необходимо учесть тот факт, чтобы планируемое мероприятие было включено в годовой план заинтересованных организаций. В таких случаях большинству организаций необходимо обоснование мероприятия и финансовый план. В большинстве случаев, включение мероприятия в годовой план является необходимым условием для получения организационной и финансовой помощи от предприятий соучредителей.

Независимо от того, какую форму мероприятия вы выбрали (конгресс, семинар, конференция), необходимо пригласить несколько авторитетных ученых хорошо известных в данной области, информация которых будет определяющей для вашего мероприятия. Следует также обратить свое внимание на тот факт, что довольно часто встречаются ученые с мировым именем, которые зачастую являются плохими докладчиками. И в связи с этим их доклады будут больше всего интересными для узко- профилированных конференций и семинаров, чем для пленарных выступлений. Также немаловажным будет тот факт, кто из ученых согласится принять участие в вашем мероприятии, и что это будет вам стоить. Необходимо также учесть то обстоятельство будут ли в вашей отрасли проводиться другие крупные мероприятия, которые будут близкими вашей тематике, и не получится так, что большинство приглашенных вами ученых предпочтут принять участие в них. Вам следует также задаться вопросом, сможете ли вы сразу организовать конгресс или большую конференцию, или на первый случай, лучше всего заняться организацией небольшого семинара или конференции. Практика показывает, что конференции планируются за 1-3 года до начала проведения. Такие вопросы, как оказание поддержки и участие в мероприятиях видных ученых лучше всего решать на других конференциях или переговорах, а также при заключениях договоров на проведение совместных работ.

Итак, давайте остановимся на таком мероприятии как конференция. Конференции в большинстве случаев проводятся через определенные промежутки времени, или посвящаются какому-нибудь юбилейному событию, что дает возможность специалистам быть в курсе современных событий, расширять контакты с исследователями, и в результате этого получать необходимую информацию. Чтобы планируемую конференцию можно было легко узнать среди множества других, вместе с названием конференции вам необходимо разработать легко запоминающую эмблему. В этом случае вам следует устроить небольшой конкурс проектов эмблем и названий конференции.

Теперь приступаем к одному из основных моментов. Хорошо продумав абсолютно все предыдущие вопросы, в первую очередь оцените количество участников, которые примут участие в конференции. Рассмотрите планируемые финансовые взносы и расходы в проведение конференции, и рослее этого рассчитайте планируемый организационный взнос. Задайтесь вопросом, не будет ли он слишком большим для участников вашей конференции. Обязательно посоветуйтесь с бухгалтерией вашей организации, и как можно разместить предполагаемые финансовые затраты на различные статьи расходов. В вашем финансовом отчете создайте резервный фонд, при помощи которого вы сможете провести дополнительные мероприятия для участников конференции. Желательно организовать ряд экскурсий, а также посещение театров и концертов. Если ваша конференция будет проходить недалеко от санатория или горнолыжной базы, организуйте спортивно-оздоровительную программу для ее участников.

Важно обратить свое внимание на то, что даже при планировании конференции, вам не обойтись без помощи своих коллег. Поэтому для проведения такого мероприятия вам необходимо будет создать организационный комитет, который в дальнейшем будет поддерживать вас в проведении конференции. Здесь вам надо будет проявить все свое умение и смекалку. Надо чтобы ваши коллеги были не только исполнителями, но и проявляли инициативу, тогда вам будет довольно легко осуществить планируемую акцию. Прислушивайтесь к новым идеям, обсуждайте каждый интересный вопрос, спорьте. Ведь недаром говорят, что истина рождается в споре, а при совместной работе будут создаваться будущие деловые отношения.

2. Первый этап - этап планирования - Вами пройден, теперь приступаем к проведению организационного этапа

Хорошо известно, что при организации любого дела главным являются люди. И здесь вы, как организатор, должны проявить весь свой организаторский талант. В первую очередь вам необходимо собрать организационный комитет, который должен провести отбор представленных докладов и порядок их представления на конференции. В состав организационного комитета должны входить высококвалифицированные специалисты по всем научным направлениям, которые будут представлены на конференции. Желательно, чтобы ваш комитет был международным. В состав комитета должны входить представители, которые будут принимать активное участие в проведении конференции.

Поговорим теперь об организационном комитете. Ваша группа должна быть очень активной и динамичной. Четко распределите обязанности в комитете. Не старайтесь всю работу выполнять самому. Работу по организации конференции лучше всего разбить на блоки и во главе их назначить ответственных исполнителей. Руководители комиссий создадут свои группы, которые будут организовывать работу в группах. В вашу задачу будет входить подбор людей, которые с вами уже работали и смогут хорошо выполнить свою работу. Вы должны помнить о том, что согласно литературе по менеджменту и практических данных, оптимальное число работников для гибких структур будет составлять 5-7 человек. Следует также помнить о том, что каждый член оргкомитета должен иметь своего заместителя и эти заместители должны быть известны всем. Также такой заместитель должен быть и у вас. Теперь приводим перечень основных комиссий и соответствующих блоков, которые, в зависимости от характера конференции, можно будет объединить, разбить или дополнить другими комиссиями и блоками:

Комиссия по подготовке материалов. В большинстве случаев эту комиссию возглавляет ученый секретарь конференции, и он является одной из главных фигур в организационном комитете. Ученый секретарь ведет всю переписку с участниками конференции, у него собраны все необходимые данные о представленных на конференцию докладах. В его обязанности входит составление и издание программы конференции. Также он вносит различные изменения, если таковые возникают, ведет подготовку к печатному изданию материалов и сборников тезисов конференции, а также регламентирует работу секций и групп.

Регистрационная комиссия. Само название говорит о том, что эта комиссия занимается регистрацией участников конференции. Кроме того, члены комиссии проводят подготовку бейджев и раздаточных материалов. Члены комиссии постоянно информируют ученого секретаря о приезде докладчиков.

В большинстве случаев место регистрации - это просторный зал, где размещается плакаты и стенды конференции и где можно ознакомиться со всей доступной информацией. Здесь должны быть представлены расписания докладов и схемы залов заседаний. Вы должны организовать процесс регистрации так, чтобы не было больших очередей, а участникам конференции не приходилось заполнять многочисленные бланки. Сам процесс регистрации не должен занимать много времени.

- Жилищная комиссия. Эта комиссия занимается поселением участников конференции. В ее задачу входит обработка поступающих пожеланий по расселению. Она бронирует номера в гостиницах, а также занимается обеспечением дополнительных мест, если вдруг возникнут непредвиденные обстоятельства.
- Транспортная комиссия. В ее обязанности входит обеспечение конференции необходимым транспортом для встречи участников конференции и проезда их к месту проведения. Организовывает различные поездки по доставке необходимого оборудования и материалов.
- Финансовая комиссия. Здесь все предельно просто - эта комиссия полностью отвечает за всю финансовую сторону проведения конференции.
- Комиссия по организации питания. В ее компетенцию входит организация питания членов конференции, проведение различных кофе-брейков, без которых не обходится ни одна конференция, а также проведение традиционного ознакомительного приема. Это может быть обед или ужин.
- Комиссия по снабжению. В задачи этой комиссии входит тесное взаимодействие со всеми комиссиями конференции, в первую очередь с финансовой, и обеспечением всем необходимым участников.
- Комиссия по техническому обеспечению. В ее обязанности входит обеспечение работоспособности оборудования, которое необходимо для представления докладов, а также расстановка стендов и дополнительных материалов, необходимых для фиксации на стендах докладов.

В последнее время на конференциях, чтобы избежать различного вида недоразумений, находится еще одна группа людей - охрана.

3. Информационный этап вашей конференции

Ну, вот свершилось, и информация о вашей научной конференции появилась на страницах Интернета. Такую информацию можно прочитать в разделе планируемых мероприятий на сайтах организаций, которые организовывают это мероприятие, а также на сайтах организаций-спонсоров. К этому времени у вас уже есть информация о том, какие организации выступают в роли организатора, а какие - спонсорами. Также вам уже хорошо известно, какие суммы будут предоставлены вам спонсорами, и теперь вы можете зафиксировать сумму оргвзноса. Тепер вам необходимо разместить как можно больше информации о проводимой конференции, и по возможности создать рекламу. Необходимую информацию о проводимой конференции начинают размещать где-то за год до ее начала. Каким образом будет выглядеть такая информация и как ее необходимо представить?

Наш век теперь трудно представить без Интернета, и проведение любого значительного мероприятия трудно представить без создания своего сайта. На сегодняшний день большинство крупных международных конференций перешло на регистрацию заявок для участия через сайт конференции. На тот случай когда ваш сайт еще не полностью готов на момент информационного сообщения вы должны подготовить страницу с самой необходимой информацией. Эта страница отражается в информационном сообщении и содержит данные, которые показывают дату проведения конференции, а также когда будут доступными другие информационные сообщения на сайте.

Приступаем теперь к оформлению информационного сообщения, которое в конечном итоге станет визитной карточкой вашей конференции. Следует оформить его так, чтобы оно было чисто информативным, хорошо запоминалось, и не было вызывающим. Оформление может быть цветным или черно-белым. Нелишним будет воспользоваться услугами дизайнера, который поможет вам оформить сообщение и эмблему конференции.

Оформление информационного сообщения может быть разным, но в нем в обязательном порядке надо указать следующее:

Название конференции, место проведения, дата, а также эмблема.
- информация о том, где и как будет проводиться регистрация участников, а также в какие сроки нужно представить свои материалы.
- кто является организатором конференции, контактные номера телефонов и факсов, адреса - электронные и почтовые, а также адрес сайта конференции, где можно получить более подробную информацию.
- на каком языке будет проводиться конференция, а также где и как будут опубликованы материалы конференции.

В некоторых случаях в информационном сообщении указывают состав организационного комитета, имена известных ученых, которые согласились на участие в вашей конференции. Также можно указать на сумму организационного взноса и номер счета, по которому его можно оплатить. Сообщается также об запланированных мероприятиях конференции - встречи, семинары, экскурсии. На сайте, если это необходимо, указывают возможные варианты расселения участников конференции, а также об визовой поддержке.

Вопрос о том, где будет проводиться конференция, надо обсудить отдельно. Надо чтобы это было здание или учреждение, которое можно легко отыскать на карте города, и где проходят транспортные маршруты - такси, трамвай, троллейбус и др. Чаще всего приводят схему проезда с вокзалов и аэропортов. Иначе вам придется самим организовать транспорт для приезда и отъезда участников конференции и встречать их на местах прибытия. Следует также обратить свое внимание на расположение гостиниц, они должны находиться как можно ближе к месту проведения конференции. Желательно проводить конференцию на территории учреждения организатора, в этом случае вам не придется платить за аренду помещений, что довольно существенно с финансовой стороны.

После решения всех этих вопросов постарайтесь распространить информацию о проведении вашей конференции. Здесь можно использовать все доступные средства - тематические журналы, прессу, систему Интернета. В обязательном порядке составьте список адресов электронной и почтовой рассылки информационного сообщения по всем организациям, которые работают в данной отрасли. Этот список следует сохранить для проведения будущих конференций. После окончания конференции этот список надо дополнить новыми адресами участников. Информацию о проведении вашей конференции следует также разместить на сайте http://www.konferencii.ru . Такая информация позволит вам значительно расширить круг участников конференции.

4. Организационный этап

Итак, свершилось. На ваш адрес начинают поступать заявки от будущих участников конференции. Также вам сразу будут задаваться вопросы, появится дополнительные проблемы, перед вами возникнет большой круг задач, которые вам надо будет решить к началу конференции. С каждым днем в процесс подготовки конференции будут вовлекаться большое количество людей, которые в последующем примут непосредственное участие в организации процесса проведения конференции. У вас уже созданы организационный комитет, рабочие комиссии, и вы начали проводить организационную работу с руководителями комиссий. На таких совещаниях решаются общие вопросы и четко ставятся задачи перед руководителями комиссий, которые по мере исполнения информируют вас об исполнении. Текущие вопросы по работе комиссий решаются в рабочем порядке. Председатель организационного комитета на этом этапе осуществляет контроль над работой комиссий, согласовывает спорные вопросы и принимает необходимые решения.

Теперь остановимся на программе конференции. В том случае, когда поступило очень много заявок для участия, и программный комитет не рекомендует их исключать из программы конференции, то вам нужно организовать в разных по тематике секциях параллельную работу. Следует принять во внимание тот факт, что открытие конференции должно быть пленарным, несмотря на то, какое бы количество секций у вас не было представлено. Вступительное слово, во всех случаях, необходимо предоставить самому известному ученому или высокому должностному лицу от организаторов конференции. После этого выступают несколько ученых с мировым именем со своими докладами. В этих докладах освещаются проблемы развития различных направлений науки, демонстрируются фактические результаты от использования научных достижений, проводится анализ возможного их использования в будущем.

Надо помнить то обстоятельство, что количество сообщений или пленарных докладов в пределах секций не должно быть слишком много, так как из-за обилия они просто не запомнятся. Не перегружайте секции длительной работой, лучше организуйте ее в несколько этапов, с перерывами на кофе-брейк. Близкие по тематике доклады в пределах секций ставьте рядом, чтобы участники секции могли оценить и сравнить преимущества результатов опубликованных в докладах. Практика показывает, что лучше всего запоминается первое и последнее выступление, поэтому начинаться и заканчиваться работа секции должна самыми интересными докладами.

После того как составлена программа конференции, начинайте рассылать приглашения участникам конференции. Проинформируйте их о формах докладов - устный, пленарный, стендовый, а также какое оборудование будет им предоставлено. В приглашении укажите дату и время доклада и его продолжительность, а также все необходимые сведения, которые будут необходимы участникам конференции.

Предвидеть все ситуации, с которыми вам придется столкнуться невозможно, но вы должны быть готовыми ко всему. В зависимости от того, как оргкомитет с вами продумает все вопросы и ситуации, тем меньше возникнет всяких неурядиц. Без ошибок конечно не обойдется. Но хорошо известно, что не ошибается только тот, кто ничего не делает.

5. Конференция

Вы отлично справились перед поставленными задачами. Ваши старания способствовали успеху проведенной конференции.

Наступил момент, когда конференция закончилась. Убраны опустевшие залы, а участники разъехались по своим адресам. Но для вас конференция еще не окончилась. Ведь необходимо подвести итоги, подготовить отчеты о проведенной конференции, а также ряд других материалов, сдача которых предусмотрена правилами, договорами и законами. Вам необходимо проанализировать значимость конференции, а также уровень предоставленных докладов. Под конец подготовьте и поместите информацию на сайте конференции. Для себя следует проанализировать и отметить все ошибки и неудачи, если такие были. Наконец, не забыть поблагодарить организационный комитет за его работу. Ведь люди у вас должны быть всегда на первом месте. Без их помощи вам никогда бы не удалось провести удачно такое мероприятие. И на сам конец - пересмотрите и выбросьте все ненужные уже материалы, и …это должно быть для вас правилом - запланируйте год проведения следующей конференции.

      Компании, организующие конференции, преследуют разные цели. Для кого-то это основной бизнес, кто-то позиционирует себя как лидера индустрии, и конференция закрепляет за ним этот статус, некоторые рассматривают конференцию как важную составляющую традиций компании. И все же, при разбросе целей, ни один организатор не хочет провалить свою конференцию, не хочет, чтобы она получилась скучной и собрала мало участников. Поэтому в своей статье я буду исходить из общих для всех задач — выгодно продать свое мероприятие и провести его качественно, на высоком уровне.

Начинаем подготовку

Как правило, компания берется за организацию делового мероприятия, когда, во-первых, появляется актуальная проблема, волнующая ее целевую группу, и, во-вторых, эта целевая аудитория сконцентрирована и достижима (то есть компания обладает необходимой базой данных).

В самом широком смысле конференция представляет собой микс из четырех составляющих:

  • информации о состоянии отрасли (аналитики, прогнозов на будущее, законотворческих инициатив);
  • возможностей для контактов с коллегами, экспертами, представителями властных структур, потенциальными клиентами, поставщиками и партнерами;
  • практического опыта компаний;
  • материалов конференции (сборника докладов, аналитических отчетов, тематических изданий, списка участников).

Процесс подготовки крупного отраслевого мероприятия занимает от четырех месяцев до года. Структурно в нем можно выделить несколько ключевых этапов, на каждом из которых организатора могут поджидать подводные камни:

  1. Определение тематики будущего проекта и его целевой аудитории.
  2. Детальная разработка программы, приглашение спикеров.
  3. Продвижение конференции через различные каналы — СМИ, продажи.
  4. Организация (выбор площадки, обеспечение питанием, оборудование).
  5. После конференции — информационная поддержка делегатов, публикации о событии.

Важнейшую роль играет определение темы будущего мероприятия. Если ошибиться на этом этапе, вся дальнейшая блестящая организация и талантливые менеджеры по продажам не сделают конференцию значимым событием, собравшим ключевых игроков отрасли.

Выбирая тему, протестируйте ее по нескольким параметрам. Поставьте галочку, если ваш ответ «Да»:

  • У вас есть база контактов вашей целевой аудитории?
  • Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании, в конкурирующей компании или за рубежом?
  • Вы получили позитивную оценку темы от нескольких внешних экспертов отрасли?
  • Вы получили позитивную оценку потенциальных участников конференции?
  • В этот период нет серьезной конкуренции среди мероприятий подобной тематики?
  • В ходе опроса вы нашли людей, желающих выступить и соответствующих по своей квалификации уровню конференции?

Чем больше положительных ответов, тем больше шансов реализовать успешный проект.

Тема конференции должна быть многогранной, затрагивать интересы всех участников рынка, а событие — состояться в «правильное» время. Самый удачный период для проведения мероприятия — это время внесения изменений в законодательство и государственную политику в определенном секторе экономики. Так, кардинальные изменения в 4-ой части Гражданского Кодекса РФ в этом году способствовали успеху конференций «Защита авторских и смежных прав: актуальные вопросы» и «Защита товарного знака» из цикла «Интеллектуальная собственность».

На первоначальном этапе записывайте все самые дикие и неожиданные идеи, не раздумывая. Группируйте их вокруг центральной идеи: кто знает, может быть именно одна из них станет изюминкой вашего проекта и выделит его из десятков других профессиональных мероприятий?

Контент и «звездные» спикеры — ключ к успеху

Если вы когда-либо принимали участие в конференциях, вы знаете, какая самая распространенная жалоба среди делегатов: «содержание доклада было откровенно рекламным, мало конкретных данных и цифр» ! Даже привлекая к выступлению топ-менеджера крупнейшей международной корпорации, есть опасность, что весь доклад сведется к рассказу о том, какая это хорошая и крупная компания. Задача руководителя проекта — донести до спикера, что он рассказывает не о себе, а о том, что интересно аудитории, иначе можно потерять интерес и доверие участников конференции.

Грамотная программа конференции строится по нескольким основным принципам:

  • от теории и общего видения к case studies;
  • строго по спланированному времени;
  • от макросектора к микросектору (или от проблемы отрасли к проблемам участников рынка);
  • от сценария к дебатам и дискуссиям.

Как продвигать конференцию?

Когда сформирован продукт, задача маркетолога — проинформировать о нем целевую группу. Конечно, идеально заручиться поддержкой общефедеральных СМИ. Однако при этом нужно помнить, что добиться такой поддержки бывает сложно, трудозатратно и дорого. Иногда гораздо проще достичь целевой аудитории за счет донесения информации о мероприятии через профессиональные отраслевые издания, которые наверняка читает ваш клиент.

С одной стороны, инструментарий для продвижения конференции достаточно скуден. Все ограничивается инструментами прямого маркетинга. С другой стороны, восприятие инструментов и отклик на различные методы постоянно эволюционируют. Думаю, на страницах журнала «Маркетинг Менеджмент» не раз говорилось об общемировой тенденции — персонализации продаж. Эта тенденция заставляет организатора постоянно инвестировать в базы данных, скрупулезно персонализировать информацию, мониторить отклики по всем каналам продвижения, а также вкладывать деньги в новые технологии — чтобы для продвижения использовать именно те источники, через которые ЦА привыкла получать информацию о тенденциях рынка.

Важна также грамотная комбинация всех источников. Отклик на продажи и продвижение зависит не только от плана продвижения и продаж, но и от органично выстроенной ценовой политики. Так, объявляя скидку в 25% за раннюю регистрацию, мы должны удостовериться, что за две недели до окончания указанного срока делегат получит эту информацию по всем источникам. Это позволит получить до 40% поступлений за 10 недель до начала мероприятия.

Один из самых эффективных способов привлечения делегатов бизнес-конференций — прямые продажи. Роль профессионального менеджера по продажам по телефону сложно переоценить при продвижении конференций. Мы в Infor-Media много вкладываем в обучение, мотивацию и удержание сотрудников, ведь рост опыта влияет на объемы продаж. Поэтому структура департамента у нас построена так, что менеджеры специализируются на определенных сегментах рынка: недвижимости, телекоммуникациях, логистике, финансах, маркетинге, налогах и праве, нефти и газе.

Все это обеспечивает хороший сервис, а для любой компании-организатора сервис — одно из важнейших конкурентных преимуществ.

Креативность в организации проекта

Топ-менеджеры и специалисты компаний устали от череды однотипных мероприятий, поэтому можно и нужно разнообразить формат вашего события за счет включения в расписание параллельных сессий, круглых столов, присуждения профессиональных премий, экскурсий. Например, интересным решением конференции «Работа управляющей компании на объекте коммерческой недвижимости» стало посещение московского торгово-делового центра «Новинский бульвар, 31». А на международной конференции GSM Russia была организована неформальная дискуссия представителей трех крупнейших российских операторов сотовой связи: «МТС», «МегаФона» и «Вымпелкома». Они сидели на сцене в креслах за журнальным столиком с букетом цветов, что создавало совершенно нетипичную для подобных мероприятий атмосферу и способствовало диалогу участников.

Очень важно организовать общение делегатов и спикеров. В программе конференции должно быть запланировано достаточное время для дискуссий, формального и неформального общения. Интересно, что предпочтения аудитории конференции меняются в зависимости от отрасли: так, финансистов и юристов прежде всего интересует контент мероприятия, актуальное содержание и практические кейсы, в то время как для специалистов телекоммуникационного рынка очень важны неформальная часть конференции, живое общение с коллегами по цеху во время кофе-пауз, фуршетов и дискуссий.

Стремление идти в ногу со временем заставляет включать новые опции в пакет делегата: так, недавно была введена в эксплуатацию система Expoconnection, позволяющая делегатам еще до конференции назначать и согласовывать время встреч с интересным собеседником. Мы ведь часто видим, как участники конференции здесь же заключают между собой сделку. В таких случаях делегатам можно предложить специальные переговорные комнаты.

Расширение возможностей, предоставляемых делегатам на конференции — вопрос профессионализма и изобретательности организаторов. Это может быть подборка и продажа книг по темам события, аналитические отчеты и тексты законов в папке делегата, CD, SMS-вопросы докладчикам и многие другие опции, соответствующие формату и статусу мероприятия.

Несмотря на то, что профессиональный конференционный бизнес зародился в нашей стране не более десяти лет назад, я оцениваю его будущее весьма и весьма позитивно. Сейчас объем рынка деловых мероприятий и конференций в России освоен не более чем на 15-20%, при этом рост количества событий, несомненно, будет сопровождаться повышением их качества и результативности.

5 способов оживить «деловую конференцию»

1. Учитывайте стиль выступления участников

В процессе подготовки конференции и создания расписания выступлений очень важно принимать во внимание особенности каждого участника. Проявите максимум внимания, проанализируйте стиль выступающих, чтобы создать правильный ритм конференции. Кто-то предпочитает спокойный монолог, кто-то будет говорить более эмоционально и динамично, некоторые задействуют аудиторию, другие предпочитают выступление в стиле дебатов «один на один» и т.д.

Если организатор сможет удачно чередовать разные типы выступлений, конференция выйдет более динамичной.

2. Используйте новые форматы презентации

Совсем не обязательно проводить конференцию в стандартном формате: один выступает – остальные слушают. Можно использовать самые разные варианты презентации информационных материалов. Например, разделить участников на небольшие группы и провести часть конференции в стиле интервью, заставив слушателей стать непосредственными участниками обсуждения. К примеру, после короткого выступления один из участников задает какой-либо вопрос по теме второму, затем второй третьему и т.д.

Ещё один вариант – использование разных форматов в рамках одного выступления. Например, сначала монолог выступающего, затем переход к диалогу с аудиторией или интервью с участием ведущего и т.д.


3. Предлагайте интересные анонсы

Перед конференцией или в перерыве между выступлениями можно использовать анонсы, чтобы подогреть интерес гостей. Выбирайте самое интересное и кратко опишите то, о чем пойдет речь далее, чтобы активизировать внимание посетителей.


4. Разбавляйте выступления краткими блоками наглядной информации

Люди имеют разные преобладающие типы восприятия: одни лучше воспринимают информацию на слух, другие – визуально. Учитывайте это, чтобы донести максимум необходимых данных до каждого посетителя. Например, выступления можно через определенное количество минут разбавлять краткими блоками (минута-две) наглядной информации по теме. Это могут быть графики, таблицы, сравнительные рисунки, фотографии и т.д. Можно использовать большие экраны, проекторы, индивидуальные дисплеи или печатные материалы.


5. Делайте интересные перерывы

Чтобы разрядить атмосферу, можно устраивать необычные перерывы между выступлениями. Их можно заполнить, например, показом интересных фотографий с комментариями, прямо или косвенно касающихся темы.

Если позволяет общий стиль и тематика, можно подойти к таким перерывам более креативно, использовать музыку (песни), забавные картинки или шаржи, чтобы создать юмористический эффект. Это поможет гостям расслабиться, «освежит» атмосферу и придаст мероприятию больше динамики.


5 способов «оживить» деловую конференцию ,2.0 out of5 based on1 rating

Конференция (от латинского «confero» - собирать в одно место) - собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп, а также отдельных лиц для обсуждения определённых вопросов.

Конференция может стать отличной возможностью донести до целевой аудитории важные сведения, проанализировать выбранную тему со всех аспектов и мотивировать слушателей на какие-либо действия. При проведении подобного мероприятия нужно учитывать все нюансы (подготовленность участников, способы представления информации, организационные и подготовительные меры).

По объему информации и общей длительности мероприятия их можно разделить на две основные категории: большие (конгрессы и заседания, состоящие из нескольких секций) и маленькие (лаконичное изложение сути рассматриваемой темы).

По составу участников и методу проведения конференции бывают: открытые (без ограничений, с участием всех присутствующих) и закрытые (избранный состав, тему раскрывают только докладчики).

По предназначению и стилю различают следующие конференции:

  • узкоспециализированные и масштабные;
  • международные и национальные;
  • деловые и обучающие;
  • юбилейные и мемориальные.

Как провести мероприятие?

Успех любого мероприятия (не только конференции) зависит от двух факторов - от степени его подготовленности и от атмосферы его проведения. Именно поэтому первое, с чего вам следует начать, - это планирование. Вам необходимо определить форму проведения мероприятия, тематику, круг обсуждаемых вопросов, место проведения, потенциальных партнёров и участников. Отдельно стоит подумать над финансовой стороной вопроса, в том числе необходимостью и уместностью введения организационного взноса. Не забудьте обсудить данный вопрос с бухгалтерией вашей организации, чтобы предполагаемые финансовые затраты можно было распределить на конкретные статьи расходов.


Затем с учётом масштабов мероприятия сформируйте организационный комитет, причём желательно, чтобы ваши коллеги не только были исполнителями, но и сами выдвигали различные инициативы. Прислушивайтесь к свежим идеям, устраивайте мозговые штурмы и помните, что истина рождается в споре.

На организационном этапе необходимо составить подробный сценарий мероприятия с чёткой разбивкой по времени. Учитывайте все детали вплоть до фуршета и кофе-брейка, для организации которых можно пригласить фирму, оказывающую услуги кейтеринга - выездного ресторанного обслуживания.

Ещё один важный этап подготовки - обеспечение информационного освещения. В наш век Интернета для крупных мероприятий, как правило, создают собственные сайты, но даже если ваша организация не обладает достаточными средствами, полностью игнорировать данный этап нельзя. Например, ваши партнёры могут распространить информацию о мероприятии совершенно бесплатно.

Мероприятие должно быть хорошо организовано, а информация должна представляться не только в устной форме, но и с помощью других способов. Для обеспечения комфорта может понадобиться аренда проектора и экрана. Это оборудование необходимо, поскольку для эффективного представления информации докладчики могут демонстрировать аудитории презентации, графики, схемы, иллюстрации. Такие материалы могут транслироваться в электронном виде через экран, чтобы каждый участник смог наглядно рассмотреть суть вопроса.

Разумеется, докладчики должны выступать перед аудиторией, используя микрофоны. Информацию, которая будет представлена посетителям мероприятия, нужно предварительно сохранить на компьютере. Участникам конференции можно выдать печатные материалы, канцелярские принадлежности и памятные сувениры (брошюры, журналы, листовки, блокноты, шариковые ручки, значки, фирменные пакеты). Как правило, перед началом конференции посетителям надевают на руки одинаковые браслеты, чтобы они могли найти свою группу, если потеряются. Во время перерывов нужно предоставить участникам питание (кофе, закуски, ланч, кондитерские изделия).

Как организовать научную конференцию?

У научных конференций (по статусу они занимают промежуточное место между конгрессами и семинарами) существуют свои особенности. Одной из главных фигур является учёный секретарь конференции, ведущий переписку с участниками, составляющий программу и готовящий к изданию сборник тезисов. Важная задача - вовремя разослать приглашения и разобрать заявки. На серьёзных научных конференциях, а также посвящённых памятным датам начинают этим заниматься за год.

Вам может очень помочь печать буклетов со следующей информацией: название, место, дата, эмблема, сроки предоставления материалов, контактные данные организаторов, время и место публикации материалов.

Как организовать международную конференцию?

На международной конференции следует заранее обозначить используемые языки, найти переводчиков, подготовить экскурсионную программу для иногородних и иностранных участников, а также забронировать им гостиницы.

Такие мероприятия проводятся с целью обучить аудиторию новым навыкам, ознакомить участников с последними технологическими разработками, расширить кругозор и общее развитие людей. Конференции нужны для того, чтобы присутствующие получали подробные знания по интересующим вопросам, совершенствовали свои способности. Материалы, представленные аудитории, должны соответствовать тематике конференции и ее целям. Предполагается, что после мероприятия участники получают необходимые теоретические сведения, которые в дальнейшем они смогут применить на практике.

Редакция желает вам успехов, и пусть организация конференции станет новой вехой в вашем карьерном росте.
Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен

При планировании конференции компания-организатор может преследовать разные цели. Для определенных фирм — это основной вид бизнеса, в то время как некоторые компании лишь хотят попробовать что-то новое; кто-то же и вовсе позиционируют себя как лидера индустрии и конференции помогают закрепить этот статус. В любом случае каждый event-менеджер мечтает сделать свою конференцию интересной и привлекательной для участников.

Вот несколько практических советов о том, как разбавить обстановку и организовать по-настоящему незабываемую конференцию.

1 . Рискуйте

Около 60 процентов бюджета конференции уходит на проверенные и уже зарекомендовавшие себя самым лучшим образом идеи, остальные же 40 процентов должны быть направлены на тестирование новинок на рынке индустрии.

В конце концов, только половина из этих инноваций окажется действительно успешными, но даже неудачи помогут сделать конференцию интереснее и послать гостям необходимый вам месседж.

Не бойтесь рисковать, тогда в ваши бокалы будут всегда наполнены шампанским.

2 . Используйте личностный подход к каждому участнику

В век современных технологий живое общение между людьми постепенно сводится к минимуму. На сегодняшний день даже участие в мероприятии часто подтверждается запрограммированным электронным роботом.

Тем не менее, не стоит переоценивать электронных «помощников». Назначив специального человека для подтверждения заявок и ведения переписки с каждым из участников, вы выразите своё уважение к гостям конференции. Это поможет укрепить связи между приглашенными и компанией-организатором.

3 . Дайте участникам возможность формировать программу

Инновационные методы позволяют создать разнообразные приложения, в том числе и такие, благодаря которым гости конференции могут активно участвовать в формировании программы. Предложите участникам выбирать спикеров и темы, а также создайте блоги и форумы, где гости смогут обсуждать идеи до начала самого мероприятия.

4 дня в Сербии или Черногории по цене корпоратива в московском ресторане!

Таким образом, вы подарите своим гостям ощущение причастности в организации конференции, а значит увеличите свои шансы на успех.

4 . Требуйте от спикеров уникальных докладов

Предупредите спикеров, что вы ожидаете от них исключительно оригинальные презентации. Убедитесь, что приглашенный гость не потчивает зрителя одним и тем же докладом вот уже несколько лет, а действительно ценен вашей публике.

5 . Отбросьте скучные введения

Одним из последних трендов в организации конференций становится отказ от скучных представлений гостя и перечисления различных регалий в пользу короткого остроумного отзыва о личных качествах спикера.